Товар «в пути» — это тот товар, что уже выехал от продавца, но еще не доехал до покупателя. Такие товары учитывают, чтобы вовремя пополнять запасы, прогнозировать сроки поставок и держать баланс между пустыми полками и затоваренным складом. Подробнее рассказываем в статье.
Содержание
Что такое товары в пути и что к ним относится
Если не вести учет товаров в пути
Точка заказа и как ее рассчитать
Как рассчитать объем заказа: при длинных и коротких сроках поставки
Учет товара «в пути»: в двух словах
Поможем разобраться с запасами
Что такое товары в пути и зачем их учитывают
Товары «в пути» — это товары, которые едут, плывут или летят от продавца к покупателю. Покупателем может быть как частное лицо, так и бизнес, — мы будем говорить о последних.
Бизнес ведет учет товара «в пути», чтобы:
- Учитывать партию «в пути» и заказывать в следующей поставке ровно столько, сколько нужно.
- Избежать затоваривания склада: не заказывать слишком много товара, забыв про тот, что «в пути».
- Прогнозировать сроки поставок, чтобы ориентировать покупателей и партнеров, когда заказ приедет или партия поступит. А самим — планировать работу.
- Рассчитывать точку заказа следующей партии, чтобы нужный товар всегда был в наличии.
- Понимать, где заморожены деньги. Видеть, что часть денег бизнеса вложена в те товары, что еще не доехали до компании.
Где и как вести учет товаров «в пути»
Учет товара «в пути» стоит вести там же, где ведете учет запасов, — чтобы все было синхронизировано.
→ Если бизнес ведет учет товаров в гугл- или эксель-таблицах → создать отдельный лист для товаров «в пути». Например ↓
→ Если бизнес не ведет учет товаров → завести гугл-таблицу или внедрить CRM-систему. Например, так выглядит учет товаров «в пути» в системе «Мой склад»↓
Учет товаров «в пути» и в таблице, и в CRM-системе состоит из четырех шагов: зафиксировать заказ, поменять статус на «в пути», принять товар и зафиксировать отгрузку. Разберем каждый шаг чуть подробнее ↓
Шаг 1. Зафиксировать заказ товара. Для этого указывают дату заказа и дату поставки, контрагента, количество товара, сумму и номер заказа. А еще отмечают статус, например, «Заказ» и другие показатели, которые полезны для учета в конкретном бизнесе ↓
Шаг 2. Поменять статус заказа, когда поставщик отправит товар. Чтобы отслеживать, какие товары уже «в пути», и не перепутать с теми, что еще только заказываются.
Шаг 3. Провести приемку товара, когда его привезут на склад. Чтобы сверить, соответствует привезенное заказанному или чего-то не хватает.
Шаг 4. Зафиксировать отгрузку. Подписать документы и поменять статус товара с «в пути» на «на складе».
После смены статуса товар попадает в категорию запасов, а значит, его можно продавать, перемещать, доставлять.
А вот так, например, вести учет товаров «в пути» мы не рекомендуем ↓
Что будет, если не вести учет товаров «в пути»
❌ Путаница в учете денег. Без учета товаров «в пути» может быть непонятно, на что именно компания потратила деньги: денег уже нет, товаров еще нет, что происходит и куда делись деньги?
❌ Случайные дубли заказов. Когда учета товаров «в пути» нет, сотрудники не в курсе, что какое-то количество товара уже заказали и он скоро приедет. А значит, могут случайно продублировать заказ и потратить деньги бизнеса впустую.
❌ Пропущенные заказы. Учета товаров «в пути» нет, точных данных тоже: можно подумать, что кто-то другой уже заказал, и не дублировать заявку. А на деле окажется, что все так подумали, — в итоге пустые полки, разочарованные покупатели и убытки.
❌ Сложности с расчетом нового заказа. Без учета товара «в пути» бизнес не знает, сколько и когда заказывать вновь. Подробнее об этом — в следующем разделе.
Точка заказа и как ее рассчитать
Точка заказа (Reorder point, ROP) — это момент, в который товара остается ровно столько, сколько хватит до следующей поставки. Если проигнорировать точку заказа и не сделать заказ, есть риск остаться с пустыми полками.
→ Например, магазину канцелярии 100 тетрадей хватает на месяц. Поставщик привозит новую партию за 15 дней. Чтобы в магазине всегда были тетрадки, ему нужно заказывать товар каждый раз, как у него остается 50 тетрадей. Иначе через 15 дней тетрадки закончатся в ноль.
В этом примере — остаток в 50 тетрадей — это точка заказа.
Формула точки заказа. Мы рекомендуем использовать самую простую:
Точка заказа = (Спрос за день × Время доставки) + Страховой запас
Разберем составляющие этой формулы:
- → Спрос за день — количество товара, которое в среднем бизнес продает за день. Например, 10 ноутбуков или 3,3 тетради.
- → Время доставки — сколько дней пройдет от заказа до получения товара, например, 30 дней.
- → Страховой запас — дополнительный товар, который защищает бизнес от скачков спроса, задержек поставок и человеческих ошибок. Например, 100 ноутбуков.
Теперь для примера посчитаем точку заказа с теми вводными, что мы придумали. Для этого умножим спрос за день на время доставки и прибавим страховой запас:
- Спрос за день — 10
- Время доставки — 30
- Страховой запас — 100
Считаем ↓
Точка заказа = (10 x 30) + 100 = 400 — новый заказ нужно сделать, когда количество ноутбуков в магазине снизится до 400 штук.
Точка заказа подсказывает, в какой момент пора отправлять заявку поставщику. Но тут есть еще один вопрос: а в каком количестве заказывать? Брать те же 400 ноутбуков или лучше все 800? С этим разбираемся дальше.
Как рассчитать объем заказа: при длинных и коротких поставках
Объем заказа рассчитывается с учетом срока поставки: для коротких — одни правила, для длинных — другие.
Длинный срок поставки: товар едет от 2 недель. В этом случае заказывают столько товара, сколько продают в промежутке между точками заказа. Например, если поставки приходят раз в три месяца, то заказывают партию, равную объему продаж за последние три месяца.
График показывает, что объем заказа каждые три месяца составляет 1000 штук товара: сколько продали, столько и заказывают
Короткий срок поставки: до 2 недель. В этом случае заказывают максимум от того, сколько смогут продать до следующей поставки. Формула расчета объема заказа при коротком сроке поставки выглядит так:
Объем заказа при коротких поставках = Максимум товара – Минимум товара
При коротких поставках объем заказа болтается где-то между минимальным, страховым уровнем запасов и максимально возможным ↓
Давайте на примере. Возьмем такие вводные:
- 3 дня — срок поставок;
- 120 штук — максимум продаж;
- 30 штук — минимум запасов.
Считаем:
- 120 штук – 30 штук = 90 штук — объем заказа при коротких поставках каждые три дня.
Как точно определить максимум и минимум — тема отдельной статьи. Моргните, если нам надо ее написать.
Учет товара «в пути»: в двух словах
- Товары «в пути» — это товары, которые едут, плывут или летят от продавца к покупателю. Если продавец и покупатель — это бизнес, то товар едет от склада до склада.
- Учет товара «в пути» ведут, чтобы прогнозировать сроки поставок, планировать закупки, избегать затоваривания склада и пустых полок, но и не морозить лишнего в товарах.
- Без учета товаров «в пути» есть риск запутаться с платежами, продублировать заказ или не заказать вовсе, а еще — неправильно посчитать объем новой партии.
- Точка заказа — момент, в который товара остается ровно столько, сколько хватит до следующей поставки, и пора заказывать новую партию.
Поможем разобраться с запасами
Финдиры НФ знают, как правильно вести учет товаров «в пути», контролировать запасы и рассчитывать оптимальную точку заказа. Вот лишь некоторые примеры их работы с товарами и запасами:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
