Финучет показал, что бухгалтер украла 4 млн ₽

«Башня» — проектное бюро, которое разрабатывает проекты, планы и инженерные системы для застройщиков. Бюро работает на рынке больше 20 лет со среднемесячной выручкой в 8 млн ₽. За последние пару лет обороты выросли, а собственник стал терять контроль над компанией, — поэтому пришел в Нескучные за управленческим учетом.

Когда финдир собрала ДДС, то увидела скачок по затратам на содержание офиса с десятка тысяч до нескольких миллионов, — все эти деньги украла бухгалтер. Рассказываем, как удалось найти воровство в «Башне», что сделал бизнес, чтобы не повторять подобных ошибок, и как можно вычислить такого мошенника в своей компании.

«Башня» — выдуманное название, мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история — чистая правда. 

Содержание

Узнали о выводе денег после сбора ДДС и анализа платежных поручений

Собственник доверял бухгалтеру больше, чем другим сотрудникам

Что сделали, чтобы больше не сталкиваться с сотрудниками-воришками

Три оберега от воровства

Поможем собрать управленческий учет

Узнали о выводе денег после сбора ДДС и анализа платежных поручений

Собственник «Башни» давно хотел построить управленческий учет: обращался к разным специалистам, тратил время и деньги, но каждый раз получал странные таблицы, в которых не мог разобраться. Хотел уже махнуть и забить, но бизнес набрал обороты. Да так, что собственник начал терять над ним контроль и не понимать, куда все идет. Поэтому рискнул в последний раз и пришел за учетом в Нескучные.

За дело взялась финдир. Когда она погрузилась в бизнес и стала собирать управленческий учет, то столкнулась с противодействием бухгалтера. Та мешала собирать данные как могла: сначала убеждала собственника в бесполезности управленки и срывала летучки, а потом и вовсе отказалась отдавать платежки и другие документы для отчетов.

Саботажу бухгалтера нашли объяснение, когда финдир собрала отчет о движении денежных средств, — ДДС показал резкий всплеск по расходам на содержание офиса и закупку техники. Другими словами,  на воду для кулера, печеньки, канцелярию, заправку картриджей и покупку новых компьютеров. Обычно бизнес тратил на это около 150 000 ₽ в месяц. И тут на тебе — за два месяца куда-то утекло целых 4 млн ₽ ↓

↑ ДДС показал аномальные переводы на обслуживание офиса, но на вопрос собственника: «Что мы там купили на 4 млн ₽?» бухгалтер ответила молчаливым уходом из компании

Финдир стала копать дальше. Оказалось, что для сбора управленческого учета бухгалтер присылала фейковые платежки на обслуживание офиса. А в то же время по-тихому выводила деньги на свой банковский счет. Чтобы не вызывать подозрений, в обосновании каждого платежа бухгалтер прописывала: «За услуги по настройке управленческого учета». Так поведению бухгалтера наконец нашлось объяснение.

Собственник доверял бухгалтеру больше, чем другим сотрудникам

Если не уходить в рассуждения о добре и зле, то бухгалтер смогла украсть деньги, потому что собственник «Башни» дал ей слишком много рычагов для управления финансами:

• отдал доступ к кошелькам в банках, а сам даже не мог зайти в личные кабинеты и заказать выписки;

• дал возможность создавать любые платежные поручения без согласований;

• до прихода в Нескучные отдавал построение управленческого учета бухгалтеру — тот не был в нем заинтересован и саботировал сбор отчетности, чтобы сохранить контроль над денежными потоками.

Для собственника новость о воровстве бухгалтера стала шоком. Но доказать мошенничество было невозможно — у бухгалтера были все инструменты для создания платежек и перевода денег. Это выглядело так, будто деньги переводил сам собственник. 

Сделать ничего нельзя, но нужно было двигаться дальше. Чтобы не задерживаться на стадии отрицания, украденные деньги списали на дивиденды собственника и стали работать над ошибками.

Что сделали, чтобы больше не сталкиваться с сотрудниками-воришками

Решение 1. Стали проверять сотрудников при найме. Для этого наняли кадровика — тот стал тестировать кандидатов, запрашивать отзывы с прошлых мест работы и оценивать общую адекватность при найме.

Решение 2. Зафиксировали ответственность сотрудников на бумаге. Для этого наняли юриста — тот помог разработать договор о материальной ответственности за ущерб бизнесу, который компания подписала с каждым сотрудником.

Решение 3. Внедрили тройной контроль платежей. Теперь заявки на платежи ежедневно согласовывают руководитель отдела, бухгалтер и операционный директор. Работает это просто: бухгалтер выгружает список заявок в Гугл-таблицу, чтобы руководитель отдела и исполнительный согласовали оплату галочками в каждой строчке таблицы. Выглядит это примерно так ↓

↑ Проверить, кто на самом деле поставил галочку, можно в любой момент через историю правок документа

Три оберега от воровства

А чтобы не попасть в такую историю, бизнесу стоит использовать три оберега от воровства ↓

Вести управленческий учет. Три базовых отчета собственника — ДДС, ОПиУ и баланс помогут бизнесу отслеживать финансовое состояние компании и разобраться, куда и на что бизнес тратит деньги. Например, сравнить расходы в ОПиУ с предыдущими периодами и выяснить: это поставщик поднял цены или закупщики стали тратить в несколько раз больше.

Ограничить полномочия. Когда один сотрудник может бесконтрольно распределять ресурсы — выписывать любые счета и отправлять их на оплату — появляется большой соблазн. Чтобы не допустить такого, полномочия на выставление счетов стоит распределять между несколькими руководителями: это поможет проверять платежи на общую адекватность. Например, не допускать растрат со стороны отдела закупок, воровства в бухгалтерии или со стороны топ-менеджеров.

Проводить финансовый аудит. Это поможет найти в учете ошибки и понять, есть ли в компании воровство. А чтобы получить от этого эффект, для аудита стоит привлекать людей со стороны — например, финансовых директоров Нескучных, которые не заинтересованы в рисовании красивых цифр для бухгалтера.

Поможем собрать управленческий учет

Финдиры Нескучных знают, как построить управленческий учет для самого разного бизнеса. Для этого они собирают три главных отчета собственника, находят способы повлиять на ключевые показатели и иногда находят сотрудников, которые воруют. Вот лишь некоторые примеры их работы:

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Мошенничество на миллионы: раскрыли воровство в турфирме

• Как финдиректор раскрыла хитрый заговор менеджеров

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓