Как возмещать расходы сотруднику, если ему не выдавали деньги под отчет

В любой компании бывают ситуации, когда сотруднику нужно что-то купить или оплатить по работе, а деньги заранее ему не выдали. В этом случае он платит из своих, а затем компания компенсирует ему расходы. Интересно, что с точки зрения закона такие покупки выглядят как привычные сделки компании с контрагентами, только от лица компании выступает конкретный человек. 

В статье рассказываем, какие расходы можно компенсировать и как это сделать. 

Содержание

Порядок возмещения служебных расходов без подотчета

Компенсация расходов на командировку и не только: какие документы нужны для возмещения

Возмещение дополнительных расходов сотруднику: как правильно отразить в учете

Ограничения и условия возмещения расходов: как избежать налоговых рисков

Возмещение расходов сотруднику: частые вопросы собственников

Возмещение расходов сотруднику: в двух словах

Поможем наладить финансовый порядок в компании

Порядок возмещения служебных расходов без подотчета

Бывают ситуации, когда сотруднику нужно что-то купить или оплатить для нужд компании. Это можно сделать двумя способами:

• деньгами под отчет — сначала сотрудник обращается в бухгалтерию, получает деньги, а затем тратит их;

• деньгами без подотчета — сначала он платит своими деньгами, а затем компания компенсирует, то есть возмещает расходы работнику.

О том, как правильно выдавать деньги под отчет, мы рассказали в другой статье, теперь разберемся с деньгами без подотчета. Такие траты законны и нередки, например, в Нескучных финансах сотрудники работают в разных городах, а время от времени встречаются на общих съездах в Москве. Билеты до Москвы сотрудники покупают сами, а затем их оплачивает компания. 

Расходы без подотчета могут быть на разные цели:

• командировочные — проезд, проживание, визы, ежедневные траты;

• внутренние нужды — покупка товаров или услуг по согласованию с компанией;

• представительские — например, оплата обеда в ресторане с партнером;

• транспортные — бензин, парковка, обслуживание автомобиля.

Каждая компания сама решает, каким будем порядок возмещения служебных расходов, и прописывает это во внутреннем регламенте, например, в отдельном приказе, учетной или кадровой политике. В документе можно обозначить разные нюансы:

→ Прописать, что возмещению подлежат только те расходы, которые предварительно согласованы с компанией. Чтобы не получилось так, что сначала сотрудник что-то потратил, затем попросил деньги обратно, а никто не в курсе. 

→ Дать список лиц или должностей, которые могут совершать покупки от лица компании. 

→ Указать список документов, которые нужны, чтобы получить компенсацию, сроки их предоставления, а также сроки выплаты компенсации.

→ Установить лимиты, например, на представительские расходы. Представьте, менеджер по согласованию с руководителем идет в ресторан с важным клиентом. Но можно поужинать в ресторане, обсудить дела, а можно — поужинать, поехать в клуб, затем в баню и проснуться на лавочке под Рязанью. 

Конечно, компания может попробовать возместить всё приключение до Рязани, но есть некоторые законодательные ограничения: так, представительские расходы не могут быть больше 4% фонда оплаты труда за отчетный период. 

Траты без подотчета могут быть разовыми и регулярными. Например, секретарь может раз в неделю покупать печеньки на кухню. Деньги на эти траты можно запрашивать заранее, но никто не запрещает возмещать их уже после. Главное — чтобы деньги были потрачены на нужды компании.

Компенсация расходов на командировку и не только: какие документы нужны для возмещения

По закону сотрудник, который покупает товар или оплачивает услугу для нужд компании, выступает ее представителем. По сути это та же сделка с контрагентом, которую проводит компания, только совершает ее конкретное физическое лицо. 

Чтобы сотрудник мог получить компенсацию, ему нужно предоставить документы, которые подтвердят, что компания одобряет сделку:

• заявление работника о возмещении расходов, которое одобрил руководитель;

• приказ от имени руководителя о возмещении расходов конкретному работнику;

• отчет о расходах, к которому прикладываются документы — билет, товарный чек, накладная, счет-фактура, электронная квитанция, бланк строгой отчетности. 

На практике все три документа используют редко: обычно достаточно заверенного руководителем заявления от работника и товарного чека, а иногда и просто чека. 

Согласно указанию Банка России, при компенсации расходов не под отчет авансовый отчет составлять не нужно. Его пишут только те сотрудники, которые получили деньги в виде аванса.

Как оформить заявление на возмещение расходов сотруднику + образец

По закону не существует единого образца заявления на возмещение расходов — каждая компания разрабатывает шаблон сама. Но в любом случае в заявление нужно указать: 

• название компании, данные руководителя и сотрудника;

• дату и номер приказа, если сотрудник был в командировке;

• цель трат;

• перечень трат, которые нужно возместить;

• перечень документов, которые подтверждают траты; 

• дату и подпись сотрудника.

Например, образец заявления о возмещение расходов после командировки может выглядеть так:

Во внутреннем регламенте компания может установить срок, когда сотрудники подают заявление, а бухгалтерия перечисляет деньги, но с точки зрения закона предельного срока нет. 

Возмещение дополнительных расходов сотруднику: как правильно отразить в учете

В управленческом учете расходы сотрудников, которые им компенсировали, не выделяются отдельной строкой, а считаются частью обычных расходов. Например, в ОПиУ представительские расходы суммируются в графе «Представительские расходы» или «Прочие расходы». То же самое с командировочными и другими тратами. В отчете о движении денежных средств может быть строка «Возмещение расходов сотрудников», но опять же — если это удобно компании. 

В бухгалтерском учете компенсация расходов к расчетам с подотчетными лицами не относится, поэтому счет 71 тут не подходит. Согласно приказу Минфина, используют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 

Что касается НДС, здесь всё то же самое, как если бы компания работала напрямую с другой компанией или ИП. Если компания платит НДС и сделка совершена с компанией, которая тоже платит НДС, формируется входящий вычет. Для этого нужно, чтобы в счет-фактуре продавца в качестве покупателя была указана компания, а не работник. 

Ограничения и условия возмещения расходов: как избежать налоговых рисков

Расходы, которые компания компенсирует сотрудникам, должны быть совершены для нужд бизнеса и иметь подтверждающие документы. Без этого компания не сможет принять их в расходы.

Чтобы избежать вопросов от налоговой, у всех трат должно быть обоснование — зачем это компании. 

Кроме этого, компенсация расходов не под отчет — это не доход сотрудника, а отдельная выплата. Эти деньги можно выдать наличными или перевести на карту, но их нельзя считать как зарплату, а значит, удерживать с них НДФЛ и начислять страховые взносы. 

Возмещение расходов сотруднику: частые вопросы собственников

Какие расходы можно возместить сотруднику?

Сотруднику можно возместить любые расходы, которые совершены в интересах компании, с одобрения руководителя и имеют документальное подтверждение. Но в любом случае нужно руководствоваться здравым смыслом: вряд ли налоговая примет в качестве расходов компании траты на Сандуновские бани, даже если поход туда помог заключить сделку. 

Какие статьи по теме расходов сотрудников можно почитать?

Держите несколько хороших материалов:

→ Деньги под отчет: как правильно выдавать и контролировать

→ Страховые взносы за сотрудников

→ Согласование платежей в компании

Возмещение расходов сотруднику: в двух словах

• Если сотруднику нужно что-то купить или оплатить для нужд компании, это можно сделать двумя способами: деньгами под отчет и без подотчета. 

• В случае расходов без подотчета сотрудник платит своими деньгами, а затем компания возвращает их обратно. 

• Расходы без подотчета могут быть на разные цели, например, командировочные, представительские, транспортные. 

• Каждая компания сама решает, каким будем порядок возмещения служебных расходов, и прописывает это во внутреннем регламенте.

• Представительские расходы не могут быть больше 4% фонда оплаты труда за отчетный период. 

• Чтобы сотрудник мог получить компенсацию, ему нужно предоставить документы: заявление, отчет и товарный чек. 

Поможем наладить финансовый порядок в компании

Финдиректора НФ работают с расходами не просто так, а чтобы разобраться, куда утекают деньги компании, как выбраться из кассовых разрывов, как зарабатывать больше и наконец-то получать чистую прибыль. Вот как обычно работают наши финдиры:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓