Как снизить затраты на аренду офиса и коммерческого помещения

Аренда — это одна из негибких статей расходов любой компании, которая работает офлайн. Можно ли сэкономить на аренде помещения? Конечно! Но нужно знать нюансы.

Содержание

Что входит в стоимость аренды офиса?

Как снизить затраты на аренду офиса за счет субаренды?

Удаленная работа и другие способы снижения расходов на аренду

Как договориться о снижении размера арендной платы?

Меры поддержки от государства при аренде помещения

Затраты на аренду: частые вопросы собственников

Затраты на аренду: в двух словах

Поможем разобраться с расходами и найти способы снижения аренды

Что входит в стоимость аренды офиса? 

Стоимость аренды складывается из трех частей: постоянных расходов, переменных и разовых платежей.

• Постоянные расходы — это арендная ставка площади и парковочного места. Они прописаны в договоре аренды и оплачиваются из месяца в месяц.

• Переменные расходы — это коммуналка, связь, интернет и, например, услуги клининга.

• Разовые платежи — про них часто забывают: это обеспечительный платеж, гарантийный депозит и, иногда, страховой платеж. Всё почти так же, как со съёмом жилья: залог за порчу имущества и депозит нужны, чтобы арендодатель был уверен: вы не разрушите его помещение, а обеспечительный платеж гарантирует оплату аренды.

Подробнее о пользовании помещением можно прочесть в ГК РФ Статья 615. Пользование арендованным имуществом.

Как снизить затраты на аренду офиса за счет субаренды?

Рынок аренды довольно сложен. Стоимость помещений (особенно в местах с хорошей проходимостью) иногда зашкаливает. 

По данным NF GROUP, средневзвешенная ставка аренды в офисах класса А в 2023 году составила 26 469 рублей (+1,6%) за квадратный метр в год (без учета OPEX и НДС), в классе B — 18 077 рублей (+ 2,8%). В 2024 году рост ставок продолжится, а разница между показателями в ключевых деловых районах и удаленных локациях увеличится.

Для оптимизации аренды можно использовать несколько инструментов. 

Первый — это субаренда. Представим: вы снимаете большое помещение с 20 офисами, сами используете только 15. Остальные можно сдать другим собственникам. 

Почему это выгодно: большие площади стоят дешевле в пересчете на квадратный метр. А когда мы от большого помещения сдаем кусок, то можем арендную ставку ставить гораздо выше, чем она у нас.

Но! Если это разрешено в договоре и это коммерческая недвижимость.  Кроме того, по законодательству на такое действие требуется согласие не только арендодателя, но и собственника.

Бонус: вы как собственник можете устроить коллаборацию с другим брендом. Например, у вас магазин одежды для школьников, и вы сдадите часть своих площадей под магазин канцтоваров. Он не будет вашим конкурентом и, наоборот, принесет вам больше трафика.

Удаленная работа и другие способы снижения расходов на аренду

После коронавируса начался бум на удаленку, и это сыграло большую роль в снижении расходов на аренду. Помимо субаренды есть и другие гибкие офисные решения↓↓↓

Использование коворкингов. Если вы проводите встречи с командой раз в неделю, смысла платить аренду за месяц просто нет. 

Подобное рабочее место можно получить на льготных условиях: всего за 10% от стоимости. Воспользоваться льготой могут МСП и самозанятые:

• компенсация стоимости осуществляется в размере не более 90% от стоимости, но не более 10 000 руб. за одно рабочее место;

• для одного субъекта МСП – не более 5 рабочих мест; самозанятые – 1 рабочее место;

• компенсация осуществляется только за места, предоставленные в коворкинг-центрах, аккредитованных АНО «АИР».

Разделение на back-office и front-office. Если у вас команда из 10 человек, а с клиентами контактируют только трое, под них можно снять более дорогой и презентабельный офис, а для остальных — не менее комфортабельное помещение, но в более дешевой локации, без шикарных видов на город. 

Оптимизировать офисные площади. Можно пригласить инженера по эргономике пространства, который, не нарушая всех санитарно-эпидемиологических норм, поможет на меньшей площади разместить большее количество сотрудников. 

Виртуальный офис. Актуален для небольших компаний, у которых пока нет денег на аренду помещений, но требуется эффект присутствия. Что вы приобретаете при таком варианте аренды? 

• Юридический адрес — для регистрации в государственных органах и заключения договоров.

• Почтовый адрес — для получения деловой корреспонденции по почте или курьером.

• Городской телефонный номер и секретаря — для обработки ваших звонков от имени компании.

• Фактический адрес, совпадающий с почтовым и юридическим, — для встреч с клиентами. Деловой центр, в котором вы арендуете виртуальный офис, как правило, предоставляет вам в аренду переговорные или офисы на нужное для встречи время.

• Некоторые арендодатели предложат вам еще и аренду серверов для организации удаленного офиса.

С этим набором опций вы можете полноценно вести бизнес без реального офиса и сократить расходы в разы.

Как договориться о снижении размера арендной платы? 

За счёт чего можно получить аренду по сниженной ставке? Во-первых, за съём большой площади на длительный срок. Во-вторых, за счёт улучшения условий: вы можете предложить арендодателю сделать декоративный ремонт. Не забудьте, что для этого подписывается дополнительное соглашение.

Важно понимать, что в этом вопросе важную роль играют переговоры. Грубо говоря, это торг, поэтому коммуникативные навыки здесь играют особую роль. Плюсом будет, если вы владеете популярным и узнаваемым на рынке брендом с хорошей репутацией.

Пример из практики: известная сеть компьютерных клубов «Кибер» (название изменено) работает по франшизе. При снятии помещения арендодатель часто шёл на уступки: согласился на ремонт и приостановил действие договора на 2 месяца без компенсации, когда вовремя не пришло оборудование. Всё благодаря тому, что арендатор зашел на долгосрок, а франшиза имеет хорошую репутацию.

Меры поддержки от государства при аренде помещения

Государство часто идет навстречу малому бизнесу: вы можете арендовать федеральную, региональную или муниципальную недвижимость со скидкой: 60%  в первый год, 40% — во второй, 20% — в третий. 

Социальный контракт — еще один способ, актуальный для стартапов. Вы заявляете бизнес-план, получаете субсидию от государства, тратите ее на аренду и отчитываетесь. 

Затраты на аренду: частые вопросы собственников

Эксперт Елена Юдина

Финдир НФ

Внимательно читаем договор: все действия в случае форс-мажора должны быть описаны там.

На что можно рассчитывать, если помещением не пользовались?

Снова читаем договор. Важно отметить: по общему правилу — обязательным документом является  акт передачи помещения от арендодателя арендатору на старте съема и акт приема-передачи помещения обратно после его окончания, чтобы доказать, что оно уже не используется. 

Можно ли просто расторгнуть договор и съехать?

Конечно, но в некоторых случаях арендодатель может потребовать компенсацию. Поэтому советую не экономить на юристе при заключении договора.

Затраты на аренду: в двух словах

• Аренда — это одна из тяжелых и негибких частей расходов любой компании.

• Стоимость аренды складывается из трех частей: постоянных расходов, переменных и разовых платежей.

• Получить аренду по сниженной ставке можно за съём большой площади на длительный срок и за счет улучшения арендуемого объекта.

• Можно арендовать федеральную, региональную или муниципальную недвижимость со скидкой.

О том, что будет выгоднее: собственный склад или помещение в аренду, мы рассказали здесь

Поможем разобраться с расходами и найти способы снижения аренды

Мы много раз помогали бизнесу уменьшить расходы и увеличить прибыль:

• Транспортная компания: как уменьшить расходы

• Стройка: контроль расходов и рост прибыли на 43%

• Производству: 5 способов снизить расходы

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый легкий способ это сделать — записаться на бесплатную онлайн-встречу с финдиром.