Три критерия автоматизации и чек-лист для самых смелых
«Сколько можно заполнять таблички? Дай-ка я все автоматизирую!» — думает предприниматель и зачастую ошибается. Я работаю финансовым директором для малого бизнеса, и не раз сталкивался с такими мыслями у предпринимателей. Как правило, автоматизация им не нужна.
В этой статье разберемся, когда автоматизация нужна, а когда — просто хотелка.
Ну что, автоматизируем?
Сразу к делу. Автоматизировать можно, когда понятна методология, то есть вы полностью контролируете учет.
1. Определили, откуда берутся цифры. У вас перед глазами все источники данных. Если что-то смущает, вы знаете, кому позвонить или как проверить правильность цифры в какой-нибудь 1С. Если не знаете, откуда берутся цифры, то в отчетах будет автоматизированный хаос.
2. Знаете, почему цифры именно такие. Например, у вас есть дебиторка по поставщикам. Часть задолженности вы можете посмотреть в банковской выписке, но если работаете с наличными — отдельно фиксируете, кто и сколько вам должен. То есть управляете дебиторкой и держите все цифры под контролем.
3. Назначили ответственных за внесение данных в таблички. Некоторые данные нельзя получить по щелчку — нужно выцепить сотрудника, который в курсе дел, и задать ему вопрос. Например, вы точно знаете, что Василий Петров заведует складом, а Петр Васильев следит за кредиторкой.
В общем, если разбудить вас среди ночи и попросить рассказать, как закрыть период по прибыли, а вам нечего ответить, то рановато думать про автоматизацию. Сначала нужно лично провозиться с табличками хотя бы месяц, чтобы знать отчеты так же крепко, как таблицу умножения.
Частично автоматизировать учет можно в любой момент
Частичную автоматизацию можно начать хоть сейчас.
К примеру, на склад приезжает товар, и кладовщик заносит наименование и количество в систему учета. Когда кладовщик отгружает товар, также заносит это в систему. Тут все просто и понятно — поэтому можно автоматизировать. Или вы раз в месяц закупаете одинаковое количество булочек в свою кофейню у одного и того же поставщика — тоже можно автоматизировать.
Не пытайтесь автоматизировать сразу все, потому что это дорого и вообще можно запутаться. Начинайте автоматизацию с наиболее понятных процессов в вашем бизнесе — курочка по зернышку клюет.
Чек-лист для тех, кто хочет автоматизировать прямо сейчас
Если метафора с курочкой не зацепила, держите чек-лист:
- Я четко знаю, как провести всю автоматизацию руками, и могу продемонстрировать это в любой момент.
- У меня есть люди, которые будут обслуживать автоматизированную систему: вносить данные, проверять правильность и брать на себя ответственность. Еще у меня есть деньги, чтобы платить им зарплату.
- Я сам составлю техническое задание на автоматизацию, потому что полностью понимаю все процессы, и проконтролирую работу.
Проговорили все три пункта? Если все сходится, вы готовы к автоматизации. Что-то не сошлось — пожалуйста, посидите над табличками ради своего же блага, иначе есть риск автоматизировать бардак.
