Сверхурочная работа: лимиты, штрафы и вообще всё, что нужно знать собственнику

Для собственника сверхурочные — это дополнительные часы работы сотрудника. Они могут стать серьезной нагрузкой на фонд оплаты труда (ФОТ), а также обернуться рисками штрафов и внеплановых проверок Роструда. Если избежать переработок нельзя, важно научиться их грамотно оформлять. Это защитит от финансовых потерь, штрафов, конфликтов с сотрудниками и репутационного ущерба.

Готовы превратить сверхурочные из головной боли в управляемый процесс? Читаем дальше →

Содержание

Что собственнику критически необходимо знать о сверхурочной работе

Кого можно привлекать, а кого — нельзя

Условия привлечения: 4 шага

Расчет продолжительности: лимиты и учет

Оплата: формулы и влияние на ФОТ

Сверхурочная работа: частые вопросы собственников

Сверхурочная работа: в двух словах

Сверхурочная работа под контролем

Что собственнику критически необходимо знать о сверхурочной работе 

Сверхурочная работа — это не просто «задержался после работы». По закону (ст. 99 ТК РФ) это труд за рамками установленной нормы часов, инициированный именно работодателем. Главное, что нужно запомнить про сверхурочный труд:

• это инициатива собственника, когда сотрудника попросили или приказали ему;

• оформляется приказом (распоряжением), плюс в обязательном порядке фиксируются часы в табеле учета;

• время выполнения сверхурочной работы — исключительно после окончания основной смены/рабочего дня сотрудника, согласно  графику.

Главное правило: согласие сотрудника — обязательно! Без добровольной письменной подписи привлекать персонал к сверхурочному труду  законно только в исключительных форс-мажорах, четко перечисленных в законе (аварии, стихийные бедствия, угроза жизни людей — подробности в ст. 99 ТК РФ).

Когда согласие обязательно (даже если ситуация срочная):

• когда необходимо завершить работу, остановка которой грозит порчей имущества, катастрофой или опасностью для людей;

• починить сломавшееся оборудование, без которого встанет весь коллектив;

• заменить неявившегося сменщика на непрерывном производстве (но только пока ищете замену).

Согласие не нужно только при чрезвычайных ситуациях:

• при ликвидации аварий, стихийных бедствий, катастроф;

• для восстановления жизненно важных систем (вода, свет, газ, транспорт);

• для работ при военном или чрезвычайном положении.

Важный контекст 2025 года: проект поправок в Трудовой кодекс, разработанный Министерством экономического развития и Министерством труда, получил поддержку на совещании в администрации президента. В случае принятия поправок они вступят в силу с 1 сентября 2025 года.

Основные изменения, которые были согласованы, включают:

• увеличение допустимого объема сверхурочной работы до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением;

• снятие ограничения на работу сверх нормы в течение двух дней подряд, при условии, что переработки не превышают 4 часов в день;

• обязательное прохождение медицинского осмотра перед началом работы сверх установленной нормы и ежегодная диспансеризация для сотрудников, работающих более 120 часов сверхурочно.

Кого можно привлекать, а кого — нельзя

Собственнику обязательно знать категории сотрудников, которых нельзя привлекать к переработкам ни при каких условиях, и тех, для кого действуют особые правила. Нарушение — грубая ошибка.

Категории с полным запретом на сверхурочную работу (ст. 99, 203 ТК РФ):

• беременные женщины (основание: справка из женской консультации);

• несовершеннолетние до 18 лет (основание: паспорт/свидетельство о рождении);

• ученики в период действия ученического договора (основание: ученический договор).

Для отдельных категорий сотрудников (ч. 5 ст. 99, ст. 259 ТК РФ) сверхурочные допускаются исключительно после их согласия и проверки здоровья. 

Привлечь их можно только в случае:

1. если они сами письменно согласились;

2. у них нет медицинских противопоказаний (и имеется подтверждающий документ).

Категория сотрудников	Основание	Особое условие
Инвалиды	Справка медико-социальной экспертизы, ИПР (индивидуальная программа реабилитации)	Обязательно: ознакомление под подпись с правом отказа. Работодатель должен проверить ИПР на наличие запрета
Женщины с детьми до 3 лет	Свидетельство о рождении ребенка	-
Родители (в том числе опекуны) детей до 14 лет	Свидетельство о рождении, документ об опеке	Включая одиноких родителей
Родители ребенка-инвалида до 18 лет	Свидетельство о рождении, справка медико-социальной экспертизы	-
Родитель, если второй работает вахтой	Свидетельство о рождении, справка о вахте	-
Родители 3+ детей (пока младшему < 14)	Свидетельства о рождении всех детей	-

Условия привлечения: 4 шага

Оформление сверхурочных — строгая процедура по закону (ст. 99, 152 ТК РФ). Пропустите шаг — готовьтесь к штрафам до 50 тыс. ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ), судам и репутационным потерям. Действуйте по инструкции:

Шаг 1: уведомление

• что делать: направьте сотруднику письменное уведомление. Четко укажите: дату, время, продолжительность и причину переработки;

• документ: уведомление о привлечении к сверхурочной работе;

• риск при нарушении: штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Шаг 2: право отказа 

• что делать: в тексте уведомления подчеркните: «Вы имеете право отказаться от выполнения сверхурочной работы без каких-либо негативных последствий для вас» (ч. 5 ст. 99 ТК РФ);

• документ: текст в уведомлении;

• риск при нарушении: суд может расценить это как принуждение к труду (ст. 4 ТК РФ) — аннулирует переработку, обяжет оплатить + штраф.

Шаг 3: фиксация согласия/отказа

• что делать: получите либо пометку о согласии на вашем экземпляре уведомления, либо отдельное заявление от сотрудника;

• документ: отметка сотрудника на уведомлении или заявление о согласии;

• риск при нарушении: признание сверхурочной работы неоформленной. Оплата в повышенном размере + штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

Шаг 4: медпроверка (только для инвалидов)

• что делать: убедитесь, что в ИПР (индивидуальной программе реабилитации) или медицинском заключении инвалида нет прямого запрета на сверхурочную работу. Зафиксируйте эту проверку (например, копия актуальной ИПР с отметкой);

• документ: индивидуальная программа реабилитации инвалида, медицинское заключение;

• риск при нарушении: штраф до 100 000 ₽ за дискриминацию (ст. 5.62 КоАП РФ).

Образцы уведомлений: 

• о сверхурочной работе для сотрудника*

• о возможности отказа от выполнения сверхурочной работы.

* Примечание: для инвалидов добавьте пункт: «Ваша ИПР от (дата) не содержит противопоказаний к сверхурочной работе».

80% трудовых споров — от неправильного оформления. Затраты на оформление несопоставимы с потерями от штрафов и судов.

Расчет продолжительности: лимиты и учет

Даже если сотрудник сам согласен, превышать лимиты — запрещено! Штрафы до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ) и репутационный удар гарантированы. Закон ставит жесткие рамки по ТК РФ ↓

Тип ограничения	Лимит	Особые условия
За 2 дня подряд	≤ 4 часов	Исключение: работники на гособоронзаказе (Постановление № 1365 от 01.08.2022)
В год	≤ 120 часов	Исключение: форс-мажоры (аварии, ЧС)
Для инвалидов	По ИПР (индивидуальной программе реабилитации)	Медзаключение может снизить лимит или запретить работу

Последствия нарушений ↓

Риск	Финансовые потери	Неденежные последствия
Штрафы	Должностные лица: 1–5 тыс. ₽ Юрлица: 30–50 тыс. ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ)	Проверки Роструда, блокировка счетов ФНС
Судебные иски	Компенсация морального вреда + доплата за часы	Репутационные потери, негативные отзывы на сайтах поиска работы
Кадровые риски	Текучесть персонала, рост больничных	Утрата доверия команды, снижение продуктивности

Оплата: формулы и влияние на ФОТ

Статья 152 ТК РФ диктует непреложные правила оплаты. С 2024 года расчет ведется не от «голого» оклада, а от всего заработка сотрудника. Включайте:

• регулярные премии;

• стимулирующие выплаты;

• компенсации (за вредность, ночные смены).

Также, статья 152 ТК РФ устанавливает два обязательных правила оплаты сверхурочных:

• первые 2 часа — минимум 1.5 ставки от часового заработка;

• последующие часы — минимум 2 ставки.

Ошибки в расчетах могут привести к искам о доплате (30-100%) и штрафам до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).

Почему сверхурочные это боль для ФОТ? Считаем на примере.

Данные:

• 10 сотрудников;

• каждый отработал 20 сверхурочных часов за месяц;

• средняя часовая ставка (оклад + премии) 500 ₽.

Шаг 1: Разделите часы по тарифам и посчитайте оплату за 1 сотрудника

Тип часов	Кол-во часов	Коэффициент	Оплата за 1 час
Первые 2 часа	2	× 1.5	750 ₽
Последующие часы	18	× 2.0	1 000 ₽

За 20 часов один сотрудник получит:
(2 ч × 750 ₽) + (18 ч × 1 000 ₽) = 1 500 ₽ + 18 000 ₽ = 19 500 ₽.

Шаг 2: Умножьте на число сотрудников
19 500 ₽ × 10 человек = 195 000 ₽ (доплата за работу).

Шаг 3: Добавьте страховые взносы (30%)
195 000 ₽ × 30% = 58 500 ₽ (взносы).
Итого расходы на ФОТ: 195 000 ₽ + 58 500 ₽ = 253 500 ₽/мес.

Каждый сверхурочный час катастрофически дорог — в 2-4 раза дороже обычного.

Смягчить удар по бюджету можно, предложив сотруднику отгул вместо денежной компенсации. 

Как это работает:

• 1 час переработки = 1 час отгула;

• сотрудник пишет обычное заявление — это главный документ;

• вы оформляете приказ — всё по закону.

При этом варианте вы избегаете не только доплаты за переработку, но и страховые взносы с нее. Чистый плюс к эффективности.

Если переработки стали системой — это прямой звонок:

• что пора расширять команду;

• или пересмотреть графики, внедрить смены.

Сверхурочные — это управляемый процесс, если считать риски и применять альтернативные варианты замены. 

Сверхурочная работа: частые вопросы собственников

Является ли работа в выходной день сверхурочной?

Нет. Работа в выходной — отдельная категория труда в условиях, отклоняющихся от нормальных. Часы, отработанные в выходные:

• не учитываются в лимите сверхурочных (120 часов/год);

• оплачиваются минимум в двойном размере (ст. 153 ТК РФ);

• требуют обязательного согласия работника (кроме ЧС).

Можно ли не платить за сверхурочную работу, если сотрудник сам задержался на рабочем месте?

Да, но с оговорками. Сверхурочная работа — это инициатива работодателя. Если работник задержался без письменного распоряжения:

• часы не считаются сверхурочными;

• оплата не требуется;

• работодатель должен пресекать такие случаи (иначе переработки могут признать скрытой сверхурочной работой через суд).

В чем отличие ненормированного рабочего дня и сверхурочной работы? 

Ненормированный день — заранее прописанная в трудовом договоре система, без доплат, но с дополнительным отпуском ≥ 3 дня (119 Трудового кодекса РФ). Сверхурочная работа — разовая инициатива работодателя, требующая согласия сотрудника (кроме чрезвычайных ситуаций). 

Максимальный срок сверхурочной работы — не более четырех часов за два дня подряд, или 120 часов в год. В отличие от сверхурочной работы, продолжительность переработки при ненормированном рабочем дне в ТК РФ никак не оговаривается. Но при ненормированном рабочем графике работодатель обязан предоставлять доп. дни ежегодного оплачиваемого отпуска. 

Сверхурочная работа: в двух словах

• Сверхурочная — это работа по инициативе работодателя за пределами нормальной продолжительности смены (ст. 99 ТК РФ).

• Требует письменного согласия сотрудника (кроме чрезвычайных ситуаций: аварии, стихийные бедствия).

• Ограничена лимитами: ≤ 4 часов за 2 дня подряд и ≤ 120 часов/год.

• Оплачивается минимум в 1.5-2 раза выше обычной ставки, с 2024 года — от полного заработка (оклад + премии + компенсации).

• Нарушение порядка — административная ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Сверхурочная работа под контролем

Опыт финдиров Нескучных помогает собственникам точно оценивать затраты на переработки и определять, когда выгоднее нанять сотрудника вместо сверхурочных работ. Наша методика интегрирует данные о переработках в систему управления ФОТ — вы видите их реальное влияние на бюджет.

Работаем с любым бизнесом — от строительных магазинов до маркетплейсов. Убедитесь лично: 50+ других кейсов.

Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — бесплатная онлайн-встреча ↓