Как ведут ДДС в строительстве

Анна Попова
Анна Попова
Любит ДДС

Николай — независимый финдиректор из Москвы. Сейчас он работает с собственником строительного бизнеса, и помогает ему наладить управленческий учет.

Николай расскажет о подводных камнях перехода в средний бизнес, откроет секрет, как заставить сотрудников полюбить делать отчеты и, наконец, познакомит вас с одним из трех главных инструментов управленческого учета — отчетом о движении денежных средств (ДДС).

Предоставляем слово нашему герою!

О трудностях перехода из малого в средний бизнес

Я помогаю предпринимателям наладить управленческий учет. Работаю по методике «Нескучных финансов»: прошел сначала Академию финконсультантов, потом съездил на апрельский Интенсив.

С декабря 2018 года я работаю с собственником, который осуществляет оптовые поставки специальных материалов на крупнейшие строительные объекты Москвы и ЦФО. У него были классические сложности перехода из малого в средний бизнес.

Расшифровываю: малый бизнес потому и малый, что все твои сотрудники сидят с тобой в одной комнате, ты можешь к каждому напрямую обратиться и всех клиентов знаешь в лицо. Средний бизнес — это организация процессов и управление отделами, планирование и контроль продаж, операционной и финансовой деятельности.

Не было очевидно, как формируются доходы, из каких источников, куда уходят деньги. Еще один момент, который нужно было прояснить: куда дальше развиваться компании? Может быть, пойти в другие регионы и начать работать там? Или открыть небольшой завод по производству материалов?

Главное, что нам дает ДДС

Раньше было так: надо было срочно платить поставщикам, а денег нет, потому что все потратили. Поставщики звонили, ворчали. Такая ситуация случается у 90% предприятий малого и среднего бизнеса.

ДДС решил многое: появилось понимание, как происходит движение денежных средств вплоть до дням, куда какие средства направляются. Мы только в процессе налаживания управленческого учета, но уже сейчас на 60% прогнозируем денежный поток и уверенно составляем прогноз на ближайшую неделю.

Как выглядит работа с ДДС

1.Проводим совещание с собственником и топ-менеджерами. Выясняем, какие налоговые и хозяйственные платежи были проведены, количество действующих расчетных счетов и поступивших денег. Отчет мы собираем за месяц с детализацией до одного дня. 

2. Классифицируем проведенные операции. Разделяем их сначала на «приходные» средства и выплаты, затем классифицируем их по виду деятельности на операционные, инвестиционные и финансовые.

3. Сводим данные в отчет ДДС. Для этого мы используем Power Query. При этом каждая операция идентифицирована по дате и по виду деятельности.

4. Анализируем. Когда ДДС собран, мы анализируем данные и составляем платежный календарь.

«Для отражения всех операций с деньгами — движений по банковскому счету или приход-расход наличных в кассе — придумали отчет ДДС. Это самый распространенный отчет, который ведут более-менее все. Кто-то по старинке записывает в тетрадочку, кто-то ведет экселевский файл или даже работает в 1С.
Ольга Сысоева
Финансовый директор НФ

Записи в такой отчет делаются в момент в совершения операции: оплатил поставщику за товар — записал, получил от клиента — записал. Но есть нюансы: на самом деле, денежных потоков в компании три.

«Операционные» потоки — все денежные потоки, связанные с основной производственно-сбытовой деятельностью, например, авансы, полученные от покупателей, выплата зарплат, налоги, уплата процентов по кредитам.

«Инвестиционные» потоки — денежные потоки, связанные с приобретением или продажей активов.

«Финансовые» потоки связаны с привлечением и возвратом финансирования. Например, кредиты и займы, вложения собственников, выплата дивидендов.

ДДС нужно заполнять каждый день и внимательно отслеживать динамику поступлений и оттока денег. Таким образом, на основе отчета о движении денежных средств можно начать составлять платежный календарь.

Сначала стоит попробовать на неделю спрогнозировать приток и отток денег, затем на месяц. Особенно важно это делать при нерегулярных притоках и регулярных оттоках, такие бывают в проектном бизнесе»

Как выглядит правильное ведение ДДС

Лайфхак: как мотивировать сотрудников и вести отчеты

Прежде всего мы наладили отчетную систему таким образом, чтобы четко знать: каждый месяц, до пятого числа, у нас на столе будут ОПиУ и ДДС. Мне повезло с клиентом: собственник не просто помогает собирать данные своим сотрудникам, а лично участвует в формировании отчетов.

Я думаю, успех бизнеса кроется как раз в том, что собственник лично заинтересован во всем разобраться и готов работать наравне с остальными. 

Давайте признаемся честно: никто не любит заниматься отчетами. Но когда сотрудники увидели, что их начальник правда хочет добиться результата, они включились в работу и стали оперативно давать информацию по операциями и продажам.

Какие инструменты нужны для управления бизнесом

То, что мы делаем сейчас — это вещи первичного, фундаментального уровня. У нас уже вошло в привычку собирать ДДС и ОПиУ. В этом месяце мы планируем покорить новую вершину: доделать управленческий баланс.

В будущем я собираюсь разработать «альбом типовых решений». Дело в том, что, как правило, 80% ситуаций можно разрешить, действуя по определенному алгоритму. Например, что делать, если нужно платить по счетам, а денег нет.

С помощью «альбома типовых решений» собственник будет знать, кому из дебиторов позвонить в первую очередь, кому во вторую, откуда брать средства в форс-мажорных обстоятельствах.

Моя точка зрения: наверное, можно обойтись отчетом о движении денежных средств и платежным календарем, если обороты небольшие. Когда обороты растут, нужно внедрять постепенно и другие инструменты, в частности, управленческий баланс. Чем больше бизнес — тем больше инструментов необходимо, чтобы им управлять.

Оцените статью:
Опубликовано: 25.07.19 Просмотров: 828
Подписаться на статьи
Телеграм канал

Самые интересные

19 июля 2019
20 193

Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов

Что делать, чтобы считать деньги к 5 числу каждого месяца

4 мин.
Читать статью
07 июля 2019
4 732

Когда можно забить на учет

7 практических советов

4 мин.
Читать статью
11 июля 2019
2 009

Методы начисления амортизации

Три метода: линейный, полезного использования и уменьшающегося остатка

3 мин.
Читать статью
19 июля 2019
2 830

6 причин, почему внедрение финучета проваливается

Опыт финансового директора

5 мин.
Читать статью
10 июля 2019
2 780

Собственный капитал — главный показатель эффективности бизнеса

Выручка, прибыль, деньги на расчетном счету — это важные показатели. Но они ничего не говорят о том, успешен ли он. Можно годами работать, и со стороны даже хорошо работать, но по факту результат — нулевой.

3 мин.
Читать статью
06 сентября 2019
28 502

9 правил руководителя в байках Питера Друкера

Почему Линкольн сделал главнокомандующим алкоголика, а Слоун не терпел единогласного одобрения

6 мин.
Читать статью