«Люксовик» — турагентство премиум-класса. Его собственница пришла в Нескучные, чтобы разобраться, почему менеджеры агентства получают миллионы, а она не может вывести ни рубля дивидендов. Разобрались.
«Люксовик» — выдуманное название, которое мы используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Сама история —настоящая.
Как работало агентство: команда, заработок, начисление премий
Чтобы объяснить, как мы обнаружили мошенничество и в чем была схема, нам придется начать издалека — описать, как работало и зарабатывало агентство и как было устроено начисление премий менеджерам ↓
Команда. У «Люксовика» команда из пяти человек — четыре менеджера по продажам и бухгалтер. Менеджеры работают с постоянными клиентами: предлагают туры, бронируют поездки и договариваются с отелем о заселении. А бухгалтер считает налоги, зарплаты и обслуживает счета компании.
Заработок агентства. «Люксовик» зарабатывает на разнице между стоимостью покупки и стоимостью продажи тура. В агентстве используют термины «брутто» и «нетто»:
- брутто — стоимость тура для клиента;
- нетто — стоимость тура для «Люксовика»;
- брутто минус нетто — маржинальная прибыль агентства.
Вот как это примерно работает:
| Брутто (стоимость для клиента) | Нетто (стоимость для «Люксовика») | Маржинальная прибыль (брутто минус нетто) |
| 600 000 ₽ | 350 000 ₽ | 600 000 – 350 000 = 250 000 ₽ |
Заработок менеджеров состоял из двух частей: оклада в 80 000 ₽ и премии. Премии менеджеров завязаны на показателях брутто и нетто, о которых говорили выше, — это 35% от разницы между ними.
Вот как считались премии менеджеров:
| Брутто | Нетто | Маржинальная прибыль | Премия менеджера, 35% |
| 600 000 ₽ | 350 000 ₽ | 600 000 – 350 000 = 250 000 ₽ | 250 000 ₽ / 100 * 35% = 87 500 ₽ |
Начисление премий случается не сразу. Менеджеры получают премию, когда туристы улетают на отдых. А это может случиться и через полгода после оплаты тура. Вот как обычно происходит:
- клиент заранее покупает тур: в июне оплачивает путешествие на декабрь;
- в июне менеджер вносит сделку в специальную CRM-систему: указывает брутто и нетто по туру;
- в июне же бухгалтер переводит оплату за тур (нетто) поставщику;
- в декабре клиент летит в тур, а менеджер получает премию — 35% от разницы между брутто и нетто тура.
Здесь еще важно отметить, что прибыль по сделкам и премии считал бухгалтер по данным из CRM-системы. Это сыграло свою роль в схеме мошенничества.
Хотя премии не начислялись мгновенно, менеджеры всё равно хорошо зарабатывали: каждый месяц получали оклад и премии в несколько сотен тысяч рублей. Но одна из менеджеров захотела большего 😈
А вот как работала схема мошенничества на 4 млн ₽
Менеджер заходила в CRM-систему в тот момент, пока сделка еще не закрылась, то есть турист не вылетел на отдых. И меняла цифры: либо завышала брутто, либо занижала нетто, либо всё вместе.
В итоге разница между брутто и нетто росла, а вслед за этим росла и премия менеджера ↓
✅ Цифры в реальности:
| Брутто | Нетто | Маржинальная прибыль | Премия менеджера, 35% |
| 600 000 ₽ | 350 000 ₽ | 600 000 – 350 000 = 250 000 ₽ | 250 000 ₽ / 100 * 35% = 87 500 ₽ |
😈 Цифры после махинаций менеджера:
| Брутто | Нетто | Маржинальная прибыль | Премия менеджера, 35% |
| 800 000 ₽ (+200 000 ₽) | 350 000 ₽ | 600 000 – 350 000 = 450 000 ₽ (+200 000 ₽) | 450 000 ₽ / 100 * 35% = 157 500 ₽ (+70 000 ₽) |
Такими махинациями, меняя цифры в CRM-ке, менеджер за полтора года работы нарисовала себе премий на 4 млн ₽.
Обнаружить схему помогли перекрестные проверки
Обнаружить схему нам помогли два важных действия: сбор финансовой отчетности и перекрестные проверки ↓
→ Ввели лист учета сделок — это таблица, в которой фиксируются все сделки. Данные в лист учета сделок попадают из CRM-системы: их нельзя отредактировать, зато можно в любой момент проверить.
→ Начали делать перекрестные проверки — это сверка данных из разных отчетов. Например, данных CRM с листом учета сделок, листа учета сделок с ДДС, ДДС — с выпиской из банка.
Перекрестные проверки между листом учета сделок, CRM и ДДС помогли обнаружить расхождения. Мы увидели, что суммы платежей от клиентов не совпадают с теми суммами, которые указывал менеджер в CRM-системе.
После этого в ход пошли сплошные проверки всех сделок, которые и помогли нам найти украденные миллионы.
Три ошибки бизнеса, из-за которых мошенничество стало возможным
В «Люксовике» было несколько ошибок, из-за которых никто не замечал миллионного воровства менеджера ↓
❌ Не велся учет. В агентстве не собирали ДДС, ОПиУ и баланс, поэтому:
- не могли быстро проверить данные;
- не получалось соотнести премии с платежами;
- не увидеть, что премии слишком сильно выросли;
- не узнать реальную прибыль;
- не понять, куда уходят деньги.
Если у вас тоже пока нет учета, советуем начать с бесплатной мини-книги о трех базовых отчетах ↓
❌ Бухгалтер проверял только клиентов. Всё же одна проверка была: когда клиент переводил деньги за тур, бухгалтер сверял платежку со стоимостью тура в CRM-системе. Но так проверились именно клиенты, а не менеджеры.
А вот через полгода, когда приходило время закрывать сделку и начислять премию, никто ничего не проверял. Просто насчитывали 35% по сумме из CRM-системы. По той сумме, которую менеджеры легко могли скорректировать.
❌ Работали без правил. Не было регламентов общения с клиентами и правил приема платежей. Менеджеры писали клиентам с личных номеров и брали деньги на руки. Это тоже не способствовало контролю.
Кроме того, после перекрестных проверок отчетов мы выяснили, что работой без правил воспользовался еще один менеджер: он получил от клиента за тур 650 000 ₽ наличными, 150 000 ₽ оставил себе, и только 500 000 ₽ донес до кассы компании.
Как исправили ошибки
Исправление ошибок начали с увольнения мошенницы, а законичили настройкой бизнес-процессов. Вот что сделали ↓
✅ Уволили менеджера. Когда финдир раскрыла подлог с премиями, менеджер поначалу все отрицала. Но после разговора с собственницей созналась, вернула украденное и написала заявление по собственному.
✅ Забрали у менеджеров права на редактирование сделок в CRM-системе.
✅ Внедрили регламенты работы с клиентами: что входит в обязанности менеджера и как он может получать деньги от клиента (на руки — никак).
Чем всё закончилось: вернули свои миллионы
- Главное в истории: нашли мошенницу и вернули украденные деньги — 4 млн ₽. Положили эти деньги на депозит и каждый месяц получают дополнительные 50 000 ₽.
- Защитили компанию: сделали так, чтобы мошенничество нельзя было повторить. Внедрили учет, перекрестные проверки, регламенты, закрыли CRM-систему от редактирования менеджерами. Стали меньше доверять.
- Решили не брать нового менеджера на место мошенницы. Посчитали, что выгодней работать с тремя менеджерами. Если распределить задачи грамотно, получится экономить около 100 000 ₽ на зарплатах.
Поможем найти, куда утекают деньги
Когда бизнес не ведет финансовый учет, деньги могут уходить куда угодно. И даже в карманы к сотрудниками. Наши финдиректора находят и распутывают такие схемы на раз-два, вот лишь некоторые примеры:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — онлайн-экскурсия по финучету. Это бесплатно и ни к чему не обязывает ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.