Хороший руководитель бизнеса знает, сколько выручки и прибыли он заработает за месяц, квартал, год. Он работает не пальцем в небо, а по четкому плану, который выполняет с точностью хотя бы 80%.
Для этого в компании должен быть не просто учет с цифрами по факту, но и налаженная система планирования. Чтобы понять, насколько предприниматель хорош в планировании, мы с нашими клиентами ежемесячно проводим тесты на красавчика.
Тест на красавчика — по сути отчет о прибылях и убытках, в котором каждый месяц разбит на План и Факт. Заполняете отчет и смотрите, совпадает ли реальность с тем, что вы планировали.
Как проходит тест на красавчика
Тест начинается с малого: планирования одного месяца или одного показателя. Быстро внедрить тест не получится, потому что нужно, чтобы предприниматель досконально понимал, что вообще происходит. Так что давайте пошагово.
Формируем шаг планирования. В малом бизнесе минимальный шаг планирования — месяц. Крупные компании, которые каждый день проводят десятки операций, планируют бизнес раз в неделю. Если у вас малый бизнес, то 1 марта перед вами будет лежать полная финансовая картина компании до 31 марта.
Составляем бюджет доходов и расходов на год и создаем документ в формате план-факт. В одну часть документа записываем план, а в другой отмечаем то, что фактически получилось.
Анализируем. В начале каждого месяца предприниматель встречается с финдиректором, чтобы проанализировать план-факт за прошлые 30 дней: насколько точно мы спрогнозировали доходы и расходы, и как улучшить процент попадания. По ходу встречи они разрабатывают решения, которые помогают лучше планировать бизнес в дальнейшем. Например, если видно, что из раза в раз в отдел продаж не поступает достаточно обращений, предприниматель обсуждает это с ответственными по привлечению клиентов.
Зачем проходить тест на красавчика
Тест помогает внедрить планирование и стать профессиональным руководителем.
Взять под контроль все неуправляемые зоны доходов и расходов. Избавитесь от сильных скачков по расходным статьям или рентабельности за прошлые периоды.
Например, вы поручили руководителю отдела коммерции запланировать расходы на март по статье «Реклама в интернете». В конце марта вы сверяете цифру, которую назвал руководитель отдела, с тем, что получилось на самом деле. Допустим, фактическая сумма превысила запланированную на 20 000 рублей.
Теперь ваша задача — понять, почему так получилось. Для этого вы задаете вопрос руководителю отдела коммерции, и выясняется, что он забыл про ежемесячные платежи за сервис рассылки писем. Поэтому ваша компания потратила деньги, которые вы хотели выплатить себе в качестве дивидендов.
Вы недовольны, и руководитель отдела коммерции чувствует это. Впредь он будет внимательнее планировать бюджет, и таким образом зона расходов на рекламу становится для вас более прозрачной и управляемой.
Определить зоны ответственности сотрудников. Узнаете, кому и что можно доверить, и с кого потом спросить.
В моей практике часто бывает так, что бухгалтер отвечает чуть ли не за все финансовые вопросы. Например, предприниматель говорит бухгалтеру поставить план по закупке сырья. Проходит месяц — и вы видите в отчете, что на складе лежат остатки сырья, которые вам больше не понадобятся.
Почему так произошло? Давайте спросим бухгалтера. Отказывается, что бухгалтер не знает, сколько сырья нужно на конкретный проект. Не зная производства изнутри, она ткнула пальцем в небо, чтобы выполнить поставленную ей задачу.
Теперь вы лучше понимаете зону ответственности бухгалтера и знаете, что нет смысла поручать ей планирование запасов.
Найти ключевых сотрудников и вовлечь их в улучшение финансового результата компании. Распределите ответственность за общий результат и начнете держать под контролем сотрудников, чьи действия прямо влияют на чистую прибыль бизнеса.
Когда в компании только появляется управленческий учет, никто из руководителей не знает, какие расходы планировать, и сколько выручки компания получит за месяц. Со временем, когда планирование входит в привычку, а сотрудники получают опыт, они начинают вовлекаться и придумывать, как улучшить те или иные показатели. Например, как оптимизировать расходы или что можно сделать, чтобы отдел работал эффективнее.
Когда сотрудники вовлечены в планирование, они видят, как конкретно каждый из них влияет на общий финансовый результат компании, и что нужно предпринять, чтобы улучшить этот результат и получить премию за эффективную работу. Это стимулирует сотрудников лучше выполнять обязанности и предлагать инициативы.
Результат теста — это готовый ответ на вопрос: «Чем сотрудникам вашей компании заняться сегодня, чтобы получить результат завтра?»
Тест на красавчика считается пройденным, если точность планирования составила 80%. Если ваш бизнес взял эту планку, то вы взяли под контроль все зоны доходов и расходов, и это значит, что вы — красавчик! Или красавица.
