Управляющий клиникой: кто такой, что делает и как отвечает за финансы

Бухгалтер и директор — должности, которые должны быть в любой клинике и чьи задачи понимают собственники. А вот управляющий клиникой — это часто размытая фигура. Где-то он есть, а где-то — нет, и непонятно, зачем он нужен. В этой статье ответим на этот вопрос и расскажем, за что отвечает управляющий клиникой.

Содержание

Кто руководит клиникой и какое место занимает управляющий в ее оргструктуре

Что входит в обязанности управляющего клиникой

Как управляющий отвечает за финансы и влияет на доходность бизнеса

Распространенные ошибки управляющих

Управляющий клиникой: частые вопросы собственников

Кто такой управляющий клиникой: в двух словах

Поможем навести порядок в финансах клиники

Кто руководит клиникой и какое место занимает управляющий в ее оргструктуре

Верхушка пирамиды оргструктуры клиники — директор. Он отвечает за достижение целей, которые ставит собственник. Иногда директор и собственник — одно лицо. Фундаментальная задача на этой должности —  развитие клиники. После директора идут другие руководящие должности: исполнительный директор и главный врач. Эти роли есть практически в каждой медорганизации:

• Главный врач — отвечает за работу с врачами и медсестрами. Он контролирует и организовывает работу медиков в соответствии с требованиями к оказанию услуг и участвует в найме новых специалистов. В некоторых случаях может оказывать медицинские услуги пациентам.

• Исполнительный директор — помогает улучшить качество услуг, отвечает за привлечение новых пациентов, составляет планы по выручке и загрузке врачей, а затем контролирует их выполнение и анализирует результаты.

Получается, что главный врач больше сосредоточен на медицинской стороне клиники, а исполнительный директор — на административной и управленческой. Вопрос: где тогда место управляющему? Отвечаем ↓

По сути, управляющий может отвечать и за медицинскую сторону, и за административную — всё зависит от конкретной клиники. Например, где-то управляющий может делать то же самое, что и исполнительный директор. Отличаться будет только название должности.

Примерная оргструктура клиники. Управляющий в ней может быть как на месте главного врача, так и на месте исполнительного директора, а иногда заменять сразу две должности

Нужен управляющий или нет, зависит от масштаба медорганизации:

→ Если это один узкопрофильный филиал, то, скорее всего, там есть главный врач, а роль исполнительного директора на себя берет собственник. В таких организациях управляющий обычно не нужен, так как небольшие обороты не позволяют содержать дополнительного сотрудника.

→ Если клиника многопрофильная или сетевая, то в них уже может быть несколько главных врачей и один исполнительный директор, который отвечает за показатели всей клиники. И на месте исполнительного директора может быть управляющий. Либо управляющий может выступать в роли помощника исполнительного директора.

Что входит в обязанности управляющего клиникой

Для управляющего разрабатывают должностную инструкцию. В каждой клинике ее адаптируют под конкретные задачи, для которых не хватает отдельного специалиста. Поэтому в сети можно найти образцы должностной инструкции, но вряд ли их можно назвать универсальными.

Главная задача управляющего, как правило, — обеспечить загруженность клиники. Это особенно актуально, когда клиника открывает новый филиал. Если в первом филиале уже есть стабильный поток пациентов и постоянная клиентская база, то во втором кабинеты нужно наполнять. И вот в рамках этой задачи есть подзадачи, за которые тоже может отвечать управляющий:

→ Планирование. Управляющий видит текущую загрузку врачей и рассчитывает, сколько пациентов нужно, чтобы улучшить показатели. На основе этого он ставит планы руководителям или конкретным врачам и по итогу проводит план-фактный анализ. 

→ Загрузка клиники. Ставить планы врачам бессмысленно, если в клинике нет стабильного потока клиентов. Обеспечить поток помогает маркетинговый отдел со своим руководителем. Но управляющий тоже участвует в процессе. Он может продумывать акции, спецпредложения, систему лояльности или мероприятия для привлечения пациентов.

→ Контроль качества сервиса. Контроль подразумевает работу с администраторами и врачами. Цель — сделать так, чтобы пациенты записывались на первый прием, затем хотели записываться повторно и по итогу становились постоянными клиентами. Для этого нужно повышать вовлеченность сотрудников.

Чтобы достигнуть цели, управляющий может ставить сотрудникам KPI, проводить разъяснительные беседы по работе с пациентами и при необходимости отправлять на обучение.

Что касается работы с врачами, то тут тонкая грань: 

• Управляющий может влиять на процессы при оказании услуги, только если у него есть опыт в лечении и он хорошо знаком с процедурой. То есть задача больше подходит для того управляющего, который по факту берет на себя задачи главного врача.

• Если управляющий больше выступает в роли менеджера, то он сильнее влияет на уровень сервиса на приеме. То есть он оценивает, насколько пациенту понравилось в клинике: был ли врач доброжелательным, выслушал ли жалобы, насколько подробно отвечал на вопросы.

→ Управление запасами. Чтобы в клинике всегда было достаточно расходников, препаратов и инструментов и при этом их не было в избытке, управляющий регулярно отслеживает запасы. Если что-то скоро закончится, он делает поставки. А если чего-то в избытке, то предлагает идеи, как можно расходовать материал быстрее.

→ Подбор персонала. Управляющий может отбирать кандидатов на должности как врачей, так и администраторов. Но если в клинике уже есть главный врач, то он тоже присутствует на собеседовании в качестве будущего руководителя медработника.

Как управляющий клиникой отвечает за финансы и влияет на доходность бизнеса

Управляющие часто отвечают за загрузку клиники, соответственно, влияют на ее выручку и рентабельность. Чем лучше управляющий выстроил производственные и бизнес-процессы, тем больше заработала клиника.

При значимой роли управляющего в доходности клиники он не отвечает за финансовый учет: не составляет финмодель, не рассчитывает чистую прибыль и не составляет управленческие отчеты. Эти задачи выполняет финансовый директор.

Упрощенно совместная работа управляющего и финдира выглядит так: 

1. Управляющий отвечает за приход денег — проводит акции, повышает качество обслуживания.

2. Приходит с полученными за месяц цифрами к финдиректору.

3. Финдиректор рассчитывает эффективность клиники по итогу месяца, определяет рентабельность и то, насколько быстро в медорганизации оборачиваются денежные средства.

4. На основе результата финдиректор и управляющий обсуждают и ставят цели на следующий период.

Распространенные ошибки управляющих

Главная ошибка — не ставить планы или ставить, но не контролировать их выполнение. Если планов нет, то клиника плывет по течению и не понимает, в каком направлении двигаться. А если планы ставят интуитивно, то в конце месяца работает принцип «что получилось, то получилось». Такой подход показывает, что управляющий не умеет работать с план-фактным анализом.

Из-за проблем с планированием управляющие могут допускать еще две ошибки:

• Не менять систему оценки результатов и обучения. Если управляющий не умеет управлять результатами, то он вряд ли сможет объяснить, почему в клинике немного пациентов. Соответственно, он не будет знать точки роста и, скорее всего, не сможет улучшить ситуацию.

• Неэффективно расходовать бюджет. Без планирования управляющий может допустить избыток материалов на складе или закупать их по завышенным ценам. Всё это — убытки для бизнеса.

Управляющий клиникой: частые вопросы собственников

Отвечает Александр Еловков, финансовый директор «Нескучных финансов»

Должен ли управляющий медицинским центром иметь медицинское образование?

Медобразование обязательно, если управляющий работает с пациентами напрямую и оказывает медуслуги. Это регулирует Приказ Минздравсоцразвития России от 23.07.2010 №541н.

Если в клинике уже есть главный врач, то управляющему медобразование не нужно, так как обычно он отвечает за продажи услуг и взаимодействие персонала с клиентами. Более актуальным будут образование и навыки в сфере менеджмента. А если у такого сотрудника всё же есть медобразование, то это будет плюсом, так как позволит быстрее понять нюансы в медицинской нише.

На какие показатели завязывать зарплату управляющего?

Варианты разные. Обычно основные KPI — это процент выполнения плана по выручке, который считают в рублях, или по загрузке клиники, который считают в человеко-часах.

Еще можно использовать расходование бюджета. В таком случае управляющий регулярно анализирует поставщиков и выбирает те варианты, которые будут выгодны как по финансам, так и по качеству. Чем эффективнее управляющий будет расходовать бюджет, тем больший бонус получит.

Может быть и такое, что управляющий получает процент от выручки или процент от валовой прибыли. Универсального процента нет, но, как правило, используют прогрессивную шкалу. Чем больше прибыли, тем выше процент.

Искать управляющего или развивать из своих сотрудников?

Это равноценные варианты со своими плюсами и минусами. 

• Если нанимать специалиста, то в идеале это уже человек с нужным опытом и навыками. Ему будет проще влиться в бизнес-структуру. Это плюс. А минус в том, что поиск может быть долгим. К тому же выше риск текучки — если у врачей  не срастется с новым управляющим, то он может покинуть место.

• Если развивать своего сотрудника, то можно получить управленца, который знаком с особенностями конкретной клиники и у которого уже сложились отношения с коллективом. Минус в том, что это должен быть кто-то действительно способный к работе на новой должности. Но не все готовы к управленческим и административным функциям.

• Если подходящий человек есть в штате, то всё равно нужно ждать, пока он научится и, возможно, набьет шишки — и только затем станет эффективным управляющим.

Кто такой управляющий клиникой: в двух словах

• Управляющий клиникой может выполнять работу либо главного врача, либо исполнительного директора. Чаще встречается второй вариант. Если управляющий напрямую может участвовать в процессах лечения и работы с пациентами, ему нужно медобразование.

• Нанимать управляющего в небольшую клинику обычно невыгодно, так как этого не позволяют обороты бизнеса. Должность больше актуальна для сетевых или многопрофильных организаций.

• Управляющий отвечает за наполнение клиники. Для этого он продумывает, как можно привлечь пациентов, контролирует качество сервиса и возвращаемость пациентов. При необходимости может ставить KPI врачам и администраторам. Также управляющий контролирует закупки, чтобы материалов на складе всегда было в меру.

• Если управляющий справляется с задачей, то доход клиники растет. Если положительной динамики нет, то у сотрудника может быть проблема с планированием и анализом. Из-за этого он не знает, как привлечь и удержать больше пациентов, а также не знает слабые места в работе команды.

Поможем навести порядок в финансах клиники

И хоть мы не управляющие клиникой, но тоже помогаем бизнесу находить способы, как увеличить прибыль. Для этого внедряем управленческие отчеты и помогаем увидеть бизнес в цифрах, его реальную прибыль и подсказываем, как можно улучшить ситуацию.

Вот как обычно это происходит:

• Сократили убыток на 1 млн рублей в пандемию, а через год вышли на максимальную прибыль 8,8 млн ₽

• Нашли 38 млн ₽ дебиторки, хотя клиники не работали в долг

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓