Валера — предприниматель, занимается строительством. Он уже знает, что его бизнесу нужен финансовый учет. 5 числа каждого месяца он смотрит на отчеты о движении денег (ДДС) и прибылях и убытках (ОПиУ).
Последние два месяца для него — сплошной диссонанс. В апреле у Валеры была куча денег на счетах, но по ОПиУ он сработал в убыток. Он не знает, можно ли ему шиковать.
В мае получилось ровно наоборот — по ОПиУ Валера увидел, что сработал в плюс. Обрадовался. А потом заглянул в ДДС и приуныл — денег нет. Пришлось поменять планы: вместо путешествия в Мадрид — путешествие на дачу.
Давайте разбираться. Подробно посмотрим, что у Валеры происходило в апреле и мае.
Апрель: деньги есть, а прибыли нет
В апреле у Валеры семизначное число на расчетном счете, но при этом месяц он отработал в убыток. Вот несколько причин, почему так получилось ↓
Увеличилась кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность — это когда вы кому-то должны. Контрагент выполнил свое обязательство, а вы еще нет. Чем больше кредиторки, тем больше у бизнеса денег. Но деньги эти бизнесу не принадлежат.
Вот смотрите. Валера берет предоплаты от клиентов. Пока он не выполнит, что обещал, то просто хранит на счете чужие деньги. Если такой кредиторки становится больше — значит, на счет падает больше чужих денег.
В апреле клиенты купили товара по предоплате на 400 тысяч рублей. Валера отгрузит товар только в мае, поэтому выручкой эти деньги пока не признает.
Какие циферки пойдут в апрельский отчет:
ДДС: + 400 000 рублей
ОПиУ: —
Уменьшилась дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это когда вам кто-то должен. Например, вы отгрузили товар, а покупатель оплачивает только через месяц. Вот в течение этого месяца стоимость товара и считается дебиторкой. Это уже выручка, но еще не деньги.
Дебиторская задолженность уменьшается — значит, ваша выручка наконец-то стала денежками на расчетном счете. Самой выручки больше не стало.
В прошлом месяце Валера отгрузил черепицу на 500 000 рублей с отсрочкой платежа 30 дней. Он все сделал по науке: обязательства выполнил в марте, выручку тогда же и признал. Пока оплаты не поступили, эта выручка была в дебиторской задолженности. Теперь, в апреле, клиент заплатил — и деньги пошли в ДДС.
Какие циферки пойдут в апрельский отчет:
ДДС: + 500 000 рублей
ОПиУ: —
Амортизация
Амортизация — это неденежный расход. Мы когда-то накупили оборудование, заплатили за него деньги. Но использовать его будем долго — поэтому мы «размазали» сумму на весь срок службы. То есть, каждый месяц списываем в убыток одинаковую сумму.
Но по факту эти расходы виртуальные, потому что деньги мы уже заплатили ранее. Чем больше амортизация — тем меньше прибыль. Но на деньгах в кассе она не сказывается.
В марте Валера купил 5 компьютеров в отдел продаж общей стоимостью 150 000 рублей. Рассчитывает, что они прослужат 3 года — значит, по ОПиУ списывает 50 000 рублей в год или 4 200 рублей в месяц.
Какие циферки пойдут в апрельский отчет:
ДДС: —
ОПиУ: — 4 200 рублей
Расходы будущих периодов
Некоторые расходы оплачиваются сразу на несколько месяцев вперед — это расходы будущих периодов. Деньги уходят сейчас, но как расходы в ОПИУ они пойдут по мере использования этой будущей выгоды. Например, вы заплатили аренду наперед или купили антивирус на год.
В январе Валера заплатил аренду до апреля включительно. Вышло 200 тысяч рублей. Но выгода от этой аренды использована не только в январе — остальные 4 месяца офисные работники также нехотя туда ходили и работали там.
Какие циферки пойдут в апрельский отчет:
ДДС: —
ОПИУ: — 50 000 рублей.
Взял кредит
Валера взял кредит. Кредит делится на тело и проценты. Тело — это сама сумма, которую вы берете в банке. Взяли в кредит миллион, значит, миллион — это тело. Это не доход и не расход компании — деньги он взял и их же потом отдаст. Это как взять у друга приставку на выходные поиграться.
А проценты — это сумма сверху, которую вы платите банку за то, что он такой хороший дал вам денежек. Это расход.
В апреле Валера взял кредит в банке на развитие бизнеса — 1 млн под 15% годовых. Каждый месяц начисляется 12 500 рублей процентов. В первый месяц он тело не гасил.
Какие циферки пойдут в апрельский отчет:
ДДС (апрель): +1 000 000 руб.
ДДС (апрель): — 12 500 руб.
ОПиУ (апрель): — 12 500 руб.
Май: прибыль есть, а денег нет
Эмоции Валеры продолжают скакать, как на американских горках. После апрельского шика на счетах пришла пора есть хлеб с водой. По итогам мая в компании тупо нет денег. Зато прибыль есть. Дайте Валере валидола и вперед разбираться ↓
Увеличилась дебиторская задолженность
Дебиторка — это такая виртуальная прибыль. Она как бы есть где-то там в перспективе, но в руках в виде денег ее пока нет.
Валера продал 80 листов металлочерепицы за 800 000 рублей. Клиент принял товар и подписал накладную. Валера свое обязательство выполнил, поэтому может признать выручку. А клиент заплатит только в июне.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: —
ОПиУ: + 800 000 рублей
Некоторые поставщики или подрядчики требуют предоплаты прежде, чем поставить товар или оказать услугу. Это тоже дебиторская задолженность. Только они должны Валере не деньги, а обязательство — поставить товар или оказать услугу.
Валере нужно пополнить остатки металлочерепицы на складе. Вот только поставщик всегда требует предоплаты. Валера деньги уже заплатил, но товар еще не получил. Получит он его только в июне.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: — 100 000 рублей
ОПиУ: —
Стало больше запасов
Покупка запасов на склад — это не просто трата вникуда. Смотрите глубже: вы меняете один актив (деньги) на другой (запасы). И то, и то помогает вам получать прибыль. И то, и то оценивается в деньгах.
Валера закупил 3 тонны цемента за 200 000 рублей. Деньги потратил, поэтому по ДДС получается списание. Но это не расход — просто он перевел актив «деньги» в другое агрегатное состояние — «запасы». Выгоду от этого актива он еще получит в будущем, когда отгрузит товар клиенту. Только тогда себестоимость отгруженного товара и будет расходом.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: — 200 000 рублей
ОПиУ: —
Уменьшилась кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность уменьшается — значит, вы наконец выполняете свои обязательства. Другими словами, раздаете долги.
В апреле Валера уломал поставщика на отсрочку. Тот ему отгрузил тонну кирпичей за 150 000 рублей. Валера свой долг закрыл только в мае.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: -150 000 рублей
ОПиУ: —
Купил крупный актив
Крупные активы — оборудование, недвижимость, капитальный ремонт — долго служат и помогают получать прибыль. Поэтому при подсчете прибыли неправильно записывать всю сумму как расход в тот месяц, когда вы купили актив. Расход нужно «размазать» по сроку службы. Это называется амортизацией. А в ДДС сумма покупки, наоборот, списывается сразу.
Валера устал возить кирпичи на велосипеде, поэтому купил себе в мае грузовик за 300 тысяч рублей. Прослужит он три года. Значит, если размазать эту сумму помесячно, выйдет 8 333 рубля амортизации.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: — 300 000 рублей
ОПиУ: — 8 333 рублей
Внес ежемесячный платеж по кредиту
Еще раз заострим внимание: разделяйте тело кредита и проценты по нему. Расход, который отражается в ОПиУ — это только выплата процентов по кредиту. А вот в ДДС идет весь ежемесячный платеж по кредиту.
В прошлом месяце Валера взял кредит в банке на развитие бизнеса — 1 млн под 15% годовых. Процентов начисляется 12 500 рублей, общий же платеж составляет 142 500 рублей в месяц.
Какие циферки пойдут в майский отчет:
ДДС: — 130 000 рублей (тело)
ДДС: — 12 500 рублей (процент)
ОПиУ: — 12 500 рублей
Деньги — это про деньги,
а прибыль — это про обязательства
Легко перепутать прибыль и деньги. Кажется, что это одно и тоже: много денег — бизнес прибыльный, мало денег — бизнес убыточный. Но нет.
Отчет о движении денежных средств учитывает (внезапно) движение денег. Каждое поступление и каждое списание со счета попадает в ДДС. Отчет нужен, чтобы контролировать, сколько у вас денег вот прямо сейчас.
Отчет о прибылях и убытках учитывает только те операции, по которым выполнены обязательства. Например, когда клиент вносит вам предоплату — это еще не доход. Когда вы отдали ему товар — вот тогда доход. Потому что вы свою работу сделали, обязательств перед клиентом нет.
Хоть оба отчета и про рубли, общего между ними практически нет.
А теперь проверьте себя
Мы тут выложили теорию, подкрепили ее примерами. Вы наверняка уже поняли принцип. Теперь решите маленькую задачку. Мы вам рассказываем, чем занималась компания в течение в месяца, а вам надо посчитать, сколько денег у нее будет по ДДС и сколько прибыли по ОПиУ.
