Содержание
Как устроена электронная подпись
Для чего и кому нужна электронная подпись
3 вида электронных подписей и где их можно применить
Как получить электронную подпись: 4 шага
Электронная подпись: частые вопросы собственников
Поможем навести порядок в финансах бизнеса
Электронная подпись: что это
Электронная подпись, или ЭП, — цифровой аналог обычной подписи, который используют для подтверждения личности и подлинности документа. ЭП представляет собой файл из зашифрованных символов, который помогает зафиксировать:
-
кто подписал документ — Ф.И.О. и должность;
-
дату и время подписи документа;
-
неизменность документа — вносились ли в него изменения после подписания;
-
полномочия на подпись — имеет ли право конкретный сотрудник подписать документ.
Формулировку «электронная цифровая подпись» или «ЭЦП» официально не используют с 2014 года, — тогда в законе закрепили понятие «электронная подпись».
Как устроена электронная подпись
Чтобы поставить электронную подпись — сформировать файл с зашифрованными данными, используют открытый и закрытый ключ, а также криптографическую программу. Разберем каждый из элементов ↓
Закрытый ключ. Секретный код в виде файла, которым владелец электронной подписи подписывает документы. Закрытый ключ можно хранить на любом носителе — чаще всего для этого используют флешку.
Открытый ключ. Сертификат в виде файла, который проверяет подлинность электронной подписи. Открытым ключом может пользоваться кто угодно — например, чтобы убедиться, что электронную подпись оставил именно владелец закрытого ключа.
Криптографическая программа. С ее помощью подписывают электронные документы и проверяют достоверность электронных подписей.
Вот как каждый из элементов помогает подписать электронный документ в четыре этапа:
-
Этап 1. Программа сжимает документ до набора символов — хэша. Это уникальный отпечаток документа, который занимает минимум места.
-
Этап 2. Программа шифрует хэш при помощи закрытого ключа.
-
Этап 3. К документу добавляют электронную подпись — зашифрованный хэш.
-
Этап 4. К документу добавляют сертификат — открытый ключ, которым можно проверить подлинность электронной подписи.
Если документ изменили или подделали, то хэш изменится, — проверка открытым ключом покажет, что подпись недействительна.
Для чего и кому нужна электронная подпись
Электронную подпись используют компании, государственные службы и обычные люди. Вот несколько сценариев использования электронной подписи:
-
выстроить документооборот внутри бизнеса или с контрагентами — подписывать бюджеты, договора, приказы и другие документы;
-
заключать трудовые и гражданские договора удаленно;
-
отправлять отчеты, уведомления и запросы в государственные органы — например, чтобы отчитаться перед налоговой;
-
участвовать в государственных закупках;
-
подавать исковые заявления в суд, и так далее.
Сценарии использования электронных подписей могут различаться, поэтому далее разберем виды электронных подписей и случаи, когда они будут полезны ↓
3 вида электронных подписей и где их можно применить
Различают три вида электронных подписей — ПЭП, УНЭП и УКЭП ↓
Простая электронная подпись — ПЭП
Помогает подтвердить личность для входа в учетную запись, проведения оплаты и доступа к данным. К простой электронной подписи относят:
-
логин и пароль;
-
одноразовый код по СМС;
-
пуш-уведомление;
-
подтверждение по электронной почте, и так далее.
Простая электронная подпись подойдет для простых задач вроде подтверждения налогового вычета или подачи обращения на Госуслугах. Использовать ПЭП для важных документов, в том числе для ведения бизнеса, не стоит, — такую подпись легко подделать.
Неквалифицированная электронная подпись — НЭП
Более защищенная, чем ПЭП, — такую подпись создают с использованием специальных программ для шифрования. Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота и коммуникации с контрагентами, а также для участия в торгах. Но есть главный минус — НЭП не подойдет для взаимодействия с госорганами.
Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Государство приравнивает квалифицированную подпись по юридической силе к собственноручной, поэтому КЭП подходит для любых электронных документов. Подделать такую подпись почти невозможно по двум причинам:
-
КЭП могут выпускать удостоверяющие центры с аккредитацией от Минцифры и отделения налоговой;
-
сертификаты и программы для работы с КЭП прошли специальную сертификацию от ФСБ и Минцифры и соответствуют ГОСТ по защите криптографической информации.
Если коротко, то вот чем отличаются три вида электронных подписей ↓
Простая электронная подпись — ПЭП | Неквалифицированная электронная подпись — НЭП | Квалифицированная электронная подпись — КЭП | |
Юридическая сила |
Ограниченная, стороны должны подписать соглашение |
Ограниченная, стороны должны подписать соглашение |
Такая же, что и у обычной подписи |
Для чего применяют |
Подтверждение операций и вход в личные кабинеты |
Внутренний документооборот, коммуникация с контрагентом, участие в тендерах |
Документооборот с госорганами и контрагентами, совершение сделок, участие в госзакупках |
Защита от взлома |
Минимальная |
Высокая |
Высокая |
Подходит ли для взаимодействия с госорганами |
Нет |
Нет |
Да |
А разобраться со сценариями использования трех видов ЭП поможет эта таблица ↓
Где можно использовать | Простая электронная подпись — ПЭП | Неквалифицированная электронная подпись — НЭП | Квалифицированная электронная подпись — КЭП |
Внутренний документооборот компании |
Подходит |
Подходит |
Подходит |
Документооборот с контрагентами |
Подходит, если заключить отдельный договор об использовании ПЭП |
Подходит, если заключить отдельный договор об использовании НЭП |
Подходит |
Документооборот с госорганами |
Не подходит |
Не подходит |
Подходит |
Оформление трудового договора |
Не подходит |
Не подходит |
Подходит |
Как получить электронную подпись: 4 шага
Разберем, как оформить электронную подпись для предпринимателей и учредителей юридических лиц — КЭП. Вся процедура занимает четыре шага ↓
Шаг 1. Собрать пакет документов
Для оформления электронной подписи от предпринимателей и учредителей юрлиц обычно требуют паспорт и СНИЛС. Но на всякий случай можно подготовить выписку из ЕГРИП/ЕГРЮЛ, устав ООО и ИНН.
Шаг 2. Купить флешку-токен
Обычная флешка для электронной подписи не подойдет, — у такого носителя информации должен быть сертификат от ФСТЭК или ФСБ. К ним относят носители от JaCarta и Рутокен. В среднем токен стоит около 2000 ₽ ↓
Шаг 3. Обратиться в налоговую
Записаться на оформление КЭП в отделение ФНС можно онлайн — через Госуслуги. Такая услуга полностью бесплатна.
Кроме этого, оформить КЭП можно и в удостоверяющем центре, который может выдавать электронные подписи по лицензии Минцифры. Здесь выдача электронной подписи платная — в среднем запись на USB-токен стоит около 2000 ₽ и зависит от дополнительных услуг.
Шаг 4. Прийти в назначенное время и получить КЭП
Вся процедура оформления займет около 15 минут, по истечении которых в отделении налоговой выдадут:
-
флешку с КЭП;
-
лицензию на программу КриптоПро CSP, с помощью которой подписывают электронные документы.
Как начать пользоваться ЭП
Чтобы начать пользоваться ЭП и подписывать документы, достаточно USB-токена и специальной программы. Рассмотрим два самых популярных инструмента — программу и веб-сервис ↓
Программа. Например, КриптоПро CSP. Здесь шаги подписания электронного документа от программы к программе немного различаются, но в целом всё выглядят так — электронный документ загружают в программу и выбирают кнопку «Подписать».
Веб-сервис. Чаще всего к ним относят сервисы ЭДО. Например, Контур.Диадок или Saby Docs. В них можно получать документы на подпись и отправлять подписанные документы контрагентам. Вот как это выглядит в Saby Docs:
↑ Чтобы подписать документ в сервисе ЭДО, достаточно нажать пару кнопок, после чего подписанный документ отправится к контрагенту
Когда стороны подписали документ в сервисе ЭДО, на нем появляется такая отметка:
Подробнее → Электронный документооборот: кому без него не обойтись
Электронная подпись: частые вопросы собственников

Эксперт Наталья Харькова
Финдир НФ
Сколько стоит электронная подпись для ИП?
Если оформлять КЭП в налоговой, всё обойдется в сумму около 2000 ₽. Это цена USB-токена, на который в налоговой бесплатно запишут электронную подпись.
Если делать КЭП в удостоверяющем центре, выйдет дороже — около 6000 ₽. Здесь придется заплатить:
-
около 2000 ₽ за USB-токен;
-
порядка 2000 ₽ за запись электронной подписи на флешку;
-
от 2200 ₽ за лицензию на программу КриптоПРО CSP — 2200 ₽ за год или 2700 ₽ за бессрочную.
Можно ли одной электронной подписью подписывать все документы?
Юридические лица и предприниматели могут подписывать все документы с помощью УКЭП. Такая подпись подходит для договоров, счетов, отчетов и других документов.
Если это обычный человек — здесь всё зависит от ситуации. Для большинства документов подойдет УКЭП, но есть случаи, где стоит использовать другой способ подтверждения, — например, ПЭП для подтверждения заявки по СМС.
Поможем навести порядок в финансах бизнеса
Финдиры Нескучных не помогут получить электронную подпись, но знают, как вывести компанию в прибыль. Вот как они уже это делали:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до IT- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓
Комментарии