Учет расходов на сотрудников для оценки себестоимости проектов и услуг

Учет расходов на персонал — это способ считать время и деньги, которые бизнес тратит на покупку рабочего времени. Такой учет стоит вести, чтобы понимать, выгодно ли компания продает это время заказчику. 

Рассказываем, с помощью каких инструментов ведется учет времени сотрудников и как анализировать эти данные, чтобы находить простои и неэффективные траты.

Содержание

Учет рабочего времени: зачем нужен

Как посчитать общую стоимость работы сотрудника: четыре шага

Как и кто должен вести лист учета сделок

Час работы сотрудника: себестоимость для бизнеса и стоимость для клиента

Четыре способа анализировать затраты на персонал + пример

Как прогнозировать затраты на сотрудников: по проектам и в человекоемких компаниях

В двух словах

Поможем наладить учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени: зачем нужен

Учет рабочего времени — это способ считать время, которое сотрудники тратят на работу. Это делают, чтобы:

• посчитать себестоимость проекта для нового клиента — какую платить зарплату, чтобы закрыть проект в срок и получить прибыль;

• выделить себестоимость каждого проекта — не запутаться в том, какие зарплаты нужно платить, если компания ведет несколько проектов параллельно;

• знать маржинальность проекта — сколько приносит каждый проект за вычетом расходов на зарплаты;

• понимать себестоимость направлений бизнеса — чтобы считать их эффективность и выгоду бизнеса.
  

Учет рабочего времени обычно требуется компаниям, которые продают рабочее время своих сотрудников:

• IT-компании. Например, те, которые занимаются разработкой или технической поддержкой бизнеса.

• Маркетинговые и рекламные агентства. Например, те, которые занимаются видеопродакшеном. 
  

Короче, учитывать время сотрудников стоит тем компаниям, у которых большая часть расходов приходится на ФОТ. Такой бизнес еще называют человекоемким. 

Как посчитать общую стоимость работы сотрудника: четыре шага

Чтобы рассчитать стоимость работы сотрудников, используют специальный инструмент — лист учета сделок. Лист показывает, сколько всего уходит часов на проект и за сколько эти часы покупает клиент; так получают исходные данные и фиксируют доходы и расходы по каждому проекту. 

Лист учета сделок состоит из нескольких таблиц, поэтому далее разберем каждую и расскажем, какие данные нужно собирать. 

Скачать шаблон листа учета, чтобы заполнить его по ходу статьи, можно здесь ↓

[FORM PRESET="H" - "Барсетка шаблонов" /]

Шаг 1. Завести табель учета рабочего времени

Рабочее время сотрудников — это расходы компании, поэтому в учете сделок ведут отдельный лист — табель учета рабочего времени (ТУРВ). Вот как он выглядит ↓

 В табеле учета рабочего времени фиксируют:

• сотрудников, 

• их должности, 

• проекты и этапы проектов,

• а также отработанные часы в каждый из рабочих дней. 
  

В итоге в конце месяца бизнес видит, какой сотрудник и сколько часов отработал на проекте.

Шаг 2. Завести таблицу ставок сотрудников

Таблицу ставок используют, чтобы считать, сколько бизнес платит сотрудникам. В ней указывают два вида ставок:

• внутренние ставки — деньги, которые бизнес платит сотруднику за час работы,

• внешние ставки — за сколько бизнес продает заказчику время сотрудников.

Вот как выглядит таблица ставок ↓

Внутренние ставки бывают двух видов:

• оклад — это стоимость часа работы сотрудника компании;

• почасовая оплата подрядчика — ее используют в случае, если бизнес работает с подрядчиками. Для расчета себестоимости проекта их работу также считают в часах.
  

Уже на этом этапе можно увидеть, что бизнес продает часы сотрудников по внутренней ставке или ниже — допустим, мы платим 700 ₽ в час и заказчик тоже платит 700 ₽ в час: такой проект будет убыточным. 

Шаг 3. Сформировать план часов

План часов — это инструмент, который используют, чтобы распределить и контролировать время для выполнения работ по проекту. Проще говоря, это таблица с планом и фактом по рабочему времени. В ней считают:

• сколько сотрудник должен отработать по плану;

• сумму продажи рабочих часов заказчику;

• сумму покупки запланированных часов у сотрудника;

• сколько заплатят сотруднику за фактически отработанное время;

• отклонение плана рабочих часов от факта, в том числе в процентах.
  

Вот как выглядит эта таблица ↓

Шаг 4. Собрать таблицу с этапами проекта

И последний шаг — собрать таблицу с этапами проекта, чтобы посчитать общую сумму расходов по каждому проекту. Так бизнес сможет узнать:

• себестоимость проекта — расходы на зарплату;

• маржинальность проекта — сколько бизнес заработает за вычетом расходов на зарплату сотрудникам.
  

Вот как эта таблица может выглядеть ↓

Как и кто должен вести лист учета сделок

Лист учета сделок ведут проектные менеджеры. Они отслеживают информацию по часам, которые сотрудники тратят на выполнение проекта, самыми разными способами ↓

В офисе	На удаленке
В офисе за рабочим временем следят с помощью CRM-систем, тайм-трекеров и систем доступа в офис	Здесь все на доверии — менеджер понимает, сколько времени нужно на выполнение задачи, а сотрудник засекает рабочее время и ежедневно фиксирует часы в специальной форме. Например, отправляет количество часов в телеграм-бот или через гугл-форму

↑ Когда менеджер получает рабочие часы сотрудников, то вносит эти данные в лист учета сделок: ежедневно или еженедельно.

Основные ошибки при ведении листа учета сделок появляются, когда ведут этапы проектов. Чтобы не допускать ошибок, стоит:

• корректно прописывать формулы, чтобы подтянуть данные в таблицы без ошибок;

• если проекты длительные, то разбивать проект на этапы — чтобы видеть эффективность работы, выручку и затраты. Например, закрыли этап — признали выручку;

• если этап не закрыли до конца месяца, то в учете сделок его фиксируют как незавершенное производство и учитывают в отчете баланс — чтобы не забыть про траты на этот проект.
  

Час работы сотрудника: себестоимость для бизнеса и стоимость для клиента

Разберем, как считают себестоимость часа работы сотрудника и как определяют, почем это время продать заказчику ↓

Себестоимость часа рабочего времени — это деньги, которые бизнес платит сотруднику за выполненную работу. Чтобы посчитать ее, используют формулу:

Разберем составляющие этой формулы:

• → Оклад сотрудника — зарплата, которую получает сотрудник по трудовому договору. 

• → Количество часов в месяце — рабочие часы, которые прописаны в производственном календаре. В среднем — это 160 часов в месяц.
  

Если у бизнеса есть подрядчики по проектам в виде самозанятых или ИП, то себестоимость часа считают исходя из того, как договорились.

Другая ситуация с подсчетом стоимости часа сотрудника для клиента. Чаще всего здесь используют два способа:

• Способ 1. Проанализировать рынок и понять, почем стоит продавать час рабочего времени. Например, посмотреть сайты вакансий, помониторить предложения конкурентов или спросить у экспертов в сфере. Здесь хороши все средства нетворкинга.

• Способ 2. Оттолкнуться от маржинальности. То есть посчитать все расходы на проект и прибавить к ним желаемую маржу, чтобы получить стоимость работ для клиента. Например, сделать наценку на расходы в  40–50%.
  

Четыре способа анализировать затраты на персонал + пример

Анализировать затраты бизнеса на персонал можно четырьмя способами:

• по затратам на проекты и простои;

• по доле от выручки;

• по количеству сотрудников;

• по средним затратам на фонд оплаты труда ↓
  

Способ 1. Анализ по затратам на проекты

Чтобы анализировать затраты на сотрудника по проектам, смотрят, сколько сотрудник должен отработать по плану и сколько он отработал по факту, — разницу между планом и фактом считают простоем. Когда такое происходит, бизнес тратит время и деньги, но получает спад производства.

Если при подсчете нашли простой, дальше разбираются в причинах. Обычно их две:

• простои по вине компании — недозагрузили сотрудника;

• по вине сотрудника — прогулял, заболел и так далее.
  

Вот как выглядит подсчет простоя в таблице ↓

Способ 2. Анализ расходов на сотрудников по доле от выручки

Для анализа по доле от выручке используют ОПиУ и смотрят на прямые переменные расходы: как их доля в выручке меняется от месяца к месяцу ↓

• если процент падает — сотрудники работают эффективно;

• если процент увеличивается — бизнес несет больше затрат и получает меньше выручки. И причины могут быть самые разные: раздули штат, упала выручка и так далее.
  

Вот как выглядят прямые переменные расходы в ОПиУ ↓

↑ Затраты на персонал в ОПиУ по выручке или по прибыли анализируют вертикальным способом — то есть смотрят, как меняются показатели от месяца к месяцу.

Способ 3. Анализ по количеству сотрудников

Чтобы провести такой анализ, делят выручку или прибыль на количество сотрудников, — так рассчитывается показатель выручки или прибыли на одного сотрудника.

Например, если в компании работает 10 человек и месячная выручка в 600 000 ₽, то в среднем один сотрудник приносит 60 000 ₽.

Способ 4. Анализ по средним затратам на сотрудников

Когда проводят анализ по средним затратам на сотрудников, то:

• собирают статистику по затратам на фонд оплаты труда за несколько месяцев;

• делят эту сумму на количество месяцев;

• смотрят, меняется ли показатель средних затрат со временем.
  

Например, если в одном квартале в среднем потратили 200 000 ₽, а в другом — 280 000 ₽, но выручка остается на том же уровне, — стоит разбираться, почему бизнес несет дополнительные расходы.

Как прогнозировать затраты на сотрудников: по проектам и в человекоемких компаниях

Чтобы спрогнозировать затраты на сотрудников, используют калькулятор проектов. 

Калькулятор подойдет как тем, кто обсчитывает проекты, так и бизнесу, который продает рабочее время своих сотрудников. Вот как он выглядит ↓

Учет рабочего времени сотрудников: в двух словах

• Учет рабочего времени сотрудников ведут, чтобы считать себестоимость проектов, знать их маржинальность и понимать эффективность направлений бизнеса.

• Посчитать стоимость работы сотрудников поможет лист учета сделок. Это специальный инструмент, который поможет увидеть простои и отклонения от рабочих показателей.

• Затраты на персонал анализируют четырьмя способами: по затратам на проекты и простоям, по доле от выручки, по количеству сотрудников и по средним расходам на фонд оплаты труда.
  

Поможем наладить учет рабочего времени сотрудников

Финдиры НФ умеют считать учет рабочего времени, чтобы увидеть, как влияют рабочие часы на выручку и прибыль компании. Вот лишь некоторые примеры их работы:

• Рекламное агентство: калькулятор сделок избавил от убыточных проектов

• Как веб-студия нашла ключевые показатели для роста в 1,5 раза

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

• Нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так

• Как финдиректор раскрыла хитрый заговор менеджеров
  

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓