Как с пользой подводить итоги года​ в бизнесе

Краткая инструкция, как подвести итоги года в бизнесе, чтобы увидеть реальные результаты, выявить слабые места и спланировать рост на следующий год.

✔ Шаг первый — написать пост и похвалиться многомиллионным доходом. 

✔ Шаг второй — посчитать выручку, прибыль, расходы, эффективность сотрудников и удалить пост. 

Содержание

Зачем подводить итоги года

Шаг 1. Оценить годовую выручку и прибыль

Шаг 2. Посмотреть долю административных и коммерческих расходов

Шаг 3. Посчитать выручку на сотрудника

Шаг 4. Оценить остатки денег на счетах

Шаг 5. Понять, насколько эффективно работают деньги

Что делать с результатами итогов

Итоги года в бизнесе: в двух словах

Поможем с итогами года

Зачем подводить итоги года

Итоги года — не отчёт ради отчёта, а мотивация, чтобы двигаться дальше. 

Итак, итоги года помогают ↓

Оценить успехи. Когда все заняты своими задачами, общий вклад команды может остаться за кадром. Итоги помогают увидеть, сколько всего сделано.

Понять, куда идем. В начале года была точка А, но где сейчас точка B? Разбор итогов помогает осознать прогресс и наметить следующий шаг.

Сплотиться. Общие успехи и ошибки сближают. Это помогает каждому почувствовать себя частью команды, а не просто рядовым сотрудником.

Разобраться, как всё устроено. Руководитель видит финальный результат, но не весь процесс. Обсуждение помогает понять, как на самом деле работает команда.

Увидеть, что можно улучшить. Анализ года дает идеи, как сделать работу проще, удобнее и эффективнее.

Далее расскажем, как организовать подведение итогов года за 5 шагов.

Шаг 1. Оценить годовую выручку и прибыль

Главное в подведении итогов — понять, чем компания занималась весь год. Здесь есть варианты: работала в прибыль, приносила убытки или стояла на месте. 

Чтобы понять, как прошел год для бизнеса, нужно посмотреть ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. Об этом отчете мы говорим чуть ли не в каждой статье, поэтому, надеемся, у вас он есть. 

↑ Так выглядит ОПиУ. Отчёт ведут весь год, а к концу года получают годовую прибыль.

Итоговую прибыль за год сравнивают с двумя показателями:

• Фактической прибылью за прошлый год — в прошлом году было 10 млн, в этом году 15 млн, мы красавчики.

• Планами на этот год — если план выполнили от 80 до 120%, мы тоже красавчики. Если меньше 80% или больше 120%, нужно разбираться, насколько реальные планы были поставлены и как компания работала. Это не про математику, а про рефлексию. 

Если плана на этот год не было, самое время запланировать прибыль на следующий год. План должен быть реальным, но с вызовом, — чтобы было к чему стремиться.

Кроме прибыли, в ОПиУ также смотрят выручку — и также сравнивают ее с фактической выручкой за прошлый год и с планом на этот год. 

Отдельно можно оценить рентабельность по месяцам: посмотреть, в какие месяцы рентабельность была высокой, а в какие — проваливалась. И здесь тоже не про расчеты, а на подумать: почему так получилось, возможно, компания сделала слишком много скидок и ушла в убыток или неудачно сменила поставщика.

Шаг 2. Посмотреть долю административных и коммерческих расходов

Усложним задачу: допустим, в прошлом году выручка была 10 млн, в этом году — 20 млн. Может показаться, что мы снова красавчики, но как бы не так. С ростом выручки могут вырасти и расходы, которые съедят разницу. 

Запомните общее правило: с ростом выручки доли коммерческих и административных расходов должны падать.

Напомним, что есть что:

• коммерческие расходы — это реклама, маркетинг, зарплаты менеджеров по продажам и директора отдела продаж;

• административные — бухгалтерия, аренда офиса, закупка канцтоваров, зарплата гендиректора. 

Эти расходы могут увеличиваться, например, зарплаты сотрудников, но в любом случае выручка должна расти быстрее. 

↑ Получается, в абсолютных цифрах расходы растут, но в соотношении мы видим, что у компании всё хорошо: расходы относительно выручки уменьшаются.

Бывает наоборот: выручка выросла, но расходы выросли еще сильнее. Например, выручка стала 20 млн, а расходы 5 млн. Тогда доля расходов в выручке становится уже 25%. 

И получается, что раньше компания могла получить выручку меньшими расходами. Это значит, что теперь она работает не так эффективно, а рентабельность по чистой прибыли уменьшается. 

Шаг 3. Посчитать выручку на сотрудника

Идем дальше и смотрим, не зря ли наняли в этом году новых сотрудников. Или, может, в следующем году с ними придется попрощаться. 

↑ Получается, компания могла зарабатывать больше денег меньшим количеством людей, а сейчас несет лишние расходы. И то, что формально выручка выросла, еще ничего не значит.

Выручку на сотрудника можно считать как на всех сотрудников, так и на только коммерческий блок — менеджеров по продажам, директора. Но смысл такой же: если сотрудников стало больше, выручка должна вырасти, иначе зачем компании столько людей. 

Шаг 4. Оценить остатки денег на счетах

Еще один отчет, который поможет подвести итоги года, — это отчет о движении денежных средств, или ДДС. Если его нет, можно смотреть выписки по счетам. 

↑ Так выглядит ДДС. В отчете нас интересует раскладка за год по месяцам: сколько было поступлений, оплат, и главное — сколько денег оставалось каждый месяц. 

Если видим, что какие-то месяцы провалились, например, из-за сезонности бизнеса, их нужно взять на заметку:

• отложить деньги заранее, когда есть хорошие поступления, — чтобы поддерживать бизнес в несезон;

• запланировать возможный кредит — отметить себе, что в таком-то месяце потребуется кредит, и заранее оформить его.

В целом это нужно, чтобы заранее спланировать, как компания будет выходить из ситуации, если в следующем году она повторится. 

Шаг 5. Понять, насколько эффективно работают деньги

И финально: в конце года стоит посчитать рентабельность капитала — чтобы понять, насколько эффективно работают деньги. 

↑ Этот результат сравнивают с результатом прошлого года, а также с банковскими процентами и тем, сколько зарабатывают конкуренты по отрасли. Если по депозитам банки дают 15%, а наш предприниматель смог заработать 66% годовых, он неплохо потрудился.

Другой вопрос — если рентабельность оказалась бы 5%. Вот тут стоит задуматься, а нужен ли этот бизнес, если на кошках можно больше заработать.

В любом случае собственнику бизнеса нужно сесть вместе с финдиректором, продумать, как в следующем году они могут увеличить рентабельность капитала, и составить план. Если что, наши финдиры могут с этим помочь.

Что делать с результатами итогов года

Чтобы анализ результатов принес пользу, с ним нужно правильно работать  ↓

1. Зафиксируйте выводы — оформите их в удобном формате: презентация, документ или инфографика.

2. Разберите нерешенные вопросы — если что-то осталось непонятным, обсудите это позже на отдельной встрече.

3. Не совмещайте ретроспективный обзор с постановкой целей — анализ прошедшего года и планирование будущего — два разных процесса. Для постановки новых целей проведите отдельную стратсессию.

4. Дайте время на осмысление — перерыв между анализом прошлого года и предстоящими целями поможет команде лучше подготовиться.

5. Используйте выводы на практике — анализ прошлого года нужен не ради галочки, а чтобы стать сильнее и эффективнее.

Итоги года в бизнесе: в двух словах

• Анализ итогов года дает идеи, как сделать работу проще, удобнее и эффективнее.

• Рентабельность должна расти, чтобы бизнес оставался успешным и конкурентоспособным.

• С ростом выручки доли коммерческих и административных расходов должны падать.

• Сезонность  бизнеса нужно планировать заранее, чтобы избежать кассовых разрывов.

• ДДС показывает, сколько было поступлений, оплат, и главное — сколько денег оставалось каждый месяц.

• С помощью ОПиУ можно оценить, насколько успешным был год для компании, а также сравнить показатели с прошлым годом или с планами.

Поможем с итогами года

Если хотите, чтобы в следующем году было чем гордиться, наши финдиры помогут. Смотрите, что они уже сделали в разных компаниях:

• Бизнес с госограничениями: увеличили маржинальность с 42 до 49%

• Как финдир помог увеличить выручку на 22% за 10 месяцев: кейс по оптимизации бизнес-процессов в общепите

• Увеличили выручку в 3, а прибыль — в 6 раз

• Настроили учет маржинальности товаров и «разморозили» 25 млн рублей

• Подняли прибыль с 50 до 98 млн рублей

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓