Финансовая безопасность бизнеса: почему важно грамотно вести учет сделок

Каждый предприниматель хочет точно понимать, какая сделка принесет прибыль, а какая приведет к убыткам. Для этого существуют специальные инструменты управления финансовыми потоками, один из которых — лист учета сделок.

Наталья Харькова, финансовый директор Нескучных, рассказала, зачем учет сделок нужен при составлении ОПиУ, каким образом с его помощью можно анализировать проекты и обязательно ли вводить этот отчет в вашу компанию.

Содержание

Зачем вести учет сделок

Кому нужен учет сделок

Как учет сделок помогает оценить выгоду от проекта

Учет «незавершенки»

Учет сделок и сбор ОПиУ

Как просчитать гипотезу, используя учет сделок

Учет сделок: в двух словах

Поможем настроить управленческий учет

Зачем вести учет сделок

Лист учета сделок — это документ, в котором фиксируется информация обо всех доходах и расходах по каждой отдельной сделке или проекту. Отчет позволяет руководителю компании увидеть полную финансовую картину по каждому контракту, включая себестоимость работ, маржинальность и общую рентабельность проекта.

Представьте — вы владеете строительной компанией и ведете одновременно несколько объектов разной степени готовности. Каждый объект требует закупок материалов, оплаты труда сотрудников, привлечения сторонних подрядчиков и прочих сопутствующих расходов.

Без точного инструмента контроля и оценки финансовой эффективности каждого контракта становится сложно оперативно реагировать на возможные риски и своевременно выявлять нерентабельные объекты.

Вот наглядный пример:

Сделка	Доход ($)	Материалы ($)	Зарплата ($)	Субподрядчики ($)
Дом №1	500 000	200 000	100 000	50 000
Дом №2	600 000	250 000	120 000	70 000

Посмотрев на список выше, владелец компании мгновенно увидит, что строительство Дома №1 обошлось дешевле и дало большую маржу по сравнению с Домом №2.

Такого рода аналитическая работа невозможна без внедрения листов учета сделок.

Регулярный мониторинг сделок позволяет предпринимателю:

• Оценивать реальную доходность контрактов;

• Контролировать отклонение фактической себестоимости от плановой;

• Избегать потери денег на убыточных объектах;

• Прогнозировать финансовые потоки на будущие периоды.

Без учета возникает риск неверной оценки прибыльности, что ведет к принятию неэффективных решений. Важно помнить, что каждый пункт в листе учета сделок — это элемент общей стратегии развития бизнеса. Чем точнее будут зафиксированы факты, тем увереннее можно двигаться вперед.

Кому нужен учет сделок

Учет сделок — важный инструмент, без которого нельзя собрать ОПиУ и баланс.

Он необходим компаниям, деятельность которых связана с длительными проектами или крупными контрактами, где важно отслеживать финансовое состояние каждого отдельного договора.

Кому особенно полезен учет сделок:

• Строительные организации. Сотрудники строительных компаний должны уметь заранее рассчитывать затраты на материалы, рабочую силу, оборудование и субподрядчиков. Это позволяет  предотвращать превышение бюджета и сохранять положительную маржу.

• Производства тяжелого машиностроения. Анализируя каждую сделку, руководство получает объективную картину окупаемости проекта и возможности внесения оперативных корректировок в производственные процессы.

• Сервисные компании. Учет сделок позволяет определять наиболее эффективные направления и избегать низкомаржинальных клиентов.

• Торговля оборудованием и сложными товарами. Аналитический учет каждой сделки снижает вероятность возникновения непредвиденных расходов и минимизирует влияние форс-мажорных обстоятельств.

• Транспортные логистические фирмы. Каждое перемещение груза представляет собой отдельную сделку, подлежащую строгому контролю для предотвращения перерасхода топлива, штрафов и задержки сроков поставки.

• Компании с высокой долей субконтрактинга. Анализ сделок позволяет убедиться, что привлечение внешних исполнителей оправдано экономически и способствует достижению поставленных целей.

Дополнительные ситуации, когда нужен учет сделок:

→ Многочисленные мелкие контракты (B2C)

→ Широкий ассортимент товаров и услуг

→ Частые закупки сырья и материалов

→ Сложные ценообразования и скидки клиентам

→ Постоянное расширение ассортимента или рынков сбыта

Как учет сделок помогает оценить выгоду от проекта

Учет сделок — мощный инструмент управленческого учета, позволяющий точно определить прибыльность и целесообразность реализации конкретных проектов. 

Как именно учет помогает объективно оценить выгоду от проекта на практике:

• Сбор полной информации о проекте. Заполняются данные по каждому проекту, включая: стоимость материалов и комплектующих, затраты на оплату труда, амортизацию оборудования, прочие косвенные расходы.

• Определение доходов по проекту. Параллельно учитываются поступления средств от заказчика или клиента. Данные сопоставляются с расходами по каждому этапу выполнения проекта, позволяя установить точные сроки получения дохода и его объем.

• Выявление уровня рентабельности. По окончании сбора информации проводится расчёт маржи и чистой прибыли по каждому проекту.

• Мониторинг динамики затрат и результатов. Постоянное обновление сведений о ходе выполнения проекта даёт руководству возможность контролировать процесс.

Например, отслеживать отклонения от плана и принимать решения о необходимых изменениях в структуре расходов или условий взаимодействия с клиентами.

Таким образом, внедрение учёта сделок позволяет владельцам бизнеса существенно сократить долю субъективных оценок в принятии решений и перейти к точной количественной оценке экономической эффективности проектов.

Учет «незавершенки»

Правильно организованный учет «незавершенки» оказывает значительное влияние на бухгалтерский баланс, обеспечивая прозрачность и точную оценку имущественного положения компании.

Незавершенное производство (НЗП) — это сырье, полуфабрикаты, изделия или услуги, которые начали изготавливать или оказывать, но еще не довели до конечного состояния (готовой продукции или оказанной услуги). Другими словами, это те расходы, которые были сделаны, но не привели к созданию готового продукта или выполнению всей услуги.

Типичный пример НЗП:

• Недостроенный жилой дом на стадии фундамента;

• Полуфабрикаты или заготовки, прошедшие обработку, но еще не готовые к продаже;

• Консультационный проект, который начат, но не завершен.

Процесс учета «незавершенки» выглядит так:

1. Создание записи в листе учета сделок. Каждая незавершенная операция или проект регистрируется в отдельном листе учета сделок с подробностью описания расхода и планируемого объема доходов.

2. Накопление расходов. В рамках проекта регулярно фиксируются все понесенные расходы: покупка материалов, оплата труда, арендные платежи. Эти данные вносятся в строку учета расходов по соответствующему проекту.

3. Оценка степени завершенности. Степень завершенности используется для распределения затрат между периодом подготовки и моментом перехода к следующему этапу.

4. Корректировка данных. Если произошли изменения в проекте (увеличились расходы, изменилась ожидаемая прибыль), данные обновляются соответствующим образом.

5. Закрытие позиции. После завершения проекта финальная позиция переносится из категории «незавершенка» в категорию готовых продуктов или услуг, а соответствующие расходы поступают в отчет о прибылях и убытках.

Использование учета незавершенного производства помогает обеспечить стабильность и управляемость бизнеса, улучшает инвестиционную привлекательность компании и поддерживает правильное налоговое планирование.

Учет сделок и сбор ОПиУ

Основная задача ОПиУ — показать руководству компании размер полученной прибыли или возникших убытков. Для правильного составления этого отчета необходимо точно собрать информацию о поступлении доходов и произведенных расходах.

Именно здесь вступает в игру учет сделок. 

→ Информация о выполненных работах или услугах записывается в учет сделок с указанием суммы и даты совершения операции. Затем, согласно принципу начисления, эта сумма переносится в ОПиУ в соответствующий временной интервал.

→ Каждой сделке присваиваются соответствующие расходы (материалы, зарплата сотрудникам, оплата субподрядчикам и др.). Суммируются все прямые расходы, формируется показатель себестоимости продаж, который отражается в разделе расходов ОПиУ.

→ Данные по доходам и расходам аккумулируются в таблице, формирующей основу отчета о прибылях и убытках. Путём простого арифметического вычитания определяется величина операционной прибыли.

Ведение детального учета сделок помогает решать три ключевые задачи:

1. Сбор информации о полученных доходах. Каждая совершенная сделка регистрируется в учете вместе с датой исполнения обязательства перед клиентом. Эта дата определяет, к какому месяцу отнести полученный доход.

2. Учёт расходов по прямым статьям. Учет сделок фиксирует расходы, непосредственно связанные с выполнением конкретного проекта или оказания услуги. Эти данные используются для вычисления валовой прибыли.

3. Контроль точности данных. При формировании ОПиУ сверяются данные о доходах и расходах, накопленных в листе учета сделок. Это гарантирует достоверность представленных в отчете чисел.

Как просчитать гипотезу, используя учет сделок

Просчёт гипотез с использованием учета сделок позволяет наглядно оценить будущую экономическую целесообразность проекта или сделки до её начала.

Как провести подобный расчёт поэтапно:

• Этап 1. Постановка цели гипотезы. Определитесь, какую гипотезу хотите проверить. Например, планируете заключить новый договор с крупной компанией, но хотите предварительно оценить возможную прибыль.

• Этап 2. Заполнение таблицы учета сделок. Создайте запись в листе учета сделок для предстоящего проекта, заполнив поля предполагаемых доходов и расходов:

a) Предполагаемый доход от продажи товара или услуги.

b) Ожидаемые материальные затраты (закупка сырья, комплектующих).

c) Планируемые зарплаты сотрудников и выплаты специалистам.

d) Возможные расходы на транспортировку, налоги, страховку.

• Этап 3. Расчёт экономических показателей. Рассчитайте предварительный экономический результат, применяя стандартные методы бухгалтерского анализа:

• Этап 4. Интерпретация результатов. Проанализируйте получившиеся экономические показатели. Обычно хорошим показателем считают высокую рентабельность и положительный чистый денежный поток.

Если расчеты показывают низкую рентабельность или большой разрыв между ожиданиями и возможностями компании, возможно, стоит пересмотреть коммерческое предложение или вообще отказаться от участия в данном проекте.

[FORM PRESET="W"-"Статьи про финансы"/]

Учет сделок: в двух словах

• Учет сделок — это управленческий отчет, в котором отражаются все доходы и прямые расходы по сделкам с конкретными покупателями или проектами.

• Ключевая цель учета— точно рассчитывать маржинальность каждого проекта, чтобы видеть, приносит ли он прибыль после всех затрат (материалы, подрядчики, логистика), и контролировать исполнение обязательств перед покупателем и сторонами контракта.

• Отчет необходим для учета незавершенного производства (НЗП) в балансе, так как фиксирует затраты по текущим, еще не завершенным проектам, которые являются активом компании до момента выполнения обязательств перед покупателем.

• Учет сделок также служит инструментом для предварительной оценки (расчета) гипотез новых проектов. С его помощью планируются доходы и расходы (включая возможные затраты в иностранной валюте или специфические издержки).

Поможем настроить управленческий учет

Финансовые директора Нескучных настроят управленческий учет в вашей компании. С новыми отчетами рассчитаем маржинальность сделок с покупателями и проконтролируем незавершенку. Кроме этого обеспечим мониторинг задолженности и расчетов с контрагентами. Превратим учет в актив для бизнеса.

Вот как мы уже помогли многим клиентам:

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендиректора. Разобрались! 

• Финспецназ: разработали систему мотивации

• Сделали +2,5 млн рублей к маржинальному доходу в кризис

• Увеличили рентабельность собственного капитала с 24 до 48%

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

Увидеть, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, можно на онлайн-экскурсии.