28 марта 2024
Текучка

Товары «в пути»: как вести учет
и прогнозировать сроки поставок

Товар «в пути» — это тот товар, что уже выехал от продавца, но еще не доехал до покупателя. Такие товары учитывают, чтобы вовремя пополнять запасы, прогнозировать сроки поставок и держать баланс между пустыми полками и затоваренным складом. Подробнее рассказываем в статье.

Содержание

Что такое товары в пути и что к ним относится

Как вести учет товаров в пути

Если не вести учет товаров в пути

Точка заказа и как ее рассчитать

Как рассчитать объем заказа: при длинных и коротких сроках поставки

Учет товара «в пути»: в двух словах

Поможем разобраться с запасами

Что такое товары в пути и зачем их учитывают

Товары «в пути» — это товары, которые едут, плывут или летят от продавца к покупателю. Покупателем может быть как частное лицо, так и бизнес, — мы будем говорить о последних. 

Бизнес ведет учет товара «в пути», чтобы:

  • Учитывать партию «в пути» и заказывать в следующей поставке ровно столько, сколько нужно.
  • Избежать затоваривания склада: не заказывать слишком много товара, забыв про тот, что «в пути».
  • Прогнозировать сроки поставок, чтобы ориентировать покупателей и партнеров, когда заказ приедет или партия поступит. А самим — планировать работу.
  • Рассчитывать точку заказа следующей партии, чтобы нужный товар всегда был в наличии.
  • Понимать, где заморожены деньги. Видеть, что часть денег бизнеса вложена в те товары, что еще не доехали до компании. 

Где и как вести учет товаров «в пути»

Учет товара «в пути» стоит вести там же, где ведете учет запасов, — чтобы все было синхронизировано.

→ Если бизнес ведет учет товаров в гугл- или эксель-таблицах → создать отдельный лист для товаров «в пути». Например ↓

→ Если бизнес не ведет учет товаров → завести гугл-таблицу или внедрить CRM-систему. Например, так выглядит учет товаров «в пути» в системе «Мой склад»↓

Учет товаров «в пути» и в таблице, и в CRM-системе состоит из четырех шагов: зафиксировать заказ, поменять статус на «в пути», принять товар и зафиксировать отгрузку. Разберем каждый шаг чуть подробнее ↓

Шаг 1. Зафиксировать заказ товара. Для этого указывают дату заказа и дату поставки, контрагента, количество товара, сумму и номер заказа. А еще отмечают статус, например, «Заказ» и другие показатели, которые полезны для учета в конкретном бизнесе ↓

Шаг 2. Поменять статус заказа, когда поставщик отправит товар. Чтобы отслеживать, какие товары уже «в пути», и не перепутать с теми, что еще только заказываются. 

Шаг 3. Провести приемку товара, когда его привезут на склад. Чтобы сверить, соответствует привезенное заказанному или чего-то не хватает.

Шаг 4. Зафиксировать отгрузку. Подписать документы и поменять статус товара с «в пути» на «на складе»

После смены статуса товар попадает в категорию запасов, а значит, его можно продавать, перемещать, доставлять.

А вот так, например, вести учет товаров «в пути» мы не рекомендуем ↓

Что будет, если не вести учет товаров «в пути»

Путаница в учете денег. Без учета товаров «в пути» может быть непонятно, на что именно компания потратила деньги: денег уже нет, товаров еще нет, что происходит и куда делись деньги? 

Случайные дубли заказов. Когда учета товаров «в пути» нет, сотрудники не в курсе, что какое-то количество товара уже заказали и он скоро приедет. А значит, могут случайно продублировать заказ и потратить деньги бизнеса впустую. 

Пропущенные заказы. Учета товаров «в пути» нет, точных данных тоже: можно подумать, что кто-то другой уже заказал, и не дублировать заявку. А на деле окажется, что все так подумали, — в итоге пустые полки, разочарованные покупатели и убытки. 

Сложности с расчетом нового заказа. Без учета товара «в пути» бизнес не знает, сколько и когда заказывать вновь. Подробнее об этом — в следующем разделе. 

Точка заказа и как ее рассчитать

Точка заказа (Reorder point, ROP) — это момент, в который товара остается ровно столько, сколько хватит до следующей поставки. Если проигнорировать точку заказа и не сделать заказ, есть риск остаться с пустыми полками.

→ Например, магазину канцелярии 100 тетрадей хватает на месяц. Поставщик привозит новую партию за 15 дней. Чтобы в магазине всегда были тетрадки, ему нужно заказывать товар каждый раз, как у него остается 50 тетрадей. Иначе через 15 дней тетрадки закончатся в ноль.

В этом примере — остаток в 50 тетрадей — это точка заказа. 

Формула точки заказа. Мы рекомендуем использовать самую простую:

Точка заказа = (Спрос за день × Время доставки) + Страховой запас

Разберем составляющие этой формулы:

  • → Спрос за день — количество товара, которое в среднем бизнес продает за день. Например, 10 ноутбуков или 3,3 тетради.
  • → Время доставки — сколько дней пройдет от заказа до получения товара, например, 30 дней.
  • Страховой запас — дополнительный товар, который защищает бизнес от скачков спроса, задержек поставок и человеческих ошибок. Например, 100 ноутбуков.

Теперь для примера посчитаем точку заказа с теми вводными, что мы придумали. Для этого умножим спрос за день на время доставки и прибавим страховой запас: 

  • Спрос за день — 10
  • Время доставки — 30
  • Страховой запас — 100

Считаем ↓ 

Точка заказа = (10 x 30) + 100 = 400 — новый заказ нужно сделать, когда количество ноутбуков в магазине снизится до 400 штук.

Точка заказа подсказывает, в какой момент пора отправлять заявку поставщику. Но тут есть еще один вопрос: а в каком количестве заказывать? Брать те же 400 ноутбуков или лучше все 800? С этим разбираемся дальше.

Как рассчитать объем заказа: при длинных и коротких поставках

Объем заказа рассчитывается с учетом срока поставки: для коротких — одни правила, для длинных — другие. 

Длинный срок поставки: товар едет от 2 недель. В этом случае заказывают столько товара, сколько продают в промежутке между точками заказа. Например, если поставки приходят раз в три месяца, то заказывают партию, равную объему продаж за последние три месяца. 

График показывает, что объем заказа каждые три месяца составляет 1000 штук товара: сколько продали, столько и заказывают

Короткий срок поставки: до 2 недель. В этом случае заказывают максимум от того, сколько смогут продать до следующей поставки. Формула расчета объема заказа при коротком сроке поставки выглядит так:

Объем заказа при коротких поставках = Максимум товара – Минимум товара


При коротких поставках объем заказа болтается где-то между минимальным, страховым уровнем запасов и максимально возможным ↓ 

Давайте на примере. Возьмем такие вводные:

  • 3 дня — срок поставок;
  • 120 штук — максимум продаж;
  • 30 штук — минимум запасов.

Считаем: 

  • 120 штук – 30 штук = 90 штук — объем заказа при коротких поставках каждые три дня.

Как точно определить максимум и минимум — тема отдельной статьи. Моргните, если нам надо ее написать.

Учет товара «в пути»: в двух словах

  • Товары «в пути» — это товары, которые едут, плывут или летят от продавца к покупателю. Если продавец и покупатель — это бизнес, то товар едет от склада до склада.
  • Учет товара «в пути» ведут, чтобы прогнозировать сроки поставок, планировать закупки, избегать затоваривания склада и пустых полок, но и не морозить лишнего в товарах.
  • Без учета товаров «в пути» есть риск запутаться с платежами, продублировать заказ или не заказать вовсе, а еще — неправильно посчитать объем новой партии.
  • Точка заказа — момент, в который товара остается ровно столько, сколько хватит до следующей поставки, и пора заказывать новую партию.

Поможем разобраться с запасами

Финдиры НФ знают, как правильно вести учет товаров «в пути», контролировать запасы и рассчитывать оптимальную точку заказа. Вот лишь некоторые примеры их работы с товарами и запасами:

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓

Увидите, где вы теряете до 40% прибыли

Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей




    Для собственников бизнеса с выручкой от 2 млн рублей в месяц

    ✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!

    В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.

    #прогнозирование поставок #товары #товары в пути #учет запасов
    Опубликовано: 28.03.24 Просмотров: 281

    Читайте также

    Бесплатно
    Барсетка: 16 шаблонов для финучета
    Бесплатно
    Управленка: курс по финансам
    Бесплатно
    Деньги под контролем: курс по ДДС
    Бесплатно
    Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс