Бывает, что компания успешная: заказов много, клиенты довольны и вроде бы все идет хорошо. Но вдруг откуда ни возьмись появился кассовый разрыв. Собственнику приходится выкручиваться: оправдываться перед поставщиками, брать кредиты, вкладывать личные сбережения. На примере одной компании разберем, почему так получается, как выйти из этой ситуации и как не допускать разрывов в будущем.
ООО «Большой брат» монтирует системы видеонаблюдения. Работают на совесть, потому что верят — если придерживаться такого подхода, деньги будут всегда.
«Большой брат» закупал материалы и оборудование с отсрочкой — это нормально для отрасли. Клиентов тоже «баловали» — оплату за работу брали только после окончания монтажа, а часто разрешали заплатить через 30 дней.
В конце мая «Большой брат» закрыл два проекта общей стоимостью миллион рублей. А в июне начался сезон отпусков, и заказов стало меньше. На расчетном счете компании осталось 500 000 рублей — оплата за проект, закрытый еще в апреле.
Расходов на июнь было вроде бы не очень много — 350 000 рублей на зарплаты сотрудникам, 50 000 рублей на аренду офиса и склада. Но 1 июля нужно было заплатить поставщику 600 000 рублей за оборудование — заканчивалась отсрочка.
В конце июня стало понятно, что «майские» клиенты заплатят обещанный миллион только 15 июля. В итоге денег не хватило. Пострадала репутация компании, пришлось срочно брать кредит не на самых выгодных условиях.
Чтобы разрыва не случилось, нужно было сделать две вещи:
1. Вспомнить о предстоящем спаде продаж и дать майским клиентам отсрочку поменьше.
2. Заранее согласовать с поставщиком перенос оплаты, например, написав гарантийное письмо.
В «Большом брате» осознали, что дальше так жить нельзя, поэтому подошли к профилактике кассовых разрывов комплексно:
- Перевели часть монтажников на сдельную оплату, чтобы снизить постоянные расходы на низкий сезон.
- В первую очередь стали работать с клиентами, которые готовы к поэтапной оплате по факту выполненных работ. В итоге теперь в кассе всегда есть деньги, а клиентов с отсрочками стало меньше.
- Завели платежный календарь, в который стали заносить планируемые и текущие поступления и расходы. Календарь помогает узнать о доходах и расходах в любой момент. Скачать шаблон календаря
- Стали составлять отчет о движении денежных средств, куда заносили только фактические поступления и списания со счета. Скачать шаблон ДДС
- Во время высокого сезона создали резервный фонд и за несколько месяцев накопили там сумму, аналогичную размеру кассового разрыва.
- Стали раз в месяц составлять бюджет, в котором учитывали планируемые поступления и выплаты. В отличие от платежного календаря, бюджет-план зафиксирован — в него не вносят изменения в течение месяца. Если поступления в плане не сходятся с реальными выплатами, это можно скорректировать, например, попросить у поставщика отсрочку. Бюджет движения денежных средств можно составлять по шаблону отчета ДДС, только вносить туда нужно не фактические, а планируемые операции.
Все эти предосторожности помогли компании избежать кассовых разрывов. Теперь даже если денег в кассе вдруг не хватит — их можно будет взять из резервного фонда.
