Стоматология: внедрили учет и добились роста выручки, несмотря на саботаж команды

Стоматология «Десна» работает с годовым оборотом около 80 млн ₽. Дела идут отлично — клиенты приходят по сарафанному радио и записываются на прием за несколько месяцев.

Собственник пришел в Нескучные, чтобы собрать управленческий учет, — в остальном все было окей. Но когда финдиректор погрузилась в бизнес, обнаружила бардак в финансах. Классика!

Рассказываем, как финдир поборола саботаж в бухгалтерии, нашла долги клиентов на 4 млн ₽ и собрала отчетность, которой можно доверять.

«Десна» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история — чистая правда. 

Содержание

Собственник пришел в НФ, чтобы построить учет и узнать выручку

Четыре проблемы стоматологии, которые увидела финдир

Шаг 1. Финдир объяснила команде, зачем всё это нужно

Шаг 2. Научила докторов заполнять отчеты

Шаг 3. Сравнила выручку и поступления

Шаг 4. Наладили работу с клиентской дебиторкой и начали собирать долги

В итоге: выстроили достоверный учет и вернули 1 млн ₽ долгов от пациентов

Поможем внедрить учет в стоматологии

Собственник пришел в НФ, чтобы построить учет и узнать выручку

В целом «Десна» работала с прибылью и без убытков. Но собственник хотел сделать еще лучше ↓

Выстроить управленческий учет. Собрать три управленческих отчета — ДДС, ОПиУ и баланс. Собственник стоматологии хотел сделать финансы прозрачными, чтобы видеть все движения денег до копейки.

Узнать реальную выручку. Стоматология работала с хорошими оборотами и прибылью, но собственнику было важно узнать, сколько именно приносит клиника.

Четыре проблемы стоматологии, которые увидела финдир

Когда финдир начала выстраивать финансовый учет в «Десне», она обнаружила четыре проблемы↓

Проблема 1. Саботаж бухгалтерии. Финдиры Нескучных работают по технологии — когда приходят в бизнес, то берут в помощники финансового менеджера, чтобы тот помогал собирать данные для отчетов. Здесь у собственника есть выбор:

• дать своего сотрудника — финдир обучит его финансовому учету с нуля: откуда брать данные, как их собирать и проверять;

• взять финменеджера Нескучных — тот уже всё умеет, и дело обычно идет быстрее.

Собственник «Десны» захотел вырастить финансового менеджера из своего бухгалтера. Он подумал, что бухгалтеры и финдиры работают с финансами, поэтому проблем не возникнет. 

Но когда финдир начала собирать данные для трех главных отчетов, она столкнулась с саботажем: в бухгалтерии всеми способами убеждали собственника не собирать отчетность. Например: 

• говорили, что уже ведут бухучет в таблицах, и собирать управленческий учет — это «трата времени»;

• на встречах с финдиром давали понять, что та отвлекает их от важной работы, — «ну, если вам так надо, то я это сделаю»;

• молчали на встречах, смотрели в стол и загадочно что-то писали в блокнот.

И ладно бы: вздохи и пассивную агрессию можно потерпеть, но вот только таблицы в бухгалтерии велись как попало — формулы не работают, данные не показывают полную картину, и один лишь взгляд вызывает головную боль. При этом финдир догадывалась, что бухгалтеры просто не верят в управленческий учет. Но работать так дальше было невозможно.

Из саботажа вытекала вторая проблема ↓

Проблема 2. Врачи не вели операционные отчеты. Врачи фиксировали все сделки, количество отработанных часов и выручку за день через CRM-систему Dental Soft. Но такой формат не совсем подходил для точного анализа. 

Финдир попросила врачей дополнительно фиксировать данные в операционном отчете — из него удобнее доставать информацию и затем проводить анализ. Но врачи посчитали этот отчет прихотью собственника и забили. 

Проблема 3. Пациенты задолжали клинике 4 млн ₽. Когда финдир собрала управленческий баланс, увидела еще одну проблему — клиенты задолжали клинике больше 4 млн ₽.  Собственник об этом не знал.

Оказалось, дело было в лояльности к клиентам — некоторые приходили на прием, лечили зубы и уходили не расплатившись. 

Долги нашлись не только за последний год, но и пятилетней давности ↓

↑ Когда собственник узнал, сколько пациенты задолжали «Десне», он сначала не поверил. Подумал, что финдир шутит

Проблема 4. В отчеты не попадает часть выручки. После сбора трех отчетов финдир увидела, что в ДДС учитываются не все поступления, — каждый месяц «теряется» от нескольких сотен тысяч до 2 млн ₽.

Шаг 1. Финдир объяснила команде, зачем всё это нужно

Работать в атмосфере саботажа тяжело. Но финдир понимала, почему так происходит, — в бухгалтерии не верили в финансовый учет и думали, что навести порядок невозможно. Поэтому финдир:

• Вышла на откровенный разговор с бухгалтером и финменеджером. Объяснила, что пришла в «Десну» за конкретным результатом — выстроить управленческий учет и сделать финансы прозрачными. И добавила, что если команда не хочет работать вместе, то пусть этот вопрос решает собственник.

• Поговорила с собственником. Объяснила без жалоб и упреков, что команда тормозит сбор отчетов — бизнес тратит время, но не получает результат. Собственник согласился и взял паузу, чтобы поговорить с бухгалтерией.

На следующей встрече с финдиром главбух и финменеджер потеплели и включились в работу. Наконец команда начала плыть в одном направлении.

Шаг 2. Научила докторов заполнять отчеты

Чтобы отчетность показывала реальную ситуацию по деньгам, финдир стала разбираться с операционными отчетами докторов. Эту проблему она решила настойчивостью:

• На встрече с врачами объяснила, что отчет помогает правильно считать выручку клиники и зарплату докторов. А также показала, как заполнять отчет без хлопот.

• Проверяла отчеты каждую неделю. А если находила косяки, то отправляла финменеджера к стоматологу, чтобы получить реальные данные.

Когда врачи поняли, что операционные отчеты — это не прихоть собственника, а таблица, которая также помогает считать зарплату, ситуация изменилась ↓

Шаг 3. Сравнила выручку и поступления

Чтобы понять, где каждый месяц «теряются» 1,5–2 млн ₽ выручки, финдир проанализировала динамику выручки к поступлениям за несколько месяцев. 

И поняла, что выручка не только «теряется» на бумаге и не попадет в нужные отчеты. Деньги тоже не доходят: стоматология получала на счета меньше, чем зарабатывала на самом деле ↓

↑ «Десна» работает с прибылью и без убытков. Но часть денег не доходила

Когда финдир проанализировала графики и убедилась в своих выводах, у нее с собственником состоялся такой диалог: 

— А куда каждый месяц пропадают деньги? — спросила финдир.

— Ой, а откуда вы знаете про эти 1,5–2 млн ₽?! — удивился собственник.

Оказалось, что в начале работы с финдиром собственник скрыл второй счет в банке. Дело не в злом умысле, просто собственник не до конца понял, зачем фиксировать все поступления и выбытия. А когда финдир объяснила, что это влияет на достоверность отчетов, скрытый кошелек добавили в ДДС, и отчет сошелся.

Шаг 4. Наладили работу с клиентской дебиторкой и начали собирать долги

Как уже рассказывали, иногда «Десна» лечила пациентов в долг, — таких долгов оказалось более 4 млн ₽. Про них собственник не знал, ну и не контролировал соответственно. 

Чтобы вернуть деньги и не повторять ошибок, финдир собрала реестр долгов от пациентов. После этого в «Десне»:

• провели беседу с администраторами и объяснили, почему клиника не лечит пациентов в долг;

• поставили задачу администраторам — обзвонить должников, чтобы те заплатили за лечение.

И должники потихоньку начали платить. 

↑ Примерно за полгода клиника снизила дебиторскую задолженность от пациентов с 4,2 млн ₽ до 3 млн ₽

В итоге: выстроили достоверный учет и вернули 1 млн ₽ долгов от пациентов

Когда финдир пришла в «Десну», то столкнулась с саботажем в команде, потерянной выручкой, хаосом в учете и скрытыми долгами от пациентов. А вот что получилось сделать за полгода работы ↓

• Главное: клиника выстроила учет, которому можно доверять. Бизнес фиксирует выручку в 9–11 млн ₽ за месяц, хотя при той же загрузке ранее клиника зарабатывала 6–8 млн ₽.

• Бухгалтерия поняла пользу финучета. Когда баланс сошелся, то радовались все — даже главбух с финменеджером. На одной из встреч главбух не постеснялась и поблагодарила финдира за работу: «Мы думали, что никогда не разберемся, а теперь видим, для чего собирают управленческий учет».

• Сократили задолженность пациентов на 1 млн ₽. «Десна» продолжает собирать долги с клиентов, но теперь собственник проработал проблему так, чтобы она не повторилась.

Поможем внедрить учет в стоматологии

У финдиров Нескучных большой опыт работы со стоматологиями. Они знают, как работать с показателями клиник, увеличить прибыль и получать стабильные дивиденды. Вот лишь некоторые наши кейсы ↓

• Джек-пот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Стоматология: нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг

• Снизили закредитованность стоматологии с 73% до 65%

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓