Один из моих постоянных клиентов занимается поставками оборудования. Моя задача: наладить учет в компании и ежемесячно составлять отчеты. Сначала все шло по накатанной. Мы составили ДДС, приступили к введению ОПиУ. И тут выяснилось, что собственник не может назвать точную сумму выручки.
Мы сели и вместе разобрали ситуацию. Поговорив с ним, я поняла, что в компании давно уже происходила путаница с цифрами. Отделы продаж и закупок вели планирование раздельно и не координировались друг с другом. Из-за этого в данных по сделкам царил хаос: было неясно, сколько денег приносит каждая из них.
Как решили ввести учет сделок
Я предложила: «Давайте разберем конкретные сделки и попробуем понять, сколько вы зарабатываете. Составим лист учета сделок».
Собственник удивился: «Это трудно и долго, нам точно стоит этим заниматься?».
Я пояснила, что собираюсь свести план продаж и закупок с помощью Гугл-таблиц, и собственник еще больше усомнился в моем предложении.
Он сказал: «Гугл-таблицы с этим точно не справятся, придется устанавливать какую-нибудь дорогостоящую программу, а я не хочу платить». Между тем, я не сомневалась, что у нас получится сделать лист учета сделок без дополнительного ПО. Так что я сказала: «Вызов принят!» И принялась за работу.
Откуда брать данные и как их сводить
Создать лист учета сделок действительно оказалось очень непросто. В чем была проблема: в плане закупок у сделки стоял статус «завершено», когда был закуплен товар. А в плане продаж тот же статус присваивался сделкам на этапе отгрузки товара. То есть, одна и та же сделка по-разному фиксируется в двух документах.
Если бы у собственника было два-три покупателя и поставщика, сложностей бы не возникло. Но у него и поставщиков и покупателей в десятки раз больше. В месяц компания собственника получает около 5 тысяч заказов, каждый заказ разбит на подзаказы.
Чтобы добавить данные из плана продаж в план закупок и четко знать, когда купили, отгрузили и оплатили товар, я использовала в Гугл-таблицах функцию ВПР. С помощью ВПР можно информацию из одной таблицы переставить в недостающие ячейки другой. Это сэкономило время, иначе мне пришлось бы вручную разбираться с каждой сделкой.
Что в итоге
Теперь у собственника есть единая удобная табличка — лист учета сделок — благодаря которой мы понимаем статус каждой сделки, сколько мы заработали денег и сколько потратили. Все стало прозрачно: если какой-нибудь сотрудник допустил ошибку в цифрах, мы можем оперативно это понять.
Например: закупили товар за 100 рублей. В таблице видим, что продавать его планируется за 10 тысяч. Естественно, «раздувшаяся» маржинальность сразу бросается в глаза и очевидно, что просто кто-то ошибся при заполнении.
Приятный бонус: блог выручки и расходов в ОПиУ теперь заполняется автоматически. Мы берем данные для него из листа учета сделок. А раньше на то, чтобы разобраться с ежемесячной выручкой для ОПиУ, у нас уходило примерно 4 часа.
