В Нескучные обратилась крупная торговая компания с месячным оборотом в 14 миллионов рублей. Для конфиденциальности назовем ее «Тихий омут».
На первый взгляд, всё выглядело идеально: чистая прибыль стабильно радовала владельцев, кассовые разрывы отсутствовали, а оперативные отчёты (ДДС и ОПиУ) — казались безупречными и внушали доверие. Но в «Тихом омуте» были свои черти.
Содержание
Охота за ошибками: два важных этапа
Итог — цифры, которым можно доверять
Поможем разобраться с утечками и собрать прозрачные отчеты
Первый звоночек
Баланс — это отчёт, где активы должны строго равняться пассивам. Но у «Тихого омута» здесь были проблемы: баланс не сходился, пусть и в пределах допустимого процента. Казалось бы, мелочь, но именно она и стала первой зацепкой.
Финансовый директор решила разобраться в загадке, ведь если баланс нарушен, значит, либо система учёта дала сбой, либо кто-то решил сыграть в свою игру с цифрами.
Баланс компании «Тихий омут»
Охота за ошибками: два важных этапа
Шаг 1. Аудит информационной системы
Первым делом Нескучный финдир погрузилась в отчёты. Проверила корректность каждого документа, логику формирования данных и «слепые зоны» — участки, куда обычно не заглядывают, а они тем временем тихонько портят картину.
Несколько технических недочётов были устранены, но баланс продолжал «течь» — расхождения не исчезали.
Шаг 2. Инвентаризация
Тогда пришло время серьёзных мер — полной инвентаризации. Финдир с собственником проверили складские остатки, сверили дебиторскую и кредиторскую задолженность, детально проанализировали движение товаров и денежных средств.
И вот тут-то «Тихий омут» столкнулся с неприятной правдой: данные в оперативном учёте намеренно фальсифицировались.
Оказалось, что некоторые сотрудники искажали цифры, чтобы скрыть недостачи. Как это произошло?
В компании не было официальной кассы или терминала для приема наличных платежей. Деньги, которые поступали наличными за товар, сотрудники записывали как поступления на один из нескольких (около шести) расчетных счетов.
Так, например, за последний месяц на один из счетов они отразили 500 тыс. руб. поступивших наличными. Чтобы остатки и обороты по этому счету шли, они занижали сумму перевода на другой.
Проблема усугублялась тем, что складская учетная система не работала как бухгалтерская программа. В бухгалтерии перевод с одного счета на другой — одна операция, а на складе требовалось делать две: списание и поступление. При этом система не проверяла совпадение сумм, что и использовали сотрудники для искажения данных.
Визуально остатки и обороты выглядели правдоподобно. Дополнительную путаницу создавали задержки с поступлением эквайринговых платежей — иногда на следующий день, иногда позже из-за выходных.
Когда данные выгружались в Google таблицы и сверялись с банковскими выписками, реальная картина денежных потоков становилась очевидной. Однако в учете склада оставалась искаженная информация, что приводило к несоответствиям.
Новые правила в «Тихом омуте»
Чтобы вернуть честность и порядок, в компании ввели жёсткие правила ↓
-
Редактирование документов — только по расписанию: кассир может вносить изменения в документы не более трёх дней после их создания.
-
Кассовая книга — новый страж порядка: раньше её не было, теперь она стала главным свидетелем финансовых событий.
-
Разграничение доступа: кассир работает только с кассовыми и банковскими документами, закупщик — только с приёмкой товаров. Никто больше не может ходить туда, куда не положено.
Помимо этого, проблемных сотрудников отстранили от работы и возбудили уголовное дело. В компании началась ротация ответственных лиц — свежие силы и новый взгляд на процессы.
«В общей сложности было украдено 10 миллионов рублей. При этом мало кто задумывается, как именно удалось привлечь виновных к уголовной ответственности. Обнаружения фактов хищения недостаточно для возбуждения дела.
На самом деле, этот процесс занял у нас почти два месяца, в течение которых работа практически остановилась, и до сих пор мы не можем полностью войти в рабочий ритм. Все это время я взаимодействовала с аудиторской компанией, которая проводила независимую проверку. Восстановили кассовую книгу для подтверждения движения денежных средств по кассе, которую сотрудники без подозрений подписали.
В работе участвовали я, аудитор и адвокат, нанятый компанией. Он рассказал, что примерно 95% подобных дел разваливаются на этапе судебной экспертизы. Благодаря тщательной подготовке мы попали в эти редкие 5%, и теперь уголовное дело официально возбуждено.
История показывает, что даже если вы обнаружили хищение, это не значит, что можно сразу идти в полицию и писать заявление. Процедура сложная и требует серьезной подготовки».
Итог — цифры, которым можно доверять
В результате компания не просто улучшила информационную систему, а полностью изменила финансовую культуру ↓
-
Баланс сошёлся на 100%.
-
Хищения прекратились, и бизнес спас сотни тысяч рублей.
-
Прозрачность учёта стала фундаментом для уверенного планирования дальнейшего роста.
Теперь собственник «Тихого омута» спокойно смотрит в будущее, зная, что деньги под надёжной защитой и никаких чертей в бизнесе не водится ↓
-
Дивиденды выплачиваются вовремя и в полном объёме.
-
Денежный поток под контролем и управляется эффективно.
-
Компания стала финансово устойчивой и защищённой.
-
Команда работает на основе точных и честных данных.
-
Точность планирования выросла до 80%.
Эта история — живое доказательство того, что системный подход и честность в финансовом учёте — это ключ к стабильности и грамотному развитию бизнеса.
Поможем разобраться с утечками и собрать прозрачные отчеты
Нескучные финдиры каждый день помогают собственникам грамотно руководить финансами, раскрывать тайны пропавших денег и выводить заветные дивиденды. Только посмотрите, что они творят:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
Начните с простого: скачайте наш шаблон финмодели и наведите порядок в показателях. Это бесплатно↓
[FORM PRESET="I" - "Шаблон финмодели" /]
Комментарии