Как собирать отчётность к пятому числу и как это влияет на прибыль

Компания «Переработка по-крупному» занимается переработкой вторсырья. Собственнику не нравилось, что вся необходимая отчётность появлялась только в 20-х числах месяца. Он не понимал, как принимать решения по бизнесу, если необходимые цифры видно только в конце месяца. 

Расскажем, как финдир Нескучных внедрил новые процессы учёта, которые помогли сместить отчётность на начало месяца и оперативно анализировать результаты для принятия управленческих решений.

«Переработка по-крупному» — это вымышленное название. Мы используем его для сохранения конфиденциальности клиента. А сама история — чистая правда.

Содержание

Проблема собственника

Шаг 1. Внедрили новый процесс учёта электроэнергии

Шаг 2. Ускорили расчёт заработной платы

Шаг 3. Придумали, как учесть аренду в начале месяца

Результат: сместили отчётность и выработали дисциплину

Проблема собственника

Собственника заботили следующие проблемы:

• Отчётность есть, но полностью она собирается только в 20-х числах месяца, следующего за отчётным;

• Получаем счета от ресурсоснабжающих организаций только к середине месяца, а хотелось бы принять их к расчёту раньше;

• Выплата зарплаты проводится в середине месяца;

• Как учесть аренду, если арендодатель предоставляет закрывающие документы только к 15 числу;

• Что мне делать? Как сдвинуть отчётность на начало месяца, чтобы принимать управленческие решения пораньше?

Беспокойство по поводу поздней отчётности возрастало, поэтому собственник обратился к финдиру Нескучных. 

Анализ проблем 

Все правильно: своевременная отчётность помогает корректировать курс бизнеса в верном направлении. Если три недели текущего месяца уже прошли, то на их результат уже никак не повлиять. Несвоевременная отчётность = потеря денег.

Финдир провёл диагностику и выявил следующие ошибки, из-за которых отчётность появлялась только в 20-х числах:

• Не назначали ответственных лиц по предоставлению данных, отсутствовали сроки выполнения.

• Не контролировали выполнение функций по сбору и предоставлению управленческой информации.

• Опирались только на данные бухгалтерского учёта, которые по управленческим меркам предоставляются с опозданием.

Шаг 1. Внедрили новый процесс учёта электроэнергии

— Собственник: «Я получаю счета от ресурсоснабжающих организаций в середине месяца! Как мне их учесть раньше?»

 — Финдир: «Всё просто».

Назначили ответственного сотрудника, который будет смотреть показания счётчика электроэнергии первого числа каждого месяца: 

1. Ответственное лицо снимает показания 1 июля и видит 10 378 кВт.

2. Далее смотрит показания 1 августа: 11 761 кВт.

3. Определяет разницу: 11 761 − 10 378 = 1383 кВт.

4. Берёт формулу кВт × тариф = расход и считает: 1383 кВт × на тариф 7,15 руб за 1 кВт. Получается 9888,45 руб. 

Шаг 2. Ускорили расчёт заработной платы

В «Переработке по-крупному» выплата зарплаты проводились 14-го числа, а не 10-го, как в большинстве компаний. Увеличенные сроки расчёта з/п — это отклонение. Тут явно что-то нечисто…

Включаем Шерлока и идём разбираться с загадочными сроками начисления зарплаты.

Главбух: «Я не знаю, мы все расходы собираем где-то числу к седьмому, мы ждём только зарплату. А собирает её учётчик зарплаты». Окей, идём к учётчику.

Учётчик: «Мне руководители подразделений долго дают информацию, потом приносят какие-то корректировки. В итоге я только в середине месяца могу посчитать зарплату». Хм, ну ладно.

Ввели внутреннее распоряжение: закрывать табель за текущий месяц с 25-го по 31-е число, а 1–2 числа вносить только корректировки, если они будут за последние дни. 

Нет, это ещё не всё. Тайну задержавшейся зарплаты мы ещё не раскрыли. Возвращаемся к учётчику. 

Учётчик зарплаты: «Мне нужно 4–5 дней, чтобы проверить всех сотрудников». Странно. Почему нужно целых четыре рабочих дня, чтобы рассчитать зарплату для 100 сотрудников?

↑ Вывели сотрудника на чистую воду. Главбух не вникала в расчёт зарплаты и полностью полагалась на учётчика, которая, как оказалось,  вводила в заблуждение долгими сроками, чтобы её не нагружали дополнительной работой.

Шаг 3. Придумали, как учесть аренду в начале месяца

Что делать, если арендодатель предоставляет закрывающие документы  за аренду только к 15 числу, а собственнику отразить в отчётности хочется в начале месяца? Решение есть.

Смысла ждать до середины следующего месяца нет, так как в начале текущего уже понятно, какой у нас расход за аренду в этом месяце. 

Иногда бывает предоплата арендной платы за 3 месяца вперед. Тогда в ОПиУ ставим каждый месяц ⅓ от оплаченной суммы, а остаток предоплаты отражаем в балансе как дебиторскую задолженность.

Результат: сместили отчётность и выработали дисциплину

• Отчётность теперь формируется в начале месяца, следующего за отчётным, что позволяет своевременно принимать управленческие решения без вреда для прибыли. 

• Сотрудники позитивно восприняли решение проблем, которые оставались нерешёнными в течение долгого времени. Они поняли, что многие задачи могут быть эффективно выполнены без поиска постоянных оправданий.

• Команда освоила навыки правильного и своевременного сбора и предоставления необходимых данных, что позволило существенно улучшить процессы управления. Все функциональные обязанности были чётко регламентированы, а правила выполнения задач донесены до каждого сотрудника, что обеспечило прозрачность и последовательность в выполнении работы.

Поможем навести порядок в отчётности бизнеса

Правильная отчётность = прибыль. Финдиры «Нескучных финансов» знают, как навести порядок в цифрах, чтобы прибыль увеличилась кратно и без рисков. 

Вот такую помощь мы оказали нашим клиентам:

• Производственная компания научилась откладывать деньги на ремонт оборудования и заодно нашла 2,5 млн ₽

• Увеличили чистую прибыль с 1,5 млн ₽ до 3,5 млн ₽ за четыре месяца

• Отказались от бартерных сделок и подняли прибыль с 400 000 ₽ до 7 млн ₽

• Перестали давать скидки в убыток и выросли по маржинальности на 11%: кейс торгово-производственной компании

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓