14 июня 2022
Кейсы

Сократили убыток на 1 млн рублей
в пандемию, а через год вышли на максимальную прибыль 8,8 млн ₽

Весной 2020 года сеть клиник альтернативной медицины закрылась из-за локдауна. И ситуация складывалась хуже некуда: компании грозил убыток в -1,5 млн рублей, а льготы оказались для бизнеса недоступны. Но мы решили, что не будем сидеть, сложа руки. Буквально за несколько недель мы оптимизировали расходы и вышли из положения с убытком в три раза меньше, чем ожидалось.

Сеть клиник «Джендзю» уже 17 лет работала на рынке, но в 2020 году впервые закрыла все кабинеты сразу. К тому же компания не прошла по ОКВЭДу ни под одну меру поддержки, и с кризисом пришлось справляться своими силами.

Когда в апреле собственник узнал о закрытии всех кабинетов, то сказал: «А что вообще планировать, понятно же, что все плохо». Но потом все-таки согласился просчитать несколько вариантов развития событий. В самом худшем сценарии компания за месяц получала убыток 1,5 млн рублей. Эта цифра привела собственника в чувства, и мы начали действовать.

Рассказываем, как сократили убыток до 500 000 рублей, а через год после локдауна впервые вышли на 1 млн чистой прибыли.

«Джендзю» — выдуманное название. Настоящее мы скрываем, чтобы не разглашать конфиденциальные данные клиента. История — чистая правда.

Шаг 1. Сократили все расходы, какие могли

Итак, все филиалы клиники закрыты, и в ближайшие две недели компания не сможет получать нормальную выручку. При этом постоянные расходы никто не отменяет — нужно платить аренду, зарплаты и взносы.

Поэтому первое, над чем мы поработали — оптимизировали все возможные расходы. Прошлись по основным статьям: больше всего денег за время простоя должно было уйти на аренду. С нее мы и начали оптимизацию.

Договорились о снижении арендной платы. Мы начали договариваться с арендодателями напрямую. Прямо писали им электронные письма или ездили договариваться на точки. Говорили: так и так, времена тяжелые, дайте скидку.

Текст письма сокращен, но суть именно такая

Арендодатели шли навстречу и соглашались снизить стоимость аренды на несколько месяцев, пока ситуация не стабилизируется. В итоге мы смогли снизить арендные платежи на 50% до октября.

В апреле сэкономили на аренде 115 000 рублей.

Перестали закупать ненужное. На кассах в клиниках продавались витамины, БАДы и много другой мелочи, которую редко покупают. Товар сначала пылился на полках, а потом портился, и администраторы его выбрасывали.

Вместе с собственником мы пересмотрели список закупок и выделили самые ходовые. Их оставили, а все остальное решили больше не покупать.

На витаминках сэкономили 25 000 рублей.

Убрали случайные премии. В клинике работала система мотивации для администраторов, но работала плохо. Все потому, что премии собственник выдавал «по настроению». Вот у собственника хорошее настроение — раздает премии всем администраторам. Получалось, что у сотрудников не было особой мотивации работать: есть оклад, есть бонусы, так еще и премии!

Мы отменили все премии «по настроению». Решили, что теперь оставим только бонусы от ежедневных поступлений: если за день в кассе клиники накопится больше 150 000 рублей, все администраторы получат премию 500 рублей именно за этот день работы. Окладную часть мы сохранили.

На премиях мы сэкономили 50 000 рублей.

Сократили расходы на документацию. Компания работает в сфере медицины, поэтому к ее документам постоянно меняются требования. Чтобы держать все бумаги в порядке и обходиться без штрафов, компания раз в несколько месяцев обращалась к частнику. Он брал большие деньги, но оформлял документы хорошо.

В апреле мы поняли, что если сейчас в документах что-то придется править, оплата частнику станет серьезным расходом. Поэтому мы вступили в СРО — это саморегулируемая организация. Теперь порядок в документах наводит СРО, а нам это стоит в четыре раз меньше, чем услуги частника — не 40 000 рублей, а 10 000.

Сэкономили на документах: 30 000 рублей.

Нашли других поставщиков. Мы оценили сумму, которую отдаем за расходные материалы — перчатки, маски и бахилы, например. Сумма была небольшой, но в кризис хотелось и ее сократить.

Мы прошлись по списку расходников и выделили те позиции, которые можно было закупать дешевле, но при этом не терять в качестве. После этого собственник решил поменять нескольких поставщиков на тех, которые предлагали более выгодные цены.

Сэкономить на этой статье расходов нам не удалось, но важно не это. Когда цены на все расходники росли, сумма в статье расходов у нас оставалась прежней. То есть мы не допустили роста расхода, а это тоже хорошо.

Сократили зарплату административному персоналу. На время закрытия кабинетов мы отправили некоторых администраторов в неоплачиваемые отпуска. Сэкономили на зарплатах 130 000 рублей.

Отказались от запланированных мероприятий. В апреле собственник хотел обновить ПО в клиниках и проверить систему безопасности — сигнализации, видеонаблюдение и прочее. На это должно было уйти 85 000 рублей, но решили, что лучше отложить эти дела на потом.

Самое необходимое закупили оптом. Некоторые материалы для оказания услуг нельзя было закупить у других поставщиков, но можно было купить оптом и со скидкой. Мы так и сделали, и сэкономили еще 30 000 рублей.

Сэкономили на взносах. Клиника не попала под льготы для пострадавших отраслей, но во время коронавируса для компаний из реестра малого предпринимательства снизили проценты по страховым взносам за сотрудников. «Джендзю» была в этом реестре, поэтому мы сохранили еще 50 000 рублей.

Шаг 2. Запланировали минимальную выручку

При закрытых кабинетах получать нормальную выручку не получится, но одна лазейка есть. «Джендзю» могла принимать срочных пациентов, а после открытия кабинетов через две недели — брать и обычных пациентов, но с огромными промежутками между приемами.

Мы не стали полностью отказываться от выручки в апреле и запланировали ее по минимуму: вместо 4 млн рублей рассчитывали на 2 млн. Но даже это помогло нам получить прибыль в 500 000 рублей и перекрыть убыток.

В итоге мы урезали расходы на 515 000 рублей, и еще столько же заработали на приеме пациентов. Вместо убытка -1,5 млн клиника вышла из апреля с убытком всего -500 000 рублей. А еще, пока мы изо всех сил сокращали расходы, заметили способ нарастить выручку. И для этого нам нужно было залезть в расписание работы врачей.

Шаг 3. Пересмотрели зарплаты врачей

Всю выручку клиники генерировали врачи, но по-разному. В зависимости от специализации и стажа, процент выручки за процедуру мог варьироваться от 30 до 50%.

Например: процедура стоит 1000 рублей. Врач со ставкой 50% заберет себе 500 рублей и столько же отдаст клинике. Врач со ставкой 30% заберет 300 рублей себе, а клинике отдаст 700.

Получается так: чем больше процент у врача, тем меньше процентов от выручки остается клинике, и наоборот. Мы собрали все проценты в одной таблице и увидели такую картину:

Врачи с большой загрузкой по пациентам хорошо зарабатывали выручку, но половина от нее уходила на зарплату. А вот врачи с меньшим количеством пациентов хотя и приносили меньше выручки, но больший ее процент отдавали клинике.

На финмодели мы проиграли разные варианты загрузки врачей и увидели, что повысив загрузку врача на 10% — то есть направив к нему больше пациентов, можем получить от 30 000 рублей дополнительной выручки:

Финмодель — это финансовый инструмент для проверки гипотез

После открытия кабинетов мы стали загружать врачей с низкими процентами: рекламировали их услуги и следили, чтобы к ним приходило достаточно пациентов. Так у нас получилось снизить ФОТ с 52 до 49% и увеличить выручку на 10%.

Шаг 4. Подключили маркетинг и увеличили выручку на 30%

Клиники были закрыты две недели, и за это время мы оптимизировали все возможные расходы. Но после полумиллионного убытка хотелось заработать как можно больше выручки. Вот, что мы сделали, чтобы клиники лучше генерировали выручку.

Усилили маркетинг. Через несколько месяцев после локдауна собственник взял в штат маркетолога. Он обновил сайт клиники, возродил соцсети и рекламу. Если раньше клиенты приходили только по сарафанному радио, то теперь мы получали заявки на звонок с сайта и клиентов из интернета.

Подняли цены. Вместе с маркетологом мы проанализировали цены на похожие услуги у конкурентов. В целом клиника была «в рынке» за исключением пары процедур. Цены на них мы подняли, чтобы не терять выручку просто так.

Добавили один рабочий день. Один филиал клиники работал только три дня в неделю, хотя записей иногда набиралось на четыре. Чтобы не терять выручку, собственник пересмотрел подход к графику работы. Если записей было больше, чем на 20 000 рублей, клиника работала четвертый день и принимала пациентов.

Все эти действия в 2020 году помогли нам перекрыть полумилионный убыток от закрытия кабинетов. А в 2021 году благодаря отлаженным процессам компания заработала 56,7 млн рублей выручки — на 30% больше, чем в 2020.

Через год после локдауна компания впервые заработала 1 млн рублей чистой прибыли

До пандемии компания работала хорошо: была подушка безопасности, прибыль и постоянный поток клиентов. Но после пандемии и локдауна «Джендзю» заработала еще лучше: стала более эффективной, гибкой и популярной — благодаря рекламе.

Благодаря нашим действиям в локдаун, уже в мае 2021 года мы заработали 1 млн рублей чистой прибыли — впервые за всю историю компании. И для этого нам даже не понадобились сторонние инвестиции.

Все те изменения, на которые собственник не решался до кризиса, помогли нам уже в 2021 году увеличить чистую прибыль на 70% по сравнению с 2020 годом. Теперь это 8,8 млн рублей в год.

Такой рост оказался даже больше, чем мы ожидали. План по прибыли компания выполнила на 117%, а по выручке — на 113%.

Как начать работать с нашим финдиректором

В этой истории компания вышла из кризиса лучшей версией себя. Бизнес за месяц избавился от лишних расходов, а еще нашел точку роста по выручке в расписании врачей. Собственник научился быстрее принимать управленческие решения и внедрять их тут же.

У нас много кейсов про то, как компании оказывались на грани, но потом выплывали. Например, про то, как бренд одежды вышел из убытка -730 000 рублей. Или про то, как строительная компания выбиралась из ямы в -5,5 млн рублей. Во всех историях наши финдиры наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Опубликовано: 14.06.22 Просмотров: 23
Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс