Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, расскажем в этом материале.
5 правил безопасного сокращения расходов
Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, стоит придерживаться этих правил.
Сокращайте без ущерба для качества. Конечный потребитель не должен почувствовать на себе оптимизацию расходов. Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги ― важные расходы.
Кофейня у офисного центра закупала зерна категории спешиалти, это повышенная категория качества кофе. Здесь варили напитки из моносортов со всего света и рассказывали об этих сортах посетителям. Сюда из офисов часто приходили перед работой взять кофе с собой, иногда забегали на перекур.
Но в нелегкие кризисные времена дорогие зерна спешиалти заменили на зерна из масс-маркет, вместо моносортов взяли сборные бленды. Первое время после этих изменений клиенты еще были, но затем стали заглядывать реже. Их вердикт был однозначен «Испортились!»
Особенно важно это правило для клиентского сервиса. Вы никогда не знаете, какие именно мелочи ценят ваши покупатели. Представим массажный салон, в нем всегда предлагали гостям кофе, чай и угощения после сеанса, а потом решили сократить расходы и убрать вкусняшки. Постоянные клиенты явно отметят это, возможно, будут недовольны или раздражены. Зачем бизнесу негатив клиентов?
Сокращайте деятельность. Попытка сократить дополнительные затраты редко является эффективным решением. Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. Иногда в кризисные времена приходится отказываться от дорогих инновационных исследований, закрывать нерентабельное направление или выводить часть задач на аутсорс.
У Ани агентство праздников. Лучше всего берут корпоративы и детские праздники. Аня вкладывалась в развитие интеллектуальных игр ― заказывала крутые сценарии, проводила открытые бесплатные игр, делала скидки, давала широкую рекламу, но за весь год доход от этого направления был как с одного хорошего корпоратива. В кризисное время, когда заказов у компании стало меньше, Аня закрыла на время это направление.
Узнать, является ли направление убыточным, можно с помощью отчета о прибылях и убытках с детализацией по направлениям бизнеса.
Вовлекайте руководителей. В процесс оптимизации расходов можно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников. Они включены в насущные проблемы своего отдела, поэтому могут дать ценные советы по сокращению затрат.
Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании. Компания ― единый организм. Подумайте, если сейчас вы сократите расходы в одном отделе, не увеличит ли это затраты в другом?
У Марины фабрика мебели. Она решила сократить дизайнеров, которые снимали мерки и рассчитывали кухни, гостинные и спальни под индивидуальные размеры заказчиков. Теперь заявки принимали сразу в производство. Но дело в том, что дизайнеры занимались и продажами, рассказывая о дополнительных позициях, сопутствующих услугах. Допродажи упали. К тому же клиенты иногда делали неточные замеры. Приходилось переделывать готовый продукт, это вызывало негатив со стороны покупателей. Перед Мариной встал вопрос ― нанять продажника и замерщика или вернуть дизайнеров?
Анализируйте причину расходов. При обосновании расходов нужно отвечать на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»
Некоторые предметы в компании покупают просто потому, что привыкли покупать именно их. Или они понравились ключевому сотруднику, которые отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. Но на что?
Примеры оптимизации расходов
1. Сдельная оплата труда
Один из способов сокращения расходов ― перевод сотрудников на сдельную зарплату, которая зависит от конкретного производственного показателя. Это обезопасит работодателя: нет заказов ― нет расходов на зарплату. Однако не во всех сферах это доступно и для некоторых работников это демотивирует ― они не чувствуют стабильность и их корпоративная лояльность к падает. Чтобы этого не произошло, нужно объяснить сотруднику плюсы сдельной оплаты труда и дать бонусы.
Раньше на производстве бизибордов Насте платили зарплату в 30 тысяч рублей в месяц. Во время кризиса ввели частичную занятость и сдельную оплату труда. Теперь Насте платят за каждый готовый бизиборд. Выходит меньше, зато можно приходить не каждый день, а только когда есть работа.
2. Вместо постоянных — переменные расходы
Что из ваших постоянных расходов можно перевести в переменные? Возможно, переменные расходы будут связаны с опциональными потребностями бизнеса. Или с выручкой ― если что-то продаете, расходы есть, если нет продаж, то и расходов нет.
У Маши бюро переводов. В уютный офис изредка приходили клиенты ― обычно тексты присылали по электронной почте. В офисе работники появлялись редко, чаще всего брали работу на дом. Маша решила для редких живых встреч с клиентами и коллегами арендовывать переговорку в коворкинге за 500 рублей в час. Оказалось, что за месяц она тратит на такие встречи меньше 5 тысяч, тогда как содержание офиса выходило в 25 тысяч.
3. Скидка и индивидуальные условия
Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами условия скидки. Даже если скидка будет незначительной ― всего 3 или 5 процентов ― вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.
Иногда можно обсудить индивидуальные условия, например, рассрочку или оптовые цены.
Леша арендовывал офис за 45 тысяч рублей. В сложные для компании времена он договорился с арендодателем о скидке. Тот не задумываясь дал 5% на каждый месяц. В месяц это было 2 250, но в год ― 27 тысяч.
4. Бартер
Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, то это хороший способ сэкономить.
Фитнес-клуб «Яркий» недавно открылся. На бартерной основе они заказывают рекламу у блогеров и приглашают на промо мероприятия фотографов, ведущих, артистов. Вместо денег они платят безлимитными посещениями тренажерного зала днем в будние дни. Для них это помогает существенно сократить расходы.
5. Продажа старого оборудования и неликвида
Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы знать какие из активов можно продать. Накапливать неликвид или неиспользуемое оборудование в надежде продать его потом подороже ― себе дороже. Чем больше времени проходить, тем больше рабочие вещи теряют в цене ― вряд ли получиться продать этот ноутбук через 50 лет, как антиквариат.
Продавая старые вещи, вы сокращаете расходы по их содержанию и получаете живые деньги, которые можно использовать сейчас.
В Анином хостеле была кладовка, заставленная всяким ― скрипучие кровати, коцнутый утюг, обшарпанная тумбочка, огромный пакет шариков на несостоявшийся праздник. При этом хостелу постоянно нужно было денег на рекламу. Приходилось сокращать то одни, то другие расходы ― отказываться от наружки, прощаться с промоутерами, резать бюджеты на контекстную рекламу. В итоге Аня начала распродавать на Авито старую мебель и давать больше рекламы. На вырученные деньги она могла обновлять обстановку в хостеле (клиентам это нравилось) и заказывать больше продвижения, чтобы и другие читали отзывы довольных гостей.
***
Резать расходы нужно вдумчиво и аккуратно. Если не знаете на чем сэкономить, поинтересуйтесь у ключевых сотрудников или нашего финансового директора. Он будет сопровождать финансовый учет на регулярной основе и ежемесячно анализировать показатели вашей компании, чтобы предоставлять информацию для принятия прибыльных управленческих решений.
