Собственник пришел к нам со смутным ощущением, что в бизнесе что-то не так: сделок много, выручка есть, а вот прибыли как-то не видно. Мы всё проверили и подтвердили опасения собственника: убыток — миллион.
Компания «Ножницы — Бумага» занимается госзакупками: поставляет канцелярию, компьютеры, мусорные мешки и салфетки в государственные учреждения. Зарабатывает бизнес так: сначала находит на тендерной площадке заказ и подает заявку на участие. Если побеждает на торгах, то закупает все необходимое у своего поставщика и передает заказчику. Разницу между суммой закупки и суммой тендера — себе в карман.
В первый же месяц работы с «Ножницами — Бумагой» мы поняли: бизнес убыточный. В январе, например, заработал минус миллион рублей. Когда собственник про это узнал, сгоряча чуть не закрыл компанию.
Мы его остановили: убытки убытками, но ведь можно выплыть! Рассказываем, как мы решили эту бизнес-задачу. Слово — финдиректору.
«Ножницы — Бумага» — выдуманное название. Мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история — чистая правда.
Отремонтировали калькулятор сделок, чтобы не брать убыточные контракты
Первым делом я собрала отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Он показывает, сколько заработала компания и на чем. Тут я и увидела убытки: они появлялись, потому что «Ножницы — Бумага» зарабатывала мало выручки — ее не хватало на покрытие всех расходов:
Когда бизнесу не хватает выручки, финдиректор начинает разбираться: что мешает компании зарабатывать? Может оказаться, что бизнесу для полного счастья не хватает пары десятков заказов в месяц — тогда задача решается простым подключением рекламы. Или, например, заказов хватает — тогда нужно поднять цены.
Но я решила сначала проверить, не берет ли компания заранее убыточные сделки. Для этого заглянула в калькулятор рентабельности — это такой инструмент, который считает все доходы и расходы по сделке и показывает, стоит ли брать ее в работу.
Калькулятор сразу подтвердил мою догадку: компания бралась за убыточные контракты.
Но кто в здравом уме будет брать убыточные контракты? Тот, кто думает, что они прибыльные. Так и было. Оказалось, что в калькуляторе сделок компании учитывались не все расходы. Калькулятор считал по формуле:
сумма тендера — оплата поставщикам
По этой формуле все сделки — прибыльные. Потому что в ней не учитываются комиссии площадкам, бонусы сотрудникам, доставка и проценты по кредиту.
Из-за поломанной формулы компания не замечала часть расходов:
Я починила калькулятор рентабельности и дополнила его новыми статьями расходов. Мы начали считать и бонусы сотрудникам, и комиссию площадке, и даже непредвиденные траты.
Если раньше компания через раз брала убыточные сделки, то теперь работает только в плюс.
Перестали работать за копейки
Раньше в «Ножницах — Бумаге» рассуждали так: «О, сделка, берем! Лучше хоть какая-то денежка, чем ничего». Так компания попадала на неприбыльные сделки. Не на убыточные, где уходила в минус, а на такие, где зарабатывала копейки.
Сравните: есть две сделки, обе на 100 000 рублей. Но с одной бизнес заберет себе 40 000 рублей, с другой — 18 000.
Первая сделка — высокомаржинальная, в ней больше разница между расходами и выручкой. Если считать в процентах, то маржинальность этой сделки — 40%. А у второй — всего 18%.
Я установила порог маржинальности в 28%. Это значит, что с любой сделки компания должна была оставлять себе минимум 28% от выручки. При таком проценте она покрывает все свои расходы и получает чистую прибыль.
Подробнее о маржинальности мы рассказывали в других статьях:
- Анализ маржинальности: какие товары приносят больше денег
- 9 способов повысить маржинальность в торговле
Перестали распыляться на мелкие сделки — до 150 000 ₽
У «Ножниц — Бумаги» была еще одна проблема: компания подавала заявки на все тендеры без разбора. Менеджер в один день мог отправить заявку на контракт за 30 000 рублей и на контракт за полмиллиона. Причем оформление и той и другой сделки заняло бы примерно одинаковое время — ну, может, во втором случае пришлось бы повозиться с документами чуть дольше.
Чтобы сотрудники не распылялись на мелкие контракты, я ввела лимит по среднему чеку — 150 000 рублей. Так мы сразу увеличили выручку и сфокусировались на крупных заказах.
Правда, с крупными заказами есть свои сложности. Например, в них строже требования к соблюдению сроков и качеству отгрузок. Если нарушить хоть что-то, можно получить штраф или хуже — попасть в список недобросовестных исполнителей, и тогда новых выигранных контрактов не жди.
Но сейчас «Ножницы — Бумага» со всем справляется.
Научились планировать выручку и прибыль
Итак, мы отремонтировали калькулятор сделок, установили норму маржинальности и целевой средний чек — все это помогло компании не работать в минус. Но просто работать в плюс — это полдела. Вторая половина — научиться планировать и понимать, сколько получится заработать в этом месяце, а сколько — в следующем.
Чтобы планировать выручку, я ввела операционный отчет. В нем две части: командный зачет и личный.
В командном зачете можно контролировать выручку еженедельно и проверять, идет ли компания по плану или отстает и надо поднажать.
В личном — следить за результатами работы сотрудников: смотреть, у кого больше побед по тендерам, выше средний чек и рентабельность сделок:
Операционные отчеты помогают планировать выручку, но собственнику они нравятся не поэтому. А потому, что с их помощью можно оцифровать работу компании, а значит, влиять на финансовый результат.
Вышли на 5 млн ₽ выручки и 700 000 ₽ чистой прибыли
Мы начали работу с «Ножницами — Бумагой» с миллионного убытка и выручки, которой не хватало на покрытие расходов. Когда собственник об этом узнал, то чуть не закрыл бизнес. Но мы его остановили и принялись за работу.
Чтобы разобраться с убытком в «Ножницах — Бумаге», мы сделали четыре шага:
- перенастроили калькулятор рентабельности, чтобы компания больше не брала убыточных сделок;
- установили минимальную маржинальность в 28%, чтобы бизнесу на все хватало;
- поставили ограничение по среднему чеку на 150 000 рублей;
- ввели операционный отчет, чтобы планировать выручку.
В итоге выручка выросла больше чем в два раза, а прибыль из минус миллиона превратилась в +700 000 рублей. И все это — за три месяца:
В планах у компании — выбрать одно направление и сконцентрироваться на нем. Например, отказаться от тендеров с канцелярией и участвовать только в тех, где будет техника. Это снизит риск кассовых разрывов. ↓
Сейчас «Ножницы — Бумага» работает с поставщиками по предоплате, а с заказчиками — по постоплате. Получается большой временной лаг между отправкой аванса и получением денег — это грозит кассовыми разрывами. А если выбрать одно направление и нескольких поставщиков, можно договориться на более выгодные условия.
Поможем решить проблему с убытками
Если вам показалось, что миллионный убыток — это много, то вот несколько историй, где он еще больше. В одной мы помогли закрыть дыру в −5,5 млн рублей за полтора года, в другой — нашли способ выйти из −10 млн в +4 млн рублей за год.
Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями и много с кем еще. И везде наши финдиры помогают решать бизнес-задачи:
- выбраться из убытков;
- наладить стабильный денежный поток;
- фокусироваться только на выгодных сделках;
- избавиться от кассовых разрывов;
- увеличить прибыль;
- масштабироваться.
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна — не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
