Подняли маржинальный доход стоматологической клиники с 5% до 14%

Многопрофильная стоматология «Зубная фея» оказывает услуги по пяти направлениям: терапия, хирургия, ортодонтия, ортопедия и детская стоматология. Это маленькая стоматология из небольшого города, у которой (да-да, не удивляйтесь!) всё отлично с загруженностью клиентами. Этот кейс — хороший пример, что и в успешном бизнесе бывают свои проблемы. 

Содержание

До: нет учета, непонятно, как принимать решения и расти

Шаг 1. Обнаружили низкий маржинальный доход

Шаг 2. Провели инвентаризацию — нашли просрочку и несуществующие товары

Шаг 3. Создали фонд амортизации оборудования

Шаг 4. Внедрили листы учета сделок

Шаг 5. Пересчитали нормативную себестоимость услуг

В итоге: подняли маржинальный доход компании 

Поможем настроить управленческий учет и поднять прибыль

До: нет учета, непонятно, как принимать решения и расти

Стоматология «Зубная фея» в своем городе чувствует себя спокойно, потому что у нее:

→ есть уникальное оборудование, которого нет у конкурентов;

→ нет никаких проблем с клиентами — клиника заполнена. 

Казалось бы, зачем такой компании Нескучные? А вот зачем. В клинике не ведется управленческий учет и нет ни одного отчета, на основании которого можно принимать решения. Из-за этого у собственника «Зубной феи» нет планов на развитие: он не знает, к чему стремиться и от чего отталкиваться. 

Перед финдиром Нескучных встала задача — оцифровать данные компании так, чтобы всем всё было понятно: никаких сложных отчетов и метрик. Кроме того, научить финменеджера работать с этими документами. 

Шаг 1. Обнаружили низкий маржинальный доход

Первым делом финдиректор НФ настроила контроль движения денег с помощью:

• отчета о движении денежных средств, или ДДС. Как организовать учет денег; 

• операционных отчетов — по расходам будущих периодов, учету налогов, зарплатной ведомости. Как законно платить меньше налогов.

Дальше нужно было оцифровать доходы и расходы компании, а для этого — собрать отчет о прибылях и убытках. «Зубная фея» работает с программным обеспечением для стоматологии «Айдент», где ведется учет расходов на все врачебные манипуляции. Чтобы собрать ОПиУ, эти данные нужно перенести, что оказалось не так просто.

• В «Айдент» непрозрачный процесс списания — нельзя проверить, корректно ли списываются материалы и в какой именно момент. Списание проводит старшая медсестра, но непонятно, точно ли. 

• Из-за непонятной системы расходов у «Зубной феи» низкий и нестабильный маржинальный доход. Как анализировать маржинальность.

В клинике была посчитана нормативная себестоимость по прайсу на основе технических карт — то есть, сколько материала может потратить врач на ту или иную манипуляцию по плану. Но этим никто не пользовался и не актуализировал. К слову, техкарты заказывали у технолога, потратив 200 000 ₽. 

Также была путаница в признании выручки за услуги по предоплате. Например, пациенту устанавливали коронку (это многоступенчатый процесс), и выручка должна была признаваться по факту выполнения обязательств. В «Зубной фее» всё было напутано: какие-то манипуляции признавали сразу, какие-то — в финале работ. 

Клиника работала с зуботехническими лабораториями, их услуги — часть общей себестоимости. Но прямого учета не было, из-за чего себестоимость не могли посчитать правильно. 

И наконец, инвентаризация запасов давно не проводилась.

Шаг 2. Провели инвентаризацию — нашли просрочку и несуществующие товары

Первым делом с подачи финдира Нескучных в стоматологии «Зубная фея» провели инвентаризацию на складе, что помогло получить точные данные по складским остаткам. На этом этапе выяснилось:

• учет запасов, то есть когда и как списывают материалы, ведется неправильно;

• на складе лежат просроченные товары;

• в учете записаны материалы, которых по факту на складе уже нет.

В результате просроченные и несуществующие товары списали — их оказалось на сумму 300 000 ₽. 

Это помогло донести до собственника, что инвентаризацию важно проводить регулярно. В итоге в клинике внедрили график инвентаризации, который должен обязательно соблюдаться. 

Шаг 3. Создали фонд амортизации оборудования

Во время инвентаризации складских остатков также провели инвентаризацию основных средств. За этим важно следить, потому в клинике самое дорогое — это оборудование, которое стоит 16 млн ₽. Если оно выйдет из строя, компания окажется в сложном положении. 

Было принято решение создать амортизационный фонд и регулярно его пополнять. Это нужно, чтобы сформировать запас денег на ремонт и замену оборудования по необходимости. Так компания сможет обезопасить себя. 

Фонд сформировали на депозитном счете, стали делать туда регулярные отчисления и за три месяца накопили млн ₽. К тому же фонд начал приносить дополнительный доход к чистой прибыли в виде процентов. Мелочь, а приятно. 

Шаг 4. Внедрили листы учета сделок

Следующий шаг — внедрить лист учета сделок для зуботехнических лабораторий. Это нужно, чтобы собирать данные:

• кто, кому, когда и что заказал;

• когда заказ поступил в клинику;

• когда заказ использовали для пациента;

• какова актуальная себестоимость работы;

• сколько дебиторской и кредиторской задолженностей у лабораторий.

Вот как выглядит лист учета сделок для зуботехнических лабораторий:

У «Зубной феи» раньше были конфликты с лабораториями, потому что изначально договаривались на одну стоимость, и клиника планировала ее в расходы, а в итоге лаборатории выставляли завышенные счета. 

Теперь все цифры по работе с лабораториями будут в одном месте, и собственник сможет опираться на них в работе и переговорах. 

Это был не единственный лист учета сделок — также внедрили ЛУС общий по клинике:

Это было нужно, чтобы рассчитывать показатели и следить за ними. Мы уже говорили, что клиника пользуется сервисом «Айдент», но тот не заменяет аналитику: например, можно получить основные цифры, однако посчитать, например, маржинальный доход можно только самим отдельно. 

Итак, общий лист учета сделок включает:

• общую информацию из «Айдента» — даты приема, стоимость работ, перечень оказанных услуг;

• информацию из листа учета зуботехнических работу — их стоимость;

• нормативную себестоимость — из технических карт. 

На основе общего листа учета сделок наконец-то смогли собрать отчет о прибылях и убытках. Оказалось, что маржинальная прибыль еще снизилась. И стало понятно, что дело в себестоимости услуг — те же техкарты никто не проверял на точность и актуальность. 

Шаг 5. Пересчитать нормативную себестоимость услуг

Клиника оказывает больше 300 услуг по пяти направлениям, и пересчитывать себестоимость каждой — дело долгое и непростое. Но это было важно сделать, чтобы увеличить маржинальную рентабельность по всем направлениям и, возможно, поднять цены. 

В итоге выяснилось, что по части услуг себестоимость выше, чем думали в клинике. И нужно поднимать прайс на эти услуги, чтобы не выходить чуть ли не в ноль. Такие предположения были у финдира на старте работы, и сейчас они подтвердились. 

Зная точную себестоимость, собственник клиники смогла понять, в каких направлениях и на какие услуги нужно поднять цены, и уже следующий отчет о прибылях и убытках показал рост чистой прибыли в два раза. 

В итоге: подняли маржинальный доход компании 

За пять месяцев совместной работы финдира Нескучных и клиники «Зубная фея» получилось немало. Прежде всего, изменилось отношение собственника:

• увидел рост по направлениям и поверил, что у бизнеса есть будущее;

• понял, что может управлять маржинальным доходом;

• понял необходимость создания системы накопительных фондов; Как не проесть всю прибыль;

• хочет продолжить работу с прайсом;

• увидел ценность управленческого учета и хочет продолжить работать с НФ. 

А теперь наше любимое — цифры!

Поможем настроить управленческий учет и поднять прибыль

Финдиры НФ работают с разными задачами: помогают компаниям наладить учет, выстроить систему мотивации для сотрудников, найти дыры в расходах и поднять доходы. В конечном итоге всё это приносит бизнесу рост прибыли и дивидендов. Вот как это бывает:

• Не дали собственнику закрыть лабораторию и увеличили прибыль стоматологии

• Джек-пот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓