Повышение квалификации: где взять деньги и как оценить выгоду

Бизнесу выгодно повышать квалификацию сотрудников, чтобы их знания оставались актуальными. Но бывает, что сотрудники ходят на курсы для галочки или после получения диплома устраиваются на работу к конкурентам. Разбираемся, как избежать этих проблем, когда обучать персонал, и главное — как определить, пошло ли обучение на пользу.

Содержание

Чем повышение квалификации отличается от переподготовки

Кто обязан регулярно проходить повышение квалификации

Цели повышения квалификации: зачем обучать сотрудников

Периодичность повышения квалификации

Формы повышения квалификации

Где можно повысить квалификацию

Как оформить повышение квалификации сотрудника в документах

Индивидуальный план развития сотрудника

Как оценить эффективность обучения

Повышение квалификации: частые вопросы собственников

Повышение квалификации: в двух словах

Чем повышение квалификации отличается от переподготовки

Повышение квалификации — это дополнительное профессиональное образование для сотрудников, которое нужно, чтобы обновить их навыки и дать современные знания. Это могут быть курсы по маркетингу или продажам, практика на крупном производстве или онлайн-семинар по тайм-менеджменту. Главное, чтобы образовательный процесс давал дополнительные знания, которые помогут сотруднику лучше выполнять свою работу.

Повышение квалификации иногда путают с переподготовкой. Но это разные понятия: повышение квалификации специалисты проходят в своей сфере, а переподготавливаются — в смежную. Например, бухгалтер прошел курсы и перепрофилировался на финансиста или учитель английского переучился на логопеда.

Повысить квалификацию можно за один день, например, обучить сотрудников работать на новой программе. После этого необязательно выдавать документ об образовании, но иногда это может быть удостоверение, сертификат или диплом. 

Переподготовка занимает больше времени — от месяца до нескольких лет, после которых выдают диплом установленного законом образца.

Кто обязан регулярно проходить повышение квалификации

В законе нет четкого списка профессий тех, кто обязан повышать квалификацию. Это описывают отдельные акты в каждой сфере. Например, закон об образовании предписывает, как часто нужно учиться учителям, а о медицине — врачам. 

К примеру, раз в три–пять лет обязаны учиться:

• медики и фармацевты;

• госслужащие и сотрудники МВД;

• адвокаты и судьи;

• бухгалтеры и аудиторы;

• учителя;

• пилоты и машинисты;

• специалисты горной промышленности.

В остальных случаях работодатель сам решает, нужно его работникам совершенствовать навыки или нет.

Цели повышения квалификации: зачем обучать сотрудников

Бизнесу выгодно дополнительно обучать сотрудников, чтобы быть в рынке и работать с современными инструментами. Например, обученный снимать видео СММ-щик сможет делать для компании короткие видео, которые будут вируситься и приносить охваты, лиды. Это лучше, чем специалист, умеющий делать только обычные посты.  И так почти в любой сфере. 

Дополнительное образование работников — это также инвестиция в человеческие ресурсы. Если компания вкладывается в развитие команды, это мотивирует и повышает лояльность.

А еще обучение сотрудников — один из способов повысить качество работы команды, а за ним — доходы компании.

Как ещё можно повысить качество работы сотрудников в сложные времена, читайте в статье «Как поддерживать мотивацию персонала в условиях экономической нестабильности».

Цели и задачи повышения квалификации могут быть разными для компании и для сотрудников. Бизнес хочет увеличить прибыль и поднять качество работы, а сотрудники — развиваться в профессии и зарабатывать больше.

Периодичность повышения квалификации

В законе не прописано, как часто нужно отправлять на повышение квалификации тех, кто не обязан проходить его регулярно. Частота зависит от условий трудового договора и корпоративных возможностей. 

Обычно мы рекомендуем дополнительно обучать сотрудников в таких случаях:

• после долгого перерыва в работе, например, декретного отпуска;

• при установке новых программ или оборудования, чтобы не боялись с ними работать;

• когда меняются законы и нормативы, которые регулируют сферу бизнеса.

При этом ориентироваться нужно на потребности компании. Например, если в швейном цеху постоянно работают с одними и теми же материалами, нет смысла отправлять швей учиться. Но если фирма часто меняет ткани и использует сложные лекала, стоит обучать сотрудников с ними работать.

Часто сотрудник, который не проходит дополнительное обучение, стоит на месте, а иногда даже деградирует. Если он не будет обучаться, компания потеряет деньги, ведь на его месте мог быть жаждущий знаний человек, который бы эти знания применял на практике.

Обучать сотрудников нужно в соответствии с их потребностями и желаниями по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. За это время в каждой сфере работы происходят изменения, о которых сотрудники должны знать. В общепите внедряют новые требования к чистоте, на складах — современные программы учета, а на уроках английского — специализированные методики.

Формы повышения квалификации

Формы повышения квалификации можно разделить на три категории:

• Очные — сотрудники ходят учиться куда-то или им проводят обучение на рабочем месте вместо работы. Это могут быть курсы, семинары и тренинги, на которых выдают учебные материалы и проводят практические занятия. За счет того, что во время учебы сотрудник не может работать, а иногда еще вынужден ехать на курсы в другой город, эта форма обучения — самая дорогая для собственника.

• Заочные — преподаватели читают часть лекций, а остальные материалы сотрудники осваивают сами.

• Дистанционные — курсы идут онлайн или в записи, а сотрудники могут смотреть их на рабочем месте в рабочее время.

Почти любые курсы предлагают дополнительные материалы в интернете, которые выдают ученикам на любой форме обучения. Это может быть электронная книга, памятка или ссылка на видеоурок на YouTube.

А еще можно выделить такие виды повышения квалификации:

• Краткосрочные — несколько часов, дней или недель. Как правило, это курсы, которые решают конкретную задачу, например, серия уроков по Гугл-аналитике или мастер-класс для отдела продаж.

• Долгосрочные — обучение может занимать несколько месяцев или лет. Например, курс MBA или дополнительное высшее образование.

• Тематические — лекция или несколько уроков, которые раскрывают подробности конкретной темы. Например, видеоурок о том, как пользоваться ИИ-чатом в работе менеджера по закупкам.

Также обучение можно разделить на два типа: внутреннее и внешнее. Внутреннее проводят сотрудники компании, это может быть инструктаж мастера или коучинг от руководителя отдела. А внешнее — с приглашенными экспертами, например, тренинги, лекции или деловые игры.

Где можно повысить квалификацию

Если вы работаете не с медиками и не с учителями, то сами решаете, где обучать сотрудников. Это могут быть институт, университет, академия, курс на Нетологии или подписка на рассылку. Вот несколько примеров:

• подобрать понятные и информативные видеоуроки и статьи — это бесплатно;

• купить подписку на рассылку, сервис, обучающую платформу;

• оплатить разовые специализированные курсы;

• провести мастер-класс с известным специалистом в отрасли.

Есть много онлайн-платформ, которые предлагают платные и бесплатные курсы для множества профессий.

Некоторые работодатели оплачивают сотрудникам курсы на Нетологии. Иногда работник может сам выбрать направление или доплатить за выбранный курс

В процессе обучения не обязательно оформлять учебный отпуск и отправлять сотрудника за тридевять земель. Сейчас можно самому проходить модули на обучающих платформах, читать рассылки от экспертов или проходить тестирование в рабочее время и без отрыва от производства.

Как оформить повышение квалификации сотрудника в документах

Обучение сотрудников не обязательно фиксировать в документах. Можно покупать серии уроков, приглашать в компанию экспертов с лекциями и не отображать это в документах, — никто не запретит. Но иногда стоит оформлять обучение. Так, например, расходы на него потом можно учесть в УСН. Или прописать в договоре условия обучения, чтобы после повышения квалификации сотрудник не ушел к конкурентам.

Возможность дополнительного обучения можно прописать в разных документах, таких, как ↓

Трудовой договор. Работодатель может заранее указать в трудовом договоре, что предоставляет возможность учиться или обязывает сотрудников проходить курсы, а также прописать их регулярность, длительность, права и обязанности сторон. 

В трудовом договоре можно сразу указать обязательную отработку, формулировка может быть такая: 

«Сотрудник, который учится за счет работодателя, обязан отработать не меньше года после обучения, а если уволится раньше, должен возместить работодателю расходы на обучение пропорционально фактически не отработанному времени».

Ученический договор. Нужен, если после обучения сотрудник получит новую квалификацию, например, сварщик получит новый разряд, а бухгалтер выучится на финансового директора. После такого обучения выдают диплом, сертификат или свидетельство о повышении квалификации, а работодатель может требовать компенсацию, если сотрудник не отработал оговоренное время.

Соглашение об обучении. Нужно, если сотрудник не получает новую квалификацию, но обучение дорогостоящее. В этот документ можно вписать сроки и название курсов, например:

«Маргарита Иванова едет на курсы по маркетингу в соцсетях с 20 июня по 2 июля. Курс проходит в Москве, компания оплачивает Маргарите проезд и проживание в отеле, а также полную стоимость курса».

Многие компании прописывают возможность обучения в трудовом договоре, потому что сначала не знают, как и когда будут проводить курсы. А когда известны подробности, выпускают приказ о направлении работника на курсы, в котором прописаны условия и, по необходимости, — командировочные расходы.

Индивидуальный план развития сотрудника

Бизнесу полезно иметь индивидуальный план развития для каждого сотрудника и всего персонала в целом, чтобы каждый понимал, чему он учится и что его ждёт впереди. 

По сути, индивидуальный план развития (ИПР) — это своего рода дорожная карта карьеры сотрудника. ИПР помогает понять, какие навыки и знания нужно прокачать, чтобы двигаться вперёд по карьерной лестнице. Он может включать в себя цели, мероприятия, обучение и сроки, когда планируется достижение этих целей.

Несколько советов, как составить ИПР:

1. Определите цели. Чего сотрудник должен достичь в карьере? Например, вырасти до руководителя, освоить новую область или просто улучшить текущие навыки.

2. Оцените текущие навыки. Пропишите, какие у сотрудника навыки есть сейчас и насколько они соответствуют целям.

3. Составьте список мероприятий. Какие курсы, тренинги или практики помогут сотруднику развиваться? Есть ли возможность поучаствовать в интересных проектах на работе?

4. Установите сроки. Когда планируется достижение поставленных целей? Это может быть краткосрочный план (на несколько месяцев) или долгосрочный (на год и более).

5. Регулярно пересматривайте план. Карьерный путь — это не фиксированная дорога. Могут меняться обстоятельства, а вместе с ними и цели.

Как оценить эффективность обучения

Наверное, самое главное в обучении — оценить его эффективность. Компания инвестирует в развитие сотрудников, но это развитие нельзя измерить линейкой. Может быть такое, что человек просто отсидел часы на лекциях и ничего не вынес для себя. Есть вероятность попасть на некачественные курсы, которые ничего не дадут. Вот как можно определить эффективность обучения сотрудников:

• Учесть мнение сотрудников. По-хорошему стоит расспросить, как прошло обучение, что он узнал нового и остался ли доволен. Иногда сотрудник постоянно обращается к материалам курса: перечитывает конспекты, пересматривает видео. Это верный признак того, что обучение пошло на пользу и новые знания используют в работе.

• По возможности установить конкретные цели. Например, если это семинар по конверсии, продажи не вырастут за неделю, но для курсов по Экселю можно указать такую метрику: «Отчет для клиента сейчас делаем за два часа, а научимся за час».

• Проводить проверки. Часто так делают в отделах продаж, обнаружили новую проблему или ввели скрипты — и прослушивают разговоры менеджеров с клиентами: применяют ли на практике, правильно ли используют метод. Это нужно не для того, чтобы наказать сотрудника, который не использует методики, а чтобы помочь команде и выяснить, что не так с обучением.

Важно учитывать все показатели и, если оценивать курсы по влиянию на бизнес, не смешивать разные факторы. Может быть такое, что команда прошла курсы, и одновременно с этим запустили рекламу по радио. Продажи выросли, но никто так и не узнал, что курсы были бесполезными.

→ А еще можно использовать методы из другой нашей статьи: Оценка эффективности сотрудников. Строим систему. 

Повышение квалификации: частые вопросы собственников

Где брать деньги на обучение сотрудников?

Чтобы были деньги на обучение, мы рекомендуем ввести систему фондов и счетов — специальных копилок. С помощью фондов чистую прибыль разделяют на разные направления, например, 20% отправляют в резервный фонд, а 15% — на обучение персонала.

Про создание резервного фонда у нас есть отдельная статья «Резервный фонд: как компании накопить на черный день».

Деньги на обучение стоит выделять постоянно, даже если прямо сейчас никто не учится. Возможно, у сотрудников есть сезонная загрузка: летом учиться некогда, а зимой клиентов меньше и есть время почитать лекции.

В фонд развития команды можно вписать и другие расходы, например, ДМС, оплату столовой или производственной гимнастики.

Нужно ли повышать зарплату после обучения? 

В законе у работодателя нет такой обязанности , это оговаривают с сотрудником индивидуально и прописывают в договоре. Например, за краткосрочное обучение компания не предлагает повышение, а если изменилась категория специалиста, то повышает оклад. Еще можно ввести грейдовую оплату: сотрудники с одним уровнем экспертизы получают Х, а с другим — Х2.

Можно ли отказаться от курсов повышения квалификации?

Отказаться от курсов повышения квалификации можно, но это зависит от конкретной ситуации и условий, в которых они проводятся. Например, если курсы являются обязательными по требованию работодателя или предусмотрены в рамках государственной программы, отказ может расцениваться как дисциплинарное нарушение.

Если же курсы добровольные, вы можете отказаться от них без последствий.

Повышение квалификации: в двух словах

• Повышение квалификации — это дополнительное профессиональное образование, которое получают сотрудники. Работодатель может оплачивать его полностью или частично.

• От переквалификации отличается тем, что сотрудник не меняет профессию, а углубляет знания в существующей.

• Учиться можно без отрыва от производства, например, смотреть лекции на YouTube, а можно ездить на длительные курсы.

• Обучение помогает бизнесу использовать современные методы работы и улучшать качество услуг. А также повышает лояльность сотрудников, удерживает специалистов и привлекает новые таланты.

• Чтобы после обучения сотрудники не уволились, нужно прописать в документах обязанности сторон.