Электронная подпись: что это, зачем нужна, виды

Электронная подпись поможет упростить документооборот — сократить время на обмен документами и затраты на их пересылку. Рассказываем, какие бывают виды электронных подписей и что нужно для получения подписи в налоговой.

Содержание

Электронная подпись: что это

Как устроена электронная подпись

Для чего и кому нужна электронная подпись

3 вида электронных подписей и где их можно применить

Как получить электронную подпись: 4 шага

Как начать пользоваться ЭП

Электронная подпись: частые вопросы собственников

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Электронная подпись: что это

Электронная подпись, или ЭП, — цифровой аналог обычной подписи, который используют для подтверждения личности и подлинности документа. ЭП представляет собой файл из зашифрованных символов, который помогает зафиксировать:

• кто подписал документ — Ф.И.О. и должность;

• дату и время подписи документа;

• неизменность документа — вносились ли в него изменения после подписания;

• полномочия на подпись — имеет ли право конкретный сотрудник подписать документ.

Как устроена электронная подпись

Чтобы поставить электронную подпись — сформировать файл с зашифрованными данными, используют открытый и закрытый ключ, а также криптографическую программу. Разберем каждый из элементов ↓

Закрытый ключ. Секретный код в виде файла, которым владелец электронной подписи подписывает документы. Закрытый ключ можно хранить на любом носителе — чаще всего для этого используют флешку. 

Открытый ключ. Сертификат в виде файла, который проверяет подлинность электронной подписи. Открытым ключом может пользоваться кто угодно — например, чтобы убедиться, что электронную подпись оставил именно владелец закрытого ключа.

Криптографическая программа. С ее помощью подписывают электронные документы и проверяют достоверность электронных подписей. 

Вот как каждый из элементов помогает подписать электронный документ в четыре этапа:

• Этап 1. Программа сжимает документ до набора символов — хэша. Это уникальный отпечаток документа, который занимает минимум места. 

• Этап 2. Программа шифрует хэш при помощи закрытого ключа.

• Этап 3. К документу добавляют электронную подпись — зашифрованный хэш.

• Этап 4. К документу добавляют сертификат — открытый ключ, которым можно проверить подлинность электронной подписи.

Для чего и кому нужна электронная подпись

Электронную подпись используют компании, государственные службы и обычные люди. Вот несколько сценариев использования электронной подписи:

• выстроить документооборот внутри бизнеса или с контрагентами — подписывать бюджеты, договора, приказы и другие документы;

• заключать трудовые и гражданские договора удаленно;

• отправлять отчеты, уведомления и запросы в государственные органы — например, чтобы отчитаться перед налоговой;

• участвовать в государственных закупках; 

• подавать исковые заявления в суд, и так далее.

Сценарии использования электронных подписей могут различаться, поэтому далее разберем виды электронных подписей и случаи, когда они будут полезны ↓

3 вида электронных подписей и где их можно применить

Различают три вида электронных подписей — ПЭП, УНЭП и УКЭП ↓

Простая электронная подпись — ПЭП

Помогает подтвердить личность для входа в учетную запись, проведения оплаты и доступа к данным. К простой электронной подписи относят:

• логин и пароль;

• одноразовый код по СМС;

• пуш-уведомление;

• подтверждение по электронной почте, и так далее.

Простая электронная подпись подойдет для простых задач вроде подтверждения налогового вычета или подачи обращения на Госуслугах. Использовать ПЭП для важных документов, в том числе для ведения бизнеса, не стоит, — такую подпись легко подделать.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Более защищенная, чем ПЭП, — такую подпись создают с использованием специальных программ для шифрования. Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота и коммуникации с контрагентами, а также для участия в торгах. Но есть главный минус — НЭП не подойдет для взаимодействия с госорганами.

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Государство приравнивает квалифицированную подпись по юридической силе к собственноручной, поэтому КЭП подходит для любых электронных документов. Подделать такую подпись почти невозможно по двум причинам:

• КЭП могут выпускать удостоверяющие центры с аккредитацией от Минцифры и отделения налоговой;

• сертификаты и программы для работы с КЭП прошли специальную сертификацию от ФСБ и Минцифры и соответствуют ГОСТ по защите криптографической информации.

Если коротко, то вот чем отличаются три вида электронных подписей ↓

	Простая электронная подпись — ПЭП	Неквалифицированная электронная подпись — НЭП	Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Юридическая сила	Ограниченная, стороны должны подписать соглашение	Ограниченная, стороны должны подписать соглашение	Такая же, что и у обычной подписи
Для чего применяют	Подтверждение операций и вход в личные кабинеты	Внутренний документооборот, коммуникация с контрагентом, участие в тендерах	Документооборот с госорганами и контрагентами, совершение сделок, участие в госзакупках
Защита от взлома	Минимальная	Высокая	Высокая
Подходит ли для взаимодействия с госорганами	Нет	Нет	Да

А разобраться со сценариями использования трех видов ЭП поможет эта таблица ↓

Где можно использовать	Простая электронная подпись — ПЭП	Неквалифицированная электронная подпись — НЭП	Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Внутренний документооборот компании	Подходит	Подходит	Подходит
Документооборот с контрагентами	Подходит, если заключить отдельный договор об использовании ПЭП	Подходит, если  заключить отдельный договор об использовании НЭП	Подходит
Документооборот с госорганами	Не подходит	Не подходит	Подходит
Оформление трудового договора	Не подходит	Не подходит	Подходит

Как получить электронную подпись: 4 шага

Разберем, как оформить электронную подпись для предпринимателей и учредителей юридических лиц — КЭП. Вся процедура занимает четыре шага ↓

Шаг 1. Собрать пакет документов

Для оформления электронной подписи от предпринимателей и учредителей юрлиц обычно требуют паспорт и СНИЛС. Но на всякий случай можно подготовить выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ, устав ООО и ИНН.

Шаг 2. Купить флешку-токен

Обычная флешка для электронной подписи не подойдет, — у такого носителя информации должен быть сертификат от ФСТЭК или ФСБ. К ним относят носители от JaCarta и Рутокен. В среднем токен стоит около 2000 ₽ ↓

Шаг 3. Обратиться в налоговую

Записаться на оформление КЭП в отделение ФНС можно онлайн — через Госуслуги. Такая услуга полностью бесплатна.

Кроме этого, оформить КЭП можно и в удостоверяющем центре, который может выдавать электронные подписи по лицензии Минцифры. Здесь выдача электронной подписи платная — в среднем запись на USB-токен стоит около 2000 ₽ и зависит от дополнительных услуг.

Шаг 4. Прийти в назначенное время и получить КЭП

Вся процедура оформления займет около 15 минут, по истечении которых в отделении налоговой выдадут:

• флешку с КЭП;

• лицензию на программу КриптоПро CSP, с помощью которой подписывают электронные документы.

Как начать пользоваться ЭП

Чтобы начать пользоваться ЭП и подписывать документы, достаточно USB-токена и специальной программы. Рассмотрим два самых популярных инструмента  — программу и веб-сервис ↓

Программа. Например, КриптоПро CSP. Здесь шаги подписания электронного документа от программы к программе немного различаются, но в целом всё выглядят так — электронный документ загружают в программу и выбирают кнопку «Подписать».

Веб-сервис. Чаще всего к ним относят сервисы ЭДО. Например, Контур.Диадок или Saby Docs. В них можно получать документы на подпись и отправлять подписанные документы контрагентам. Вот как это выглядит в Saby Docs:

↑ Чтобы подписать документ в сервисе ЭДО, достаточно нажать пару кнопок, после чего подписанный документ отправится к контрагенту

Когда стороны подписали документ в сервисе ЭДО, на нем появляется такая отметка:

Подробнее → Электронный документооборот: кому без него не обойтись

Электронная подпись: частые вопросы собственников

Сколько стоит электронная подпись для ИП?

Если оформлять КЭП в налоговой, всё обойдется в сумму около 2000 ₽. Это цена USB-токена, на который в налоговой бесплатно запишут электронную подпись. 

Если делать КЭП в удостоверяющем центре, выйдет дороже — около 6000 ₽. Здесь придется заплатить:

• около 2000 ₽ за USB-токен;

• порядка 2000 ₽ за запись электронной подписи на флешку;

• от 2200 ₽ за лицензию на программу КриптоПРО CSP — 2200 ₽ за год или 2700 ₽ за бессрочную.

Можно ли одной электронной подписью подписывать все документы?

Юридические лица и предприниматели могут подписывать все документы с помощью УКЭП. Такая подпись подходит для договоров, счетов, отчетов и других документов.

Если это обычный человек — здесь всё зависит от ситуации. Для большинства документов подойдет УКЭП, но есть случаи, где стоит использовать другой способ подтверждения, — например, ПЭП для подтверждения заявки по СМС.

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Финдиры Нескучных не помогут получить электронную подпись, но знают, как вывести компанию в прибыль. Вот как они уже это делали:

• Увеличили прибыль стоматологии на 3,4 млн ₽. И поняли, как сделать х5 с теми же ресурсами

• Риелторское агентство: из убытков до чистой прибыли в 8 млн ₽ за 5 месяцев

• Сделали х3 по выручке и х6 по прибыли после полугода стагнации

• Стройка: контроль расходов и рост прибыли на 43%

• Сделали x4 по чистой прибыли и убедили собственника не проедать дивиденды

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до IT- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓