Полезные шаблоны Гугл-таблиц для бизнеса

Готовые шаблоны в Гугл-таблицах — мощный инструмент для бизнеса, который экономит массу времени и упрощает жизнь. С их помощью можно стандартизировать рабочие процессы и избавить сотрудников от лишней работы — вручную создавать документы с нуля.

Всё становится проще, если использовать шаблоны для отчетности, бюджетирования, управления проектами, анализа продаж, планирования рабочих смен и даже расчета заработных плат. В статье разберем восемь шаблонов Гугл-таблиц, которые помогут бизнесу все структурировать.

Содержание

Шаблон диаграммы Ганта

Шаблон календаря на 2025 год

Шаблоны для ведения бюджета

Шаблон для склада

Шаблон CRM в Гугл-таблице

Шаблон платежного календаря

Шаблон сметы в Гугл-таблице

График отпусков в Гугл-таблице: шаблон

Шаблоны в Гугл-таблицах: частые вопросы собственников

Шаблоны в Гугл-таблицах: в двух словах

Поможем с финансовым управлением

Шаблон диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальный инструмент для управления проектами, который помогает планировать задачи, отслеживать прогресс и управлять ресурсами. 

Диаграмму Ганта можно использовать для разных целей:

• Планирования строительства: от закупки материалов до выполнения отдельных этапов работ.

• Управления проектом в IT: от разработки до тестирования и внедрения ПО.

• Организации производства на фабрике: от управления процессом сборки до упаковки и отправки товаров.

• Распределения рабочего времени сотрудников по методу Парето.

Шаблон диаграммы Ганта

Чтобы построить диаграмму по шаблону, нужно сделать четыре шага.

Шаг 1. Определить задачи проекта и разделить его на этапы. Крупные задачи можно разбить на более мелкие подзадачи.

Пример: задача — внедрить управление отчетностью в компании. 

Определяем главные шаги и подзадачи, которые необходимы для их реализации, например:

1-я задача. Внедрение отчета о движении денежных средств (ОДДС).

• 1.1. Составление отчета по статьям доходов и расходов (2 недели).

• 1.2. Автоматизация сбора данных (3 недели).

• 1.3. Внедрение мониторинга план-факт–анализа (2 недели).

• 1.4. Настройка процессов контроля расходов и поступлений — Платежный календарь (2 недели).

2-я задача. Внедрение отчета о прибылях и убытках (ОПиУ).

• 2.1.  Внедрение учета сделок (2 недели).

• 2.2. Зарплатная ведомость (2 недели).

• 2.3. Учет основных средств (3 недели).

• 2.4. Учет финансовой деятельности (1 неделя).

• 2.5. Автоматизация отчета (1 неделя).

3-я задача. Внедрение Баланса.

• 3.1. Учет дебиторской и кредиторской задолженности (2 недели).

• 3.2. Учет основных активов (3 недели).

• 3.3. Оценка капитала компании (1 неделя).

Шаг 2. Определить сроки выполнения. Ввести даты начала и окончания каждой задачи, учитывая их зависимость друг от друга.

Шаг 3. Назначить ответственных. К каждой задаче прикрепить ответственного человека или команду.

Шаг 4. Следить за прогрессом. Отслеживать на графике текущий статус каждой задачи — сколько процентов работы выполнено на определенный момент.

Шаг 5. Изменять задачи по мере необходимости. Диаграмма гибкая: ее можно редактировать, если проектные планы или сроки изменились.

Шаблон календаря на 2025 год

Календарь в Гугл-таблицах помогает организовывать рабочее время: планировать, назначать встречи, задачи, делать заметки. Особенно он нужен сотруднику, который работает онлайн без контроля руководителя и нуждается в самоорганизации. А еще через календарь можно увидеть загрузку коллег и понять, к кому и когда лучше обратиться.

Для планирования задач с использованием Гугл-календаря можно применять разные практики.

• Создавать несколько календарей для разных целей. Например, «Рабочий календарь», «Личные встречи» и «Проектные задачи».

• Назначать каждому типу событий свой цвет, чтобы легко ориентироваться в календаре. Например, красный цвет — для срочных задач, зеленый — для завершенных, синий — для встреч.

• Использовать интеграции с другими инструментами Гугл, такими как Гугл-встреча для видеоконференций, Гугл-документы для совместной работы и Гугл-задачи для управления списком дел.

• Настраивать регулярные события, например, еженедельные совещания и квартальные отчеты.

• Ставить напоминания, чтобы заранее получать уведомления и успевать подготовиться к встрече или задаче.

• Настраивать общий доступ и совместную работу: делиться календарями с коллегами, клиентами или партнерами, открывать доступ на разных уровнях, например, только для просмотра или для редактирования.

• Использовать функции планировщика — это когда Гугл автоматически предлагает оптимальное время для встреч с коллегами, если у них есть общий доступ к календарям друг друга.

Гугл-календарем можно пользоваться и через мобильное приложение

Инструкция: как бесплатно скачать расписание из Гугл-календаря.

Для того чтобы экспортировать Гугл-календарь с расширением .ics:

• зайдите в настройки;

• найдите опцию «Импорт и экспорт» и выберите нужные календари;

• скачайте файл .ics и откройте его в других календарных приложениях или просто сохраните.

А еще можно распечатать расписание напрямую из Гугл-календаря и повесить над рабочим столом, чтобы оно было перед глазами. Для этого нужно выбрать опцию «Печать» и настроить формат: неделя, месяц или год.

Шаблоны для ведения бюджета

Финансовый учет — это основа управления любой компанией, и шаблоны, созданные на базе Гугл-таблиц, — удобный инструмент для этого. С помощью таблиц можно легко создавать, поддерживать все необходимые документы и отчеты для учета финансов компании.

Это могут быть отчеты первого уровня: ДДС, ОПиУ и Баланс. И второго уровня: учет основных средств, запасов, зарплатная ведомость и налоги.

Например, бюджет производственных расходов может выглядеть так:

Шаблон таблиц по бюджетам

При проектировании годового бюджета в Гугл-таблицах пригодятся следующие элементы.

Доходы:

• Планируемый объем продаж.

• Поступления от клиентов или партнеров.

• Инвестиции или кредиты.

Расходы:

• Аренда, зарплаты сотрудников, страховые выплаты.

• Закупки товаров, услуг, рекламы и оплата коммунальных платежей.

• Налоговые отчисления.

Счета-фактуры:

• Учет выставленных и оплаченных счетов.

• Отслеживание сроков оплаты и статуса выполнения платежей.

Годовой бизнес-бюджет:

• Планы на предстоящий финансовый год с разбивкой по месяцам.

• Оценка предполагаемых доходов и расходов, чтобы понимать финансовую стабильность компании.

Шаблон для склада

Если просто, то складской учет помогает следить за тем, что есть в наличии, где достаточно запасов, где их нужно докупить или, наоборот, сократить.

А если подробней, он нужен компании, чтобы защищать от потерь, недостачи и помогать принимать управленческие решения. Где-то своевременно заказывать новые партии и избежать дефицита продукта, где-то избавиться от товаров прошлого сезона, которые не продаются, но занимают много места на складе.

Шаблон управления запасами

Шаблоны складского учета в Гугл-таблицах — простой и доступный инструмент, который не требует покупки дорогостоящего ПО. Вот несколько способов, как его использовать.

Создавать таблицы для учета товаров. Можно один раз настроить шаблон ввода данных по каждому товару, например, артикул, наименование, количество, дата поступления и отгрузки.

Автоматизировать расчеты. С помощью формул можно настроить автоматический подсчет остатков товаров, оборотов по складу и других показателей. Например, используя функцию SUMIF или QUERY, можно автоматически вычислять, сколько единиц товара осталось на складе.

Настроить общий доступ и совместную работу, чтобы легко обновлять данные учета.

Шаблон CRM в Гугл-таблице

Гугл-таблицы можно использовать и для учета клиентов, управления информацией о них, планирования сотрудничества и отслеживания продаж.

Шаблон CRM

Преимущества использования Гугл-таблиц как CRM.

• Простота: легко создавать и редактировать, можно добавлять неограниченное количество колонок для нужных данных.

• Общий доступ: команды могут работать над одной таблицей одновременно.

• Автоматизация: например, с помощью Google Apps Script можно настроить автоматические уведомления, напоминания или отчеты.

• Интеграция с другими инструментами: Gmail, Гугл-календарем и даже с внешними приложениями и соцсетями.

• Гибкость: можно настроить таблицы и данные под конкретные задачи, например, воронки продаж, трекинг сделок или задачи для менеджеров по работе с клиентами.

Пример структуры CRM в Гугл-таблицах:

Шаблон платежного календаря

Чтобы компании понять, сколько тратить, нужно посчитать, сколько средств придет от клиентов и когда. Для этого используют платежный календарь. Он помогает предсказать, понять, что компания в безопасности и расходы покрываются.

Шаблон платежного календаря разных форматов

При создании графика поступлений используйте четыре показателя:

• Регулярность и источники поступлений от продаж, аренды, подписки. Для каждого источника укажите дату, ожидаемую сумму и статус платежа: получен, ожидается, просрочен.

• Прогнозирование денежных потоков. Это поможет избежать кассовых разрывов и скорректировать расходы.

Плюс таблица сама может автоматически пересчитывать сумму ожидаемых поступлений после изменений, а еще напоминать о ближайших платежах.

• Учет сезонности и рыночных тенденций. Например, в розничной торговле или туризме доходы могут колебаться из-за времени года.

• Контроль по договорам. Если у компании есть контракты на длительные поставки товаров или услуг, внесите в календарь сроки, указанные в этих договорах.

Шаблон сметы в Гугл-таблице

Бизнес использует сметы в Гугл-таблицах, чтобы упростить составление и контроль бюджета, а также для автоматизации расчетов. Это дает быстро и точно планировать затраты, отслеживать бюджет и анализировать финансовые показатели.

В смете должны быть прописаны следующие детали:

• Описание проекта, задачи, этапы, ресурсы и конечные цели. Это поможет четко понимать, на что направлены средства.

• Бюджет по категориям: материалы, рабочая сила, оборудование, административные затраты, транспортные и непредвиденные расходы.

• Учет затрат на работу подрядчиков, специалистов или собственных сотрудников. А еще налоги и кредиты.

• График платежей, то есть сроки оплаты для каждой статьи расходов.

• Оценка временных затрат, то есть сколько времени и трудочасов уйдет на проект.

• Оценка риска и резервы на непредвиденные расходы — 5–15% от общего бюджета. Например, где-то могут задержать поставку, а если нет запаса по времени, то проект придется отдавать с задержкой и выходить за бюджет.

Шаблон сметы

График отпусков в Гугл-таблице: шаблон

С помощью графика отпусков в Гугл-таблице можно наглядно видеть, кто из сотрудников в отпуске, когда уйдет или вернется. Это помогает избежать путаницы, конфликтов и упрощает планирование рабочего процесса. Например, если нужен определенный сотрудник на проект, то можно открыть график отпусков и увидеть, что он идет в отпуск через неделю, значит, стоит поторопиться.

Пять шагов: как сделать подходящий вашей компании график отпусков.

Шаг 1. Провести опрос, попросить сотрудников заранее сообщить свои пожелания по датам, чтобы было время для согласования отпусков между отделами и сотрудниками.

И создать единый файл в Гугл-таблицах, к которому все сотрудники и менеджеры могут иметь доступ. Так всё будет прозрачно и упростит процесс планирования.

Шаг 2. Обсудить пожелания с руководителями отделов и подтвердить даты отпусков, чтобы убедиться, что в компании будет достаточно сотрудников.

Шаг 3. Создать шаблон с годовой разбивкой на месяцы и даты, оставить графы для Ф. И. О. сотрудника, должности, подразделения, периода отпуска и возможных замен.

Шаг 4. Добавьте праздники и важные даты, когда отпуск нежелателен.

Шаг 5. Настроить условное форматирование, чтобы выделить пересекающиеся отпуска или добавить цветовое кодирование для разных сотрудников или отделов.

Шаблон графика отпусков

Шаблоны в Гугл-таблицах: частые вопросы собственников

Можно ли адаптировать готовые шаблоны под любые уникальные бизнес-процессы?

Да, шаблоны легко адаптировать под любые нужды. Вы можете добавлять формулы, изменять структуру данных и создавать свои таблицы на основе готовых шаблонов.

Деньги собираются в любом бизнесе по одинаковой аналитике. Просто вбиваем, когда, сколько потратили и когда пришли деньги.

Насколько надежно и конфиденциально использовать Гугл-таблицы?

Гугл-таблицы дают возможность ограничивать доступ для отдельных пользователей или групп, что позволяет контролировать, кто может видеть или изменять информацию. 

Как интегрировать Гугл-таблицы с другими нашими системами, например, с CRM или 1С? 

Через API или специализированные расширения можно интегрировать Гугл-таблицы с большинством популярных CRM и финансовых систем, что делает их отличным решением для автоматизации процесса.

Чем Гугл-таблицы лучше других инструментов для ведения учета и отчетности?

Дают доступ к достаточно мощным инструментам для аналитики, поддерживают совместную работу в реальном времени — и всё это бесплатно. Это выгодно для среднего бизнеса, которому не нужна дорогостоящая программа.

Можно ли в Гугл-таблицах автоматически собирать данные и обновлять отчеты?

Да, можно настроить автоматическое обновление данных через встроенные функции или использование Google Apps Script для более сложной автоматизации.

Чтобы дашборды автоматически обновлялись при изменении данных, используйте сводные таблицы, фильтры и интеграцию с внешними источниками данных.

Шаблоны в Гугл-таблицах: в двух словах

Шаблоны в Гугл-таблицах упрощают работу:

• Экономят время, ускоряют создание отчетов и документов, минимизируя рутинные задачи.

• Легко настраиваются под уникальные бизнес-процессы.

• Доступны бесплатно и не требуют установки ПО.

• Пользователи могут работать над одним документом одновременно, что упрощает рабочую коммуникацию.

• Позволяют использовать формулы и скрипты для автоматического обновления данных и расчетов.

Поможем с финансовым управлением

Финансовые директора Нескучных финансов имеют многолетний опыт, насмотренность в построении и внедрении финансового управления. Они работали в разных направлениях: это маркетплейсы, стройки и всё остальное, поэтому знают потребности бизнеса и могут любой шаблон адаптировать под его специфику.

Несколько статей, которые помогут с отчетностью:

• Обзор 15 финансовых отчетов, а еще их шаблоны

• Сметы: как правильно делать, считать и кому поручить

• Мазь от кассовых разрывов: что такое платежный календарь и как им пользоваться

• Как анализировать базу клиентов: приемчики финдиров

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓