Управление персоналом:
принципы и инструменты

«Я же плачу зарплаты, что им еще надо?» — так говорят собственники, которые не управляют персоналом. В таком бизнесе мотивации у сотрудников нет, а прибыль обычно не растет. Ведь построить крутую богатую компанию на века могут только люди с горящими глазами. Зажечь глаза (и сердца!) помогут принципы и инструменты, что мы собрали в этом материале.

Содержание

Что значит управлять персоналом

Принципы управления персоналом: инспектирование, поддержка, оценка и еще восемь штук

Инструменты управления персоналом: административные, экономические и психологические

Административные: дисциплина, оргструктура, инструкции

Экономические: деньги во всех проявлениях

Социально-психологические: похвала, забота, климат в коллективе

Инструменты для разных уровней: подбор, адаптация, мотивация и развитие

Как понять, что система работает

Частые вопросы собственников

Управление персоналом: в двух словах

Поможем с персоналом

Что значит управлять персоналом

Управление персоналом — это способ влиять на сотрудников так, чтобы добиваться результата руками команды. 

Влиять на сотрудников и добиваться результатов — часто владельцы бизнеса считают, что эти задачи решаются единственным инструментом — постоянным контролем. Но это не так. 

Управлять — значит, делать так, чтобы команда достигала целей сама. Своими руками и мозгами. Без регулярного участия руководителя. И в этом помогает не типичный контроль, а самые разные инструменты. 

Прежде чем переходить к конкретным инструментом, разберем ключевые принципы управления персоналом — то, на чем все зиждется ↓

Принципы управления персоналом: инспектирование, поддержка, оценка и еще восемь штук

В каждом учебнике по менеджменту авторы выделяют свои принципы управления персоналом: два одинаковых списка сложно найти. Поэтому здесь расскажем не обо всех, что существуют, а лишь о тех принципах, что используем сами и советуем клиентам НФ. Их будет 11 штук. 

Принцип 1. Инспектировать. Понятие «инспектирование» — близко к контролю, но все же отличается. Здесь руководителю важно не стоять над душой и двигать пиксели словом, а инспектировать, то есть проверять результаты работы сотрудников, анализировать их и давать мягкую обратную связь. Это помогает направлять команду в нужном направлении, но не душить. 

❌ Контроль	✅ Инспектирование
Следить за каждым действием	Проверять результат работы
Подходить или звонить раз в полчаса	Договориться о контрольных точках, например, по этапам или раз в неделю
Не давать принимать решения: делай, как я сказал!	Передать ответственность за результат сотруднику

Визуально разницу между контролем и инспектированием нам поможет объяснить Гомер Симпсон ↓

Принцип 2. Достигать согласия. Согласие — это внутреннее принятие сотрудником задачи. Не когда он формально кивнул, а внутри думает, что это бред. А когда реально понимает, зачем делать и почему именно это. 

Без достижения согласия сотруднику трудно выполнить задачу: она кажется дурацкой, глупой, мучительной, появляется сопротивление и прокрастинация. Результат в итоге не ахти. 

Чтобы достичь согласия, руководителю нужно говорить с командой. Объяснять и отвечать на вопросы до тех пор, пока сотрудник не скажет: «Точно! Согласен. Задачу понял, буду делать 🫡»

Принцип 3. Ставить цели. Чтобы дойти до результата, нужно знать, куда идти, — в этом помогут цели. И задача руководителя — поставить их как компании, так и отдельным подразделениям и сотрудникам. 

Как говорится, когда ставится четкая цель, пустые скитания становятся квестом. Но тут важно, чтобы цели были адекватными. Это влияет и на их достижение, и на состояние персонала. Сравните ↓

❌ Нет	✅ Да
Цель кондитерского цеха — испечь 100 тортов за месяц.Руководитель распределяет задачи: — Игорю, опытному кондитеру, нужно испечь 30 тортов;— Олегу, новичку, 70 тортов.	Цель кондитерского цеха — испечь 100 тортов за месяц.Руководитель распределяет задачи: — Игорю, опытному кондитеру, нужно испечь 70 тортов + обучать новичка;— Олегу, новичку, 30 тортов + учиться у Игоря.
↓ ↓ ↓	↓ ↓ ↓
Цель не выполнена. Игорь заскучал от слишком простой задачи, а Олег замучился и решил уволиться: «Ну нафиг, лучше не стройку пойду!»	Цель выполнена. Игорь кайфанул от обучения, а Олег понял, как печь торты на потоке. Оба довольны собой, еще и премию получили.

Принцип 4. Требовать результат. Сотрудник должен понимать, какой результат от него ждут и как до этого результата дойти. Иначе это бесцельная возня.

Задача руководителя — убедиться:

• команда понимает, как работа связана с общей целью компании; 

• знает, что будет считаться результатом в конкретных, твердых показателях, например, не «испечь много тортов к 8 марта», а «испечь 100 тортов к 8 марта»;

• не сомневается, что результат проверят: просто филонить не выйдет. 

Принцип 5. Поддерживать дух. Командный дух — это не что-то абстрактное, а когда каждый понимает, для чего существует компания, каков его личный вклад и зачем приходить на работу. За командный дух отвечает капитан корабля — руководитель или собственник.

Когда капитан заряжает энергией, всем в компании сразу понятно: как, зачем и куда плыть. А чтобы капитану понимать, заряжена ли команда, стоит почаще спрашивать у сотрудников, как дела. 

Принцип 6. Повышать ответственность сотрудников. Повышать ответственность — значит, каждый раз давать сотруднику чуть более сложную задачу, чем обычно. Это помогает развивать самостоятельность команды и не дает людям закисать. 

Например, раньше сотрудник работал автором и писал статьи по материалам созвонов от редактора. А теперь — сам созванивается, сам задает вопросы и отвечает за то, чтобы собрать у эксперта всю нужную информацию. Ответственности стало больше, но и драйва тоже. 

Принцип 7. Создавать систему. Система в разных компаниях может отличаться: где-то это строгая иерархия и тонна бюрократии, а где-то — жиро, миро и канбан. Но в целом любая система нужна, чтобы:

• упорядочить бизнес-процессы;

• наладить взаимодействие сотрудников и отделов; 

• не терять идеи сотрудников и их обратную связь;

• ускорить работу компании. 

Вот что мы писали о системах: 

• 4 главных принципа управления бизнес-процессами

• Оценка эффективности сотрудников: строим систему

• Финансовое управление: как выстроить бизнес-процессы в учете

Принцип 8. Планировать — расписывать по шагам, как компания будет идти к цели и что для этого понадобится. Планировать можно все: 

• финансы, например, показатели выручки и чистой прибыли;

• задачи подразделений и отделов;

• действия конкретных сотрудников. 

Планировать грамотно помогут другие наши статьи:

• Декомпозиция целей в бизнесе: что это такое и как работает

• Цикл HADI: как применять метод в рамках финучета (и не только)

• Метод SMART: как ставить и достигать целей

Принцип 9. Координироваться. Координации еще называют планерками, совещаниями, созвонами — не суть. Смысл один: поговорить с сотрудниками, чтобы синхронизироваться по целям и задачам. Уточнить, кто и что сейчас делает и ведут ли эти действия к поставленной цели. 

Чтобы синхронизации не превращались в бесполезные разговоры, советуем использовать технику ЦОРС: 

• Ц — цель, 
• О — ожидания, 
• Р — результат,
• С — следующий шаг.

Техника работает так: на координации модератор проговаривает, какая у встречи цель, какие ожидания, какой результат хотим от нее получить и какой следующий шаг планируем сделать после разговора. Эта структура помогает не тратить время на пустую болтовню. 

Принцип 10. Оценивать — это не про то, хороший сотрудник, специалист или неумеха. А про то, как он работает: достиг ли эталонных показателей? выполнил ли план? есть ли положительная динамика? То есть результат нужно брать не в вакууме, а с чем-то сравнивать.

К примеру, если план выпуска деталей на станке 100 штук, а сотрудник выпустил 120 штук — его стоит похвалить. А если не дотянул, советуем пригласить на личную встречу и спросить: почему так? что помешало? как помочь? 

Оценка дает персоналу ориентиры: к чему стремиться. 

Принцип 11. Обучать — проводить корпоративные тренинги, покупать книги в офис, частично или полностью оплачивать повышение квалификации сотрудников. Обучение позволяет оставаться конкурентоспособными. 

Учиться нужно не только персоналу, но и руководителю. Если он сам узнавал что-то новое сто лет назад, команда возьмет пример. Если учиться каждый месяц, команда повторит. 

Инструменты управления персоналом: административные, экономические и психологические

Существует три группы инструментов управления персоналом: 

• административные — иерархия, дисциплина, правила; 

• экономические — зарплата, премии, бонусы и все, что про деньги; 

• социально-психологические — мотивация, командный дух, корпоративная культура и вот это все. 

Дальше разберем каждую группу инструментов подробнее. 

Административные инструменты: дисциплина, оргструктура, инструкции

Административные инструменты управления персоналом — все, что базируется на правилах, иерархии в коллективе, законах. Например, по трудовому договору нужно ходить на работу и выполнять задачи — договор тут будет административным инструментом воздействия. 

⛏️ Координации — созвоны, планерки, совещания, на которых руководитель проверяет, туда ли движутся сотрудники. Координации могут проходить один на один или с целым отделом. 

⛏️ Дисциплина — в глобальном смысле это некий запрет повторять одни и те же ошибки без последствий. Например, если сотрудник каждый день опаздывает, но ему никто ничего не говорит, дисциплины тут нет. Да и другие со временем начинают действовать так же. 

⛏️ Материальная ответственность — понятие из закона, которое касается сотрудников, работающих с деньгами, материалами или товарами.

⛏️ Организационная структура — документ, в котором описаны функции, существующие в компании, и указано, кто их выполняет. С оргструктурой сотрудники понимают, как устроена и работает компания. А еще с ней быстрее адаптируются новички.

У одних наших знакомых была такая история: владелец агентства недвижимости не мог найти исполнительного директора. Решить проблему удалось только, когда он составил оргструктуру компании. Действующий директор признался, что согласился на должность, увидев этот документ: все было так четко, что сразу захотелось поработать в таком агентстве. Агентстве, где есть порядок.

⛏️ Должностные инструкции — документы, которые описывают, что входит в обязанности сотрудников. Необязательно большие многостраничные талмуды, иногда — пара абзацев. Главное — написать инструкции самим, а не брать готовые из интернета. 

Должностные инструкции подсвечивают цели, задачи сотрудника и ожидаемые результаты. Без них довольно сложно что-то требовать. 

⛏️ Оргполитика — это сборник всех правил и инструкций. Оргполитику собирают как для компании целиком, так и для конкретного отдела или должности. Правила внутри могут быть любыми: от дресс-кода и алгоритма ответов на звонки до технологических карт. 

⛏️ Описание продукта — что делает компания и как это выглядит. С четкими характеристиками, а иногда и граммовкой. Такое описание позволяет сотрудникам создавать нужный продукт и не отклоняться от эталона.

К примеру, руководитель пекарни поставил задачу испечь хлеб — сотрудники испекли его на дрожжевом тесте. Но руководитель хотел бездрожжевой! Теперь все нужно переделывать. А если бы было описание продукта, все сэкономили бы время и силы.

⛏️ Ценный конечный продукт (ЦКП). Каждый отдел и сотрудники должны понимать, что считается результатом их работы. Например:

• ЦКП отдела маркетинга — привлекать квалифицированные лиды; 

• ЦКП отдела продаж — переводить квалифицированных лидов в клиентов.

ЦКП еще можно добавить в оргструктуру — указать возле определенного отдела или должности. Например, так это выглядит у нас в НФ: 

Кусочек оргструктуры Нескучных финансов с примером ЦКП для редакции Газеты

👉 Потренироваться формулировать ЦКП поможет такое упражнение: взять знакомые всем профессии, например, няня, дворник, стоматолог, и попробовать прописать для них ЦКП в одном предложении. Какой конечный ценный продукт у стоматолога? А у дворника? А у няни? 

⛏️ Цели и миссия компании — отвечают на вопрос, ради чего, кроме денег, работает бизнес. Например, большая цель и миссия НФ звучит так: 

Создать культуру эффективного использования инструментов управленческого учета в малом и среднем бизнесе. Сделать мир бизнеса прибыльным, целесообразным, а владельцев — финансово грамотными. И при этом построить мировую компанию на 100 лет. 

Когда есть большая цель, людей на работе держат не только деньги, но и осознание своего вклада во что-то глобальное, возможность быть частью чего-то большего, чем «я».

⛏️ Опросы — помогают вовремя выявлять проблемы и удерживать сотрудников. Советуем каждый месяц задавать три вопроса:

• Как себя чувствуете?

• Какие есть проблемы?

• Куда хочется расти?

Спрашивать можно как устно, так и в формате анкеты. Еще круче разрабатывать с сотрудником индивидуальный план развития — ИПР. Обсуждать, к чему тот стремится, какие задачи хочет решать и какой доход иметь. Это поможет руководителю заметить тех, кто хочет расти. А сотрудникам покажет, что в компании есть карьерный рост и уходить куда-то необязательно. 

⛏️ Обучающая платформа — это некая база со всеми нужными для работы материалами: инструкциями, вебинарами, шаблонами. Такая платформа помогает адаптировать новых сотрудников и обучать текущих. А еще — передавать опыт от сотрудника к сотруднику без траты времени. 

Экономические инструменты: деньги во всех проявлениях

Экономические инструменты управления персоналом — это те, что связаны с деньгами. Вы и сами их хорошо знаете: 

• зарплаты; 

• бонусы и премии; 

• штрафы; 

• гарантии и компенсации, например, региональные надбавки или компенсация ГСМ; 

• льготы, к примеру, ДМС

На экономических инструментах управления персоналом останавливаться не будем. Лишь расскажем короткую историю ↓

👉 Собственница одной компании рассказала нам, что выделяет 1000 ₽ на покупку лекарств и апельсинов каждому сотруднику, который простывает зимой. Все это складывали в корзинку и отправляли на дом больному. Для собственницы так заботиться — было нормой.

На корпоративе в конце года она сильно удивилась, когда многие сказали спасибо за эти корзинки помощи. Через них сотрудники узнали, что они значат для компании и как о них заботятся.

Социально-психологические инструменты: похвала, забота, климат в коллективе

Социально-психологические инструменты — это те, что помогают создавать комфортные условия для труда и развития. Сюда входят и похвала, и психологический климат, и выдача грамот на новогоднем корпоративе, — инструментов много, разберем лишь некоторые для понимания ↓

⛏️ Нормальный психологический климата в коллективе — это тот, при котором всем комфортно работать и все могут быть продуктивными. Создать такой климат — прямая задача руководителя.

Психологический климат можно создавать через:

• Командообразующие занятия или тимбилдинги, например, сплавы по реке, квесты.

• Геймификацию — это когда превращаем работу подразделений в мини-соревнования, ставим планы в игровой форме.

• Культуру и правила: если руководитель пресекает интриги, подковерные игры и манипуляции, с климатом все будет окей. А если сам себя так ведет и поощряет, то вряд ли атмосфера получится здоровой. 

⛏️ Забота — все человеческое. От честного обсуждения проблем и конфликтов до поздравления детей сотрудников с днем рождения. Важно, чтобы все было от души, а не формально. 

Например, если сотрудник рассказал о проблеме, руководителю стоит попытаться ее решить, а затем вернуться к сотруднику с ответом: вот здесь исправили то и это. Или честно признаться, что пока изменения невозможны. 

⛏️ Программы профессионального развития — это поэтапный, пошаговый план роста сотрудника. Например, от стажера до руководителя, от финдира первой категории до финдира четвертой.

Здесь можно сесть и расписать с каждым сотрудником, куда и как он хочет развиваться. К примеру, мы в Нескучных регулярно созваниваемся с финдирами и спрашиваем: 

• Чего хочешь достичь через год?

• Какая у тебя глобальная цель?

Если финдир хочет повысить категорию и работать с крупными компаниями, фиксируем это и пишем план его развития.

⛏️ Зеленый маркер — классный способ хвалить. Суть в том, чтобы подчеркивать правильные решения, удачные ходы, плюсы и не зацикливаться на минусах. Например, Олег изготовил 90 деталей, а план — 100. Здесь сначала стоит сказать, что у Олега вышло хорошо — 90 идеальных деталей. А после уже обсудить, почему не удалось сделать 100. 

Инструменты для разных уровней: подбор, адаптация, мотивация и развитие

В управлении персоналом есть разные этапы: найм, адаптация новичка, мотивация действующих сотрудников, их рост и развитие. И на каждом из этих уровней используются свои инструменты. Вот, например ↓

Этап найма. Чтобы облегчить поиск подходящих сотрудников, можно использовать, к примеру, такие инструменты: 

• Презентация должности — рассказ о том, чем предстоит заниматься. По ссылке можно посмотреть, как у нас в НФ презентуют должность финансового директора: «Работа для финансистов на удаленке. Презентация НФ». Презентацию иногда делают в формате видеоролика — так тоже окей. 

• Аватар или портрет кандидата — описание идеального сотрудника на эту должность. У компании может быть несколько аватаров. Например, бывший главбух, который мечтает сменить работу и приносить реальную пользу, или экономист после вуза, который полон амбиций, но пока не решил, в какую сторону копать. 

Этап адаптации. Здесь инструменты помогают новичкам адаптироваться и быстрее включиться в работу. Например, это могут быть: 

• Чек-лист адаптации — список задач, которые нужно сделать компании для погружения сотрудника в должность: в первый день, неделю, месяц или квартал. Допустим: предоставить доступы, дать ссылки на обучающую платформу, проверить знания и так далее. 

• Обучение стандартам компании — это когда сотрудник узнает, как именно ему нужно работать. Например, по какой технологии предоставлять услугу или по каким правилам договариваться о созвоне. 

Этап мотивации. Работа с действующими сотрудниками, чтобы они были продуктивны, эффективны и довольны. Тут, например, помогут такие инструменты: 

• Материальная мотивация — зарплата, премии и бонусы. 

• Нематериальная мотивация — похвала, комфортная атмосфера, грамоты и все другие способы мотивации, кроме материальных. 

Этап развития. Тоже касается действующих сотрудников. Но инструменты этого уровня могут повлиять на решение людей с этапа найма: если ли в компании рост? какой? — это важные вопросы. 

На этапе развития инструменты могут быть такими: 

• Грейды — конкретные, понятные и описанные правила карьерного роста. Например, в Нескучных есть грейды, по которым каждый финдир проходит путь от ученика от финансового директора первой категории за ~12 месяцев. 

• Артефакты — так в Нескучных мы называем ачивки, которые нужно собрать, чтобы перейти на следующий грейд. Например, выступить на мероприятии, дать экспертный комментарий СМИ или поучаствовать в написании вот этой статьи. Так финдир развивается не только внутри компании, но еще и прокачивает свой личный бренд. 

Важно подбирать для каждого этапа свои инструменты и ни на одном из них не забивать на управление персоналом. 

Как понять, что система управления персоналом работает

Понять, что система, принципы, инструменты управления персоналом работают, можно тремя способами: 

Способ	Пример
Посмотреть, создается ли ценный конечный продукт (ЦКП)	ЦКП токаря — 100 деталей. До внедрения инструмента «Зеленый маркер» он вытачивал 70 деталей, а теперь — 110. Значит, инструмент работает 😍
Оценить текучку сотрудников в динамике	В 2022 году текучка была 10% 😥.В 2023 году наладили климат в коллективе, начали замечать успехи команды и разработали оргструктуру. Текучка упала до 1% — супер, система работает 🤩
Посчитать выручку на сотрудника по формуле: объем выручки за месяц / кол-во сотрудников	Если выручка на сотрудника растет, значит, компания нанимает нужное количество людей и правильно их мотивирует 📈

Тема управления персоналом огромна, и в одной статье ее не раскроешь. Поэтому, если хочется погрузиться глубже, советуем такие книги:

• «45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя», Максим Батырев

• «Лидер и племя. Пять уровней корпоративной культуры», Джон Кинг и Дэйв Логан

• «Одноминутный менеджер», Кеннет Бланшар, Спенсер Джонсон

• «Не рычите на собаку! Книга о дрессировке людей, животных и самого себя», Карен Прайор

• «Эффективный руководитель», Питер Друкер.

Управление персоналом: частые вопросы собственников

Отвечает Светлана Гагина, финансовый директор НФ, руководитель дивизиона финансовых директоров. Обладательница награды «Самый продуктивный дивизион». С нуля выстроила учет в шести компаниях. Экспертные области: производство, строительство, IT.

Как добиться, чтобы сотрудники выполняли работу и были довольны?

Для начала поговорите с сотрудниками: просто поболтайте. Часто классных результатов удается достичь простым человеческим разговором.

Как увольнять сотрудников?

Нужно не бояться это делать. Если работаете давно, а результатов никаких, — мы начинаем разбираться по каждому сотруднику. И часто находим, что человек просто неэффективно работает. После этого нужно расставаться, чтобы каждый развивался дальше. Ведь увольнять — значит отпускать на волю, давать свободу человеку.

Сотрудники ничему не хотят учиться. Что делать?

Вспомните, когда последний раз вы сами проходили обучение. Если давно — самое время изучить что-то новое, подтянуть знания. Иногда нужно своим примером что-то показывать сотрудникам.

Управление персоналом: в двух словах

• Управление персоналом — это способ добиваться результата руками команды. 

• Есть три вида инструментов для управления сотрудниками: административные, социально-психологические и экономические. Лучше использовать все сразу. 

• Административные инструменты — это правила, инструкции, законы.

• Экономические — все, что связано с деньгами: зарплаты, бонусы, льготы, компенсации, премии.

• Социально-психологические — все, что нельзя пощупать: от похвалы до комфортного климата в коллективе. 

• Инструменты управление персоналом применяются на всех этапах: от отбора и найма кандидатов до развития сотрудников. 

• Оценить эффективность системы управления помогут три вопроса: выполняется ли ЦКП? снижается ли текучка кадров? растет ли выручка на сотрудника?

Поможем с персоналом 

Финдиры Нескучных не управляют персоналом напрямую, но часто делают это косвенно: могут разработать эффективные KPI; помочь поставить и достичь планы по продажам, выручке и прибыль; посчитать и оценить выручку на сотрудника. Вот лишь некоторые примеры такой работы: 

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Как финдиректор раскрыла хитрый заговор менеджеров

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓