Деньги под отчет: как правильно выдавать и контролировать

Деньги под отчет — это те средства, которые компания выдает сотруднику, чтобы он их потратил на нужды компании. Частая проблема в том, что эти суммы бывают не под контролем: сотрудники забывают отчитаться, сколько и на что потратили. Чтобы не приходилось проводить расследования внутри компании и выяснять, куда ушли деньги, нужно правильно настроить управленческий учет подотчетных средств.

Содержание:

Зачем выдавать деньги под отчет

Кто такие подотчетные лица

Деньги под отчет: какие нужны документы

Как правильно выдать деньги под отчет

Как контролировать использование подотчетных средств

Деньги под отчет директору

Подотчет: частые вопросы собственников

Деньги под отчет: в двух словах

Поможем наладить контроль за расходами подотчетных лиц

Зачем выдавать деньги под отчет 

Бывает, что у компании возникают срочные расходы: закончилась бумага в офисе, сломался пульт от кондиционера или понадобился удлинитель. Найти поставщика, заключить договор и оплатить через расчетный счет — это долгая история. Проще выдать деньги сотруднику, а он купит все в ближайшем магазине и отчитается о потраченной сумме. 

Деньги под авансовый отчет выдаются в следующих случаях: 

• на хозяйственные и производственные нужды компании: покупка товаров или оплата услуг;

• на командировочные расходы: суточные, проезд, проживание, оформление виз;

• на представительские расходы: деловые обеды, рабочие встречи, переговоры с партнерами. 

Деньги можно выделить разово, для решения одной конкретной задачи, либо выдавать на регулярной основе — если расходы повторяющиеся. Например, офис-менеджер дважды в месяц закупает зерна для кофемашины или менеджер по продажам каждую неделю приглашает потенциальных клиентов на бизнес-ланч. 

Кто такие подотчетные лица 

Подотчетное лицо — тот, кто получает деньги от компании, тратит их на нужды организации и предоставляет авансовый отчет о расходах. Деньги под отчет может получить любой сотрудник компании, с которым подписан трудовой договор или договор ГПХ. Это прописано в Письме Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Директор компании — это тоже подотчетное лицо.

Деньги под отчет могут быть выданы также представителям подрядчиков. Например, руководителю бригады, которая выполняет в офисе ремонтные работы, — он закупит необходимые материалы и отчитается о потраченных средствах. 

Деньги под отчет: какие нужны документы 

Для управленческого учета достаточно, чтобы все расходы подотчетных лиц были верно отражены, выданные деньги у сотрудников никуда не пропадали и внутри компании всем были понятны правила работы с подотчетом. 

Такой порядок подойдет для управленческого учета. Но для бухгалтерского и налогового учета существуют строгие правила, которые регламентируются законодательно. 

Основанием для выдачи денег под отчет может быть один из двух документов: приказ директора или заявление сотрудника. 

Приказ руководителя компании на подотчет

Форму приказа компания может установить сама — унифицированного шаблона нет. В приказе нужно указать следующие данные: 

• Ф. И. О. сотрудника, который получит подотчетные средства.

• Сумму предоставленных средств.

• Срок, на который выдаются деньги. Если срок не указан, считается, что он равен одному дню.

• Цели, на которые выданы подотчетные деньги. Желательно указать конкретно, к расплывчатым формулировкам могут быть вопросы у налоговой.

• Способ выдачи: наличными или на карту. Если на карту, то указать ее реквизиты.

• Сроки, когда подотчетное лицо должно предоставить отчет. 

Одним приказом можно оформить несколько подотчетов разным сотрудникам или регулярную выдачу денег одному лицу.

Пример приказа о подотчете

Заявление сотрудника на подотчет

В заявлении сотрудник указывает, какая сумма ему нужна, для каких целей и на какой срок. Если компания перечисляет деньги на карту сотрудника, то в заявлении должны быть реквизиты карты.

Пример заявления на выдачу подотчетных денег

Положение о подотчете

Чтобы всем в компании было понятно, как настроена работа с подотчетными средствами, желательно принять локальный нормативный акт, например положение о подотчете, и в нем в свободной форме прописать: 

• Какой из документов — приказ директора или заявление сотрудника — будет основанием для выдачи денег. Можно также зафиксировать, что нужны оба документа, и утвердить их форму.

• Сроки, на которые выдаются деньги, и сроки предоставления отчетности.

• Способ выдачи денег: наличными или на карту сотрудника.

• Форма авансового отчета, требования к подтверждающим документам.

• Порядок возврата неиспользованных средств.

• Возможность использования корпоративной карты.

• Действия руководства в случае нарушений со стороны подотчетного лица.

По закону компания не обязана иметь положение о подотчете. Но с таким документом проще контролировать использование выданных денег и их оформление.

Как правильно выдать деньги под отчет

Деньги под авансовый отчет можно выдать наличными из кассы или перевести на карту сотрудника. 

Выдачу наличных денег из кассы нужно оформить расходным кассовым ордером. При этом наличные можно выдавать только из средств, полученных с расчетного счета компании или поступивших от продажи товаров или услуг. Если организация получает наличные от граждан для платежей в пользу третьих лиц, она не может выдавать эти деньги сотрудникам как подотчетные средства. 

Подотчетные деньги можно также перечислить на зарплатную или любую другую карту сотрудника по его желанию.

Еще один вариант — корпоративная карта. По ней работник компании может совершать платежи сразу со счета организации. В положении о подотчете в таком случае работодатель прописывает, что любая трата по корпоративной карте означает выдачу под отчет, и устанавливает сроки предоставления отчетности по таким расходам.

Как контролировать использование подотчетных средств

Подотчетные деньги — зона риска для компании. Когда наличные постоянно проходят через руки сотрудников, могут появиться нецелевые расходы и злоупотребления. Важно настроить отчетность, чтобы четко понимать, на что тратятся деньги. 

Подходы к контролю за подотчетными средствами в управленческом и бухгалтерском учете могут различаться. 

В бухучете фиксируют каждую копейку. Ошибки в отчетности приводят к финансовым потерям, поэтому бухгалтерия строго проверяет авансовые отчеты. В документах, подтверждающих расходы, обязательно должны быть все реквизиты: ИНН и название компании, дата покупки, полное наименование товара, количество, цена за единицу и итоговая сумма. Форма бухгалтерского авансового отчета унифицирована и утверждена законодательно.

Для управленческого отчета какой-то строгой формы авансового отчета нет — компания может утвердить и использовать свой вариант. 

Шаблон простого авансового отчета

Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, нужен для эффективного управления компанией, а не для налоговой. Поэтому здесь обычно нет строгих требований к документам. Для управленческого учета компания может утвердить свою форму отчетности. 

Это форма авансовых отчетов в Нескучных: на отдельных листах фиксируются подотчетные расходы сотрудников, а на листе «Свод» собирается информация по всем авансовым отчетам за месяц

Управленческий учет можно вести в любых таблицах — главное, чтобы подотчетные лица указывали точные суммы и соблюдали оговоренные сроки отчетности. 

Деньги под отчет директору

Большой проблемой для компании могут стать деньги, которые берет из кассы первое лицо компании, директор или собственник бизнеса. Если суммы расходуются регулярно и без подтверждения трат, налоговая может посчитать эти операции выводом денег из компании или беспроцентным займом и доначислит налоги. 

Директор может взять деньги из кассы в качестве зарплаты или дивидендов. Это маркируется в управленческом учете, деньги становятся собственностью директора и выводятся из компании. Если же руководитель берет средства на нужды компании, то он, как и любой другой сотрудник, обязан отчитаться, на что были потрачены деньги и сколько. 

Если руководитель компании сам строго придерживается правил и вовремя отчитывается о подотчетных деньгах, он не только облегчает задачи для бухгалтерии — он задает порядок в компании, требовательно относится к отчетам остальных сотрудников, не допускает злоупотреблений и применяет административные меры в случае нарушений.

Подотчет: частые вопросы собственников 

Какую сумму можно выдать под авансовый отчет?

Под отчет можно выдать любую сумму, ограничений нет. Но есть лимит расчетов наличными: нельзя оплатить другой компании или ИП больше 100 000 ₽ по одному договору. Если сумма покупки больше, придется платить безналом. 

Сколько времени можно держать деньги в подотчете и когда сотрудник должен отчитаться?

В законах не прописано, на какой период можно выдавать деньги под отчет. Компания может сама установить сроки и прописать их в положении о подотчете. Например, для оплаты товаров выдавать деньги на три дня, а для командировочных расходов — на срок поездки. 

Когда нужно предоставить авансовый отчет и вернуть неизрасходованные средства, тоже решает компания. Только для отчетов по командировкам срок регламентирован: согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, отчитаться нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Неизрасходованный аванс возвращается в кассу компании и оформляется приходным кассовым ордером. 

Что делать, если сотрудник не отчитался за подотчет? 

Если сотрудник не предоставит вовремя авансовый отчет, работодатель имеет право удержать подотчетную сумму из его зарплаты не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для отчета. Удерживать можно не больше 20% от зарплаты, взыскание по большому долгу может растянуться на несколько месяцев. Удерживать деньги из зарплаты можно только при письменном согласии подотчетного лица. В противном случае придется обращаться в суд. 

Другой вариант — простить долг. Например, если сотрудник имеет хорошую репутацию, но по каким-то обстоятельствам разово не смог предоставить авансовый отчет. В этом случае можно издать приказ директора о прощении или оформить договор дарения. 

Долг можно списать, если истекли три года — срок исковой давности для обращения в суд.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию?

Лучше сначала получить подотчетные, а потом купить на них что-то для компании. Потратить свои деньги, а потом отчитаться тоже можно. Но с точки зрения бухучета есть много нюансов и сложностей, как это правильно оформить, чтобы у налоговой потом не было вопросов. 

Если сотрудник сначала приобрел товар, а потом просит деньги, то авансовый отчет не нужен — пусть подаст заявление о компенсации расходов, а руководитель напишет приказ и перечислит деньги. Но в этом случае налоговая может переквалифицировать компенсацию расходов в договор купли-продажи. Налог платить не придется, но сотруднику нужно будет отразить это в декларации. Поэтому подотчет оформлять проще, чем получать компенсацию. 

Деньги под отчет: в двух словах

• Деньги под отчет — это сумма, которую сотрудник получает наличными или переводом на карту для расходов на нужды компании. Такой сотрудник считается подотчетным лицом. Он обязан отчитаться за полученные средства в авансовом отчете. 

• Деньги под отчет выдаются на основании приказа руководителя или заявления сотрудника. 

• Для правильной работы с подотчетными средствами работодателю желательно утвердить положение о подотчете и ознакомить с ним всех ответственных лиц и исполнителей.

• Контроль за подотчетными средствами нужно вести как в управленческом учете, так и в бухгалтерском. При этом бухучет ориентируется на законодательные акты и документы, а управленческий отчет — на внутренние задачи. 

• Директор — это тоже подотчетное лицо, на него распространяются все правила и требования по выдаче денег и отчетности за них. 

Поможем настроить работу с подотчетными деньгами 

Когда бизнес не следит за подотчетными средствами, деньги могут месяцами находиться вне кассы или вообще теряться в карманах сотрудников. В управленческом учете, как и в бухгалтерском, важно учитывать каждый рубль и знать все статьи расходов. Финдиректора Нескучных умеют находить проблемные места в управленческом учете, и вот доказательства: 

Исправили ситуацию, когда компания сама подталкивала сотрудников к транжирству

Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

Рассказали, как собственнику вынимать деньги из бизнеса

За два месяца помогли гендиру погрузиться в финансы

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна неважны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир «Нескучных финансов» решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓