Согласование платежей в компании

Если не планировать и не согласовывать платежи, в компании начнется финансовый бардак: будет непонятно, когда и за что платить, какие платежи важнее, а какие могут подождать, и почему в очередной раз возник кассовый разрыв. В статье разбираемся, как грамотно организовать согласование платежей.

Содержание

Зачем согласовывать платежи

Порядок согласования платежей

Автоматизация согласования платежей

Согласование платежей в компании: часты вопросы собственников

Согласование платежей в компании: в двух словах

Поможем настроить финансовые процессы в компании

Зачем согласовывать платежи

Согласование платежей — это часть финансового планирования в компании. Представьте ситуацию, когда в компании не настроен процесс согласования платежей:

Менеджеру отдела рекламы нужно оплатить Яндекс-директ, он идет к своему руководителю, тот говорит, что, конечно, да. 

Менеджер отправляется к финансовому директору, и выясняется, что денег нет: только что отдел закупки попросил оплатить партию товара. 

Отделы между собой траты не согласовали, а финдиректор принял решение, не видя всей картины. В итоге в компании просела реклама, количество лидов и клиентов уменьшилось. И товар, на который потратили деньги, продавать стало некому. 

Если не планировать и не согласовывать платежи заранее, а приносить финансовой службе в хаотичном режиме, финменеджер не сможет распределять поступления и траты, и компания окажется в долгах — либо кредиторам, либо контрагентам. 

Кроме этого, в беспорядочной системе сложно оценить важность платежей и их приоритет: что нужно оплатить срочно, а что пока терпит. В итоге есть риск, что компания купит новый диван, но не оплатит Яндекс-директ — и останется без клиентов. 

Порядок согласования платежей

Процесс работы с платежами начинается задолго до самих оплат. Ежегодно компания составляет план на год, а затем — на квартал. Вот так выглядит финансовый план НФ на 2025 год:

Финансовый план завязан на цели и задачи компании. Объясним на простом примере:

Швейный цех «Ольга» хочет повысить выручку в два раза

↓

Чтобы повысить выручку, нужно больше шить и продавать

↓

Чтобы больше шить, нужно закупить оборудование и нанять еще сотрудников

↓

Чтобы больше продавать, нужны бюджет для маркетинга и менеджеры отдела продаж

↓

Расходы на оборудование, маркетинг и новых сотрудников нужно заложить в бюджет

Финансовый план регулярно пересматривают и корректируют, например, если поменялись цели или произошел форс-мажор и нужно урезать расходы. 

В рамках финансового плана формируется бюджет каждого отдела, например, отдела рекламы. Здесь тоже могут быть корректировки: например, изначально заложили 2 млн ₽ на продвижение через агентство, но затем посчитали, что выгоднее это делать самим. 

Чтобы отдел работал, ему нужно оплачивать расходы, например, закупать таргетинговую рекламу. Эти платежи не берутся из воздуха, а идут в рамках бюджета. Их собирают заранее, до начала платежного месяца, в отдельном операционном отчете — например, в Нескучных это Реестр сбора платежей:

Что тут важно:

• каждый отдел сам заполняет свои платежи — обычно это делают руководители или ответственные за это сотрудники;

• в Реестре собирают регулярные запланированные платежи — это важная часть финансового планирования и порядка;

• у каждого платежа проставляется дата — это нужно для финансовой службы, чтобы они понимали, когда и что оплачивать;

• благодаря Реестру руководитель отдела, вышестоящее руководство и финансовая служба видят, что и когда нужно оплатить.

Реестр сбора платежей — это инструмент планирования, в него добавляют все оплаты, которые нужны отделам для работы. Раз в месяц руководители департаментов, финансовый и генеральный директора обсуждают эти платежи и корректируют. 

На встрече руководители департаментов рассказывают, на что им нужны деньги, и согласовывают эти траты. В этот момент могут перенести некоторые запланированные платежи или, наоборот, возникнуть расходы, которых в годовом бюджете не было, но сейчас это важно оплатить. После этого директорат смотрит и согласовывает выплаты. 

Утвержденные платежи собираются в Реестре счетов на оплату. В нем также указывают, были ли они запланированы в годовом бюджете и Реестре сбора платежей на месяц. Это нужно, чтобы затем оценивать точность планирования. 

Также в Реестре счетов на оплату можно поставить пометку «Срочно», если платеж необходимо провести побыстрее. Например, если на телефонии закончились деньги, и работа отдела продаж приостановилась. 

Вот как выглядит Реестр счетов на оплату:

Кроме Реестра компании используют такой инструмент, как заявка на выделение средств. С помощью этой заявки можно аргументировать, зачем нужны деньги, если платеж не был согласован ранее. В ней прописывают:

• кто и из какого отдела подает заявку;

• на что нужны деньги и какую пользу принесут эти траты;

• какая сумма нужна и когда.

В НФ есть шаблон такой заявки, которым пользуются сотрудники:

Ссылку на файл с заявкой добавляют в строчку с платежом в Реестре счетов на оплату. 

В итоге согласованные и утвержденные платежи попадают в платежный календарь — операционный отчет, который нужен, чтобы соотносить поступления и траты и не допускать кассовых разрывов. 

Выглядит он так:

В платежном календаре финансовая служба смотрит, что можно перенести, а что важно оплатить побыстрее. В итоге все платежи проходят тогда, когда нужно, при этом на них есть деньги. 

Автоматизация согласования платежей

Компании сами решают, с помощью каких инструментов работать с платежами. Можно использовать гугл-таблицы, потому что их удобно адаптировать под задачи и процессы компании. 

Также можно работать с автоматизированными сервисами: Финансист, Адэск, Финтабло, Финоко. По опыту, автоматизированные сервисы больше подходят небольшим компаниям, потому что их сложнее адаптировать под внутренние процессы. 

Согласование платежей в компании: частые вопросы собственников 

Как сделать так, чтобы платежи согласовывались быстро, но при этом никто не украл все деньги?

Вот вам формула успеха:

Лимиты: установите лимиты на суммы, которые можно согласовать без вашего участия.

Контроль: внедрите двухэтапное подтверждение (например, финансист + руководитель отдела).

Аудит: регулярно проверяйте платежи выборочно. И помните: если вы не доверяете своей команде, то проблема не в платежах, а в кадрах.

Почему я, как собственник, должен согласовывать платежи за канцелярские скрепки? Это вообще нормально?

Нет, это ненормально. Если вы согласовываете каждую мелочь, то либо у вас слишком много свободного времени, либо процесс выстроен неправильно. Делегируйте! Установите лимиты: например, до 10 000 рублей — согласовывает менеджер, до 100 000 — руководитель отдела, а выше — уже вы. Иначе вы рискуете превратиться в «человека-скрепку».

Можно ли вообще обойтись без согласования платежей? Или это утопия?

Утопия — это когда платежи вообще никто не контролирует. Но можно максимально упростить процесс:

• автоматизируйте рутину (например, регулярные платежи с фиксированной суммой);

• внедрите предварительное бюджетирование, чтобы платежи были предсказуемыми;

• доверяйте, но проверяйте: раз в месяц просматривайте отчеты, чтобы быть в курсе.

Согласование платежей в компании: в двух словах

• Согласование платежей — это часть финансового планирования в компании.

• Если не планировать и не согласовывать платежи заранее, компания не сможет распределять поступления и траты и окажется в долгах — либо кредиторам, либо контрагентам.

• Без планирования и согласования сложно оценить важность платежей и их приоритет: что нужно оплатить срочно, а что пока терпит.

• Процесс работы с платежами начинается с ежегодного финансового планирования. Каждый месяц этот план актуализируется с поправкой на реальность.

• Будущие платежи фиксируют в Реестре сбора платежей. Раз в месяц руководители департаментов, финансовый и генеральный директора обсуждают эти платежи и корректируют.

• Утвержденные платежи можно вносить в Реестр счетов на оплату. Если платежи не утвердили, нужно подготовить заявку на выделение средств и добавить ее и платеж в Реестр.

Поможем выстроить финансовые процессы в компании

Финдиры «Нескучных финансов» знают, как организовать работу с планированием и согласованием, наладить коммуникацию между отделами и выстроить любые финансовые процессы. Кроме этого, они могут помочь:

• найти деньги, когда их нет;

• выбраться из убытков;

• обеспечить стабильный денежный поток;

• фокусироваться только на выгодных сделках;

• избавиться от кассовых разрывов;

• увеличить прибыль;

• масштабироваться.

Вот как это обычно бывает:

• Нашли 8 млн рублей на выполнение крупного заказа. Без кредита

• Разморозили 12 млн рублей со склада автосервиса

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн рублей в месяц

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн рублей резервов

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с предпринимателями из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия. ↓