Закон Парето: как принцип 80/20 использовать в управленческих решениях

Закон, или принцип Парето — это мощный инструмент для анализа и оптимизации бизнес-процессов. Его суть: 80% результатов дают 20% усилий, а оставшиеся 20% результатов требуют уже 80% затрат. Для бизнеса это значит, что нужно принимать такие решения, чтобы зарабатывать больше, а усилий тратить меньше.

В статье расскажем, как правильно выделить эти «золотые» 20% усилий в вашем бизнесе, какие инструменты помогут поставить их в приоритет и на какие подводные камни стоит обратить внимание. Ещё дадим шаблон диаграммы Парето, чтобы вы могли быстро адаптировать его к нуждам своего бизнеса и использовать в работе. 

Содержание

Что такое закон Парето и как он работает

Как применять принцип Парето в управлении бизнесом

Как принцип Парето повлияет на принятие решений в бизнесе

Диаграмма Парето: построение и пример использования

Какие подводные камни есть у принципа Парето

Закон Парето: частые вопросы собственников

Закон Парето: в двух словах

Поможем внедрить принцип Парето в управленческие решения

Что такое закон Парето и как он работает

Закон Парето — это принцип, по которому основной результат даёт малая часть усилий. Смысл его прост: примерно 20% наших действий дают 80% успеха, а оставшиеся 80% усилий — лишь 20% результата. 

Такую закономерность впервые заметил итальянский экономист Вильфредо Парето ещё в конце XIX века, изучая распределение богатства. Он обнаружил, что в Италии лишь 20% людей владеют 80% капиталов. В честь этого экономиста и его открытия назвали закон.

Сейчас же правило «80 на 20» применяют в бизнесе, управлении временем и даже в повседневной жизни. Оно помогает понять, на что стоит делать упор, чтобы достичь большего с меньшими усилиями. 

Как применять принцип Парето в управлении бизнесом

Разберёмся на примерах, как применять принцип Парето для управления в разных сферах вашего бизнеса:

• продажах;

• маркетинге;

• управлении персоналом;

• распределении времени собственника бизнеса.

Продажи

Если посмотреть на товары, которые продаёт бизнес, то обычно 20% из них приносят 80% выручки — можно назвать их товарами категории А или «звёздами». Товары категории B, или «середнячки», генерируют примерно 15% денежных поступлений. А в последней категории, C, — аутсайдеры, которые дают бизнесу лишь 5% выручки.

Как заставить принцип Парето работать в свою пользу? Рабочий инструмент — ABC-анализ. Он помогает выявить товары, которые приносят основную выручку или прибыль, и определить аутсайдеров. Далее можно решить, что с ними делать: исключить из ассортимента или попытаться реанимировать. Вариант для спасения — изменить позиционирование этих товаров для клиентов.

Подробнее о том, как применять инструмент, читайте в статье «АВС-анализ: как узнать, на чём бизнес больше всего зарабатывает». Также смотрите готовые Эксель-таблицы с формулами для ABC-анализа товаров и клиентов. Вы можете просто скачать таблицы и адаптировать под свои данные — вам не придётся составлять всё с нуля.

Шаблон ABC-анализа товаров

Шаблон ABC-анализа по клиентам

Маркетинг

В маркетинге большая часть усилий уходит на эксперименты и тестирование гипотез. Хотя сегодня все активно продвигаются в интернете и социальных сетях, лишь небольшая часть контента — примерно 20% — действительно достигает цели: привлекает аудиторию и приносит продажи. 

Важно не только сосредотачиваться на этих успешных 20%, но и не забывать о роли остальных 80%. Ведь без постоянных тестов и экспериментов сложно найти реально работающие идеи. При этом стоит всегда держать в фокусе целевую аудиторию продукта. Иначе тестирование гипотез может обернуться лишь потерей ресурсов.

Как заставить принцип Парето работать в свою пользу? Рабочий инструмент — отчётность для маркетологов. Такие отчёты помогают определить, какие каналы приносят наибольший эффект, а какие требуют оптимизации или вовсе исключения. Подробнее о том, что должно быть в отчёте отдела маркетинга, читайте в отдельной статье.

Управление персоналом

Закон Парето отлично работает и в распределении рабочего времени сотрудников. Обычно 20% времени уходит на действительно важные задачи, которые напрямую влияют на производительность, продажи и другие ключевые показатели бизнеса. Остальные 80% — это мелкие дела, которые часто оказываются малоэффективными или вовсе не добавляют пользы.

Как заставить принцип Парето работать в свою пользу? Рабочий инструмент — диаграмма Ганта. С её помощью можно вместе с сотрудником выделить ключевые задачи, согласовать сроки и оценить время на каждую из них. Диаграмма помогает увидеть распределение ресурсов в начале проекта и корректировать его в процессе, что позволяет держать рабочий процесс под контролем и повышать продуктивность.

Скопируйте себе образец диаграммы Ганта. И в дополнение к ней смотрите, какие ещё есть инструменты для управления персоналом.

Шаблон диаграммы Ганта

Распределение времени собственника бизнеса

У собственников бизнеса часто бывает так, что много времени уходит на задачи, которые не так уж и важны. И с этим также можно и нужно бороться, то есть, если говорить простыми словами, — менеджерить себя.

Как заставить принцип Парето работать в свою пользу? Рабочий инструмент — матрица Эйзенхауэра. Она выглядит как квадрат, разделённый на 4 части:

• верхний левый угол — самые важные и срочные задачи, которые нужно сделать прямо сейчас;

• верхний правый угол — важные задачи, но несрочные, их можно отложить на потом;

• нижний левый угол — задачи, которые срочные, но неважные, их можно передать другим;

• нижний правый угол — задачи, которые несрочные и неважные, чаще всего можно вообще не делать.

Задача собственника бизнеса — сосредоточиться на 20% задач, которые реально влияют на бизнес. Это те, что попадают в верхние два квадрата: срочные и важные или просто важные. Так вы будете тратить время только на действительно нужные дела.

Как принцип Парето повлияет на принятие решений в бизнесе

Когда мы планируем продажи, принцип Парето, или правило 80/20, очень хорошо работает для принятия решений. Этот подход помогает разделить товары на три группы, чтобы понимать, на что стоит делать основной акцент:

• Категория А — это те товары, которые составляют всего 20% от ассортимента, но при этом приносят 80% выручки. Эти товары — основа бизнеса. Мы вкладываем все силы в их развитие: усиливаем маркетинг, расширяем долю на рынке, потому что если они часто покупаются, значит, они точно востребованы.

• Категория B — это товары, которые приносят меньше дохода, но всё равно важны. Они не на первом месте, но и без них не обойтись. Мы продолжаем с ними работать, но с меньшими усилиями и приоритетом, чем с товарами из категории А.

• Категория C — это товары, которые приносят мало прибыли. Тут уже нужно решить: стоит ли их дальше развивать или вообще избавиться от них. Эти товары могут не быть востребованы или же на них слишком много конкурентов. Или, возможно, они плохо продаются из-за неудачной маркетинговой стратегии или низкого качества. 

Анализировать товары нужно регулярно: не на основе одного месяца, а за несколько отчетных периодов. Ведь товары могут переходить из одной категории в другую в зависимости от сезонности или изменений на рынке. Особенно стоит следить за теми товарами, которые постоянно оказываются в категории С, несмотря на все попытки их продвинуть. Скорее всего, от них придется избавиться.

Теперь давайте от продаж перейдём к задачам бизнеса. Если сосредоточиться только на 20% самых важных, то 80% задач просто провиснут. И тут есть три варианта, что делать с этими неэффективными 80%:

• автоматизировать;

• передать на аутсорс;

• убрать.

Если хотите выбрать третий вариант и избавиться от задач, нужно сначала разобрать эти 80% «ненужной нагрузки». Некоторые задачи будет легко убрать, потому что они реально не приносят пользы бизнесу. А другие так легко выкинуть не получится.

Если убрать задачу невозможно, а передавать на аутсорс страшно, тогда хорошим решением будет автоматизация. Чтобы уменьшить время, которое сотрудники тратят на неэффективные задачи, автоматизация — идеальный инструмент. Например, можно внедрить CRM-системы для упрощения рабочих процессов и системы планирования вроде Битрикса, чтобы следить за выполнением задач.

Диаграмма Парето: построение и пример использования

Сначала покажем, как выглядит диаграмма Парето. 

Скачать шаблон диаграммы Парето

Представьте, что это данные продавца на маркетплейсе по всем его товарам: наушники дают 120 000 ₽ прибыли, крем — 100 000 ₽, пледы — 60 000 ₽ и так далее по убыванию. Если смотреть на диаграмму слева направо, первый столбец будет самым прибыльным товаром. 

Красная линия, которая идёт вдоль диаграммы, отражает, какую долю от общей прибыли занимает каждый товар. Эта линия показывает нарастающий итог. Так мы видим, что с каждым следующим товаром она растёт всё медленнее. И это значит, что каждый следующий товар занимает всё меньшую долю в общем обороте.

Для диаграммы Парето можно брать не только отдельные товары, но и их категории и смотреть, как они влияют на выручку или прибыль. В этом разница с АВС-анализом, где деление на категории строго и принципиально.

Если у вас есть товар с низкими продажами и плохой рентабельностью, то его поведение будет похожим на результат АВС-анализа. Ведь оба метода схожи, но АВС-анализ более жёсткий, потому что для категории А чётко определено, что она должна составлять 80% от выручки. А диаграмма — это визуализация принципа Парето, но без строгих рамок.

Инструкция, как построить диаграмму Парето

В Экселе сделать диаграмму Парето очень просто. Для этого нужно подготовить данные по товарам и их выручке или прибыли. Затем выделите два столбца с этими данными и выберите специальный тип диаграммы. В верхнем меню нажмите «Вставка» — «Диаграммы» — «Все диаграммы». В списке, который откроется, найдите раздел «Гистограмма», а в нём — модификацию под названием «Парето». Нажмите «ОК», и диаграмма Парето готова!

В Гугл-таблицах всё немного сложнее, потому что там нельзя выбрать готовую диаграмму Парето. Но сделать её самостоятельно можно за 5–8 минут. Покажем по шагам, как это сделать ↓

Шаг 1. Перенести данные о товарах и прибыли в Гугл-таблицу. Советуем сделать четыре столбца:

• товар — это просто наименование товара или его обозначение по типу «1», «2» и т.д. Также можно проводить анализ и по категории товара — как решите;

• прибыль — сколько денег приносит конкретный товар за период. Прибыль можно заменить на выручку;

• доля в общей прибыли — процент прибыли от товара по отношению к общей прибыли. Если решили взять за основу не прибыль, а выручку, то также используйте её и тут;

• суммарная доля — это сложение процентов из третьего столбца по мере продвижения вниз. То есть для каждого товара вы добавляете его процент к общему проценту предыдущих товаров.

Выглядеть эта таблица будет вот так:

Скачать шаблон таблицы со всеми формулами

Шаг 2. Скрыть третий столбец. Он нам не понадобится — он нужен был только для расчёта суммарной доли.

Шаг 3. Вставить первый вариант диаграммы. Выделите строки в оставшихся столбцах, кроме итогового значения, и нажмите «Вставка» — «Диаграмма». Появится стандартная диаграмма, но это ещё не диаграмма Парето!

Шаг 4. Поменять настройки в диаграмме. Тут всё будет просто, пара кликов — и готово. 

Первый клик — в редакторе диаграмм сменить тип диаграммы на «Комбинированная диаграмма».

Потом надо перейти в дополнительные настройки диаграмм и сделать ещё несколько кликов в разделе «Серии». Поменяйте настройки, как это показано на картинке. Ключевое здесь: для суммарной доли сменить ось с левой на правую. Только так отображение диаграммы будет верным.

Поздравляем! Ваша диаграмма Парето готова! А если что-то не получилось, еще раз посмотрите наш шаблон диаграммы Парето, вы можете скопировать из него все формулы и настройки.

Какие подводные камни есть у принципа Парето

Подводный камень 1: слепое следование правилу 80/20

Принцип Парето — это не жёсткое правило, где всегда работает соотношение 80 на 20. Смысл не в конкретных числах, а в идее, что не все усилия приносят одинаковую отдачу. Иногда это может быть 70 на 30, 15 на 85 или другое соотношение. Поэтому важно смотреть на реальные данные в бизнесе, а не следовать стандартной цифре «вслепую».

В итоге Парето — это не строгий закон, а скорее подсказка, что часть усилий приносит основной результат. Главное — применять его гибко, полагаясь на аналитику, чтобы оценить эффективность сотрудников, маркетинга или продаж, а не воспринимать как железное правило.

Подводный камень 2: полное игнорирование неэффективных 80%

80% усилий, которые на первый взгляд кажутся неэффективными, — как раз могут быть полем для экспериментов и новых идей. Например, маркетолог может использовать это время на тестирование гипотез. Со временем, если эти тесты окажутся успешными, больше его усилий будет направлено на проверенные 20% эффективных стратегий. Поэтому важно подходить к этим 80% с трезвым расчётом.

Здесь главное — это баланс. Конечно, в приоритет лучше ставить те 20%, которые дают наибольшую отдачу, но и в сторону оставшихся 80% надо иногда смотреть. При этом если что-то из неэффективных 80% стабильно требует больших вложений и приносит крошечную прибыль, подумайте о сбалансированном подходе: стоит ли продолжать вкладываться в этот продукт, маркетинговую кампанию или сотрудника? Может, лучше перераспределить ресурсы? 

Подводный камень 3: отсутствие гибкости к изменениям

Не стоит делать выводы и принимать решения сразу после первого анализа эффективности за месяц. Для объективной картины важно проводить регулярный анализ и учитывать, как ваш бизнес развивался за предыдущие периоды.

Будьте внимательны к изменениям. Когда ваш бизнес меняется, важно опираться на актуальные данные, а не на старые выводы. 

Закон Парето: частые вопросы собственников

Всегда ли работает принцип 80/20?

В целом принцип 80/20 — универсальный, но есть случаи, когда он может не сработать.

1. Хорошо настроенные процессы. Если в компании грамотно распределены задачи, сотрудники могут посвящать ключевым задачам 80% времени, а не 20%. Это не значит, что они медленнее работают, — наоборот, у них больше времени уходит на полезные дела, потому что процессы выстроены так, чтобы избегать лишней суеты.

2. Слишком мало данных для анализа. Если анализируем совсем небольшую выборку — например, всего два товара с одинаковой выручкой, — тут не получится применить 80/20, скорее, это будет 50/50. Чем больше данных, тем ближе мы к распределению 80/20.

3. Сложные системы со множеством зависимостей. В бизнесах, где всё переплетено и каждый этап зависит от предыдущего — как, например, с множеством поставщиков или сложными сделками, — бывает сложно выделить чёткие 20%. Здесь на результат влияет сразу несколько факторов, и нельзя сказать, что конкретно провалилось в одном месте, так как всё тесно связано.

И в целом важно понимать, что в условиях неопределённости в экономике соотношение 80/20 может не соблюдаться. Но это не значит, что принцип вообще не работает. Как говорится, исключения лишь подтверждают правило.

Что такое правило 80/20 в кайдзен?

Начнём с того, что кайдзен — это японская философия, которая основана на принципе непрерывного улучшения всех процессов в компании. Суть в том, чтобы постоянно искать способы улучшить и оптимизировать работу, даже если изменения кажутся небольшими. В контексте этого подхода правило 80/20 помогает сфокусироваться на самых важных аспектах бизнеса.

То есть после того как мы определим 20% факторов, которые оказывают наибольшее влияние на результаты, стоит направить на них основное внимание и ресурсы. Остальные 80% процессов тоже требуют работы, но уже с меньшими усилиями. 

Так, с помощью кайдзен можно эффективно распределять ресурсы и улучшать именно те области, которые приносят наибольшую отдачу. 

Что такое эффективность по Парето?

Помимо известного закона 80/20, существует еще понятие «эффективности по Парето». Это принцип, который помогает принимать решения, чтобы и ресурсы использовались правильно, и все стороны остались довольны. 

Эффективность по Парето не имеет строгих формул, это скорее интуитивное правило, которое можно применять в управленческих решениях. Суть заключается в том, чтобы улучшить одну часть ситуации, не ухудшая другую. 

Например, компания разрабатывает новый продукт и стоит перед выбором: улучшать качество или ускорять сроки. Парето-эффективной будет ситуация, когда и качество не страдает, и сроки остаются в пределах нормы. Если же улучшение одного аспекта неизбежно ведёт к ухудшению другого, то это решение уже не будет эффективным по Парето.

Закон Парето: в двух словах

• Правило Парето помогает сосредоточиться на том, что действительно приносит результат, и не тратить ресурсы на остальное. Если выделить 20% самых эффективных действий, задач и товаров, это поможет масштабировать бизнес, увеличить доход и привлечь больше клиентов.

• Принцип Парето особенно полезен в продажах, маркетинге и управлении временем. Распространённый инструмент, который основан на принципе Парето, — это ABC-анализ в продажах.

• С 80% неэффективных задач, которые забирают много времени, но не дают результата, можно поступить трёмя способами: автоматизировать, отдать на аутсорс или полностью отказаться от них. Принимать решение придётся в каждой конкретной ситуации.

• Диаграмма Парето показывает, какую долю выручки/прибыли приносит каждый товар или категория товаров. Показательной будет линия на диаграмме: чем она выше, тем меньше значимости у товара, который идёт следующим.

• Принцип Парето работает, если подходить к нему гибко и с умом. Не стоит застревать на соотношении 80/20 — в реальности оно может быть другим, например, 70/30 или 85/15. Главное — понять суть принципа, а не зацикливаться на цифрах.

Поможем внедрить принцип Парето в управленческие решения

Финансовый директор не будет принимать решения за вас, но он точно предоставит все цифры и внедрит инструменты, которые помогут вам это сделать. Один из таких инструментов — это ABC-анализ, который как раз построен на принципе Парето. Но это не всё. Цель финдиректора более глобальная — выстроить систему управленческого учёта, чтобы все ваши бизнес-решения были подкреплены цифрами и фактами.

Кстати, наши финдиры сами активно используют принцип Парето в своей работе. Они всегда стараются работать максимально эффективно, ценят время собственников и помогают сосредоточиться на важнейших задачах. Из инструментов у них есть планирование нагрузки, дорожные карты и куча других приёмчиков, чтобы всё шло по плану и работало на рост вашего бизнеса.

Если вам нужны уверенные финансовые решения, команда финдиректоров из Нескучных — это те, кто вам поможет. Они знают, как управлять финансами бизнеса с пользой для вас. Вот примеры их успешных кейсов:

• Разобрались с долгами, долгостроями и вывели компанию в плюс

• Запретили дивиденды и разобрались с кассовыми разрывами в 500 000 ₽

• Накопительная смета: как мы взяли сроки проектов под контроль

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

• Сэкономили 1 млн ₽ при покупке конкурента. Из-за его ошибок в учете

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓