В 2015 году, когда у меня была транспортная компания, я бездарно вел финансы. Деньги считались так: приходила смс о поступлении на расчетник — вносил доход в эксельку, тратил на подрядчика или аренду офиса — туда же. Мне казалось, что этого достаточно.
В конце месяца я получал отчет, от которого было «никак». Что делать дальше с цифрами я не знал. Было ощущение, что не я управляю бизнесом, а он мной. Пора было что-то менять.
Если вы также как и я почувствовали, что пора разобраться с финансами — эта статья для вас. Я расскажу с чего начать и дам пошаговую инструкцию.
Начать с простого
Финансы — это скучно. Отчеты, финмодель, бюджетирование, анализ, планирование — все это вам предстоит познать. К сожалению, поверхностно пробежаться по финансам не выйдет. Чтобы научиться принимать взвешенные решения, нужно вникать.
Начните с простого. Вначале познакомьтесь с базовыми отчетами: ДДС, PNL и баланс. Самый простой из них ДДС — отчет о движении денежных средств. В этой статье мы разберем его подробно. Завтра вы сможете вбивать в него свои данные.
Познакомиться с ДДС
Движения денежных средств — это когда мы знаем сколько прибыло и убыло на расчетник или в кассу. Вы фиксируете каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.
Отчет показывает на что вы тратите и сколько у вас денег в начале каждого месяца. Вы увидите хватит ли вам денег на оплату аренды, выплату зарплаты. Когда перед вами все движения денег, вы сможете планировать расходы на следующие месяца.
Когда вы пойдете в банк за кредитом, в первую очередь вас попросят показать ДДС. По нему видно: сможет ли бизнес оплачивать ежемесячные платежи по кредиту.
5 правил ведения ДДС
Большинство предпринимателей записывают приход и расход в эксель-табличку. Это упрощенный вариант ведения отчета ДДС. Но есть правила, которые делают из таблички с циферками полноценный полезный отчет. Вот эти правила.
1. Сгруппировать статьи доходов и расходов
В малом бизнесе количество доходных и расходных статей доходит до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались в кашу, разобьем статьи по категориям.
Ищем в табличке статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируем: воду в офис, канцелярию, замену ковриков, аренду офиса в одну статью «Офис». При этом глобальную категорию назовем статьей, а входящие в нее операции — субстатьями. Точно также объедините операции по другим направлениям.
Если у вас несколько направлений в бизнесе, разделите денежные потоки. Например, вы продаете товары оптом и в розницу — это разные направления.
Когда вы сгруппируете расходы и доходы, у вас будет продуманный список статей, в каждом из которых несколько субстатей. Чем меньше статей, тем лучше. Оптимальное количество 20−25. Так будет проще находить нужные операции по месяцу.
2. Разделить потоки на 3 вида деятельности
Если в кассе есть деньги, собственник хочет их вложить. Но если вы сегодня покупаете станок, а через 5 дней вам выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берете деньги из одного направления, чтобы профинансировать другое.
Разделяйте денежные потоки на 3 вида деятельности:
1. Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закуп товара, сырья, оплата подрядчиков.
2. Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: покупка оборудования, разработка нового сайта. Это расходы, которые будут нести пользу много лет.
3. Финансовая. Это кредиты и займы для финансирования компании: занимаем деньги, берем кредиты, выплачиваем дивиденды.
Если в каком-то направлении не хватает денег на расходы, можно взять из другого направления. Но при условии, что это управляется и планируется.
3. Собрать все кошельки в одном месте
Если у вас 3 расчетника, 2 карты, Яндекс-кошелек и наличка — легко запутаться.
Когда все кошельки в одном месте, вы можете контролировать денежные потоки.
4. Не смешивайте личные деньги с рабочими
Собственник сходил в кафе и потратил 1000 рублей с рабочей карты и забыл отметить в табличке. Из-за этого у бухгалтера пропали деньги в отчете. За это вы, конечно, отругали бухгалтера. И вы и он — в стрессе.
Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.
5. Деньги в табличке и по факту должны сходиться
Собственник заглядывает в табличку ДДС, в кассе — 100 000 рублей. Открывает кассу, а там — 20 000. Не понятно куда пропали 80 тысяч, когда это произошло и где они теперь. В лучшем случае вы поймете, что это ваша ошибка и найдете деньги, в худшем деньги исчезнут — их могли украсть.
Чтобы контролировать потерянные операции или кражи, чаще заглядывайте в табличку. Смотрите отчет каждый день перед тем, как пойти домой. Зная, что вы следите за деньгами, привычка подворовывать со временем пропадет.
Если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам — это не повод не проверять учетные средства с фактическими. Если не хотите обмануть сами себя, заходите в табличку почаще. Но без фанатизма.
Запомните
1. Вносить приходы и расходы не реже одного раза в неделю.
2. Разбивайте движение денег по направлениям: офис, склад, зарплаты.
3. Соберите кошельки в одном месте.
4. Не мешайте личные деньги с рабочими.
5. Контролируйте, чтобы деньги в кассе сходились с отчетом.
Что дальше
Начать вести ДДС — шаг номер ноль. Вести отчет о движении денежных средств, значит знать сколько зарабатывает бизнес. Позже это поможет прогнозировать развитие, составить отчеты ОПиУ и баланс. О них расскажем в другой раз.
В следующих выпусках расскажем, как правильно планировать доходы и расходы, какие инструменты использовать, и на что обращать внимание.
С заботой о ваших деньгах,
Александр Афанасьев
