Как правильно оптимизировать расходы в бизнесе

Снижение расходов компании похоже на работу хирурга ― действовать нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть, расскажем в этом материале.

Содержание

Зачем компаниям оптимизировать расходы

Правила безопасного сокращения расходов

Способы оптимизации расходов

Оптимизация расходов бизнеса: пять правил в двух словах 

Поможем оптимизировать расходы

Зачем компаниям оптимизировать расходы

Расходы — это подтвержденные и обоснованные затраты на производство или оказание услуг за определенный период. Затраты на производство продукта начинают классифицироваться как «расходы» только после получения дохода от продажи товара или услуги.

Главная цель оптимизации расходов — сокращение расходов на производство продукции (оказание услуг) при сохранении качества продукции (оказанной услуги).

Снижение расходов позволяет увеличить чистую прибыль компании. Высвобожденные средства можно использовать для масштабирования бизнеса, увеличения дивидендов собственника или создания финансовой подушки безопасности на случай непредвиденных обстоятельств: кризиса, смены условий работы с контрагентами, изменений в законодательстве и т. д.

Правила безопасного сокращения расходов

Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Сокращайте без ущерба для качества 

Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги, ― важные расходы. Клиент сразу заметит негативные изменения, особенно в клиентском сервисе.

2. Сокращайте деятельность 

Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. В кризисные времена лучше отказаться от дорогих инновационных исследований, закрыть нерентабельное направление или вывести часть задач на аутсорс.

Узнать, является ли направление убыточным, можно с помощью отчета о прибылях и убытках с детализацией по направлениям бизнеса.

3. Вовлекайте руководителей

Вовлекайте руководителей подразделений и ключевых сотрудников в процесс оптимизации расходов . Они осведомлены о насущных проблемах компании и могут дать ценные советы. 

4. Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании

Компания ― единый организм. Подумайте, как изменения и нововведения в одном подразделении бизнеса отразятся на других. 

5. Анализируйте причину расходов

Некоторые предметы в компании приобретаются по привычке. Или потому что они нравятся ключевому сотруднику, который отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. 

При обосновании расходов нужно ответить на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»

Примеры оптимизации расходов

1. Сдельная оплата труда

Перевод сотрудников на сдельную оплату, которая зависит от конкретного ключевого показателя, позволит сократить фонд оплаты труда.  Эта мера подходит для тех категорий работников, от которых напрямую зависит выбранный показатель. 

Например, объем продаж зависит от менеджеров по продажам, а количество лидов — от маркетолога. Систему мотивации сотрудников, не влияющих непосредственно на ключевой показатель, можно разделить на постоянную часть (оклад) и переменную, завязанную на процент от выполнения плана. Таким образом удастся оптимизировать часть нагрузки на ФОТ в зависимости от того, насколько эффективно сработала компания в отдельном периоде.

Необходимо помнить, что сдельная оплата труда может демотивировать некоторых работников. Поэтому смена системы мотивации должна проходить максимально прозрачно. До сотрудников нужно донести выгоды и пользу применения сдельной оплаты труда. 

2. Вместо постоянных — переменные расходы

Как и в случае с заработной платой, часть постоянных расходов бизнеса можно перевести в переменные. Тогда в условиях резкого снижения выручки компания сможет пропорционально уменьшить объем расходов. 

Например, определить маркетинговый бюджет в размере 8% от выручки компании. Расходы по этой статье в абсолютном значении будут расти в месяцах с большой выручкой и, соответственно, падать в менее удачных. 

Переведя часть постоянных расходов в переменные, компания станет более устойчивой в условиях колебаний рынка. Показатель, который дает понимание степени устойчивости, называется операционный рычаг. Он позволяет определить процент, на который изменится операционная прибыль вслед за спадом выручки на 1%. Чем ниже операционный рычаг, тем более устойчив бизнес к колебаниям выручки. Он, как внедорожник, может вылезти даже из самого глубокого кризиса.

3. Анализ производственных расходов

Сокращение длительности производственного цикла позволяет производить больше продукции за единицу времени, сокращая при этом себестоимость. По тому же принципу строительные компании стремятся к сокращению сроков строительства, а производственные — к снижению процента брака на производстве.

4. Анализ статей постоянных расходов

Каждую статью постоянных расходов нужно проанализировать на предмет того, как можно эффективнее тратить деньги.

Например, по статье «Аренда» — убедиться, что бизнес использует все имеющиеся площади. Если часть помещений простаивает, и у компании нет планов по масштабированию, то можно отказаться от содержания лишних квадратных метров без ущерба для бизнеса. 

Часть работ можно вывести на аутсорсинг. Посчитайте, что будет выгоднее: оставить бухгалтерию, финансиста, юриста, маркетолога, уборщика в штате или обратиться за оказанием услуг в специализированные организации? Ведь в этом случае вы сэкономите не только на зарплатах и налогах, но и на организации рабочих мест. 

5. Скидки и индивидуальные условия

Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами работу на индивидуальных условиях. Например, попросить скидку. Даже если изменение цены будет незначительным — всего 3–5 %, ― в долгосрочном периоде вы экономите значительные средства. Помимо скидок можно договориться, например, о рассрочке, бонусной программе или оптовых ценах. Либо проанализировать рынок поставок и сменить контрагента.

6. Бартер

Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, и контрагенты нуждаются в вашем продукте, то это хороший способ сэкономить. Например, ресторан может предоставить зал под корпоративное мероприятие своему проверенному поставщику.

7. Продажа старого оборудования и неликвида

Регулярная инвентаризация поможет избежать накопления неликвида или неиспользуемого имущества. Помните: чем больше проходит времени, тем сильнее рабочие вещи теряют в цене. Вряд ли получится продать ноутбук через 50 лет как антиквариат. 

Продажа неликвидных запасов и основных средств сокращает расходы по их содержанию и приносит бизнесу живые деньги, которые можно использовать прямо сейчас. Сдача в аренду нерентабельных активов (таких, как оборудование, транспорт, неиспользуемые площади) дает компании возможность получить дополнительный доход.  

8. Ликвидация нерентабельных точек или направлений деятельности

Если торговая точка или конкретный вид производимой продукции по результатам анализа приносит убыток, нет смысла продолжать работу с ними. Отказ от них позволит сократить расходы и сэкономит время.

Резать расходы нужно вдумчиво и аккуратно. Если не знаете, на чём сэкономить, поинтересуйтесь у ключевых сотрудников или у нашего финансового директора. Он будет сопровождать финансовый учет на регулярной основе и ежемесячно анализировать показатели вашей компании, чтобы предоставлять информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Оптимизация расходов бизнеса: пять правил в двух словах 

Успешность оптимизации расходов зависит от соблюдения пяти правил.

• Любые сокращения в бизнесе должны происходить без потери качества.

• Сокращать расходы нужно разумно и взвешенно.

• Выявив убыточные и малорентабельные направления деятельности, нужно задуматься об их сокращении.

• В процесс оптимизации расходов нужно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников.

• Нужно оценивать взаимосвязи расходов внутри компании.

Поможем оптимизировать расходы

Снижение расходов без потери качества и увольнений — стандартная бизнес-задача для финдиров Нескучных финансов. Они решают ее на раз-два-три, вот лишь некоторые примеры: 

• Снизили расходы на 1,59 млн ₽

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Навели порядок на складе и «разморозили» 9 млн ₽

Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями и много с кем еще. И везде наши финдиры помогают решить следующие бизнес-задачи:

• сократить расходы без потери качества;

• найти деньги, когда их нет;

• выбраться из убытков;

• увеличить прибыль; 

• масштабировать бизнес. 

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓