Особенности финучета в HoReCa: рестораны и кафе

Финансовый учет в кафе и ресторанах строится на контроле издержек: списания продуктов и расходов на персонала. Так, расходы на себестоимость блюд — это 25–40% всех трат заведений, а расходы на фонд оплаты труда — 20–30%, и за этим нужно следить.

Содержание

Особенности учета в HoReCa: рестораны и кафе

Показатели управленческого учета для HoReCa

Какие отчеты входят в управленческий учет для HoReCa

Как внедрить управленческий учет в ресторане или кафе

Особенности финучета в HoReCa: в двух словах

Поможем наладить учет

Особенности учета в HoReCa: рестораны и кафе

Финансовый учет в кафе и ресторанах строится, прежде всего, на контроле издержек. Дело в том, что расходы на себестоимость блюд — это до 40% всех трат заведений, и за этим нужно следить.

Итак, любые блюда и напитки в заведениях готовят по технологическим картам — документам, в которых описывают рецептуру, процесс приготовления и внешний вид изделия. 

Образец техкарты по ГОСТу. Источник — журнал «Котел»

Самое важное в общепитовском учете — контролировать списание продуктов: например, учитывать, сколько сыра взял повар для пиццы и сколько его осталось для остальных блюд. Вручную, например, в Экселе или 1С, это отследить невозможно, потому что заказов, позиций в меню и самих продуктов очень много. Без контроля расходов бизнес просто развалится. 

Поэтому кафе и рестораны работают со специальными программами, например, «Айко» и «Ар-кипер». Это ПО помогает автоматизировать учет: когда блюдо пробивается на кассе, в этот же момент в системе списываются со склада ингредиенты и формируется себестоимость блюда. В программе можно контролировать закупки продуктов, их расход и остатки.

В небольших заведениях этот учет иногда пытаются вести вручную — в конце рабочего дня делать акт и списывать все израсходованные продукты. Но в этом случае они не видят, какое блюдо приносит больше маржи, а какое меньше, потому что расход продуктов не делится по изделиям. 

Какие отчеты входят в управленческий учет для HoReCa

Итак, учет в кафе и ресторанах строится, прежде всего, на автоматизации. Этим сегмент HoReCa принципиально отличается от других сфер, где специальное ПО требуется не всегда. 

Дополнительно для кафе и ресторанов важно вести: 

• учет выхода сотрудников на смены — корректировать рабочие часы персонала в зависимости от загруженности заведения. Это важная часть работы управляющего, потому что до 30% всех расходов заведения — это как раз фонд оплаты труда. Если за ним не следить, можно потерять значительную часть прибыли;

• ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. Помогает увидеть структуру доходов и расходов компании и оценить эффективность работы.

Учет выхода на смены также обычно ведут с помощью специального ПО, а вот ОПиУ собирают отдельно. Вот как упрощенно выглядит отчет о прибылях и убытках:

Что важно в управленческом учете для кафе и ресторанов:

Правильно признавать выручку. Выручка считается кассовым методом — то есть в момент, когда заведение получает от клиента деньги. Но есть исключение — банкеты. Обычно по ним берут предоплату, которую ошибочно считать выручкой. Предоплата — это аванс, то есть кредиторская задолженность перед клиентом. И выручкой этот аванс станет, когда заведение выполнит свои обязательства — проведет банкет.

Считать средний чек на гостя. В кафе и рестораны часто приходят пары, семьи и компании, у которых средний чек один на всех. И такой средний чек искажает объективную картину мира. Чтобы вести учет правильно, средний чек нужно пересчитывать на одного человека. Для этого в общепите берут дневную выручку и делят на количество гостей.

Учитывать сезонность при планировании. Сезонность сильно влияет на работу кафе и ресторанов, особенно в курортной зоне. В ОПиУ можно увидеть, какие месяцы для компании были удачными, а какие — провальными. И заранее предпринять меры: например, оптимизировать работу сотрудников, нанимая людей только на высокие месяцы. Подробнее о работе с сезонностью — в статье «Как выровнять сезонность в бизнесе».

Показатели управленческого учета для HoReCa

Если кафе или ресторан использует специальное ПО, контролирует расход продуктов и собирает ОПиУ, этих данных достаточно, чтобы выстроить управленческий учет и работать с ним. Например:

→ Выручка кафе. Это главный показатель, который соотносится с точкой безубыточности. Если компания недобирает выручку, это можно увидеть и принять меры: например, запустить рекламные акции и сделать спецпредложения на доставку и вынос.

→ Маржинальность блюд. Если проанализировать списания продуктов, можно увидеть маржинальность разных позиций. Например, гренки в меню стоят 300 ₽, а их себестоимость 50 ₽. Разница в рублях и есть маржа, а в процентах будет маржинальность. 

С этой информацией можно работать: например, менять ассортимент или продвигать более маржинальные, то есть денежные, позиции. 

→ Потенциальный и реальный средний чек. Выше мы говорили, что заведения пересчитывают средний чек на гостя. Это важный показатель, потому что с его помощью можно узнать потенциальный средний чек и спланировать выручку на будущее.  

Итак, в меню есть разные категории: салаты, супы, основные блюда. У каждой категории — своя средняя цена: например, салат — 400 ₽, суп — 300 ₽. Заведения знают, что обычно заказывают клиенты на завтрак, обед или ужин, и таким образом получают размер потенциального среднего чека на гостя. 

Бывает, что реальный средний чек ниже, чем потенциальный, и так происходит постоянно. Вот с этим как раз и нужно работать: разбираться, почему люди не дозаказывают. Допустим, причина в неинтересном ассортименте блюд, и тогда новое меню, возможно, исправит ситуацию.

→ Расходы на списания. В кафе и ресторанах много дополнительных списаний: например, питание персонала, отработка новых рецептов и бракераж блюд, то есть отбраковывание некачественных блюд по внешнему виду, вкусу или запаху. Эти списания важно анализировать: если вдруг расходы на них выросли, разбираться, что случилось и как это исправить. 

Как внедрить управленческий учет в ресторане или кафе

А теперь нехитрые советы для того, чтобы внедрить управленческий учет в ресторане и кафе:

→ Подключить автоматизированный сервис по типу «Айко», который поможет вести учет себестоимости блюд, управлять рабочим временем и фондом оплаты труда. И понять, на чём ресторан больше зарабатывает, чтобы повышать продажи маржинальных позиций.
→ Нанять финансового менеджера или директора в штат или на аутсорсинг. Мы рекомендуем себя :—)

→ Собрать базовую финансовую отчетность: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и баланс. Но не всегда это нужно: в нашей статье мы рассказывали об управленческом учете на базе только автоматизированного сервиса, ОПиУ и грамотного финдира.

→ Прочитать нашу статью «Как внедрить управленческий учет».

Особенности финучета в HoReCa: в двух словах

• Финансовый учет в кафе и ресторанах строится на контроле издержек: списания продуктов и загруженности персонала. Так, расходы на себестоимость блюд — это до 40% всех трат заведений, а расходы на ФОТ — до 30%, и за этим нужно следить.

•  Кафе и рестораны работают со специальными программами, например, «Айко» и «Ар-кипер». Это ПО помогает автоматизировать учет себестоимости: когда блюдо пробивается на кассе, в этот же момент в системе списываются продукты и формируется себестоимость.

• В кафе и ресторанах регулярно проводят инвентаризацию — сводят цифры из отчетности с реальными запасами продуктов. Чтобы недостачи было меньше, нужен материально ответственный за склад сотрудник — человек, который закупает продукты и следит, что и зачем он выдает. 

• Для кафе и ресторанов важно правильно признавать выручку, например, при заказе банкетов, а также считать средний чек не на компанию или пару, а на гостя. Кроме этого, нужно учитывать сезонность.

Поможем наладить учет 

Финдиры Нескучных финансов умеют работать с компаниями из самых разных отраслей, включая HoReCa. Они знают:

• как и где найти деньги, когда их нет;

• как заведениям выбраться из убытков;

• как наладить ассортиментную матрицу и продавать высокомаржинальные позиции;

• как привлечь стабильный поток клиентов;

• как избавиться от кассовых разрывов.

Вот как это обычно бывает:

• Гостиничный бизнес: вышли из убытков и победили сезонность

• Прошли несезон без кассовых разрывов. Впервые за 7 лет!

• 13 лет без инвентаризации: как разгрести склад и увеличить оборачиваемость

• Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓