У героя этой истории — школы английского языка — есть сезонность. С сентября по май в школе все было хорошо, но летом бизнес чудом выживал без учеников и выручки. Собственник нервничал, вкладывал в бизнес выведенные ранее дивиденды и облегченно выдыхал только с наступлением осени. Мы собрали шесть ошибок, которые приводят к вот такой нервотрепке, и объяснили, как с ними бороться.
«Полиглот» — небольшая школа английского языка в Подмосковье. С началом эпидемии школа перешла на дистант и уже два года совмещает оффлайн и онлайн занятия. В компании около двадцати сотрудников и 3–4 млн выручки в месяц. «Полиглот» работает с детьми: основной курс полностью совпадает со школьным учебным годом.
В этой статье мы на примере «Полиглота» разберем, какие ошибки чаще всего совершают собственники обычных и онлайн-школ и как их избежать.
«Полиглот» — выдуманное название. Мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Все проблемы и решения реальные.
Ошибка 1. Неправильно считать выручку
В «Полиглоте» было так: родители отдавали ребенка на курс английского языка и платили 5000 рублей в месяц. Как только купюры оказывались в кассе, собственник признавал их выручкой.
Если деньги признаны выручкой, с них можно платить зарплаты, устраивать выездные мероприятия, покупать новые столы и стулья в классы.
Но загвоздка в том, что так считать выручку неправильно. Для подсчета выручки есть два метода: кассовый и начисленный, и первый для онлайн-школ не подходит.
❌ Кассовый метод работает так: деньги пришли на счет или в кассу — сразу считаем их выручкой. Метод подойдет, например, для продуктовых магазинов и парикмахерских: клиент отдает деньги, компания тут же оказывает услугу — продает молоко или стрижет. Все. Обязательства выполнили, выручку признали. Для языковых школ этот метод не подходит, а подходит начисленный.
✅ Начисленный метод должны использовать компании, в которых сделки длятся долго: неделю, месяц, несколько месяцев и больше. Признавать выручку при таких сделках можно только тогда, когда все обязательства по договору выполнены и заказчик подписал акт. Именно начисленным методом должны считать выручку онлайн-школы.
☘️ Как исправить. Признавать выручку только после выполнения всех работ и подписания акта. Чтобы было легче следить, на каком этапе находится каждая сделка, можно использовать учет сделок:
Учет сделок покажет, сколько у компании денег сейчас, сколько она получит в будущем, и сколько еще потратит на текущие проекты.
Ошибка 2. Считать авансы своими деньгами
Отдельная история с авансами. Вот родители оплатили учебный год, ребенок отходил три месяца, а потом семья переехала в другой город. У школы были обязательства: учить ребенка английскому девять месяцев, а отучили только три. Большая часть работы не выполнена, и родители в праве вернуть деньги за полгода обучения.
Хорошо, если школа еще не потратила этот аванс — тогда деньги можно спокойно вернуть. Но если потратила, то придется их где-то взять: отдавать своими, взять кредит или отхватить с других авансов. Последний вариант — самый ужасный, у нас про это есть статья: «Бизнес живёт за счет авансов. Как выйти из этого порочного круга».
☘️ Как исправить. Помнить, что авансы — это не выручка и не прибыль. Это деньги, которых можно лишиться в любой момент. Лучше всего сразу откладывать авансы или хотя бы процент от них на отдельный счет, чтобы не потратить раньше времени.
Ошибка 3. Смешивать деньги бизнеса и свои
В «Полиглоте» было так: у школы несколько расчетных счетов и несколько карт, которыми пользуются собственники. Вроде, обычное дело. Но вот нужно организовать новогодний мастер-класс: собственник идет и покупает краски и мишуру на свои деньги.
В конце месяца собственник пытается вспомнить, куда и сколько потратил денег и какие из этих трат повторятся — и обычно вспомнить не может. В итоге появляются две проблемы:
Непонятно, сколько в бизнесе расходов. Купил собственник краски и мишуру на свои деньги — ну потратил тысячу, ничего. В следующем месяце на свои же ремонтирует проектор — 7000. Потом покупает новый кулер — еще 8000. Вроде немного, но в конце года цифра получается внушительной.
Из-за этого непонятно, сколько денег нужно бизнесу каждый месяц, чтобы выполнять свои обязательства. Вот в сентябре расходов было на 600 000 рублей, а в октябре — всего на 460 000. Сколько расходов будет в ноябре? Да черт его знает.
Все отчеты искажаются. Неучтенные расходы нарушают порядок в отчетах для собственника. Если данные неверные, нельзя правильно рассчитать величину собственного капитала и чистую прибыль. Неправильно считаешь чистую прибыль — выводишь дивиденды наобум. А так и до кассового разрыва рукой подать.
☘️ Как исправить. Четко разделить личные счета и счета бизнеса. Соблюдать дисциплину: не тратить свои деньги на бизнес и деньги бизнеса на себя. Запомните: у бизнеса свои деньги, у собственника — свои.
Если личные деньги все-таки ушли на бизнес, эту трату нужно зафиксировать и потом возместить собственнику копейка в копейку.
Ошибка 4. Не назначать собственнику зарплату
Собственник «Полиглота» сам вел некоторые занятия и одновременно выполнял функции директора. Но зарплату себе за эти должности не платил. По отношению к собственнику это не совсем честно: если работаешь как учитель и как директор — получай за труды деньги.
Еще собственник себе не платит, это искажает отчеты. Как если бы один сотрудник постоянно не получал зарплату — расходы должны быть, а их нет. Через несколько лет собственник захочет выйти из операционки и нанять на свое место директора, и вот ему точно придется платить. А расходы на это в отчетах не предусмотрены — деньги придется срочно искать.
☘️ Как исправить. Назначить собственнику зарплату за все должности, которые он занимает. Если по вечерам наводит в классах чистоту — даже как уборщице.
Ошибка 5. Не планировать сезонность бизнеса
У «Полиглота» есть высокий и низкий сезоны. Высокий длится с сентября по май: дети ходят в школу, покупают учебники, посещают мастер-классы и клубы выходного дня. А летом — затишье: постоянных занятий нет, есть только летний лагерь для желающих. Причем платить аренду и зарплаты нужно так же, как и зимой. Выручки с лагеря на это не хватало:
Летом «Полиглот» всегда попадал в кассовый разрыв, и собственник закрывал его деньгами, которые чуть раньше вывел как дивиденды.
☘️ Как исправить. Ввести систему фондов и заранее откладывать деньги на низкий сезон. Фонды — это такие копилки на разные цели. Чаще всего по этим ним распределяется чистая прибыль. У «Полиглота» было так:
фонд «пережить лето» — 65% от чистой прибыли в месяц;
фонд дивидендов — 25%;
фонд на ремонт и оборудование — 5%;
на открытие филиала — 5%.
Если в течение года откладывать деньги на неприбыльные месяцы, их можно пережить без кассовых разрывов:
Система фондов помогла «Полиглоту» отложить на лето больше 3 млн рублей и сохранить авансы.
Ошибка 6. Выводить дивиденды не из чистой прибыли
В «Полиглоте» собственник брал дивидендов столько, сколько считал нужным: хочет, вытаскивает на себя 50 000 рублей, а хочет — 150 000. Он мог этими деньгами закрыть кассовый разрыв, но даже не подумать, что из-за вывода дивидендов он и случился:
Вывод дивидендов толкает компанию в минус, если деньги берутся не из чистой прибыли, а из операционной. То есть собственник вытаскивает на себя деньги, предназначенные на нужды бизнеса — аренду, зарплаты и премии.
☘️ Как исправить. Выводить дивидендов не больше, чем чистая прибыль. Помнить, что чистая прибыль — это то, что остается после всех-всех расходов и уплаты налогов.
Следить за чистой прибылью удобно в отчете о прибылях и убытках:
Как начать работать с нашим финдиректором
Ошибки «Полиглота» ежедневно совершают сотни компаний по всему миру. Причина у всех одна: собственники строят бизнес интуитивно, а не на основе твердых цифр. Финдиректор помогает найти эти твердые цифры — собирает отчеты, проводит аналитику и рассказывает о положении дел в бизнесе понятными словами.
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от онлайн-школ до строительных компаний и айти-проектов. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
