Бюджетирование в системе управленческого учёта: что это и как внедрить

Бюджетирование — это не красивые таблички и графики, а инструменты для достижения запланированного результата. Рассказываем, какие бывают виды бюджетов в управленке и как выстроить бюджетирование в бизнесе с нуля.

Содержание

Бюджетирование в управленческом учете: что это

Виды бюджетов в управленческом учете

Как выстроить процесс бюджетирования в компании: 8 шагов

Как автоматизировать бюджетирование: 4 инструмента

Бюджетирование в системе управленческого учета: частые вопросы собственников

Бюджетирование в управленческом учете: в двух словах

Поможем построить бюджеты и добиться их выполнения

Бюджетирование в управленческом учете: что это

Бюджетирование в управленческом учете — способ добиваться результата через планирование работы бизнеса и назначение ответственных за конкретные показатели. Если упростить, то при бюджетировании все источники доходов и расходов закрепляют за ответственными сотрудниками, а потом следят, чтобы компания следовала этому бюджету.

Кажется, что составить бюджет всего бизнеса, а тем более следовать ему — невозможно. Но если начать собирать бюджеты по сотрудникам, а из них формировать бюджеты отделов, то можно получить бюджет всей компании ↓

↑ Бюджет компании формируют из бюджетов отделов и направлений, каждый из которых собирают с помощью бюджетов сотрудников

Со стороны бюджетирование кажется составлением красивых табличек, но на самом деле оно помогает бизнесу решать вот такие задачи ↓

Оцифровать цели. Бюджеты помогут превратить цели в конкретные цифры, которые можно спланировать и оценить. Например, какую нужно сделать выручку и сколько нанять новых сотрудников, чтобы увеличить дивиденды в два раза.

Планировать работу. Бюджетирование помогает планировать работу бизнеса. Например, поможет распределить деньги на следующий квартал так, чтобы не попасть в кассовый разрыв.

Управлять ресурсами. При планировании бюджета бизнес может оценить расходы и перераспределить их между отделами так, чтобы денег хватило всем.

Принимать стратегические решения. Бюджет помогает выбрать подходящую стратегию. Например, что выгоднее для бизнеса — морозить деньги в товаре и ждать спроса или распродать со скидкой и получить живые деньги.

Синхронизировать команду. Бюджеты помогают назначать ответственных за результат — формировать центры финансовой ответственности. Так сотрудники точно понимают, чего от них ждет компания и что нужно сделать, чтобы прийти к нужному результату.

Виды бюджетов в управленческом учете

Бюджеты в управленческом учете делят на три вида: операционные, вспомогательные и финансовые ↓

Операционные бюджеты

С помощью операционных бюджетов бизнес описывает производственные процессы. Например, сколько бизнес тратит на закупки, производство и другие внутренние задачи.

К операционным бюджетам относят ↓

Бюджет продаж. В нем описывают процесс продаж — какие есть остатки на складе, сколько будем продавать с каждого склада, по какому среднему чеку и какую выручку это принесет.

Бюджет производства. Помогает описать, сколько сотрудников работают на производстве, какой нужен запас сырья, количество оборудования и так далее.

Бюджет плановой себестоимости. Помогает рассчитать, во сколько бизнесу обходится производство одной единицы готовой продукции.

Бюджет коммерческих и административных расходов. Планирует расходы на рекламу, маркетинг, привлечение клиентов и обслуживание офиса.

Чтобы зайти в бюджетирование, бизнесу достаточно начать с бюджета продаж, бюджета производства, бюджета плановой себестоимости, а также бюджета коммерческих и административных расходов. Если этого недостаточно и нужно повысить точность планирования, компания может начать вести и другие операционные бюджеты:

Бюджет движения готовой продукции. Помогает планировать производство, продажи и отгрузки товара, чтобы избежать затоваривания склада.  

Бюджет закупки прямых материалов. Фиксирует, сколько и каких материалов нужно закупить, чтобы загрузить производство. 

Бюджет движения прямых материалов. Помогает отслеживать, сколько материалов поступило на склад и сколько отгрузили на производство.

Бюджет прямых затрат труда. Позволяет планировать ФОТ сотрудников, которые напрямую участвуют в продажах или производстве. Например, рассчитать количество рабочих часов и затраты на зарплату.

Бюджет общепроизводственных расходов. Учитывает расходы на обслуживание оборудования, коммунальные услуги и другие затраты на производство.

Вспомогательные бюджеты

Вспомогательные бюджеты помогают планировать расходы на оплату налогов и обеспечение бизнеса деньгами. К вспомогательным бюджетам относят бюджет налогов, бюджет кредитов и займов, а также бюджет инвестиций ↓

Бюджет налогов. Помогает планировать начисления налогов, чтобы вовремя рассчитаться с государством и избежать начисления пеней и штрафов. 

Бюджет кредитов и займов. С его помощью компания планирует платежи по телу кредита, процентам и займам, а также отслеживает начисление дивидендов собственнику.

Бюджет инвестиций. Учитывает закупку оборудования и основных средств, а также внешние инвестиции в бизнес. Например, покупку мебели, компьютеров и вложения собственника.

Финансовые бюджеты

Финансовые бюджеты часто называют сводными. Всё потому, что такие бюджеты собирают на основе данных из операционных и вспомогательных бюджетов. 

К финансовым бюджетам относят БДДС, БДР и ББЛ. Разберемся, что означают эти аббревиатуры ↓

БДДС (бюджет движения денежных средств). Помогает управлять денежными потоками бизнеса — в БДДС можно запланировать платежи, переводы и поступления так, чтобы денег всегда хватало на разные нужды, а компания не попадала в кассовые разрывы. Вот как выглядит БДДС ↓

↑ В БДДС можно планировать денежные потоки по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности

БДР (бюджет доходов и расходов). Помогает спланировать все доходы и расходы так, чтобы выйти на желаемый уровень чистой прибыли и дивидендов. 

↑ БДР похож на ОПиУ — каждая из таблиц состоит из одинаковых блоков, но они различаются данными. Например, в БДР вносят плановые данные, а в ОПиУ — фактические

Подробнее → БДР и БДДС: что это, в чем разница и для чего нужны бизнесу

ББЛ (бюджет балансового листа). Поможет бизнесу планировать платежи по кредиторской задолженности и возврат дебиторской задолженности, контролировать остатки денег на счетах, а также планировать показатели ликвидности, финансовой устойчивости и рентабельности собственного капитала.

↑ ББЛ состоит из двух блоков: активов и пассивов. В активах планируют остатки денег на счетах, покупку имущества и запасов, а в пассивах — за чей счет будет работать компания 

Скачать шаблоны операционных, вспомогательных и финансовых бюджетов — например, БДДС, БДР и ББЛ, можно в нашей барсетке шаблонов ↓

[FORM PRESET="H"-"Барсетка шаблонов"/]

↑ На почту придет ссылка со списком таблиц — выберите «Бюджет» и скопируйте шаблон себе на Гугл-диск.

Как выстроить процесс бюджетирования в компании: 8 шагов

Выстроить процесс бюджетирования в бизнесе можно за 8 шагов ↓

Шаг 1. Поставить цель. Постановка цели поможет определиться, как пройти путь до цели, от обратного. Например, сколько нужно закупить сырья, нанять сотрудников, произвести товара и сделать продаж, чтобы заработать 100 млн ₽.

Шаг 2. Определить структуру бюджета. Структуру строят на основе статей из трех главных отчетов собственника — ДДС, ОПиУ и баланса. Здесь три отчета используют как готовый скелет из бизнес-процессов, которые уже описаны и которые можно использовать в бюджете. 

Шаг 3. Назначить ответственных. Чтобы превратить бюджет из таблицы в реальность, нужно назначить ответственного за каждый показатель в таблице. Это может быть как конкретный сотрудник, так и целый отдел.

Для этого можно пройтись по списку — погрузиться в ОПиУ и выбрать, за какой показатель отвечает конкретный сотрудник, либо какой отдел отвечает за группу расходов. Например, вот так ↓

Шаг 4. Разработать отдельный бюджет для каждого отдела и сотрудника компании. Другими словами, начать планировать от меньшего к большему. Здесь каждый сотрудник, за которым закрепили конкретную статью расходов, заполняет показатели в своей таблице. Например, маркетолог будет планировать расходы на контекстную рекламу, а начальник отдела логистики — затраты на ГСМ, зарплаты логистов и водителей, а также расходы на обслуживание фур.

Вот как может выглядеть бюджет менеджера по продажам ↓

Шаг 5. Объединить бюджеты сотрудников и настроить выгрузки. Для этого небольшие бюджеты сотрудников объединяют с помощью табличных формул и связок в большие бюджеты отделов. А уже после этого бюджеты отделов объединяют в один большой бюджет всей компании.

Шаг 6. Определить финансовые риски и согласовать бюджет с финансовым директором. На этом этапе финдир:

• проверяет реалистичность планов и оценивает риски — например, есть ли при таком бюджете риск кассовых разрывов или снижения выручки;

• предлагает правки к бюджету — например, какие затраты можно сократить, чтобы денег хватило на основные направления расходов.

Шаг 7. Утвердить бюджет. Для этого собственник собирает руководителей отделов — вместе они обсуждают, как спланировать крутой бюджет:

• собственник вносит свои пожелания — например, увеличить выручку, сократить расходы и нарастить чистую прибыль;

• руководители отделов защищают свои бюджеты — обосновывают показатели, предлагают решения по увеличению выручки или сокращению расходов.

После всех согласований бюджет утверждают — прописывают регламент, в котором фиксируют задачи, ключевые показатели, сроки выполнения бюджета и ответственность за отклонения от плана.

Шаг 8. Отслеживать результаты. В этом помогут два инструмента:

• Панель приборов — наглядно покажет, выполняет ли команда поставленные планы, или самое время вносить изменения в бюджет, чтобы прийти к нужным целям.

• План-фактный анализ — помогает сравнивать отклонения от бюджета. Обычно это три столбика в таблице — один показывает план, второй показывает факт, а третий — отклонение плана от факта.

Вот как выглядит панель приборов, которую финдиры Нескучных собирают на базе Гугл-таблиц ↓

↑ Собственнику или руководителю отдела достаточно бегло посмотреть на панель приборов, чтобы убедиться, что всё идет по плану

Если бизнес получает отклонение между планом и фактом, то в бюджет компании вносят коррективы — так, чтобы будущие периоды помогли приблизиться к запланированной цели.

Как автоматизировать бюджетирование: 4 инструмента

Автоматизировать бюджетирование можно с помощью четырех инструментов ↓

Инструмент 1. Гугл-таблицы. Таблицы — гибкий и бесплатный инструмент, который можно настроить под любые задачи бизнеса. Чтобы выстроить бюджетирование, в таблицы заносят данные, укрупняют их в блоки и прописывают формулы, которые автоматически подсчитывают нужные показатели.

Инструмент 2. Программы для бюджетирования. Например, Финтабло или ПланФакт. В таких программах можно автоматизировать загрузку данных из CRM-систем и расчеты по формулам, чтобы получать готовые данные. Программы для бюджетирования могут быть удобнее Гугл-таблиц и экономить время, но требуют определенных навыков для настройки и ежемесячной оплаты подписки.  

Инструмент 3. ERP — системы планирования ресурсов компании. ERP используют, чтобы выстраивать бизнес-процессы в крупных компаниях и управлять ими. Такая система поможет автоматически формировать бюджеты на основе данных из разных отделов. Использовать ERP для бюджетирования стоит, если система уже внедрена в бизнес, — всё потому, что внедрение и настройка ERP обходится дорого.

Инструмент 4. Системы визуализации. Например, PowerBI или Tableau. Такие системы используют, чтобы визуализировать данные и упростить их восприятие и анализ.

Бюджетирование в системе управленческого учета: частые вопросы собственников

Если начать вести бюджет, то он решит все проблемы компании?

Бюджетирование — это лишь инструмент для постановки задач и достижения целей. Чтобы бюджет принес пользу, над ним должна работать слаженная команда, которая согласилась с задачами и готова вместе добиваться цели.

***

Кто должен следить за реализацией бюджета?

За общей реализацией бюджета следит финансовый директор — сюда входят сбор данных, анализ результатов и создание инструментов вроде таблиц и дашбордов.

Чтобы реализовать бюджет, в него должны быть вовлечены все сотрудники, отвечающие за конкретные показатели. Иначе бюджет так и останется красивой электронной таблицей, которая не имеет ничего общего с реальностью.

Бюджетирование в управленческом учете: в двух словах

• Бюджетирование в управленческом учете — способ добиваться результата через постановку плана и назначение ответственных сотрудников.

• Выделяют три вида бюджетов: операционные, вспомогательные и финансовые.

• Чтобы выстроить бюджетирование, бизнесу понадобится пройти восемь шагов: поставить цель, определить структуру бюджета, назначить ответственных, разработать бюджет для каждого сотрудника и отдела, объединить бюджеты, согласовать бюджет с финансовым директором, утвердить бюджет и отслеживать результаты.

• Автоматизировать бюджетирование помогут четыре инструмента: Гугл-таблицы, специальные программы, ERP-системы и системы визуализации.

Поможем построить бюджеты и добиться их выполнения

Финансовые директора Нескучных помогут внедрить финансовую отчетность и зайти в бюджетирование. Обычно это помогает самому разному бизнесу забыть о кассовых разрывах, начать планировать прибыль и стабильно начислять  дивиденды собственнику. Вот лишь несколько примеров такой работы:

• Джек-пот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

• Вылечили финансы стоматологии: отчеты, планирование и дивиденды

• Автоковрики: вышли из убытков и планируем прибыль с точностью в 89%

• Учет займов: мы увеличили оборотку в 6 раз и ни разу не ошиблись с дивидендами

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓