Системный подход в финансах и бизнесе: что это такое на самом деле

Чтобы понять, как работает системный подход в бизнесе, представьте жонглера. Он пытается удержать все шарики в воздухе, но время от времени некоторые из них оказываются выше или ниже, а то и вовсе падают. 

Предприниматель — это тот же жонглер, который пытается удержать все части своего бизнеса. Когда ему это удается, компания начинает работать по системному подходу. 

Содержание

Части системы в бизнесе: отделы продаж, маркетинга, производства

Чтобы компания работала и развивалась, важно охватывать все части бизнеса

Лучший способ реализовывать системный подход — планирование

Управленческий учет помогает понять, что мешает системности

Финансовая служба также выстраивается по принципам системного бизнеса

Что такое системный подход в финансах и бизнесе: в двух словах

Поможем построить системный бизнес

Части системы в бизнесе: отделы продаж, маркетинга, производства

Любой бизнес состоит из нескольких частей, которые в совокупности составляют систему. Нередко предприниматели разбираются только в одной или нескольких частях своего бизнеса: например, владелец химического производства хорошо знает характеристики своего продукта, но плохо понимает в финансах. Или наоборот, ничего не понимает в женской косметике, но умеет продавать так, что компания растет и процветает. 

Чтобы бизнес развивался и приносил прибыль, нужно знать, из каких частей образуется система, и выполнять эти функции. 

Итак, бизнес как система состоит из семи частей:

• Административный департамент — головная часть системы. Сюда входит всё, что связано с организацией работы компании.

• Департамент персонала, или эйчар-отдел, — чтобы реализовывать бизнес-идею, нужны люди. Изначально предприниматель может работать один, но со временем ему понадобится команда, а еще человек, который соберет эту команду, будет ее обучать, адаптировать и мотивировать.

• Департамент распространения продукта — это отделы маркетинга и продаж.

• Финансовый департамент — бухгалтерия, финансовый директор или финансовый менеджер. Другими словами — финансовая служба.

• Производственный департамент — производство товара или оказание услуги.

• Департамент качества — товары или услуги должны поставляться надлежащего качества, а следит за этим департамент качества. Например, в Нескучных финансах есть специальный отдел, который общается с клиентами и отслеживает, насколько качественно работают финдиректора

• Департамент пиара — выстраивание бренда компании.

Любой бизнес всегда состоит из этих семи частей, даже если какая-то из них не представлена в виде отдельного департамента. 

В любом случае есть задачи по всем семи частям, и кто-то их выполняет — сам собственник или человек из команды. 

Например, когда предприниматель работает один, он сам ведет бухгалтерию, оказывает услуги, собирает обратную связь и продвигает имя на рынке. Затем, когда решает нанять на работу бухгалтера, он передает эту часть системы другому человеку. 

Чтобы компания работала и развивалась, важно охватывать все части бизнеса

Итак, мы выяснили, что любой бизнес состоит из семи, назовем их так, частей или функций. Все функции одинаково хорошо собственник бизнеса выполнять не может — ему попросту не хватит навыков и времени. Поэтому по мере развития компании он собирает команду. 

При этом не всегда есть возможность одинаково хорошо поддерживать каждую часть бизнеса, например, нет денег, чтобы нанять маркетолога или финдиректора, и тогда что-то начинает проседать. Например:

• Нет финансовой службы → вовремя не сдали отчетность в налоговую, случился кассовый разрыв или потеряли прибыль компании в невозвратной дебиторке.

• Хромает производство → отдел продаж поставляет заказы, а производство не успевает их выполнять.

• Слабый отдел маркетинга → компания недополучает лидов и клиентов, нет выручки.

Системный подход — это умение удерживать все части бизнеса в рабочем состоянии. На практике это выглядит так, например: 

• производство не справляется с количеством заказов → усилить производство или снизить обороты отделов маркетинга и продаж;

• потенциальные клиенты выбирают конкурента из-за более известного имени → усилить отдел пиара;

• не хватает лидов в отделе продаж → добавить бюджет в отдел маркетинга.

Соответственно, если отдельного отдела нет, всё равно должен быть человек, который выполняет эти задачи, — тогда будет реализован системный подход. Без этого бизнес будет проседать. По опыту, если несколько частей постоянно проседают, компания не может работать долго и в итоге закрывается. 

Лучший способ реализовывать системный подход — планирование 

По опыту, лучший способ реализовать системный подход в компании — это планирование. Например, в Нескучных финансах каждый год составляют план:

• насколько компания хочет вырасти;

• в какой момент нужно набрать менеджеров в отдел продаж;

• когда запустить рекламные кампании;

• когда увеличить наем финансовых директоров, а когда приостановить;

• какой бюджет и когда на всё это нужен.

У нас есть прекрасное видео о том, как происходит глобальное планирование в НФ ↓

План регулярно пересматривается — ежемесячно и ежеквартально. Чтобы вовремя реагировать на изменения: если сработали меры для маркетинга, возможно, проседает отдел продаж, и нужно направить усилия уже туда. 

Чтобы было легче разобраться с планированием, мы написали самые разные статьи на эту тему:

• Этапы финансового планирования: 6 шагов от цели до бюджета

• План продаж на год: как поставить и достичь

• Планирование чистой прибыли: как научиться делать это в любом бизнесе

• Декомпозиция целей в бизнесе: что это такое и как работает

Управленческий учет помогает понять, что мешает системности

Понять, какая именно часть бизнес проседает, помогает управленческая отчетность. В отчетах можно увидеть, например:

• конверсию из лидов в клиентов → если проседает, есть проблемы в департаменте распространения продукта;

• кассовый разрыв → проблемы в финансовой службе и отделе продаж;

• возвраты товаров → проблемы на производстве.

Это упрощенные примеры, на самом деле с отчетами можно увидеть куда больше: когда приходят и уходят деньги, насколько эффективно работает бизнес, богата компания или почти банкрот, можно ли выводить дивиденды. 

Тут важно, что если системный подход не выстроен, цифры в отчетностях так и останутся цифрами. Если же системный подход работает, собственник может с помощью отчетности увидеть, что происходит в компании, какие показатели падают или растут и какая часть бизнеса влияет на эти изменения.

Финансовая служба также выстраивается по принципам системного бизнеса

Системный подход существует и внутри финансовой службы. Считается, что управленческий учет внедрен и работает, если:

• каждый инструмент — табличка, отчет, показатель — адаптирован под конкретную компанию, а не просто взят из интернета;

• каждый инструмент описан в регламентирующих документах, которые изучают новые сотрудники, а потом используют в работе;

• сотрудники понимают и осознанно используют инструменты для повышения эффективности работы;

• отчетность показывает правду и собирается своевременно;

• отчетность помогает собственнику принимать управленческие решения.

Если эти критерии соблюдаются, значит, финансовая служба работает как надо.

Что такое системный подход в финансах и бизнесе: в двух словах

• Любой бизнес состоит из семи частей: административного департамента, эйчар-отдела, департамента распространения продукта, финансовой службы, производства, пиара и отдела качества.

• Части бизнеса — это не обязательно отделы, а прежде всего функции. Выполнять эти функции может сам собственник, человек в штате, фрилансер, компания на аутсорсе.

• Даже один человек может взять на себя несколько частей системного подхода, если обладает нужными навыками и временем.

• Чтобы выстроить в компании системный подход, нужно, чтобы работали все семь функций.

• Если одна или несколько частей системного подхода постоянно проседают, компания не может работать долго и в итоге закрывается.

Поможем построить системный бизнес

Управленческий учет помогает понять, какие части бизнеса работают как надо, а где — нужно подтянуть. С этим и работают финдиры Нескучных — собирают отчетность, анализируют показатели, подсказывают, что нужно сделать, чтобы зарабатывать больше. Вот как это бывает:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓