Забалансовые счета: виды и для чего нужны

Забалансовые счета помогают учитывать чужое имущество, которое временно находится под контролем бизнеса. Рассказываем, какие есть виды забалансовых счетов, а также о том, как их учитывать в управленческом учете.

Содержание

Забалансовые счета: что это и зачем их учитывают

4 вида забалансовых счетов

Как вести учет на забалансовых счетах

3 риска, которые возникают без учета на забалансовых счетах

Забалансовые счета: в двух словах

Поможем взять финансы бизнеса под контроль

Забалансовые счета: что это и зачем их учитывают

Забалансовые счета — способ учитывать чужое имущество, которое временно находится под контролем бизнеса. Это простая таблица, где фиксируют данные об активах, которыми временно пользуется или управляет бизнес. Вот несколько ситуаций, когда компании стоит использовать забалансовые счета ↓

• аренда активов — оборудования, транспорта или недвижимости. Например, когда компания арендует самосвал на долгий срок;

• прием товара на комиссию — например, маркетплейс получает товар селлера и хранит его на складе до продажи;

• прием товара на хранение — например, когда товар отгружают на транзитный склад, чтобы дождаться погрузки на другой вид транспорта;

• прием сырья и материалов на переработку — например, когда швейное ателье принимает от заказчика ткань, из которого будет отшивать платье.

Обычно учет на забалансовых счетах ведут по правилам бухучета — всё потому, что этого требует закон. Мы же разберем, чем забалансовые счета полезны для управленческого учета. Вот две основные причины: 

Причина 1. Возможность контролировать временное имущество. Фиксировать поступление, перемещение, продажу и выбытие активов. 

Причина 2. Можно снизить риск потери, кражи или порчи имущества. Забалансовые счета помогают отслеживать местоположение имущества, вовремя заметить его пропажу или повреждение. 

4 вида забалансовых счетов

Забалансовые счета делят на четыре вида: счета для арендованного имущества, учета товарно-материальных ценностей, учета залогов и обязательств, а также для гарантийных обязательств. 

Счет для арендованного имущества — помогает учитывать всё имущество, которое бизнес взял в аренду или лизинг. Это может быть: 

• транспорт — например, автомобили или спецтехника;

• коммерческая недвижимость — офисы, склады и торговые площади;

• производственное оборудование;

• мебель и офисное оборудование, которое бизнес получил во временное пользование вместе с арендой офиса.

Вот как может выглядеть такой счет ↓

Счет для учета товарно-материальных ценностей — на счете фиксируют имущество, которое бизнес принял на комиссию для перепродажи, переработки или на хранение. В управленческом учете счет для учета товарно-материальных ценностей, принятых на переработку, может выглядеть так ↓

Счет для учета залогов и обязательств — используют, чтобы вести учет:

• имущества, которое бизнес получил в виде залога. Например, когда другая компания передала в залог оборудование, чтобы обеспечить оплату долга;

• обязательств — в случае, если сам бизнес передал имущество в залог как гарантию оплаты;

• банковских гарантий — чтобы учитывать банковские гарантии, которые бизнес получил от банка. Например, для исполнения контракта.

↑ Учет залогов, обязательств и банковских гарантий ведут, чтобы отслеживать потенциальные риски и контролировать свои обязательства, которые невозможно учитывать в балансе.

Вот как может выглядеть счет для учета банковских гарантий ↓

Счет для учета гарантийных обязательств — отражает гарантийные обязательства бизнеса перед клиентами. Например, компания производит светильники, на которые дает гарантию 1 год. Если светильник сломается — бизнес починит прибор или заменит его на новый, поэтому держит для таких ситуаций отдельный бюджет.

До тех пор, пока гарантийный срок не выйдет, бизнес будет учитывать такие гарантийные обязательства на специальном счете и держать под него отдельный бюджет. Вот как это может выглядеть ↓

Как вести учет на забалансовых счетах

Чтобы начать вести учет на забалансовых счетах, бизнесу стоит пройти четыре шага ↓

Шаг 1. Выбрать инструмент учета

Создать и вести реестр забалансовых счетов можно двумя способами:

• в Гугл-таблице;

• в системе для автоматизации бизнес-процессов — например, в 1С.

Для каждого из способов достаточно создать таблицу с колонками: объект, дата, основание, стоимость имущества, статус и комментарий. Вот как это может выглядеть ↓

Шаг 2. Назначить ответственного

Когда у задачи нет ответственного, то за нее никто не отвечает, а имущество становится бесхозным. И у него вырастают ноги. Поэтому вести реестр, контролировать забалансовые счета и отслеживать их статус должен конкретный сотрудник. Например, бухгалтер, финансовый менеджер или сам собственник небольшого бизнеса.

Шаг 3. Проводить инвентаризации и сверки

Инвентаризации и сверки нужны, чтобы не допускать хищений и повреждений забалансового имущества. Например, чтобы предотвратить ситуации, когда сотрудник повредил арендованную машину и не сообщил об этом, а бизнес узнал о поломке  постфактум — при возврате арендуемого авто.

Частоту проведения инвентаризации выбирают, отталкиваясь от типа имущества:

• для дорогостоящих активов и имущества с высокой вероятностью повреждения, например, спецтехники, которая работает в экстремальных условиях, — раз в месяц;

• для других активов и имущества — раз в квартал.

Шаг 4. Включить данные забалансовых счетов в управленческую отчетность

Забалансовые счета включают в презентацию управленческой отчетности, которую финансовые директора готовят для собственника бизнеса. Это помогает собственнику:

• оценивать риски — понимать, какую ответственность будет нести компания, если потеряет принятый на реализацию товар или повредит арендованное имущество;

• управлять обязательствами — оценивать убытки и ограничения, которые могут возникнуть при неисполнении обязательств по договору. Например, в виде выплаты комиссии по банковским гарантиям.

3 риска, которые возникают без учета на забалансовых счетах

Когда бизнес не ведет учет на забалансовых счетах, то может столкнуться с тремя рисками ↓

Риск 1. Утратить чужое имущество. Когда бизнес не ведет учет на забалансовых счетах, то рискует потерять или повредить чужое имущество. А значит, попасть на выплату полной или частичной стоимости имущества. 

Риск 2. Получить непредвиденные расходы. Если компания не учитывает забалансовые активы, то рискует получить внеплановые расходы. Например, в виде возмещения стоимости утраченного имущества, выплаты процентов по гарантийным обязательствам или штрафов за аренду оборудования, о котором все давно забыли. 

Риск 3. Работать без плана. Когда компания не ведет учет активов и обязательств на забалансовых счетах, то теряет возможность эффективно планировать работу и управлять бизнес-процессами. 

Это может привести компанию к самым разным непродуманным решениям:

• бизнес не закладывает бюджет для выплаты залога;

• компания пропускает сроки возврата арендуемого оборудования;

• бизнес получает штрафы и другие нежелательные последствия. 

Забалансовые счета: в двух словах

• Забалансовые счета — это способ учитывать имущество, которое находится под временным контролем бизнеса. Например, чтобы учитывать товар, который склад принимает на хранение.

• В управленческом учете выделяют четыре вида забалансовых счетов: счета для арендованного имущества, учета товарно-материальных ценностей, учета залогов и обязательств, а также для гарантийных обязательств.

• Чтобы начать вести учет забалансовых счетов, нужно выбрать инструмент учета, назначить ответственного, проводить инвентаризации и сверки, а также включить эту информацию в управленческую отчетность. 

Поможем взять финансы бизнеса под контроль

Финдиры НФ умеют собирать и вести самые разные управленческие отчеты. Они помогут оцифровать показатели бизнеса и учитывать самые разные активы и обязательства, чтобы собственник принимал управленческие решения на основе твердых цифр. Вот как они уже это делали:

• Маркетплейс: разобрались с товарной матрицей и увеличили выручку в 1,5 раза

• Склад забит, собственники без денег, кладовщики — в панике. Как мы поработали со складом и всё исправили

• Разморозили 12 млн ₽ со склада автосервиса

• 13 лет без инвентаризации: как разгрести склад и увеличить оборачиваемость

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓