Зачем компаниям участвовать в отраслевых выставках

Зачем тратить время, силы и немалые деньги на участие в отраслевых выставках? Не устарел ли этот формат? Часто собственникам выставка кажется дорогим «тусовочным» мероприятием с неочевидной отдачей. Однако практика лидеров рынка доказывает обратное: грамотное участие в профильных выставках остается мощнейшим стратегическим инструментом, способным дать бизнесу дополнительные возможности для роста.

В статье подробно разобрали, какие конкретные цели достигаются через выставки, как подготовиться для эффективного результата, на какие затраты стоит настроиться, и главное — как участие реально влияет на ключевые показатели бизнеса.

Содержание

Для чего компаниям участвовать в отраслевых выставках

Как участие в выставках влияет на развитие бизнеса

Как подготовиться к участию в выставке

Затраты на участие в выставках: что учитывать

Участие в отраслевых выставках: в двух словах

Рассчитаем возможную выгоду от участия в отраслевых выставках и поможем достичь ключевых показателей бизнеса

Для чего компаниям участвовать в отраслевых выставках

Участие в отраслевых выставках — это мощный многофункциональный инструмент маркетинга и стратегического развития для компаний. У каждой компании свои цели, задачи и стратегический смысл участия. Например, цели и задачи могут быть такими:

• Повышение узнаваемости и укрепление имиджа

• Генерация лидов и увеличение продаж

• Установление и укрепление партнерских отношений

• Выход на новые рынки

• Изучение рынка и конкурентов

• Продвижение новых продуктов и услуг

• Укрепление отношений с существующими клиентами

Стратегический смысл напрямую связан с целью. Предположим, цель — повышение узнаваемости и укрепление имиджа. Значит стратегическим смыслом будет формирование положительного образа, управление репутацией и усиление медиаприсутствия.

Главная задача в этом случае — достичь широкого охвата целевой аудитории, позиционировать компанию как лидера/новатора.

Достичь цели помогут пресс-релизы, интервью, приглашение СМИ на стенд, организация пресс-конференций, публикации в каталогах выставки и активность в соцсетях с её хештегами.

Если же цель — генерация лидов и увеличение продаж, значит стратегический смысл будет заключаться в получении быстрой отдачи на инвестиции (ROI) и выходе на ключевые показатели.

Главной задачей будет непосредственное заключение сделок и формирование воронки продаж.

Достичь этого получится с помощью активных продаж на стенде, презентаций, спецпредложений для посетителей выставки, а также сбора и квалификация лидов.

Участие в выставках позволяет достичь множества целей одновременно: от прямых продаж и поиска партнеров до укрепления репутации и изучения рынка. Ключ к успеху — четкое определение целей, тщательная подготовка и активная работа до, во время и после мероприятия.

Как участие в выставках влияет на развитие бизнеса

Участие в отраслевых выставках работает как мощный катализатор бизнес-развития, запуская цепь конкретных позитивных изменений. Выставка концентрирует все ключевые элементы роста на одной площадке, создавая уникальную синергию.

После грамотного участия компании фиксируют не абстрактные «потенциальные возможности», а измеримые результаты.

Например, производитель оборудования может заключить контракты прямо на стенде или косметический бренд может подписать дистрибьюторские соглашения, которые увеличат его экспорт в несколько раз.

Практическая польза выходит далеко за рамки сиюминутных продаж.

Это пример качественного сдвига в репутации — компания начинает ассоциироваться с инновациями, что позволяет устанавливать премиальные цены и сокращать цикл переговоров.

Одновременно выставка работает как «живая лаборатория».

Ключевое преобразование происходит и в операционной модели. Благодаря установленным на выставке партнерским связям бизнес масштабируется без затрат на открытие филиалов. При этом укрепляются отношения с существующими клиентами.

Но весь этот потенциал реализуется только при одном условии — эффективной пост-обработке. Компании, которые за 48 часов рассылают персонализированные предложения, передают «горячие» лиды в продажи и фиксируют договоренности, получают максимальный накопительный эффект: каждый следующий стенд приносит больше отдачи за счет наработанной репутации и расширенной сети контактов.

Таким образом, выставка из разового события превращается в стратегический инструмент системного роста, где финансовые вложения конвертируются не только в деньги, но и в рыночные преимущества.

Как подготовиться к участию в выставке

Успех участия в выставке зависит от тщательного планирования и подготовки. Причём само участие делится на три этапа: до, во время и после мероприятия.

Например, этапы, которые входят в период «до» следующие:

• Стратегическое планирование (3-6 месяцев до выставки)

Четко определите цели: каких результатов хотите достичь? (Продажи, лиды, партнеры, запуск продукта, имидж?).

Выберите выставку: проанализируйте аудиторию, географию, стоимость, репутацию. Все ли показатели соответствуют поставленным целям?

Составьте бюджет: аренда площади, стенд (дизайн, строительство), логистика, персонал (проживание, питание, командировочные), рекламные материалы, промо-акции, PR, пред- и пост-выставочный маркетинг.

Сформируйте команду: назначьте ответственного менеджера проекта и определите остальные роли от продавцов до сотрудников для переговоров.

Разработайте ключевые сообщения (месседжи): что вы хотите донести до аудитории? Уникальность продукта/услуги? Преимущества? Инновации?

• Тактическая подготовка (1-3 месяца до выставки)

Дизайн и строительство стенда: разработайте концепцию, отражающую бренд и цели, уделите внимание функциональности (зона переговоров, демо-зона, хранение).

Разработка маркетинговых материалов для посетителей: буклеты, листовки, брошюры (кратко и ярко), визитки, презентации, образцы продукции/демо-версии.

Разработка маркетинговых материалов для прессы: пресс-релизы, пресс-кит (фото, лого, описание компании), биографии спикеров.

План предвыставочного маркетинга и PR: разошлите приглашения клиентам, партнерам, потенциальным клиентам. Анонсируйте участие и новинки на сайте, в соцсетях, в отраслевых СМИ.

Подготовка команды: проведите тренинги по знанию продукта, скриптам работы с посетителями, техникам продаж и сбора контактов, целям выставки для каждого.

• Оперативная подготовка (1-2 недели до выставки)

Логистика: определите точные сроки доставки стенда, материалов, продукции. Подтвердите транспорт, гостиницы. Убедитесь, что в наличии есть все инструменты и расходники (скотч, степлеры, зарядки).

Финальный брифинг команды: утвердите график, последние инструкции, распределение зон ответственности на стенде.

Техническая проверка: работоспособность демо-оборудования, ноутбуков, экранов, интернета на стенде.

Публикация финальных анонсов: напоминание в соцсетях, email-рассылка с номером стенда и программой.

• Действия во время выставки

Энергичная работа стенда: приветливые сотрудники всегда готовы к диалогу. Активный подход к посетителям.

Сбор и квалификация лидов: не просто сбор визиток, а запись контакта + ключевой потребности/интереса + степени «горячести». 

Проведение активностей: розыгрыши, мини-презентации на стенде.

Работа с прессой: оперативно предоставляйте информацию, давайте интервью.

Мониторинг конкурентов: собирайте информацию (материалы, новинки, активность).

Ежедневные планерки (если выставка проходит дольше 1 дня): корректируйте тактику, обменивайтесь информацией, поддерживайте моральный дух в команде.

• Поствыставочная работа (сразу после и в течение 1-2 месяцев):

Обработка лидов: САМОЕ ВАЖНОЕ! Проконтролируйте систематизацию контактов и рассылку персонализированных писем с благодарностью и предложением в течение 24-48 часов. На этом этапе «горячие» лиды передаются в продажи.

Оценка результатов: сравните достигнутые показатели с поставленными целями (KPI). Проведите анализ затрат и ROI.

Поддержание связи: проконтролируйте продолжение коммуникации с новыми контактами, выполнение договоренностей.

PR-отчетность: не забудьте о публикации итогов участия, фото/видео отчётов на сайте и в соцсетях.

Главное правило — инвестировать время и ресурсы в подготовку, чтобы превратить выставку в мощный инструмент роста бизнеса.

Затраты на участие в выставках: что учитывать

Из предыдущих разделов видно, что участие в отраслевых выставках сопряжено со значительными затратами.

Например, ключевые статьи расходов, которые нужно учитывать при бюджетировании, будут такими:

• Регистрация и аренда площади: стоимость участия, плата за кв. метр выставочной площади (зависит от расположения: угловые, центральные проходы дороже).

• Строительство и дизайн стенда: дизайн-проект, изготовление конструкций, графики (баннеры, световые короба), монтаж/демонтаж стенда, аренда мебели, коврового покрытия, растений.

• Логистика: доставка стенда, образцов продукции, материалов до выставки и обратно, транспортировка персонала.

• Проживание и командировочные расходы персонала: авиа/ж/д билеты, гостиница, суточные (питание), трансферы (аэропорт-отель-выставка).

• Маркетинговые материалы и промо: полиграфия (буклеты, визитки, плакаты), образцы продукции или демо-версии, сувенирная продукция (ручки, блокноты, USB-накопители).

• Продвижение и PR: предвыставочные рассылки (email, соцсети, таргетированная реклама).

• Персонал: зарплата сотрудников на время подготовки, участия и пост-обработки (если это не их основная функция), оплата труда привлеченных хостес или промоутеров.

• Прочие расходы: непредвиденные расходы (рекомендуется закладывать 10-15% бюджета).

Список внушительный. А если подразумевается участие в международной выставке, смело можно добавить несколько статей расходов.

Здесь есть и хорошая новость. В России существует программа поддержки экспортеров, компенсирующая затраты на участие в зарубежных выставках и заключение экспортных контрактов.

Работает она в рамках национального проекта «Международная кооперация и экспорт». 

Цель программы — компенсировать часть затрат, понесенных юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (ИП) на самостоятельное участие в зарубежных выставочно-ярмарочных мероприятиях, если по их результатам заключен экспортный контракт.

Что компенсируют: до 80% фактически понесенных и документально подтвержденных расходов, связанных с участием в выставке.

Чаще всего это:

• Регистрационный взнос.

• Аренда выставочной площади.

• Стандартный дизайн и строительство стенда (часто с ограничениями по стоимости кв.м).

• Транспортная логистика стенда и образцов до выставки.

• Участие в деловой программе выставки.

Условия получения поддержки (ключевые):

• Заявитель: российское юридическое лицо или ИП (соответствующие критериям МСП или не только, зависит от программы).

• Выставка: зарубежное отраслевое выставочно-ярмарочное мероприятие, включенное в перечень Минпромторга России (или соответствующее критериям программы).

• Экспортный контракт с иностранным контрагентом должен быть заключен непосредственно по результатам участия в данной выставке.

Где узнать подробности и подать заявку:

• Официальный сайт Российского экспортного центра (РЭЦ)

• Портал «Мой экспорт»

Программа поддержки РЭЦ — мощный инструмент для снижения расходов на зарубежные выставки, но требует очень тщательной предварительной подготовки, соблюдения всех условий и документального подтверждения. Всегда уточняйте актуальные условия на сайте РЭЦ.

Участие в отраслевых выставках: в двух словах

• Участие в выставках — уникальная платформа для одновременного решения ключевых задач: запуска продуктов (PR), генерации продаж, поиска партнеров, выхода на новые рынки и укрепления имиджа.

• 90% результата зависит от действий до и после выставки: чёткие цели, системная подготовка, мгновенная пост-обработка.

• Участие в отраслевых выставках даёт конкретные бизнес-эффекты: рост продаж, выход на новые рынки, укрепление репутации.

Рассчитаем возможную выгоду от участия в отраслевых выставках и поможем достичь ключевых показателей бизнеса

Хотите точно знать, окупятся ли вложения в выставку? Финансовые директора Нескучных не просто посчитают затраты, мы рассчитаем вашу возможную выгоду от участия в отраслевых выставках (рост продаж, новые рынки, партнерства) и поможем достичь ключевых показателей (KPI) через грамотное планирование и анализ ROI.

Кроме этого, составим финансовую модель вашего бизнеса и подскажем, как увеличить прибыль.

Например, так мы уже помогли многим клиентам: 

• Сэкономили 1 млн ₽ при покупке конкурента. Из-за его ошибок в учете

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Запретили дивиденды и разобрались с кассовыми разрывами в 500 000 ₽

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

Расскажите нам, каким вы хотите видеть свой бизнес, и мы поможем прийти к цели. Тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Лучший способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия.