Как правильно оформить расходы по новогодним корпоративам и подаркам для сотрудников

Провели новогодний корпоратив и вручили подарки сотрудникам — кажется, что можно расслабиться. Но не тут-то было: впереди учет расходов, начисление налога на прибыль и НДФЛ. Рассказываем, как учесть затраты на корпоратив и подарки, чтобы праздник не превратился в проблемы с налоговой.

Содержание

Расходы на новогодние корпоративы: что это

Как учесть расходы на корпоративы в бухгалтерии

Какие налоги платит бизнес при проведении корпоратива

Как учесть расходы на новогодний корпоратив: на примере

Расходы на подарки сотрудникам: как отражать в расходах и какие налоги придется заплатить

Как оформить расходы на новогодний корпоратив и подарки: в двух словах

Поможем взять расходы бизнеса под контроль

Расходы на новогодние корпоративы: что это

Расходы на новогодние корпоративы — всё, что тратит бизнес на проведение мероприятий в виде банкетов или вечеринок под Новый год. К расходам на новогодние корпоративы относят:

• аренду помещения — ресторана, банкетного зала, базы отдыха и даже теплохода;

• банкет — еду, закуски и напитки;

• оформление помещения — например, декорирование зала в выбранном стиле, установку фотозоны и освещения, а также праздничную сервировку столов;

• обслуживание мероприятия — оплату услуг официантов, ведущего, музыкантов, диджея, фотографа, бармена и аниматоров.

Как учесть расходы на корпоративы в бухгалтерии

Чтобы учесть расходы на новогодние корпоративы в бухгалтерии, бизнесу следует ↓

Выпустить приказ о проведении новогоднего корпоратива. Приказ нужен, чтобы составить смету корпоратива, обосновать расходы, заключить договор с организаторами мероприятия и отчитаться перед налоговой. Приказ можно составить в произвольной форме — главное, зафиксировать номер приказа и дату составления.

Оформить смету корпоратива. Смета нужна, чтобы подтвердить расходы, контролировать бюджет и отчитаться перед налоговой.

Собрать подтверждающие документы. Чтобы сравнить расходы со сметой и заплатить налоги. Например, чеки, акты и накладные.

Отнести затраты на корпоратив к прочим расходам. В бухучете расходы на корпоративы относят к прочим расходам бизнеса, которые не относятся к основной деятельности.

В управленческом учете расходы на корпоратив также фиксируют в прочих расходах — это те, которые ниже уровня EBITDA.

Чем бухучет отличается от управленки, рассказывали здесь ↓

• Сравниваем бухгалтерский и управленческий учет по пунктам: цель, форма, польза

• Почему бухучет не заменит управленческий

Если на корпоративе есть клиенты или партнеры бизнеса — расходы можно отнести к представительским. Это поможет уменьшить налог на прибыль, но только на расходы по питанию и аренде, без учета затрат на развлечения. Ограничение по сумме, на которую можно снизить налог, — не более 4% от ФОТ за отчетный период.

Чтобы подтвердить представительские расходы, бизнесу нужно собрать  подтверждающие документы для налоговой:

• отчет о представительских расходах, который утверждает директор или собственник;

• документы, подтверждающие представительские расходы. Конкретных требований к документам нет — здесь могут быть договоры, списки гостей, счета, чеки и так далее.

Какие налоги платит бизнес при проведении корпоратива

При проведении корпоратива бизнес платит налог на прибыль, НДС, НДФЛ и страховые взносы. Здесь начисление налогов зависит от того, для кого проводят корпоратив ↓

Вид корпоратива	Налог на прибыль	НДС	НДФЛ	Страховые взносы
Корпоратив для сотрудников,  список которых указали в приказе. Например, для руководителей компании	Расходы на корпоратив не уменьшают налоговую базу	Не принимают к вычету	Расходы на корпоратив признают доходом в натуральной форме и удерживают из зарплаты сотрудника	Не начисляют
Корпоратив без фиксированного списка сотрудников в приказе	Расходы на корпоратив не уменьшают налоговую базу	Не принимают к вычету	Не начисляют	Не начисляют
Официальное мероприятие, на которое бизнес пригласил партнеров и клиентов	Бизнес может снизить налоговую базу только на сумму представительских расходов	Принимают к вычету только с представительских расходов	Не начисляют	Не начисляют

↑ Добавив в приказ о проведении корпоратива список сотрудников, бизнес попадает на выплату НДФЛ на ровном месте

↑ При затратах на корпоратив около 3500 ₽ на одного сотрудника бизнес признает это доходом в натуральной форме и удержит с этой суммы НДФЛ на 455 ₽

Как учесть расходы на новогодний корпоратив: на примере

Бизнес учитывает расходы на новогодние корпоративы с помощью бухгалтерских проводок. Разберем, как это сделать на примере компании, которая потратила на корпоратив 500 000 ₽ ↓

Дебет	Кредит	Операция	Сумма
91/2	60	Фиксация суммы затрат на корпоратив	500 000 ₽
19	60	Фиксация суммы НДС	100 000 ₽
91/2	19	Списание НДС в прочие расходы	100 000 ₽
60	51	Оплата с расчетного счета организатору корпоратива вместе с НДС	600 000 ₽
99	68	Оплата налога на прибыль по ОСНО — 20%	120 000 ₽

Расходы на подарки сотрудникам: как отражать в расходах и какие налоги придется заплатить

Расходы и налоги за подарки сотрудникам будут различаться в зависимости от вида подарка; их делят на подарки за трудовые достижения, подарки к мероприятию и подарки детям сотрудников ↓

Подарки за трудовые достижения

Когда бизнес дарит сотруднику подарок за трудовые достижения, например, за перевыполнение плана или трудовой стаж, — налоговая считает такой подарок доходом. 

Как учитывать. Оформить подарок через приказ о премировании по форме Т-11, отнести расходы на подарок к затратам на оплату труда.

Какие налоги придется заплатить — НДФЛ и страховые взносы:

• удержать НДФЛ со стоимости подарка — вычесть 13% от его стоимости из зарплаты сотрудника;

• начислить страховые взносы на сумму подарка, в том числе взносы за травматизм.

Подарки к праздникам

Сюда относят подарки к юбилею, Новому году и другим праздникам. 

Как учитывать. Отнести к прочим расходам, оформить приказ, договор дарения и выдать подарок под подпись:

• учитывать в прочих расходах бизнеса, которые не влияют на налоговую базу;

• оформить приказ со списком сотрудников, которым будут выдавать подарки;

• если стоимость подарка превышает 3000 ₽ — оформлять договор дарения. Если сотрудников много, договор можно сделать многосторонним — чтобы сократить бюрократию;

• выдавать подарки под подпись — например, сделать ведомость к приказу, в которой фиксируют Ф.И.О. работника, наименование подарка, дату выдачи и подпись сотрудника.

Какие налоги придется заплатить. НДФЛ на сумму больше 4000 ₽, если сумма всех подарков для сотрудника за год превышает 4000 ₽.

Подарки для детей сотрудников

Обычно это сладкие подарки на Новый год, которые стоит правильно оформить.

Как учитывать. В прочих расходах, выдавать через ведомость и фиксировать данные ребенка:

• учитывать в прочих расходах бизнеса, которые не влияют на налоговую базу;

• выдавать подарки через ведомость, в которой получателем подарка является ребенок, — для этого родитель может принести ксерокопию свидетельства о рождении, чтобы вписать данные в ведомость для отчета перед налоговой.

Какие налоги придется заплатить:

• если оформить получателем ребенка, то он будет самостоятельным плательщиком НДФЛ, — можно применить налоговый вычет на 4000 ₽;

• страховые взносы на сумму подарка не начисляют, ведь ребенок не работает в компании.

Как оформить расходы на новогодний корпоратив и подарки: в двух словах

• К расходам на новогодний корпоратив относят затраты на аренду, банкет, оформление помещения и обслуживание мероприятия.

• Чтобы учесть затраты на корпоратив, нужно выпустить приказ о проведении корпоратива, оформить смету и отнести затраты на корпоратив к прочим расходам.  А еще признать расходы представительскими — в случае, если их потратили на партнеров бизнеса и только на сумму таких расходов не больше, чем 4% от месячного ФОТ.

• Если бизнес укажет в приказе о проведении корпоратива список сотрудников, то компания должна признать это доходом в натуральной форме и удержать НДФЛ за каждого работника из списка.

• Подарки сотрудникам бывают трех видов: за трудовые достижения, подарки к праздникам и подарки для детей сотрудников.

Поможем взять расходы бизнеса под контроль

Финдиры Нескучных не ведут бухучет, но подскажут, как взять под контроль самые разные расходы бизнеса.  Они умеют находить неэффективные траты и делать так, чтобы собственник получал прибыль, а не убытки. Вот как финдиры уже это делали:

• Стройка: контроль расходов и рост прибыли на 43%

• Оптимизация расходов и расчет проектов в производственной компании

• Гостиничный бизнес: вышли из убытков и победили сезонность

• Стратсессия: что такое и как провести. На примере айти-компании

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓