21 февраля 2022
Кейсы

Сэкономили
2,6 млн ₽ на эквайринге

В туристическом агентстве улетало все: клиенты — на отдых, выручка — в банк. Собственник чувствовал, что отдает за эквайринг бешеные деньги, но без отчетов не мог понять масштаб проблемы. А мы вот посчитали и поняли. И помогли компании тратить на эквайринг не 3 млн рублей в год, а всего 360 000.

Туристическое агентство «Полет» уже несколько лет работает, и вообще-то дела идут неплохо. В сезон — зимой и летом — выручка доходит до 2,5 млн рублей. При этом чистой прибыли получается около 800 000 рублей.

И собственник абсолютно верно предполагал, что можно зарабатывать больше, если сэкономить на эквайринге. Только вот управленческого учета в компании не было, и никто не знал, как учесть кучу операций по терминалу, выловить из них комиссию и сократить.

За три шага мы полностью разобрались с эквайрингом и уменьшили траты по этой статье в 9 раз. В кейсе рассказываем, что и как делали.

«Полет» — выдуманное название. Мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. История — чистая правда.

Шаг 1. Разобрались, откуда взялась проблема с эквайрингом

Чтобы понять, почему у турагентства вообще появились проблемы с эквайрингом, нужно разобраться, как он работает.

Вот представьте: покупают у «Полета» тур на Бали за 300 000 рублей. Из этих 300 000 рублей выручка агентства — только 30 000, а остальное — стоимость самого тура плюс эквайринг. Собственник видит картину так:

Клиент перечисляет деньги в банк, и уже банк кладет их на счет компании. Только вот банк не знает, что из 300 000 рублей «Полету» принадлежит только десятая часть, а для остальных денег компания — только посредник. Банку кажется, что все 300 тысяч — агентские, поэтому он спокойно «откусывает» комиссию 1,7% от всей суммы:

300 000×1,7% = 5100 рублей

По отношению к агентству это не совсем честно. Правильнее было бы вычитать комиссию только из тех денег, которые компания в итоге оставит себе:

30 000×1,7% = 510 рублей

Тут-то и появляется проблема. Банк берет процент от всей суммы, и это уменьшает прибыль агентства. С этого же тура на Бали «Полет» должен был получить 30 000 рублей выручки, но из-за комиссии получит только 24 900. Значительная разница.

Мне нужно было оценить масштаб трагедии: точно подсчитать, сколько «Полет» платит банку за эквайринг. Раньше в компании этого не делали, потому что комиссию приходилось считать вручную — лезть в каждый чек, искать строчку «Удержано банком» и складывать все суммы по очереди. Это долго и нудно. Но я сделала ход конем.

Шаг 2. Посчитали, сколько денег уходит на эквайринг каждый месяц

Чтобы быстро выловить расход на комиссии из слепой зоны, я воспользовалась банковским отчетом об эквайринге. Он есть во всех банках, но собственники редко про него знают. Выглядит примерно так:

В отчете об эквайринге все комиссии собраны в одном столбике, и мы их просто просуммировали в том же экселе. А получившуюся цифру сразу внесли в отчеты.

Еще один плюс отчета в том, что все операции записаны точно в тот день, когда банк их провел. Для отчета о прибылях и убытках, например, такая точность важна. Если банк взял комиссию 28 февраля, то в ОПиУ выбытие должно стоять именно на эту дату. Но бывает, что операция обрабатывается не сразу, и чек приходит только 2 марта — тогда ОПиУ искажается, расход записывается не в тот месяц. Отчет об эквайринге спасал нас от этой проблемы.

Когда мы посчитали все комиссии, то увидели, что на эквайринг уходит 13% от выручки каждый месяц. Например, заработал «Полет» 2,5 млн рублей, а из них 325 000 осело в банке. Мы стали думать, как сократить эту статью расхода.

За год на эквайринг уходило почти 3 млн — просто за то, что по терминалу проходили большие суммы

Шаг 3. Сократили расходы на эквайринг

Мы поняли, что платим за эквайринг 3 млн рублей в год и нужно с этим что-то делать. Самое очевидное решение — проводить меньше платежей по терминалу и принимать больше оплат наличкой. Вот, как мы этого добивались.

Объяснили сотрудникам, почему принимать оплаты нужно наличкой. Давайте честно: сотрудникам проще принимать оплаты через терминал. Клиент прикладывает карту — чик, и деньги уже ушли в банк. Если оплата наличкой — а 180 000 рублей это 36 пятитысячных банкнот, на минутку — приходится все пересчитывать, складывать, искать сдачу. Но мы всем объяснили, что эквайринг вообще-то стоит денег. Сотрудники нас поняли, но все равно через раз принимали оплаты по карте.

Назначили финменеджера следить за оплатами. Я показала финменеджеру агентства, сколько денег уходит на комиссию. Он был напрямую связан с проведением платежей и мог повлиять на сотрудников — убедить их принимать оплаты наличкой, а не через терминал. Когда мы сделали его ответственным, оплаты картой резко уменьшились.

Начали принимать оплаты через qr-код и банковскую ссылку. Объясняем схему. Через код клиент попадал сразу на форму оплаты и мог оплатить тур с телефона. Терминала, как видите, в схеме нет. Через ссылку клиент попадал в личный кабинет банковского приложения, там все оплачивал по готовеньким реквизитам и тоже миновал терминал. Бинго!

Правда, комиссия все равно оставалась, но ее полностью оплачивал клиент, а сумма никогда не превышала 500 рублей. Эти деньги агентство даже соглашалось возместить клиенту — все равно намного меньше, чем банковский процент.

Научились работать с возражениями. Клиенты не всегда понимали нашу просьбу оплатить тур наличкой. Вот приходит в агентство бабуля, а менеджер ей: «Куар-код, ссылка, личный кабинет!» Женщина в шоке: у нее вообще-то телефон кнопочный, о чем речь? Иногда сотрудники шли навстречу, а иногда использовали приемы вроде «у нас провод от терминала сгрызла кошка». Смешно, но работало.

В итоге у нас получилось проводить по терминалу намного меньше платежей. Все сэкономленные деньги мы откладывали, а потом использовали на покрытие рисков. Вот, например, клиент оплатил путевку, а потом вернул. Ему-то ничего, а «Полет» должен отдать банку двойную комиссию. Сэкономленные деньги помогали не уйти в минус при возвратах.

Стали платить за эквайринг в 9 раз меньше

Мы стали принимать больше платежей наличными, по ссылкам и qr-кодам. Через полгода агентство платило банку уже не 325 000 рублей комиссии, а 30−35 тысяч. Если раньше в эквайринг утекало 13% выручки, то теперь только 3%. Сумма эквайринговых платежей за год тоже уменьшилась: с 3 млн рублей до 360 000.

До начала работы с финдиректором агентство отдавало за эквайринг 13% от выручки. Теперь только 3%

Как начать работать с нашим финдиректором

Такая получилась история у одного из наших клиентов — туристического агентства. Финдиректор помог выловить эквайринговые платежи из слепой зоны и взять их под контроль.

Мы работаем с разным бизнесом: строительными компаниями, ресторанами, стоматологиями, торговыми предприятиями и много с кем еще. Везде наши финдиры наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
Опубликовано: 21.02.22 Просмотров: 497
Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс