Онлайн-практикум по финуcheту
27.01.2025
Глоссарий
Все статьи

Электронная подпись: что это, зачем нужна, виды

Наталья Харькова
Наталья Харькова
Финансовый директор Нескучных финансов
Наталья Харькова
Денис Конюхов
Редактор
Электронная подпись: что это, зачем нужна, виды
  • 443
Электронная подпись поможет упростить документооборот — сократить время на обмен документами и затраты на их пересылку. Рассказываем, какие бывают виды электронных подписей и что нужно для получения подписи в налоговой.

Содержание

Электронная подпись: что это

Как устроена электронная подпись

Для чего и кому нужна электронная подпись

3 вида электронных подписей и где их можно применить

Как получить электронную подпись: 4 шага

Как начать пользоваться ЭП

Электронная подпись: частые вопросы собственников

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Электронная подпись: что это

Электронная подпись, или ЭП, — цифровой аналог обычной подписи, который используют для подтверждения личности и подлинности документа. ЭП представляет собой файл из зашифрованных символов, который помогает зафиксировать:

  • кто подписал документ — Ф.И.О. и должность;

  • дату и время подписи документа;

  • неизменность документа — вносились ли в него изменения после подписания;

  • полномочия на подпись — имеет ли право конкретный сотрудник подписать документ.

Формулировку «электронная цифровая подпись» или «ЭЦП» официально не используют с 2014 года, — тогда в законе закрепили понятие «электронная подпись».

Как устроена электронная подпись

Чтобы поставить электронную подпись — сформировать файл с зашифрованными данными, используют открытый и закрытый ключ, а также криптографическую программу. Разберем каждый из элементов ↓

Закрытый ключ. Секретный код в виде файла, которым владелец электронной подписи подписывает документы. Закрытый ключ можно хранить на любом носителе — чаще всего для этого используют флешку. 

Открытый ключ. Сертификат в виде файла, который проверяет подлинность электронной подписи. Открытым ключом может пользоваться кто угодно — например, чтобы убедиться, что электронную подпись оставил именно владелец закрытого ключа.

Криптографическая программа. С ее помощью подписывают электронные документы и проверяют достоверность электронных подписей. 

Вот как каждый из элементов помогает подписать электронный документ в четыре этапа:

  • Этап 1. Программа сжимает документ до набора символов — хэша. Это уникальный отпечаток документа, который занимает минимум места. 

  • Этап 2. Программа шифрует хэш при помощи закрытого ключа.

  • Этап 3. К документу добавляют электронную подпись — зашифрованный хэш.

  • Этап 4. К документу добавляют сертификат — открытый ключ, которым можно проверить подлинность электронной подписи.

Если документ изменили или подделали, то хэш изменится, — проверка открытым ключом покажет, что подпись недействительна.

Для чего и кому нужна электронная подпись

Электронную подпись используют компании, государственные службы и обычные люди. Вот несколько сценариев использования электронной подписи:

  • выстроить документооборот внутри бизнеса или с контрагентами — подписывать бюджеты, договора, приказы и другие документы;

  • заключать трудовые и гражданские договора удаленно;

  • отправлять отчеты, уведомления и запросы в государственные органы — например, чтобы отчитаться перед налоговой;

  • участвовать в государственных закупках; 

  • подавать исковые заявления в суд, и так далее.

Сценарии использования электронных подписей могут различаться, поэтому далее разберем виды электронных подписей и случаи, когда они будут полезны ↓

3 вида электронных подписей и где их можно применить

Различают три вида электронных подписей — ПЭП, УНЭП и УКЭП ↓

Простая электронная подпись — ПЭП

Помогает подтвердить личность для входа в учетную запись, проведения оплаты и доступа к данным. К простой электронной подписи относят:

  • логин и пароль;

  • одноразовый код по СМС;

  • пуш-уведомление;

  • подтверждение по электронной почте, и так далее.

Простая электронная подпись подойдет для простых задач вроде подтверждения налогового вычета или подачи обращения на Госуслугах. Использовать ПЭП для важных документов, в том числе для ведения бизнеса, не стоит, — такую подпись легко подделать.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Более защищенная, чем ПЭП, — такую подпись создают с использованием специальных программ для шифрования. Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота и коммуникации с контрагентами, а также для участия в торгах. Но есть главный минус — НЭП не подойдет для взаимодействия с госорганами.

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Государство приравнивает квалифицированную подпись по юридической силе к собственноручной, поэтому КЭП подходит для любых электронных документов. Подделать такую подпись почти невозможно по двум причинам:

Если коротко, то вот чем отличаются три вида электронных подписей ↓

  Простая электронная подпись — ПЭП Неквалифицированная электронная подпись — НЭП Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Юридическая сила

Ограниченная, стороны должны подписать соглашение

Ограниченная, стороны должны подписать соглашение

Такая же, что и у обычной подписи

Для чего применяют

Подтверждение операций и вход в личные кабинеты

Внутренний документооборот, коммуникация с контрагентом, участие в тендерах

Документооборот с госорганами и контрагентами, совершение сделок, участие в госзакупках

Защита от взлома

Минимальная

Высокая

Высокая

Подходит ли для взаимодействия с госорганами

Нет

Нет

Да 

А разобраться со сценариями использования трех видов ЭП поможет эта таблица ↓

Где можно использовать Простая электронная подпись — ПЭП Неквалифицированная электронная подпись — НЭП Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Внутренний документооборот компании

Подходит

Подходит

Подходит

Документооборот с контрагентами

Подходит, если заключить отдельный договор об использовании ПЭП

Подходит, если  заключить отдельный договор об использовании НЭП

Подходит

Документооборот с госорганами

Не подходит

Не подходит

Подходит

Оформление трудового договора

Не подходит

Не подходит

Подходит

Как получить электронную подпись: 4 шага

Разберем, как оформить электронную подпись для предпринимателей и учредителей юридических лиц — КЭП. Вся процедура занимает четыре шага ↓

Шаг 1. Собрать пакет документов

Для оформления электронной подписи от предпринимателей и учредителей юрлиц обычно требуют паспорт и СНИЛС. Но на всякий случай можно подготовить выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ, устав ООО и ИНН.

Шаг 2. Купить флешку-токен

Обычная флешка для электронной подписи не подойдет, — у такого носителя информации должен быть сертификат от ФСТЭК или ФСБ. К ним относят носители от JaCarta и Рутокен. В среднем токен стоит около 2000 ₽ ↓

Шаг 3. Обратиться в налоговую

Записаться на оформление КЭП в отделение ФНС можно онлайн — через Госуслуги. Такая услуга полностью бесплатна.

Кроме этого, оформить КЭП можно и в удостоверяющем центре, который может выдавать электронные подписи по лицензии Минцифры. Здесь выдача электронной подписи платная — в среднем запись на USB-токен стоит около 2000 ₽ и зависит от дополнительных услуг.

Шаг 4. Прийти в назначенное время и получить КЭП

Вся процедура оформления займет около 15 минут, по истечении которых в отделении налоговой выдадут:

  • флешку с КЭП;

  • лицензию на программу КриптоПро CSP, с помощью которой подписывают электронные документы.

Как начать пользоваться ЭП

Чтобы начать пользоваться ЭП и подписывать документы, достаточно USB-токена и специальной программы. Рассмотрим два самых популярных инструмента  — программу и веб-сервис ↓

Программа. Например, КриптоПро CSP. Здесь шаги подписания электронного документа от программы к программе немного различаются, но в целом всё выглядят так — электронный документ загружают в программу и выбирают кнопку «Подписать».

Веб-сервис. Чаще всего к ним относят сервисы ЭДО. Например, Контур.Диадок или Saby Docs. В них можно получать документы на подпись и отправлять подписанные документы контрагентам. Вот как это выглядит в Saby Docs:

↑ Чтобы подписать документ в сервисе ЭДО, достаточно нажать пару кнопок, после чего подписанный документ отправится к контрагенту

Когда стороны подписали документ в сервисе ЭДО, на нем появляется такая отметка:

Подробнее → Электронный документооборот: кому без него не обойтись

Электронная подпись: частые вопросы собственников


image

Эксперт Наталья Харькова

Финдир НФ

Сколько стоит электронная подпись для ИП?

Если оформлять КЭП в налоговой, всё обойдется в сумму около 2000 ₽. Это цена USB-токена, на который в налоговой бесплатно запишут электронную подпись. 

Если делать КЭП в удостоверяющем центре, выйдет дороже — около 6000 ₽. Здесь придется заплатить:

  • около 2000 ₽ за USB-токен;

  • порядка 2000 ₽ за запись электронной подписи на флешку;

  • от 2200 ₽ за лицензию на программу КриптоПРО CSP — 2200 ₽ за год или 2700 ₽ за бессрочную.

Можно ли одной электронной подписью подписывать все документы?

Юридические лица и предприниматели могут подписывать все документы с помощью УКЭП. Такая подпись подходит для договоров, счетов, отчетов и других документов.

Если это обычный человек — здесь всё зависит от ситуации. Для большинства документов подойдет УКЭП, но есть случаи, где стоит использовать другой способ подтверждения, — например, ПЭП для подтверждения заявки по СМС.

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Финдиры Нескучных не помогут получить электронную подпись, но знают, как вывести компанию в прибыль. Вот как они уже это делали:

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до IT- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓

Чтобы написать комментарий необходимо авторизоваться или зарегистрироваться

Комментарии

Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе
бесплатно
Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе
Волшебный час с финдиром
бесплатно
Волшебный час с финдиром
бесплатно
Шаблон отчета Баланс
бесплатно
Шаблон платежного календаря