Однажды мы с собственником сети мебельных магазинов сверили отчет о движении денег с реальными цифрами на расчетных счетах компании. Мы увидели, что не хватает 700 000 рублей. Чтоб вы понимали, месячная прибыль компании тогда составила 800 000 рублей.
Мы начали разбираться, и вскоре нашли, куда утекли деньги — в карманы продавцов. В этой статье расскажу, как именно это обнаружилось.
Подозрения в утечке денег были и раньше
Клиент владеет собственным мебельным производством и сетью магазинов, где продает собственную продукцию и мебель других производителей. Таких торговых точек у него тринадцать по всему региону.
В каждом магазине у продавцов была экселевская табличка с базовым отчетом по продажам: сколько товара и почем продали за наличку или безналом. Предприниматель смотрел в эти таблички и видел хорошие цифры: продажи идут, деньги текут рекой. Запомните эти таблички, они еще всплывут в этой истории.
А вот в реальности денег в кассах и на счетах было маловато. Сколько конкретно недоставало, собственник не знал — было только ощущение, что что-то не то. Может быть, собственник компании просто транжира и тратит деньги, не задумываясь, поэтому их мало? Или себестоимость высокая, а цены слишком низкие? Или дебиторка где-то заморозила деньги? Догадок много и решений тоже, но надо понять, почему на самом деле денег-то мало.
Поэтому предприниматель обратился к нам, чтобы понять, куда уходят деньги.
Собрали факт и увидели точную недостачу
Итак, у нас было много догадок и гипотез, почему у компании есть проблемы с деньгами — от раздутой дебиторки до собственной невнимательности. Чтобы понять, в чем именно дело, мы собрали два отчета — ДДС и ОПиУ.
Отчет о движении денежных средств (ДДС) показывает все про деньги: сколько их заходит, сколько выходит и сколько должно быть у нас на счетах. Помните отчеты магазинов по продажам? Цифры по поступлениям денег мы взяли оттуда, а потом сравнили эти данные с деньгами в кассе и на расчетном счету. Вышла неувязка: в реальности денег на 700 000 рублей меньше, чем должно быть по отчетам продавцов.
Стало очевидно, что проблема именно в том документе, по которому сверяли поступления. Это и неудивительно: в отчете мало показателей и много лазеек для того, чтобы схитрить ― например, записать меньше, чем продали или «забыть» про запись вовсе. Разницу — в карман.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) в этой ситуации нам был нужен для подстраховки — проверить на всякий случай, а мы вообще зарабатываем? Оказалось, все нормально: 14 миллионов рублей выручки, 800 тысяч рублей прибыли. Заодно волосы встали дыбом от масштаба недостачи: 800 заработали, 700 потеряли.
Как оправдывались продавцы
Собственник сначала не поверил. Неприятно и больно знать, что сотрудники вот так нагло пользуются доверием и берут деньги мимо кассы. Владелец магазинов решил честно спросить продавцов, почему так? Они придумали два оправдания (оба — вранье).
«Это всё проблемы с банком!». Дескать, покупатели расплачиваются карточкой. А что деньги на расчетный счет компании не попадают — это уже вопросы к банку. Ну, что ж. Действительно, были ситуации, когда платежи не проходили — надо проверять.
Даже если платеж не прошел, у банка все равно остается о нем хоть какая-то информация. Собственник обратился в офис банка, чтобы запросить выписку по всем переводам, в том числе не прошедшим. Данные сверили с табличкой продавцов: часть переводов в банк существовала только в этой Экселевской табличке.
Оказалось, что продавцы принимали оплату наличными, отмечали в табличке, что покупатель якобы расплатился картой, а деньги клали себе в карман. Если спросят ― это банк накосячил.
«Это не мы, это клиенты виноваты». Недостачи в кассе продавцы поясняли и рассрочками. Покупатель вроде как показался приличным, а денег не хватало. Вот, чтобы его не терять, предложили купить сразу, а расплатиться в течение трех месяцев. Никаких документов, которые бы подтверждали факт рассрочки, не оказалось.
Ну, начнем с того, что раздавать рассрочки по своему усмотрению это уже так себе, но в принципе понять можно. Собственник обзвонил потенциальных должников, чтобы уточнить, покупали ли они мебель в его магазине в рассрочку. Подтвердились рассрочки по нескольким продажам, в остальных случаях клиенты расплатились сполна наличными. А новость, что они купили мебель, оказывается, в рассрочку и еще что-то должны, повергла их в шок.
Выяснилось, что иногда продавцы оплату от некоторых клиентов указывали в табличке, но не вносили в кассу, а делили между собой. Алиби? Купил в рассрочку и исчез.
Оправдания продавцов оказались пустышкой. Нет, конечно, они не крали каждый день и помногу. Они брали по чуть-чуть, чтобы было не очень заметно. Но такие подтаскивания из 13 магазинов сложились за месяц в нехилые 700 тысяч.
Что собственник сделал, чтобы больше было не повадно
Стало очевидно, что воровство среди продавцов стало возможным из-за того, что в его бизнесе нет нормального учета. Вот, что собственник сделал для того, чтобы больше не воровали.
1. Попрощался с ворами. Владелец уволил всех продавцов, которых уличил в хищениях, и смог это доказать. Среди уволенных были люди, которые проработали у него не один год и имели хорошую репутацию. Пока собственник не разобрался в финансах, оснований не доверять этим людям не имел. С остальными он провел воспитательную беседу: дал продавцам понять — это прежде можно было воровать безнаказанно, теперь «малина» закончилась.
2. Завел «амбарную книгу». Учет продаж на местах ведется теперь не только в электронном, но и в бумажном виде. В тетради, в отличие от Экселя или другой электронной таблицы, нельзя ничего незаметно исправить задним числом.
3. Полюбил ДДС. Это тот отчет, который раскопал воровство в компании. Теперь электронные отчеты магазинов о продажах в Экселе каждый день отправляются на почту финансовому менеджеру, который оперативно разносит их в отчет о движении денежных средств.
4. Контролирует наличку. При плановых инкассациях, которые проводятся раз в месяц, делается сверка: сколько после предыдущей инкассации продано, на какую сумму, сколько наличных принято из кассы. Под этими цифрами расписываются работники магазинов.
5. Бывает внезапным. Проводятся регулярные внеплановые ревизии, к которым кассиры не могут подготовиться. Ревизоры проверяют то же, что и при инкассации — сходятся ли данные «амбарных книг» и табличек в Экселе о продажах с остатком в кассе. Больше недостач не было. Но если цифры не сойдутся, будут неприятные вопросы к руководству магазина и продавцам. Доверять людям надо, но и проверять — обязательно.
***
Управленческий учет делает разницу между догадками и фактами. Без сбора цифр собственник, вероятно, так и думал бы, что причина недостатка денег в чем-то другом. Ведь поверить в то, что проблема в людях — сложнее всего.
