Презентация отчетности от финдира: как должна проходить и на что смотреть

Презентация отчетности — это регулярная встреча собственника бизнеса, топ-менеджеров и финансового директора. На этой встрече финдир подводит финансовые итоги организации и презентует результаты работы финслужбы. 

В этой статье расскажем, как обычно проходит презентация отчетности и на какие показатели стоит обращать внимание собственнику, чтобы принимать управленческие решения. А еще дадим шаблон презентации. 

Содержание

Презентация отчетности финдиром: что это и зачем нужна

Как часто презентуют финансовую отчетность

Как проходит презентация финансовой отчетности: на примере НФ

Этап 1. Обсудить задачи за прошлый период

Этап 2. Проанализировать инструменты учета

Этап 3. Провести SWOT-анализ бизнеса

Этап 4. Поставить задачи на следующий период

Этап 5. Получить обратную связь

Грань между советами и решениями

В двух словах

Поможем внедрить управленческий учет

Презентация отчетности финдиром: что это и зачем нужна

Презентация отчетности — это встреча, на которой финансовый директор рассказывает собственнику о финансовых результатах работы компании. Презентацию проводят, чтобы собственник: 

• понимал, что происходит в бизнесе, и принимал управленческие решения на основе цифр;

• оценивал эффективность работы направлений компании — фокусировался на том, что приносит прибыль;

• фиксировал отклонения или рост показателей, а при необходимости менял стратегию либо повторял успешные действия;

• планировал работу бизнеса — ставил команде план по выручке, прибыли и расходам;

• отслеживал результаты работы финдира — понимал пользу финансового учета и хвалил финдира, за то, что тот красавчик.

Как часто презентуют финансовую отчетность

Финдиры Нескучных проводят презентацию отчетности каждый месяц. По данным за прошлый месяц, квартал и год — в зависимости от даты в календаре. 

Ежемесячная презентация отчетности помогает и финдиру, и собственнику: 

• финдиру — показывать актуальную картину бизнеса в цифрах и подсвечивать результаты своей работы;

• собственнику — вовремя принимать управленческие решения по актуальным данным.

Обычно презентация прошлого месяца проходит в первых числах следующего. Например, данные за июль попадут в презентацию от 5 августа. Но многое зависит от величины компании, количества данных, которые нужно собрать, и других критериев. 

Например, презентация отчетности может зависеть от срока выдачи зарплаты ↓

• Компании, в которых работают от 5 до 10 сотрудников. Здесь зарплату считают до 5 числа следующего месяца — получив эти данные, финдир сможет провести презентацию примерно через два дня.

• Компании, в которых работают от 50 сотрудников. В таком бизнесе зарплату считают дольше, поэтому презентация отчетности проходит до 10 числа следующего месяца.

Как проходит презентация финансовой  отчетности: на примере НФ

Финдиры Нескучных работают на аутсорсе, поэтому отчетность презентуют на созвоне с клиентом в гугл-мите. Вот как это примерно выглядит. Расшаривают экран, открывают презентацию и поясняют каждый слайд ↓

Презентация отчетности — это не только файл с цифрами, таблицами, графиками и выводами, но еще и отдельный процесс. Чтобы презентация состоялась, финдир:

• собирает отчетность, проверяет каждый из отчетов на ошибки — чтобы все сходилось;

• формирует презентацию — вставляет в нее ключевые данные и показатели, делает скриншоты из отчетов и строит графики;

• согласовывает с одним или несколькими собственниками компании удобное для созвона время;

• заносит дату и время в гугл-календарь, отметив собственника, — чтобы тот не забыл о встрече или не занял время чем-то другим;

• распределяет время в день встречи так, чтобы быть в ресурсе во время презентации — потому что встреча с собственником на первом месте.

Презентация отчетности в НФ имеет определенную структуру — такую, которая помогает в полном объеме воспринимать информацию. Структура включает в себя пять этапов: 

• Этап 1. Задачи прошлого периода: какими были и как их решили за это время.

• Этап 2. Результаты анализа по каждому инструменту учета.

• Этап 3. Результаты SWOT-анализа.

• Этап 4. Задачи на следующий период.

• Этап 5. Обратная связь, вопросы и обсуждение.

Далее разберем каждый этап презентации. А пока — шаблон ↓

Шаблон для презентации отчетности от Нескучных

Подготовили для вас бесплатный шаблон презентации отчетности. В нем — наша базовая структура и ключевые пункты, на которые нужно обратить внимание. 

Чтобы пользоваться шаблоном, перейдите по ссылке, затем нажмите в верхнем меню «Файл» — «Создать копию» — «Вся презентация» ↓

Файл появится на вашем гугл-диске, и вы сможете его редактировать: вносить свои данные, удалять и добавлять слайды. 

* * *

Возвращаемся к этапам презентации. Разберем каждый из пяти подробнее. 

Этап 1. Обсудить задачи за прошлый период

На этом этапе финдир рассказывает о задачах, которые поставили на прошлой встрече,  и о том, как эти задачи решили. Список задач может включать в себя:

• внедрение отчетности — разработку шаблонов таблиц, инструктирование сотрудников по сбору данных;

• заполнение отчетности;

• корректировку отчетности;

• планирование доходов и расходов;

• дополнительные задачи — расчет себестоимости, анализ конкурентов и так далее.

Вот как это может выглядеть ↓

Этап 2. Проанализировать инструменты учета

В основном финдир презентует данные по трем главным отчетам собственника — ДДС, ОПиУ и балансу. Вот на что стоит смотреть в каждом из отчетов ↓

ДДС — это отчет о движении денежных средств. Он помогает следить за тем, откуда приходят и куда уходят деньги.

На что смотреть в ДДС:

• Поступления и выбытия — растут или падают и почему так происходит.

• Сальдо по операционной деятельности — должно быть положительным, чтобы бизнесу хватало денег не только на операционную деятельность, но и на развитие.

• Общий денежный поток — если положительный, значит, компания по итогам месяца сработала в плюс.

Отследить изменения. Чтобы собственнику было проще разобраться, финдир подсвечивает изменения показателей от месяца к месяцу — в динамике. Для этого составляет графики ↓

↑ На графике за шесть месяцев видно, что поступления и выбытия выросли. При этом поступлений больше, чем выбытий, — значит, с показателем все окей

Разобраться в причинах. Если показатель вырос или упал, то финдир подсвечивает причины изменений — открыли новую точку, выросли расходы на ФОТ, заплатили налоги за прошлый период и так далее.

Рекомендации от финдира. Здесь финдир рассказывает о своих рекомендациях по решению проблем с денежными потоками компании и ставит задачи, чтобы исправить найденные проблемы.

ОПиУ — это отчет о прибылях и убытках.  Помогает следить за чистой прибылью и рентабельностью компании в целом и по каждому направлению.

На что смотреть в ОПиУ:

• Динамика по чистой и операционной прибыли, а также маржинальному и валовому доходу. 

• Рентабельность — соотношение выручки к чистой прибыли: как изменилась по сравнению с предыдущими месяцами.

• Выручка и валовая прибыль по каждому направлению бизнеса — чтобы отслеживать эффективность направлений и сравнивать их между собой.

• Доля переменных расходов в выручке — уменьшилась или увеличилась.

• Точка безубыточности и ее соотношение с выручкой — чтобы понимать запас прочности бизнеса.

Подробнее → Анализ отчета о движении денежных средств (ДДС): главное для собственника

Отследить изменения. Чтобы не запутаться в показателях, финдир показывает результаты на графиках в динамике за несколько месяцев.

Разобраться в причинах. Если ключевой показатель вырос или упал, то финдир подсвечивает причины изменений — арендодатель увеличил платеж, стали больше тратить на маркетинг или отдел продаж закрыл квартальный план за месяц. Если же финдир не знает причин, то спрашивает у собственника.

Рекомендации от финдира. Например, если постоянные расходы выросли, то финдир советует взять их под контроль — договориться о более выгодных условиях по аренде офиса или пересмотреть фонд оплаты труда.

Баланс — отчет, который показывает, какие активы есть у компании, за чей счет их купили и приносят ли активы доход.

На что смотреть в балансе:

• Сходимость баланса — чтобы активы были равны пассивам, то есть сумме обязательств и капитала.

• Активы и пассивы — увеличились или уменьшились.

• Внеоборотные активы — как изменились, если компания купила или продала оборудование, а также верно ли учитывает амортизацию.

• Оборотные активы — сколько у компании денег, как изменился выпуск готовой продукции, сколько запасов на складе и что с дебиторской задолженностью.

Отследить изменения. Здесь финдир показывает соотношение собственных и заемных средств, дебиторской и кредиторской задолженности и так далее.

Коэффициенты — их добавляют в презентацию, чтобы упростить понимание финансовой отчетности. Они помогают:

• понять прибыльность и устойчивость компании;

• сравнить компанию с конкурентами;

• находить слабые места, чтобы работать над ними.

На какие коэффициенты смотреть:

• коэффициент ликвидности — может ли бизнес погасить краткосрочные обязательства;

• финансовой устойчивости — насколько бизнес зависит от заемных средств;

• рентабельности — насколько прибыльна компания по сравнению с ее доходами и активами;

• оборачиваемости — эффективно ли бизнес использует ресурсы, чтобы получать продажи.

У каждого из коэффициентов есть свой коридор — это диапазон значений, в пределах которых должна находиться компания, чтобы быть финансово здоровой. Например, у коэффициента ликвидности коридор от 1,5 до 2 ↓

• Бизнес попадает в коридор — с финансами компании все хорошо.

• Бизнес не попадает в коридор — стоит посмотреть, как можно повлиять на показатель, чтобы вернуть компании устойчивость.

Отследить изменения. Здесь финдир показывает, как изменились коэффициенты за последнее время, а также на какую норму стоит ориентироваться.

Этап 3. Провести SWOT-анализ бизнеса

Каждый месяц финдиры НФ собирают и добавляют в презентацию SWOT-анализ. Чтобы проанализировать:

• Возможности. Какие есть варианты увеличить выручку, чистую прибыль, эффективность бизнеса.

• Угрозы. Что может угрожать финансовой безопасности компании: конкуренты, новые законы, изменение спроса или что-то другое.

• Сильные стороны. В чем сейчас сильна компания и как это можно использовать. Например, высокое качество товара и отличная репутация.

• Слабые стороны. В чем сейчас проявляется слабость бизнеса и как это исправить. Например, бизнес зависит от одного поставщика и мало работает над маркетингом.

SWOT-анализ — это не формальность, а инструмент, который помогает обратить внимание собственника на возможности и риски. И принять решения. Например, у нас в практике была история, когда такой анализ спас бизнес от краха → Штраф в 60 млн ₽ и блокировка счетов: как компании всё же удалось выжить

Этап 4. Поставить задачи на следующий период

На этом этапе финдир ставит задачи на следующий период. Для этого формирует список, над которым будет работать в ближайшие два-три месяца. Задачи могут быть разными — тут всё зависит от потребностей, состояния и целей бизнеса, например:

• внедрить систему планирования;

• составить финансовую модель до конца года;

• поработать над оптимизацией расходов;

• внедрить операционные отчеты сотрудников и так далее.

Список задач индивидуален и подстраивается под ситуацию в бизнесе. Например, у одной компании сотрудники саботируют сбор данных, и отчетность не сходится, — в этом случае финдир разрабатывает оргструктуру и определяет центры финансовой ответственности. 

А у другой компании падает выручка и растут расходы — здесь финдир ставит себе задачу по сокращению расходов. Но все согласует с собственником.

Этап 5. Получить обратную связь

В конце презентации финдир берет у собственника обратную связь. Это помогает:

• Понять реакцию. Узнать, как собственник воспринял данные и выводы финдира.

• Убедиться, что собственник все понял. Чтобы не попасть в ситуацию, когда все цифры вроде есть, а толку нет. Если собственник что-то не понял, финдир объясняет, переформулирует, рисует схемы, приводит примеры и добивается полного понимания происходящего.

• Ответить на вопросы. Финдир предлагает задавать вопросы, отвечает на них, работает с сомнениями собственника.

• Получить предложения. Собственники лучше других знают свой бизнес и могут дать полезные идеи и предложения для улучшения финансовых показателей.

• Узнать, как собственник оценивает результаты. Доволен ли финансовым состоянием компании и работой финдира.

Обычно в первое время работы над финансовым учетом финдиры дают собственникам больше времени на то, чтобы сформулировать обратную связь и разобраться в презентации. Особенно, если финдир показал другую картину бизнеса — ту, что отличается от представлений собственника. 

Грань между советами и решениями

На презентации отчетности и в целом в работе финдир дает собственнику рекомендации, советы, объясняет показатели, отчеты и все цифры. Это нужно, чтобы собственник мог принимать взвешенные управленческие решения. 

Есть нюанс: финдир может советовать, но не вправе принимать решения и управлять бизнесом вместо собственника ↓

Нет	Да
Финдир принимает решения за собственника, фактически — управляет бизнесом	Финдир дает рекомендации, предлагает идеи, просчитывает их внедрение. Но решения принимает собственник — это его бизнес и его ответственность

Презентация отчетности от финдира: в двух словах

• Презентация отчетности — это встреча, на которой финдир рассказывает собственнику о финансовых результатах работы компании. Обычно презентация проходит раз в месяц — чтобы рассказать о результатах за прошлый месяц, квартал или год.

• Презентация отчетности проходит в пять этапов: обсуждение задач за прошлый период, анализ финансовых показателей компании, результаты SWOT-анализа, постановка задач на следующий период и обратная связь от собственника.

• Давать рекомендации и объяснять показатели — это обязанность финдира. А вот управлять бизнесом финдир не может — это уже задача собственника и его ответственность.

Поможем внедрить управленческий учет 

Финдиры НФ умеют выстраивать управленческий учет с нуля и приводить финансы бизнеса в порядок. Для этого они собирают три главных отчета собственника — ДДС, ОПиУ и баланс, учат собственника планировать и понимать показатели. А еще каждый месяц показывают, как у бизнеса дела и что изменилось. 

Вот лишь некоторые кейсы наших финдиров: 

• Финспецназ: упростили презентацию финотчетов

• Финучет в рекламном агентстве: научились обсчитывать проекты и вернули 12 млн ₽

• Всего один отчет, чтобы вывести в 2 раза больше дивидендов

• Накопительная смета: как мы взяли сроки проектов под контроль

• Сэкономили 1 млн ₽ при покупке конкурента. Из-за его ошибок в учете

Финдиры НФ работают с бизнесом из разных сфер: от кафе, ресторанов, стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓