Инвентаризация глазами собственника: как контролировать деньги и активы бизнеса

Инвентаризация — это проверка и пересчёт имущества компании на конкретную дату. Она помогает убедиться, что данные в учёте соответствуют реальности. Вообще инвентаризация — бухгалтерский термин, но в статье мы покажем, как она может быть полезна собственникам бизнеса. 

Здесь не будем углубляться в бухгалтерские тонкости, а сосредоточимся на том, что важно для предпринимателей, — управленческом учёте. Раскроем, как инвентаризация влияет на финансы компании, какие ошибки помогает выявить и как её провести. В статье найдёте пошаговый алгоритм и разберётесь, какие данные важны для бухгалтерии, а какие — для управленческого учёта.

Содержание

Суть и задачи инвентаризации

В каких случаях требуется инвентаризация

Какие есть виды инвентаризации

Что может быть объектом инвентаризации

Сроки и порядок проведения инвентаризации

Как отразить результаты инвентаризации в управленческом учёте

Как оценить результаты инвентаризации

Инвентаризация: частые вопросы собственников

Инвентаризация: в двух словах

Поможем отразить инвентаризацию в управленческом учёте

Суть и задачи инвентаризации

Суть инвентаризации в бухгалтерском и управленческом учёте одинаковая — нужно пересчитать запасы на складе и проверить, совпадают ли они с тем, что указано в учёте.

Задачи инвентаризации такие:

• понять, что именно есть в наличии и в каком количестве;

• выявить залежавшийся, неходовой или устаревший товар;

• сверить реальные запасы с тем, что указано в документах;

• контролировать работу сотрудников, чтобы исключить случаи воровства.

Хотя суть и задачи инвентаризации в бухгалтерском и управленческом учёте схожи, есть важные различия. В бухгалтерии все аспекты инвентаризации строго регламентированы, а вот в управленческом учёте жёстких требований нет, что даёт вам больше свободы. 

Хотите узнать, чем именно занимается бухгалтерия на инвентаризации? Смотрите подборку нормативных документов об инвентаризации ↓

В каких случаях требуется инвентаризация

В бухгалтерском учёте есть случаи, когда проводить инвентаризацию обязательно. Например:

• перед составлением годовой отчётности;

• при смене материально ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения;

• при реорганизации или ликвидации компании;

• в случае чрезвычайных ситуаций.

Для управленческого учёта причины похожи, но ими можно себя не ограничивать. Например, инвентаризация также будет полезна для расчёта фактической себестоимости, когда списывают использованные запасы. 

Знаем, что инвентаризация не всегда в радость, особенно когда нет явной необходимости. Но чтобы вас замотивировать, вот несколько плюсов, которые стоит иметь в виду ↓ 

Плюсы инвентаризации для компании:

1. Выявляем излишки. Если на складе есть лишние товары, которые можно продать, — это дополнительный доход для бизнеса.

2. Предотвращаем воровство. Это важный момент, ведь если товар исчезает, компания теряет деньги.

3. Работаем с неликвидом. Если на складе есть товары, которые не продаются, их можно распродать или списать, что также принесёт пользу.

4. Оптимизируем складские помещения. Может, у вас есть огромный склад, а товаров немного. Тогда его часть можно сдать в аренду, что станет дополнительным источником дохода.

5. Оцениваем условия для хранения. Иногда товары хранятся не так, как нужно, — переполненные полки или неправильные условия могут повредить товар. Такие моменты можно заметить во время инвентаризации.

Итак, инвентаризация помогает не только поддерживать порядок на складе, но и улучшать финансовые результаты компании. Ведь с точными данными собственникам бизнеса проще принимать правильные управленческие решения. 

Какие есть виды инвентаризации

Инвентаризацию можно разделить по разным параметрам — в зависимости от того, что нужно проверить, как и когда. Вот основные виды ↓

→ По объему:

• Полная — пересчитывают всё имущество и обязательства компании.

• Частичная — проверяют только часть активов, например, только кассу, склад или определённый вид запаса (к примеру, только рубашки на складе одежды).

→ По периодам:

• Плановая — проводят раз в год или по заранее согласованному распоряжению руководителя. Сотрудников оповещают заранее.

• Внеплановая — проводят в случае смены материально ответственного лица (МОЛ), чрезвычайных ситуаций и чтобы проверить, нет ли хищений.

• Повторная — если результаты предыдущей инвентаризации вызывают сомнения.

• Контрольная — проводят сразу после плановой, чтобы проверить правильность пересчёта.

→ По условиям:

• Обязательная — проводится по требованию законодательства.

• Инициативная — руководитель принимает решение об инвентаризации по собственному желанию.

→ По масштабу:

• Сплошная — охватывает все отделы и подразделения компании, с пересчётом всего имущества и обязательств.

• Выборочная — проверяют только отдельные ценности, виды имущества или конкретных материально ответственных лиц.

Что может быть объектом инвентаризации

Инвентаризация может охватывать совершенно разные виды активов и обязательств компании. Смотрите главные из них в таблице ↓

Объект инвентаризации	Что входит
Основные средства	Долгосрочные активы, такие как здания, машины и оборудование
Производственные запасы	Материалы, из которых производятся товары или выполняются услуги
Материальные активы	Всё, что можно потрогать и использовать в бизнесе (например, товары на складе)
Нематериальные активы	Лицензии, патенты и другие нематериальные активы, которые можно использовать в бизнесе
Товары	Готовая продукция, которую компания собирается продать
Финансовые вложения	Займы с договорами для подтверждения остатков, средства на депозитах и др.
Резервы	Накопления на оплату отпусков, покупку/ремонт основных средств, судебные разбирательства и другие обязательства
Деньги, денежные документы и бланки строгой отчётности	Наличные деньги, ценные бумаги и, например, документы об образовании, которые являются бланками строгой отчётности
Кредиторская задолженность и прочие обязательства	Авансы клиентов, задолженности перед поставщиками, налоговые задолженности, зарплатные долги
Прочие материальные и нематериальные ценности	Спецодежда, упаковка, инвентарь и другие ресурсы, которые используются в бизнесе

Сроки и порядок проведения инвентаризации

По срокам инвентаризации в бухгалтерии есть чёткие правила, например, для основных средств — раз в три года (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В управленческом учёте же всё гораздо гибче, и мы можем сами решать, когда проводить инвентаризацию. Вот наши рекомендации по срокам:

• Основные средства — раз в год перед составлением годовой отчётности. Если они подорожали — увеличиваем добавочный капитал, если утратили полезные свойства — уменьшаем.

• Запасы — минимум дважды в год, чтобы отслеживать неликвидные товары.

• Денежные средства — раз в месяц.

• Обязательства — раз в год.

​​Частота инвентаризаций будет зависеть от того, для чего она нужна. Например, чтобы посчитать остатки в начале учёта, при передаче склада между материально ответственными лицами или если есть подозрения на кражу. В любом случае лучше установить свою регулярность, чем годами сидеть без инвентаризации и гадать, куда исчезают деньги.

Теперь перейдём к пошаговой инструкции. Здесь мы дадим краткую версию со всем самым необходимым для инвентаризации. Но если вам покажется мало и захочется узнать ещё больше подробностей, можете почитать отдельную статью по теме. 

Шаг 1. Назначьте ответственных за инвентаризацию и подготовьте ведомости

Сначала решите, кто будет заниматься инвентаризацией. Так как это не бухгалтерский учёт, достаточно небольшой комиссии — главное, чтобы каждый сотрудник понимал свою задачу. Причём до инвентаризации лучше провести инструктаж. Как вариант: комиссия может состоять из двух человек — бухгалтера и собственника или его доверенного лица. А кладовщик может следить за процессом и подсказывать, где что лежит на складе.

Самое важное — чтобы за пересчёт не отвечало материально ответственное лицо: такой сотрудник будет заинтересован в том, чтобы всё выглядело идеально. Например, если деньги находятся у бухгалтера, его не стоит привлекать к пересчёту, чтобы избежать конфликта интересов. А в случае, если один человек уходит в отпуск, а другой принимает деньги, лучше провести пересчёт вдвоём, чтобы избежать недоразумений.

Состав комиссии зафиксируйте в приказе. В нём также укажите сроки и объекты инвентаризации. Вот пример приказа о проведении инвентаризации ↓

После подготовьте инвентаризационные ведомости. Если у вас уже есть список запасов, распечатайте его. Если информации о складе нет, создайте пустую ведомость, чтобы вписывать данные по ходу работы. Ведомость можно выгрузить из 1С или составить самим. Вот пример пустой ведомости ↓

Также помните, что нужно составить отдельные описи для товаров, которые находятся в пути, отгружены, но не оплачены, или находятся на складах других организаций.

Шаг 2. Организуйте пространство для инвентаризации

Сначала определите границы — какие склады и помещения участвуют в процессе, какое оборудование и персонал понадобятся. Например, весы, штрих-коды, стремянки, грузчики. Затем убедитесь, что запасы доступны, рассортированы и готовы к измерению.

Если есть незавершённое производство, постарайтесь завершить его заранее. Если это невозможно, включите его в инвентаризацию. Отдельно подготовьте место для новых поступлений, чтобы они не смешивались с общими запасами, — их нужно будет оприходовать после инвентаризации. Также выделите зону для списанных, но ещё не отгруженных товаров, чтобы они не участвовали в подсчётах.

Шаг 3. Пересчитайте позиции на складе

Когда будете пересчитывать товары или производственные запасы, делайте это по порядку. Например, если выбрали один вид товара, он может быть на разных участках склада, и есть риск ошибиться. Чтобы избежать таких проблем, лучше разделить склад на части или стеллажи и пересчитывать всё по очереди. Записывайте количество только после того, как пересчитаете, перевесите и/или перемеряете товары.

Заодно проверяйте сроки годности и состояние товаров. Если что-то просрочено или повреждено, обязательно отмечайте это. Можно также фотографировать товары и потом хранить фото вместе с инвентаризационной ведомостью.

Шаг 4. Учтите незавершённое производство и чужие товары

Не забывайте про незавершённое производство. Например, если на складе есть стройматериалы или другие полуфабрикаты, впишите их наименования, степень готовности и количество. А если на складе есть чужие товары, которые не принадлежат вашей компании, их тоже нужно пересчитать и внести в опись. 

Шаг 5. Зафиксируйте результаты инвентаризации

Инвентаризацию можно завершать, когда пересчитали все позиции и внесли в инвентаризационную ведомость.

Далее нужно внести данные в управленческий учёт и, что особенно важно, отразить их в балансе на конкретную дату. Здесь вам сможет помочь финансовый директор. Затем важно проанализировать остатки и принять решения по оптимизации — например, что списать, а что закупать в большем объёме. 

Теперь разберём подробнее, какие данные и в какие управленческие отчёты нужно внести после инвентаризации ↓

Как отразить результаты инвентаризации в управленческом учёте

Результаты инвентаризации надо зафиксировать в трёх управленческих отчётах.

→  Отчёт о движении денежных средств (ДДС). Инвентаризацию обычно начинают с проверки денежных средств. Так вы точно определите начальные остатки в отчёте о движении денежных средств. А значит, получите информацию о том, какие деньги и в какой форме есть у компании.

→  Баланс. Инвентаризация активов компании — товаров, запасов, основных средств — помогает привести баланс в порядок. Если проверили рыночную стоимость активов и обнаружили замороженные деньги в запасах или товарах на складе, сможете обновить данные в балансе. 

→  Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). Инвентаризация основных средств позволит вам разобраться с амортизацией. Так вы сможете понять, какие активы ещё работают и будут амортизироваться, а какие уже нет. Такую информацию надо будет отразить в ОПиУ.

Как оценить результаты инвентаризации

Оценить результаты инвентаризации можно по схеме.

Сравнить фактические остатки с учётными данными. Проверяем, совпадает ли то, что есть на складе, с тем, что записано в документах. Если есть расхождения — фиксируем.

↓

Разобраться с причинами отклонений. Если чего-то не хватает — выясняем, списывалось ли это официально или могло быть утеряно/украдено. Если есть излишки — возможно, были ошибки в учёте или пришёл товар, который забыли внести в базу.

↓

Принять управленческие решения. Недостачи можно списать, взыскать с ответственных лиц или вообще пересмотреть систему учета. Излишки можно продать, перераспределить или опять же скорректировать данные учёта. А если выявили проблемы с хранением — можно изменить складскую систему, чтобы избежать потерь в будущем.

Инвентаризация: частые вопросы собственников

Какие нюансы стоит учесть руководителю при подготовке к инвентаризации и её проведении?

Вот два важных момента, которые стоит иметь в виду руководителю:

1. Когда проводить инвентаризацию. Если решите делать полную инвентаризацию, лучше временно закрыть склад, чтобы не мешать отгрузке товаров. Если это невозможно, можно делать пересчёт ночью или в выходные, но будьте готовы заплатить сотрудникам в два раза больше, причём они могут и отказаться. Ещё нужно учитывать, что усталость повышает риск ошибиться. Именно поэтому лучше всего делать инвентаризацию по частям.

2. Как исправлять ошибки. Если вдруг где-то ошиблись, не исправляйте старую запись — лучше зачеркните её и напишите правильное значение рядом. Все члены комиссии должны расписаться за исправления, чтобы избежать ситуаций, когда кто-то может изменить данные в свою пользу.

Что делать с расхождениями в инвентаризационной ведомости?

Если в инвентаризационной ведомости нашли расхождения, сначала пересчитайте всё заново. Лучше, если это сделает другой человек, чтобы точно не было ошибок. Если это не помогло, действуем так:

• При недостаче — ищем виновного. Если нашли, берём объяснение и взыскиваем недостачу. Если никто не виноват, списываем недостачу на расходы компании.

• При излишках — выясняем, откуда они взялись. Вносим данные в учёт и отражаем излишки как прочие доходы.

Инвентаризация: в двух словах

• Инвентаризация — это не просто бухгалтерская формальность, а важный инструмент для контроля бизнеса. Именно инвентаризация помогает сверить учёт с реальностью, выявить излишки и недостачи, снизить потери и улучшить финансовое управление.

• В бухгалтерии к инвентаризации есть строгие требования, а вот в управленческом учёте всё гораздо гибче. Собственники бизнеса могут сами решать, как и когда проводить инвентаризацию. Главное — установить свою регулярность, а не тянуть годами, не зная, куда исчезают деньги.

• Объектами инвентаризации могут быть основные средства, производственные запасы, материальные и нематериальные активы, товары, финансовые вложения, резервы, деньги, денежные документы и бланки строгой отчётности. Также можно проверить кредиторскую задолженность и прочие обязательства, другие материальные и нематериальные ценности.

• Чтобы провести инвентаризацию, сначала назначьте ответственных, подготовьте ведомости и организуйте пространство на складе. Потом пересчитайте товары, при этом не забудьте учесть незавершённое производство и чужие товары. А в конце зафиксируйте результаты, чтобы не потерять важные данные для учёта.

• Главное в инвентаризации — не просто посчитать товары или запасы, а сделать выводы и улучшить процессы. Недостачи можно списать, взыскать с ответственных лиц или вообще пересмотреть систему учёта. Излишки можно продать, перераспределить или опять же скорректировать данные учёта. Если выявили проблемы с хранением — можно изменить складскую систему, чтобы избежать потерь в будущем.

Поможем отразить инвентаризацию в управленческом учёте

Финдиры НФ — эксперты в управленческом учёте. Они помогут вам правильно отразить результаты инвентаризации в ДДС, ОПиУ и, что особенно важно, в балансе. С точными данными вы сможете принимать обоснованные управленческие решения, улучшить контроль за активами и, как результат, вывести финансовое планирование на новый уровень.

Вот как наши финдиры уже помогли другим компаниям:

• 13 лет без инвентаризации: как разгрести склад и увеличить оборачиваемость

• Рентабельность в общепите: рецепт для роста чистой прибыли

• Как финдир помог увеличить выручку на 22% за 10 месяцев: кейс по оптимизации бизнес-процессов в общепите

• Бизнес с госограничениями: увеличили маржинальность с 42 до 49%

• Спасти или закрыть: как производственная компания смогла выйти из кризиса

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓