06 декабря 2022
Кейсы

Финспецназ: упростили
презентацию финотчетов

Бывает, в компании все хорошо. Продажи идут, бизнес растет, отделы (и даже финансовый!) работают как часы. Но и в такой идеальной картине можно найти изъян. Например, финансовую отчетность, в которой черт ногу сломит.

«Гурман» — крупная компания по продаже мясных деликатесов. Бизнес работает с ретейловыми сетями, ресторанами, отелями и кейтеринговыми компаниями. В «Гурмане» работает больше 80 сотрудников, а годовой оборот — 2 млрд рублей и растет.

Сразу скажем, что бизнес классный: в процессах порядок, есть собственная финансовая служба и финансовый директор, который ее возглавляет. Правда, несмотря на всю эту красоту, двое собственников ловили себя на ощущении, будто не в полной мере управляют бизнесом.

Собственники описали проблему так: «Все цифры есть, но не хватает ясности. Кажется, что мы не контролируем деньги, и они движутся отдельно от остального бизнеса. Мы видим отчеты, но не понимаем, насколько динамично развивается компания, где становится хуже, а где — лучше. Объемной картинки нет, важные для нас показатели получаем по запросу от финдиректора».

Чтобы разобраться в проблеме, мы предложили начать с финансового аудита. Оказалось, все дело — в скорости и наглядности.

«Гурман» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот история реальная.

Нашли две проблемы в финансовой отчетности

Мы провели аудит отчетов в «Гурмане» и не нашли в них ошибок. Все отчеты собирались с опорой на твердые цифры, фактических ошибок вроде неверно рассчитанного НДС тоже не было. Но мы обнаружили две проблемы, из-за которых собственникам казалось, что они не контролируют бизнес. Вот они.

Проблема № 1. Отчетность сдают поздно. Финансовый директор «Гурмана» приносил собственникам отчеты за месяц в 20-х числах следующего месяца. Отчеты за март собственники видели в конце апреля, отчеты за апрель — в конце мая. Для сравнения: финдиректора НФ готовят отчетность к 5-му числу каждого месяца.

Временной лаг мешает оперативно оценивать состояние бизнеса. Например, собственники внедряют в одном из филиалов новую CRM. Месяц уходит на внедрение и еще почти месяц на то, чтобы оценить результат «в цифрах». В итоге только через два месяца собственники понимают, помогла ли CRM увеличить доходы или снизить расходы. Это как наблюдать за развитием бизнеса в замедленной съемке.

Чем быстрее собирается финансовая отчетность, тем лучше

Некоторые отчеты, например операционный отчет отдела продаж, можно актуализировать ежедневно. Так, отчеты об остатках на складе или о выполнении плана закупок можно обновлять раз в неделю, а вот основные отчеты собственника — ДДС, ОПиУ и баланс — финансовый директор собирает раз в месяц. В идеале — до 10-го числа.

Проблема № 2. В отчетах ни-че-го не понятно. Отчеты в «Гурман» собирались на основе данных из 1С. Если вы не знаете, как выглядит выгрузка из 1С, давайте мы вам покажем.

В таком виде собственники получали отчет о прибылях и убытках

А эта простыня — отчет о работе подразделений

Проясним: вид отчетов не влияет на их точность — в этих «портянках» с точки зрения финансового учета все верно. Другое дело — понятность. Отчет из примера собственник вряд ли сможет проанализировать в одиночку, а если и сможет, то потратит много времени и сил.

Рядом с понятностью стоит удобство: хорошо организованный отчет собственник читает без труда. Чтобы посмотреть транспортные расходы по каждому подразделению, собственникам приходилось листать отчет вверх и вниз и сопоставлять значения из ячеек в разных концах таблицы.

😟 Вывод: в компании нет культуры презентации отчетности.

Разобрались в причинах и предложили решения

Сроки и понятность — вот две проблемы, из-за которых собственники «Гурмана» не чувствовали полного контроля над бизнесом. Мы решили копнуть глубже и понять, почему проблемы вообще появились.

Проблема Причина Решение
Отчетность сдают поздно, в 20-х числах месяца. Поставщики задерживают первичку, и финменеджер «Гурмана» не может признать доходы или расходы. Связаться напрямую с собственниками компаний-контрагентов, которые задерживают первичку. Попросить, чтобы присылали документы вовремя.
Небольшие расходы и доходы, в которых мы уверены, признавать в следующем месяце и не задерживать отчетность.
В отчетах ничего не понятно, в них сложно ориентироваться и проводить анализ. Финансовый директор не сфокусирован на управленке, так как занят управлением финслужбой — это нормально. Пересобрать отчеты по шаблонам «Нескучных финансов», постепенно уходя от ручного оформления к автоматической подгрузке данных из 1С.

Когда мы поняли, в чем причина проблем, то предложили несколько решений и за два месяца полностью пересобрали финансовые отчеты в «Гурмане». Вот как теперь выглядит тот же самый ОПиУ:

Кроме отчетов мы собираем теперь презентацию с наглядными графиками и схемами. Для их представления раз в месяц организуем встречу на 2 часа — за это время успеваем пройтись по всем важным показателям и оценить динамику во всех подразделениях и в бизнесе в целом.

Так теперь выглядит слайд с анализом выручки по подразделениям

✨ Пересобрали отчеты и научились сдавать их раньше

В «Гурмане» мы начали с финансового аудита. К счастью, никаких проблем в отчетах не нашли — все цифры твердые, финслужба и финдиректор работают отлично. Объемная картинка бизнеса не вырисовывалась у собственников не из-за ошибок в учете, а из-за того, как он преподносился: поздно и непонятно, не на отдельной встрече, а по запросу.

За 2 месяца мы пересобрали отчеты компании по шаблонам НФ и научились сдавать их на 10 дней раньше — теперь собственники видят отчетность 12−13-го числа каждого месяца и могут быстро принимать управленческие решения.

😇 Вишенка на торте — в компании начала формироваться культура презентации финотчетности, а у собственников появилось четкое представление о том, что происходит с бизнесом.

Настроим отчетность так, чтобы она помогала управлять бизнесом

Финспецназ — отдельный проект группы компаний «Нескучные финансы». Это десант финдиректоров НФ, которые используют накопленный нами шестилетний опыт, чтобы быстро и эффективно решить проектную задачку, например:

  • построить финансовую службу в компании;
  • оцифровать работу отделов;
  • построить систему мотивации;
  • провести аудит финансовых отделов;
  • разработать специфические отчеты;
  • выстроить политику распределения прибыли или инвестиционную.

Финспецназ — это внедрение готовых решений для финансовой системы бизнеса. Чтобы вызвать финспецназ, напишите нашему специалисту Константину в телеграм или позвоните +7 (926) 152-62-26

#презентации #торговля #финансовые отчеты #финспецназ
Опубликовано: 06.12.22 Просмотров: 624
Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс