Управленческий учет — это не только ДДС, ОПиУ и баланс. Инструментов, которые помогают управлять бизнесом на основе цифр, множество. Сегодня мы поговорим об одном из них — листе учета сделок. Мы разберемся, зачем учет сделок нужен при составлении ОПиУ, каким образом с его помощью можно анализировать проекты и обязательно ли вводить этот отчет в вашу компанию.
Учет сделок — что за зверь?
Учет сделок — это отчет, в котором отражаем доходы и расходы по каждому проекту. Ключевая цель отчета: четко отслеживать, сколько тратим на конкретную сделку и сколько получаем в итоге. В результате видим маржинальность сделок и контролируем проект на каждом этапе.
Давайте разбираться на примере. Есть строительная компания ООО «Тигр». У нее много проектов: часть из них компания закрывает в течение месяца, другие длятся дольше. По каждому проекту компания работает с подрядчиками, закупает материалы, несет расходы на аренду оборудования.
Данные по сделкам разбросаны по разным договорам. Постоянно их перечитывать — не вариант: представляете, сколько на это будет уходить времени? Зато, если всю информацию упорядочить, дела пойдут куда проще и бодрее. То есть, лист учета сделок — это инструмент, который помогает упорядочить разные данные по проектам.
Из листа учета сделок собственник ООО «Тигр» видит, какие проекты уже закрыты, а какие в работе, сколько расходов понесла компания по каждой конкретной сделке и сколько прибыли получила.
Кому нужен учет сделок
Учет сделок — на самом деле не такой важный инструмент, как ДДС, ОПиУ или баланс. Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет понять, нужно ли вам внедрять этот инструмент. Учет сделок нужен вашей компании, если:
1. У вас есть проекты, которые длятся дольше месяца.
2. У вас есть подозрение, что ваша компания постоянно соглашается на невыгодные сделки. Поэтому вам важно оценивать эффективность каждого проекта.
3. Вам нужно контролировать дополнительные показатели по сделкам. Например, длительность сделки.
4. У вас возникают сложности при сборе ОПиУ. Вам не удается посчитать выручку и прямые расходы.
Ну что, 100% совпадение? Или почти 100%? Тогда давайте разберемся более детально, почему учет сделок — секретное оружие, которое поможет вам не теряться в проектах и заключать выгодные сделки. Поехали!
Помогает оценить выгоду от проекта
Сделка эффективна, когда после ее завершения мы не уходим в минус или в ноль. Если учет сделок не ведется, можно сразу не понять, что проект, который на первый взгляд выгодный, на самом деле убыточный. Разберем на примере.
Дальневосточная компания «Василек» занимается продажей оборудования. В услуги компании входит доставка заказа, разгрузка и установка. Однажды в «Василек» обратились клиенты из Санкт-Петербурга. Они сделали заказ на 500 тысяч рублей. Собственник «Василька» доволен, однако в конце месяца, смотря на отчеты от финдира, он понимает: несмотря на увеличение выручки в этом месяце, прибыль осталась на прежнем уровне. Что произошло?
А произошло следующее. Расходы по сделке «съели» доходы. Чтобы доставить товар с Дальнего Востока в Санкт-Петербург, пришлось понести существенные расходы. С 500 тысячами выручки по этой сделке после учета расходов на доставку, разгрузку и установку собственнику «Василька» пришлось попрощаться.
Лист учета сделок фиксирует все прямые расходы компании по проекту. Поэтому после его завершения вы можете посчитать, не превысили ли расходы доходы — и оценить эффективность сделки. Если она в итоге оказалась невыгодной, как у ООО «Василек», в будущем вы сможете со спокойной совестью отказываться от аналогичных проектов.
Позволяет посчитать «незавершенку»
«Незавершенкой» в учете сделок мы называем НЗП: незавершенное производство. Например, у нас есть проект, который мы закроем только через несколько месяцев, но тратимся на него уже сейчас: закупаем материалы, привлекаем подрядчиков.
Отразить эти затраты как расходы в ОПиУ мы сможем только после того, как закроем проект и признаем по нему выручку. Как не потерять эти данные?
Чтобы не забыть про затраты по незавершенному проекту, отразим их в учете сделок и учтем как незавершенное производство в балансе.
Помогает со сбором ОПиУ
Чтобы подсчитать ежемесячную выручку, нужно понять, на какую сумму вы оказали услуги или отгрузили товары в этом месяце. Здесь поможет учет сделок.
Для подсчета выручки в листе учета сделок вы указываете дату закрытия каждого проекта. Дальше настраиваете сводную таблицу, чтобы выручка по сделкам, закрытым в определенном месяце, суммировалась. Это и будет ваша итоговая выручка за месяц.
Аналогично поступаем с расходами. В сводную таблицу по формулам подтягиваем прямые расходы по тем сделкам, которые закрыли в этом месяце, и заносим их в отчет о прибылях и убытках.
Дает возможность просчитать гипотезу
Спойлер: это самая неочевидная функция листа учета сделок. Однако если вам нужно быстро прикинуть расходы на тот или иной проект и оценить, насколько он для вас выгоден, учет сделок может вам пригодиться.
Например, компании «Малинка» предлагают новый проект на 1 млн. Собственник открывает учет сделок и прикидывает, сколько с него заработает.
Он указывает предполагаемую выручку в 1 млн и проставляет планируемые расходы: материалы — 650 тыс., субподряд — 200 тыс., аренда техники — 50 тыс. Видит, что с проекта заработает 100 тыс., и уже принимает решение, брать его в работу или нет.
Итак, подведем итоги. Учет сделок — это инструмент, в котором вы фиксируете все доходы и расходы по проектам. С его помощью вы можете оценить эффективность конкретного проекта, сравнить проекты между собой, считать выручку и прямые расходы для отчета о прибылях и убытках и незавершенку — для баланса.
