Учет расходников в общепите: от контейнеров до зубочисток

Учет расходников в общепите ведут, чтобы подсчитать реальную чистую прибыль, контролировать ее и точно знать, сколько заведение тратит на посуду, химию и упаковку. Когда собственники недооценивают учет расходников, эти мелкие статьи превращаются в десятки тысяч рублей потерянной прибыли. Рассказываем, как общепит может вести учет расходников.

Содержание

Учет расходников в общепите — что это такое и зачем его ведут

Как общепит ведет учет расходников: три ситуации

Пять инструментов, чтобы следить за расходниками общепита

Как общепиту автоматизировать учет расходников в общепите: пять шагов

Как общепиту экономить на расходниках

В двух словах

Поможем настроить учет расходников и финансов кафе, ресторана или кофейни

Учет расходников в общепите — что это такое и зачем его ведут

Учет расходников в общепите ведут для трех вещей:

• разобраться, сколько денег уходит на расходники и на какие именно;

• подсчитать чистую прибыль кафе, ресторана или столовой;

• влиять на прибыль, например, сокращать расходы на упаковку и одноразовые стаканы..

Что именно считать расходниками, сказать сложно. Одни кафе считают всё: от салфеток до разбитых стаканов. Другие относят к расходникам что-то покрупнее: посуду, упаковку, а остальное записывают как прочие расходы. В целом же обычно к расходникам относят такие статьи: 

• бой посуды: разбитая посуда, посуда со сколами и трещинами;

• упаковочные материалы: контейнеры, пакеты для фасовки, пищевые пленки, коробки для выпечки;

• одноразовые расходники: салфетки, бумажные полотенца, соломинки для напитков, сахар и приправы в индивидуальных упаковках;

• химия: мыло, антисептики, моющие средства для посуды;

• спецодежда и форма: фартуки, колпаки, рабочая одежда, одноразовые шапочки;

• канцелярия: блокноты, бумага для принтера, чековая лента, ручки;

• хранение и приготовление блюд: пакеты, подложки, кондитерские мешки, алюминиевые формы, рукава для запекания;

• заменяемое кухонное оборудование: ножи, разделочные доски и прочее;

• хозтовары: тряпки, губки, ведра, резиновые перчатки;

• запчасти для техники: фильтры для кофемашины, ножи и лезвия в мясорубках, лампочки для печей.

Контроль этих статей помогает бизнесу здраво оценивать, сколько денег уходит на расходники и как они влияют на чистую прибыль.

Как общепит ведет учет расходников: три ситуации

Общепит ведет учет расходников по-разному: ведет тщательно, не ведет и учитывает расходники по стоимости закупок. Разберем чуть подробнее каждую ситуацию ↓

Ситуация 1. В общепите тщательно ведут учет расходников 

Тщательный учет расходников обычно ведут сетевые заведения с выстроенными бизнес-процессами. За каждую статью назначают ответственного, а расходники выдают со склада под подпись. Выглядит всё примерно так:

• администратор отвечает за расходники зала — салфетки, контейнеры, соль, сахар и перец в пакетиках, фартуки и блокноты для официантов;

• бармен отвечает за расходники бара — соломинки, фильтры для кофемашины, зонтики для коктейлей и шпажки для гарнира;

• су-шеф отвечает за расходники кухни — пакеты для запекания, одноразовые шапочки, ножи и так далее.

Бизнес с тщательным учетом расходников точно знает, сколько салфеток, трубочек, шапочек требуется, куда они уходят и как влияют на прибыль. Это дает возможность планировать расходы и маневрировать. 

Ситуация 2. Учет расходников не ведут 

Если в общепите не ведут учет расходников, то процесс обычно выглядит так: 

• управляющий или собственник выдают расходники со склада — столько, сколько просят администраторы, бармены, повара;

• когда расходники заканчиваются, заказывают новую партию;

• всё оценивают на глаз: вроде салфеток мало осталось, надо заказать.

В таком общепите собственники часто недооценивают реальное влияние расходников на прибыль. А еще не знают, сколько условного мыла использовали гости, а сколько было разлито, потеряно или украдено.

Обычно учет расходников не ведут небольшие кофейни, где вся работа лежит на бариста и собственнике точки. Но случается, что расходники недооценивают и крупные сети, — в итоге эти мелкие затраты подъедают прибыль.

Сеть ресторанов тратила до 240 000 ₽ в год на разбитую посуду Сеть ресторанов «Мясо» не вела учет расходников — собственник был убежден, что это бесполезно. Когда финдир пришла в бизнес и начала вести управленческий учет, то оказалось, что из-за сколов на тарелках и бокалах ресторан тратит до 20 000 ₽ в месяц и до 240 000 ₽ в год. Мелочи превратились в осязаемую дыру, в которую утекали деньги. Чтобы сократить расходы на бой посуды, финдир предложила обучить сотрудников правилам работы с посудой и увеличить себестоимость блюд. Так бизнес смог перекрыть эту утечку.

Ситуация 3. Учитывают расходники по стоимости закупок

Такие заведения учитывают расходники кассовым методом — сколько купили, столько сразу и списали. Например, покупают коробочек для салатов на полмиллиона рублей и тут же списывают их в ОПиУ. 

Вроде удобно, но такой учет искажает реальную картину расходов бизнеса ↓

Плохо: списывать расходники в момент покупки	Хорошо: списывать расходники по мере использования
Если купить и тут же списать упаковку — бизнес исказит расходы за месяц. Это отразится на всей управленческой отчетности — в итоге прибыль будет неверной	Расходники стоит списывать постепенно — чтобы отражать текущие затраты без искажений. Сколько использовали — столько и списали

Пять инструментов, чтобы следить за расходниками общепита 

Контролировать расходники в общепите помогут пять инструментов:

• программа адаптации;

• инвентаризация;

• разделение расходников на контролируемые и неконтролируемые;

• выдача расходников по заявкам;

• ведомость учета посуды и мелкого инвентаря.

Инструмент 1. Программа адаптации. Сотрудникам объясняют правила работы заведения, в том числе — использования одноразовой посуды, химии, канцелярии и так далее. Делают это на собеседовании, если правил немного, или в период испытательного срока, адаптации новичков. 

Инструмент 2. Инвентаризация — грубо говоря, это пересчет всего, что есть в кафе или ресторане. Инвентаризацию еще иногда называют ревизией. Она помогает узнать, сколько расходников есть на складе, с какой скоростью они расходуются и сколько денег в них зарыто. 

Короткая инструкция по инвентаризации в общепите ↓

• Шаг 1. Определить статьи. Чтобы не запутаться, важно зафиксировать статьи расходов и понять, какой расходник куда попадет. Обычно для этого заводят реестр, в который включают фотографию и описание статьи, — для стакана хайбол это может быть название, объем и артикул завода.

• Шаг 2. Посчитать остатки. Чтобы понять, сколько наименований есть у заведения, и зафиксировать точку отсчета для инвентаризации — 10 стаканов хайбол, 5 пачек бумаги А4, 7 пачек салфеток 240х240 и так далее.

• Шаг 3. Использовать автоматизированные системы учета. Чтобы легко вносить данные и получать отчеты о состоянии запасов. Например, в общепитах используют CRM-системы Айко или 1С-Общепит.

• Шаг 4. Контролировать использование и списание. Этим занимаются управляющие или администраторы, которые ежедневно проверяют количество расходников на складе и их списание.

↑ Инвентаризацию стоит проводить ежемесячно — чтобы вовремя выявлять остатки, контролировать списания и находить недостачи.

Инструмент 3. Разделение расходников на контролируемые и неконтролируемые. Вот чем они отличаются:

• Контролируемые расходники — те, которые можно посчитать. За них отвечает администратор или управляющий;

• Неконтролируемые расходники — те, которые находятся в общем доступе для гостей, — сахар, соль и перец в пакетиках, салфетки в салфетницах, зубочистки и так далее. Здесь нельзя отследить, какой гость кладет один пакетик сахара, а какой три, — поэтому обычно следят за средним расходом за месяц и списывают их при покупке.

А еще здесь используют принцип существенности — если учет статей принесет пользу бизнесу, то их учитывают. Если же профит измеряется парой тысяч рублей, не тратят на это силы. 

Инструмент 4. Выдача расходников по заявкам. Расходники выдают не просто так, потому что кому-то захотелось, а по заявкам персонала. Вот как это выглядит на примере бармена:

• Бармен оформляет заявку и отправляет ее управляющему — указывает, сколько использовал расходников, сколько осталось и сколько просит для работы.

• Заявка уходит бухгалтеру, который отражает в балансе, сколько расходников потратили и выдали под отчет бармена.

• В конце месяца бармен сдает остатки, а бухгалтер анализирует списания и признает расходы.

Инструмент 5. Ведомость столовой посуды. В нем фиксируют две статьи — остаток посуды и бой посуды. А еще указывают, кто ответственен за бой — конкретный сотрудник или гости.

Вот как может выглядеть ведомость ↓

Как общепиту автоматизировать учет расходников в общепите: пять шагов

Автоматизация учета расходников нужна не всегда. Если это одна точка с плюс-минус одинаковыми затратами на салфетки и посуду, автоматизация вряд ли что-то изменит. 

А вот сетевому общепиту и крупным заведениям часто проще автоматизировать учет — для экономии сил, времени и человеко-часов. Обычно это делают так ↓

• Проводят ревизию. Определяют статьи и считают остатки расходников.

• Распределяют расходники по статьям. Создают список всех расходников и разносят их по категориям и подкатегориям, чтобы внести в электронную систему учета. Например, категория — стаканы, а подкатегория — стакан хайбол.

• Вносят данные в систему учета. Дальше администратор или управляющий вносит данные по расходникам в CRM-систему, например, Айко или 1С-Общепит. Здесь же фиксирует остатки, которые посчитали во время ревизии.

• Определяют точку отсчета — дату, с которой начинают контролировать расходники. Это нужно, чтобы видеть отклонения, средние траты на расходники и достоверную прибыль.

• Наблюдают три месяца, а затем исправляют ошибки. Например, неточности, возникшие из-за человеческого фактора: в названиях номенклатуры или в их количестве.

С автоматизацией или без, общепиту важно не просто считать, сколько денег уходит на стаканы или салфетки, но и оптимизировать эти расходы.

Как общепиту экономить на расходниках

Если на расходники уходит значительная часть выручки или эти статьи расходов растут со временем, стоит подумать, как сэкономить. Мы собрали четыре рабочих способа ↓

Способ 1. Вести работу с поставщиками

Экономить на расходниках поможет работа с поставщиками. Например, можно: 

• попросить скидку — просто так, за долгое сотрудничество или объем заказа;

• найти новых поставщиков — запросить у нескольких коммерческие предложения, оценить их и выбрать тех, кто предлагает лучшие условия;

• объединиться с другими заведениями, чтобы заказывать больше и получать скидки за объем.

Способ 2. Перейти на более эффективные расходники

Проанализировать, можно ли заменить расходники на более дешевые, эффективные или многоразовые. Например: 

• закупать концентрированные моющие средства вместо обычных;

• использовать многоразовые тканевые полотенца вместо бумажных — там, где это возможно;

• закупить автоматические дозаторы, чтобы сократить расход бытовой химии;

• вместо бумажных полотенец повесить в туалете электрическую сушилку для рук.

Способ 3. Инструктировать сотрудников общепита

Важно проводить инструктаж, чтобы сотрудники знали, когда, как, сколько расходников можно использовать. Например, объяснять, что моющее средство разводят в пропорции один колпачок на ведро воды, или что персоналу нельзя использовать одноразовую посуду во время своих обедов. 

Инструктаж проводят в разных форматах:

• беседы с персоналом;

• схемы, таблицы и пошаговые инструкции — чтобы сотрудник в любой момент мог свериться. Например, как разводить средство для мытья пола, сколько можно использовать пищевой пленки на один заказ, сколько класть салфеток в заказ на доставку и так далее;

• фиксировать способы измерения — использовать мерные стаканы, линейки и так далее. Например, поставить насечки на бобину, чтобы сотрудники экономно отрезали полотенца для натирки посуды.

Способ 4. Поменять посуду

Принцип здесь такой: если что-то одноразовое можно заменить на многоразовое без потери качества и атмосферы, стоит это сделать. Например: 

• заменить одноразовые стаканы в зале на граненые;

• поменять пластиковые соломинки на металлические трубочки;

• заменить одноразовую упаковку для готовки на контейнеры из нержавеющей стали;

• наливать гостям кофе в их многоразовые термокружки: просто так или со скидкой.

Учет расходников в общепите: в двух словах

• Учет расходников в общепите ведут, чтобы разобраться, сколько бизнес тратит на них, и посчитать реальную чистую прибыль.

• Чтобы следить за расходниками, в общепите используют программы адаптации, проводят инвентаризации, делят расходники на контролируемые и неконтролируемые, выдают даже мелочи по заявкам и ведут ведомость столовой посуды.

• Учет расходников в общепите можно автоматизировать с помощью специализированных систем, например, Айко или 1С-Общепит.

• Экономить на расходниках общепиту помогают пересмотр отношений с поставщиками, замена расходников на более эффективные, инструктаж персонала и замена всего одноразового на многоразовое — там, где это возможно.

Поможем настроить учет расходников и финансов кафе, ресторана или кофейни

Финдиры Нескучных умеют работать с разными сферами бизнеса, в том числе с ресторанами, кафе, фастфудом и кофейнями. Чтобы увеличить прибыль, они собирают управленческую отчетность, находят точки роста и влияют на эти показатели. Вот как они уже это делали:

• Сэкономили 1 590 000 ₽ в месяц и накопили на открытие новой точки

• Фастфуд: +15 млн ₽ выручки, допродажи соуса и кое-что еще

• Склад забит, собственники без денег, кладовщики — в панике. Как мы поработали со складом и всё исправили

• Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

• Стройка: контроль расходов и рост прибыли на 43%

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ поможет именно вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия. Бесплатная и ни к чему не обязывающая ↓