Николай — независимый финдиректор из Москвы. Сейчас он работает с собственником строительного бизнеса, и помогает ему наладить управленческий учет.
Николай расскажет о подводных камнях перехода в средний бизнес, откроет секрет, как заставить сотрудников полюбить делать отчеты и, наконец, познакомит вас с одним из трех главных инструментов управленческого учета — отчетом о движении денежных средств (ДДС).
Предоставляем слово нашему герою!
О трудностях перехода из малого в средний бизнес
Я помогаю предпринимателям наладить управленческий учет. Работаю по методике «Нескучных финансов»: прошел сначала Академию финконсультантов, потом съездил на апрельский Интенсив.
С декабря 2018 года я работаю с собственником, который осуществляет оптовые поставки специальных материалов на крупнейшие строительные объекты Москвы и ЦФО. У него были классические сложности перехода из малого в средний бизнес.
Расшифровываю: малый бизнес потому и малый, что все твои сотрудники сидят с тобой в одной комнате, ты можешь к каждому напрямую обратиться и всех клиентов знаешь в лицо. Средний бизнес — это организация процессов и управление отделами, планирование и контроль продаж, операционной и финансовой деятельности.
Не было очевидно, как формируются доходы, из каких источников, куда уходят деньги. Еще один момент, который нужно было прояснить: куда дальше развиваться компании? Может быть, пойти в другие регионы и начать работать там? Или открыть небольшой завод по производству материалов?
Главное, что нам дает ДДС
Раньше было так: надо было срочно платить поставщикам, а денег нет, потому что все потратили. Поставщики звонили, ворчали. Такая ситуация случается у 90% предприятий малого и среднего бизнеса.
ДДС решил многое: появилось понимание, как происходит движение денежных средств вплоть до дням, куда какие средства направляются. Мы только в процессе налаживания управленческого учета, но уже сейчас на 60% прогнозируем денежный поток и уверенно составляем прогноз на ближайшую неделю.
Как выглядит работа с ДДС
1.Проводим совещание с собственником и топ-менеджерами. Выясняем, какие налоговые и хозяйственные платежи были проведены, количество действующих расчетных счетов и поступивших денег. Отчет мы собираем за месяц с детализацией до одного дня.
2. Классифицируем проведенные операции. Разделяем их сначала на «приходные» средства и выплаты, затем классифицируем их по виду деятельности на операционные, инвестиционные и финансовые.
3. Сводим данные в отчет ДДС. Для этого мы используем Power Query. При этом каждая операция идентифицирована по дате и по виду деятельности.
4. Анализируем. Когда ДДС собран, мы анализируем данные и составляем платежный календарь.
«"Для отражения всех операций с деньгами — движений по банковскому счету или приход-расход наличных в кассе — придумали отчет ДДС. Это самый распространенный отчет, который ведут более-менее все. Кто-то по старинке записывает в тетрадочку, кто-то ведет экселевский файл или даже работает в 1С.»
Записи в такой отчет делаются в момент в совершения операции: оплатил поставщику за товар — записал, получил от клиента — записал. Но есть нюансы: на самом деле, денежных потоков в компании три.
«Операционные» потоки — все денежные потоки, связанные с основной производственно-сбытовой деятельностью, например, авансы, полученные от покупателей, выплата зарплат, налоги, уплата процентов по кредитам.
«Инвестиционные» потоки — денежные потоки, связанные с приобретением или продажей активов.
«Финансовые» потоки связаны с привлечением и возвратом финансирования. Например, кредиты и займы, вложения собственников, выплата дивидендов.
ДДС нужно заполнять каждый день и внимательно отслеживать динамику поступлений и оттока денег. Таким образом, на основе отчета о движении денежных средств можно начать составлять платежный календарь.
Сначала стоит попробовать на неделю спрогнозировать приток и отток денег, затем на месяц. Особенно важно это делать при нерегулярных притоках и регулярных оттоках, такие бывают в проектном бизнесе"
Лайфхак: как мотивировать сотрудников и вести отчеты
Прежде всего мы наладили отчетную систему таким образом, чтобы четко знать: каждый месяц, до пятого числа, у нас на столе будут ОПиУ и ДДС. Мне повезло с клиентом: собственник не просто помогает собирать данные своим сотрудникам, а лично участвует в формировании отчетов.
Я думаю, успех бизнеса кроется как раз в том, что собственник лично заинтересован во всем разобраться и готов работать наравне с остальными.
Давайте признаемся честно: никто не любит заниматься отчетами. Но когда сотрудники увидели, что их начальник правда хочет добиться результата, они включились в работу и стали оперативно давать информацию по операциями и продажам.
Какие инструменты нужны для управления бизнесом
То, что мы делаем сейчас — это вещи первичного, фундаментального уровня. У нас уже вошло в привычку собирать ДДС и ОПиУ. В этом месяце мы планируем покорить новую вершину: доделать управленческий баланс.
В будущем я собираюсь разработать «альбом типовых решений». Дело в том, что, как правило, 80% ситуаций можно разрешить, действуя по определенному алгоритму. Например, что делать, если нужно платить по счетам, а денег нет.
С помощью «альбома типовых решений» собственник будет знать, кому из дебиторов позвонить в первую очередь, кому во вторую, откуда брать средства в форс-мажорных обстоятельствах.
Моя точка зрения: наверное, можно обойтись отчетом о движении денежных средств и платежным календарем, если обороты небольшие. Когда обороты растут, нужно внедрять постепенно и другие инструменты, в частности, управленческий баланс. Чем больше бизнес — тем больше инструментов необходимо, чтобы им управлять.
