В 2020 году электронной подписью заверили 850 млн коммерческих документов, а в 2021-м — уже 1,1 млрд. И если раньше электронным документооборотом пользовались только крупные компании, то сейчас к нему подключается малый и средний бизнес. В статье рассказываем, как устроен ЭДО, для кого обязателен и как перейти на него, если вы поняли, что уже пора.
Содержание
Виды электронного документооборота
Плюсы и минусы электронного документооборота
Как совмещать бумажный и электронный документооборот
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот в 2023 году
Какая электронная подпись нужна для ЭДО
Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать
Как перейти на электронный документооборот
Электронный документооборот: частые вопросы собственников
Электронный документооборот: в двух словах
Поможем навести порядок в компании
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет. Этот процесс похож на переписку по электронной почте: одна компания пишет письма, другая отвечает на них.
Формально и документами можно обмениваться по электронной почте, но придется потанцевать с бубном: прописать в договоре, что такой обмен возможен и что сканы имеют юридическую силу, а еще указать адреса почт, с которых всегда должны приходить документы. Но это не поможет, если обменяться нужно бухгалтерскими документами — согласно письму Минфина, они должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
Другое дело — система электронного документооборота. Любые документы, которые проходят через нее, приравниваются к собственноручно подписанным. Только не нужно никуда ехать, согласовывать договор и подписывать его. Или отправлять почтой через всю страну, отстояв три часа в очереди с бабулями.
А если компания большая, электронный документооборот может быть внутри нее — это когда, например, менеджер по рекламе отправляет на согласование коммерческому директору платежку в электронном виде. И не нужно ходить по отделам, искать Иван Иваныча и согласовывать очередную бумагу.
В зависимости от того, с кем выстроен ЭДО, он может быть:
- внутренним — внутри компании;
- внешним — с разными контрагентами;
- с государственными органами — например, с налоговой.
Но смысл во всех случаях тот же: упростить документооборот и сэкономить время и силы. Об этом дальше ↓
Плюсы и минусы электронного документооборота
Очевидный плюс электронного документооборота — это экономия времени, сил и денег, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение. Есть и другие преимущества. С помощью ЭДО можно:
- навести порядок в документах — например, не нужно следить за нумерацией договоров, счетов и актов, потому что система ЭДО не даст присвоить одинаковый номер разным документам;
- проверить, кто работает с документом и на какой он стадии — например, посмотреть, что контрагент еще не подписал акт, и поторопить его;
- посмотреть, кто внес изменения в документ и когда;
- работать с документами без привязки к офису — из дома, автомобиля или в путешествии.
Если это обмен документами с налоговой, то тут свои плюшки: не нужно записываться на прием, ездить в отделение и потом три дня приходить в себя.
Потратила целый день на ЭДО, но теперь кайфую
Меня зовут Светлана — я ИП, работаю с другими ИП и компаниями. Раньше обменивалась документами по старинке. И было муторно: распечатать в ближайшей типографии, потому что дома нет принтера, вернуться, подписать ручкой, сходить на почту и отправить. Потом повторить все то же самое с актом оказанных услуг.
На каждый документ уходило по 1,5–2 часа и три тонны сил. Но подключать ЭДО не хотела: у сервисов какие-то странные сайты без цен, и с каждым нужно созваниваться, чтобы уточнить условия.
Всё же однажды эпопея с почтой меня доконала и я решила подключить СБИС. Потратила целый день: созвонилась, уточнила условия, съездила в офис компании, чтобы подтвердить личность и получить флешку с подписью. Еще купила переходник для подписи, потому что на ноутбуке нет подходящего входа. Всё настроила с помощью техподдержки. Затем написала всем заказчикам, чтобы настроить обмен. Устала!
Но сейчас, через полгода использования ЭДО, могу сказать, что это было лучшее вложение сил и времени: подписание документов занимает две минуты, заказчики тоже довольны, а я могу себе позволить больше никогда не ходить на почту.
Но минусы тоже есть: за сервис ЭДО и электронную подпись — о ней мы поговорим дальше — нужно платить. Также потребуется обучить сотрудников и смириться с медленной работой в первое время, хотя большинство систем ЭДО интуитивно понятные.
Как совмещать бумажный и электронный документооборот
Электронный и бумажный документооборот совмещать можно — как с одним контрагентом, так и с разными; внутри компании и с другими фирмами. Но это всегда будут разные документы: нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой.
Нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой
Но можно один документ подписать через ЭДО, а другой — по старинке. Например, договор с поставщиком — на бумаге, а счета и акты с ним же уже подписывать через ЭДО.
А еще важно, что нельзя подписать документ 50 на 50. То есть не получится сделать так, что одна компания отправила документ через ЭДО, а другая приняла его, распечатала и подписала на бумаге. Если один контрагент подписывает электронной подписью, другой тоже подписывает так, и наоборот.
Ну и наконец, если с бумагой напряженки нет, компания может просто распечатывать документы из системы ЭДО и складывать их в шкаф.
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот
С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации. Для них появились унифицированные формы первичных электронных документов и регистры бухгалтерского учета, например журнал операций по забалансовому счету. С 2024 года электронными станут еще шесть форм первичного учета и две формы регистров.
Кроме бюджетников, работать с ЭДО также обязаны:
- Участники систем маркировки и мониторинга товаров. Чтобы передать сведения в «Честный знак», «Меркурий» и ЕГАИС, нужна система электронного документооборота.
- Участники госзакупок. С января 2022 года поставщики и заказчики госзакупок по 44-ФЗ должны работать через систему ЭДО.
- Импортеры. С 8 июля 2021 года нацсистема прослеживаемости товаров ведет учет импорта в России. Через сервисы ЭДО импортеры уведомляют налоговую об операциях с импортными товарами и работают с контрагентами.
С 2024 года ЭДО может стать обязательным и для сферы грузоперевозок — соответствующий нормативный акт уже готовится, но пока не принят.
Как работает система ЭДО
Система электронного документооборота работает просто. Дальше будем рассказывать на примере «Диадока», но только потому, что им пользуется автор этой статьи.
1. Пользователь создает документ или загружает готовый с компьютера:
2. Дальше нужно заполнить графы: что за документ и кто получатель. В конце — подписать и отправить:
Через несколько секунд этот документ появится во входящих получателя. Ему останется только подписать, после чего в системе сразу обновится статус документа:
В итоге у каждого участника остается документ с подписью другой стороны.
Так выглядят подписи в эдошных документах: есть имена, даты, идентификатор и номера сертификатов каждой стороны
Какая электронная подпись нужна для ЭДО
Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись — ключ. Физически этот ключ выглядит как флешка, на которой записана уникальная последовательность цифр и букв, хотя бывает и облачная электронная подпись. По закону этот ключ приравнивается к личной подписи.
У цифровой подписи вход USB, и если на ноутбуке нет такого гнезда, например это Mac, понадобится переходник — этот стоил 1 290 ₽
Электронная подпись бывает трех видов:
- простая — это логины, пароли, СМС-коды;
- неквалифицированная — это электронная подпись, которая подтверждает личность;
- квалифицированная — это та же неквалифицированная подпись, но с усиленной защитой.
Для работы в системе ЭДО подойдет как неквалифицированная, так и квалифицированная — все зависит от того, с кем и как работать. Мы собрали таблицу, которая поможет решить, какая подпись нужна вам:
| Контрагент | Подпись |
| Физлицо | Любая |
| Внутри компании | Любая |
| Внешние контрагенты | Квалифицированная |
| Госструктуры | Квалифицированная |
Но чаще все зависит от конкретной системы ЭДО: крупные сервисы запрашивают квалифицированную подпись для любых действий — без нее нельзя даже зайти в систему.
Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать
На сайте налоговой опубликован рейтинг операторов ЭДО с указанием количества пользователей, поддерживаемых форматов документов и уровнем внедрения роуминга. Этих критериев достаточно, чтобы выбрать оператора ЭДО.
Выбрать сервис для ЭДО можно на сайте налоговой
Отдельно остановимся на роуминге. Дело в том, что сервисов ЭДО не так уж и мало: на сайте налоговой их 48. Каждая компания сама решает, с каким сервисом ей работать: в итоге один подрядчик сидит на «Диадоке», второй на «Астрале», третий на СБИС.
Конечно, если у фирмы есть крупный контрагент, с которым она постоянно работает, есть смысл подключить тот же сервис ЭДО, что и он. Но так получается не всегда.
В итоге, чтобы разные сервисы могли взаимодействовать, и существует роуминг — технология обмена между сервисами. Чем крупнее и лучше сервис, тем с большим числом операторов он может работать.
В основном роуминг входит в стандартные тарифные пакеты, но иногда за него нужно платить отдельно.
Как перейти на электронный документооборот
Расскажем, как перейти на электронный документооборот компании малого и среднего бизнеса меньше чем за четыре недели.
Шаг 1. Подготовка:
- Составить список документов, которые нужно перевести в электронный вид.
- Решить, кто из сотрудников получит право подписывать документы.
- Проанализировать контрагентов — с какими сервисами ЭДО они работают.
- Выбрать сервис ЭДО для своей компании.
Шаг 2. Подключение к оператору:
- Выбрать подходящий тариф.
- Оставить заявку на сайте оператора.
- Заключить лицензионное соглашение.
Шаг 3. Техническое внедрение:
- Сделать квалифицированную электронную подпись и настроить компьютер на работу с ней и средствами криптографической защиты. Инструкция — на сайте налоговой. Обычно еще есть советы на сайте самого сервиса ЭДО, ну и всегда можно позвонить в техподдержку, чтобы они помогли.
- Настроить доступ сотрудникам в систему ЭДО.
- Настроить в системе ЭДО, как будет происходить процесс работы с документами, например маршрут согласования.
Шаг 4. Первый запуск ЭДО:
- Обучить сотрудников работать в системе ЭДО.
- Попробовать обменяться с контрагентами тестовыми документами.
Шаг 5. Начало работы:
- Написать всем контрагентам, что вы перешли на электронный документооборот.
- Заключить с контрагентами соглашение об использовании электронного документооборота.
- Отправить контрагентам приглашение дружить в системе ЭДО. Например, в СБИС для этого нужно найти контрагента по ИНН среди других компаний и затем нажать «Отправить приглашение». Либо можно попросить контрагента пригласить вас, если он уже разобрался во всех тонкостях.
- Оформить заявку на настройку роуминга, если есть партнеры с другой системой ЭДО. Иногда отдельно этого делать не нужно — после приглашения к обмену документами контрагент появляется в системе будто сам собой.
- Внести изменения в учетную политику компании.
- Начать работать.
Подробнее о том, как перейти на электронный документооборот, можно узнать на сайте налоговой.
Электронный документооборот: частые вопросы собственников
 | Отвечает Ирина Ремнева, финдиректор компании «Нескучные финансы», налоговый консультант ↓ |
Как понять, что пора переводить бизнес на электронный документооборот?
На мой взгляд, сразу после создания бизнеса. Сейчас так много компаний работает с электронным документооборотом, что он требуется даже для ИП без сотрудников. Причем если только принимать входящие документы, сервисы ЭДО будут бесплатными. Это удобно для тех, кто работает в услугах на крупные компании.
Какие документы нельзя вести в электронном документообороте?
Есть редкие документы, которые нельзя вести в электронном виде, например приказ об увольнении сотрудника, но вряд ли это кому-то придет в голову. В остальном — почти все документы можно.
Возможна ли интеграция ЭДО с 1С и SAP?
Да, такие интеграции возможны. Например, можно встроить сервис ЭДО в 1C и выгружать документы напрямую. Подробнее об интеграциях нужно узнавать у операторов ЭДО.
Электронный документооборот: в двух словах
- Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет.
- Электронный документооборот может быть внутренним — внутри компании, внешним — с разными контрагентами, а еще с государственными органами — например, с налоговой.
- ЭДО помогает экономить время, силы и деньги, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение.
- Электронный и бумажный документооборот можно совмещать, но это должны быть разные документы. Нельзя один документ сначала подписать через систему ЭДО, а потом рукой.
- Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись.
- С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации.
Поможем навести порядок в компании
Финдиры Нескучных не помогут перейти на ЭДО, зато они знают, как найти в компании узкие места и вывести бизнес из убыточного в прибыльный. Результаты их работы можно посмотреть в кейсах, например:
Мы работаем с разным бизнесом: онлайн-компаниями, производствами, магазинами, айти-компаниями и стартапами. Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
