Кажется, что легче стать космонавтом, чем разобраться со складскими запасами: слишком много — плохо, слишком мало — плохо, а сколько нужно — непонятно. В статье рассказываем, как управлять складом эффективно: закупать нужные товары в нужном количестве и делать это вовремя.
Содержание
Основные задачи управления складскими запасами
Методы управления складскими запасами: от ABC-анализа до автоматизации
Как рассчитать объем складского запаса
Как оценить эффективность складских запасов
Управление складскими запасами: частые вопросы собственников
Управление складскими запасами: в двух словах
Поможем наладить работу со складскими запасами
Основные задачи управления складскими запасами
Складские запасы — это запасы товаров, сырья или готовой продукции. На запасах зарабатывают деньги, а если ими не управлять, это приводит к убыткам:
-
закупили слишком много → заморозили оборотные деньги, с помощью которых могли бы получать прибыль;
-
закупили слишком мало → не смогли выполнить все заказы, потеряли выручку и в итоге прибыль. А возможно, еще и часть клиентов;
-
не работали с составом запасов → прошляпили сроки годности и выкинули товар или часть товаров стала неликвидом;
-
не проводили инвентаризацию → склад разворовали.
Со складскими запасами часто возникает одна и та же ошибка: компании покупают товары или сырье и думают, что на этом всё. Но складом нужно управлять.
Клиенты компании «Маргарита» время от времени приносили обратно товары, которые им по той или иной причине не подошли. «Маргарита» оформляла возврат и клала товары на склад. Когда компания получала новые заказы, «Маргарита» брала товары со склада, а если их не было — заказывала у поставщика. Проблема была только одна — со склада брали новые товары, а возвращенцы так и лежали в уголке. Со временем таких товаров накопилось на 5 млн ₽, а в компании даже не подозревали, что они есть где-то в углу склада. Узнали об этом, когда за дело взялись Нескучные, но это уже совсем другая история.
Методы управления складскими запасами: от ABC-анализа до автоматизации
Наладить управление складскими запасами в малом и среднем бизнесе можно с помощью нескольких несложных инструментов: товарной номенклатуры, матрицы товаров, анализа склада, регулярной инвентаризации и кое-чего еще. Разберем каждый из инструментов подробнее.
Матрица товаров. Матрица товаров — это список всего, что компания продает. По каждой позиции в матрице указывают количество складских остатков и по ним ориентируются, когда закупают товары. А еще по каждому товару указывают логистическое плечо — чтобы не допустить ситуации, когда одного товара не хватает, а другого слишком много.
Логистическое плечо, оно же транспортное плечо. Так называют расстояние от пункта отправления товара до пункта назначения. Этот параметр нужно учитывать при формировании страхового запаса склада, то есть минимального объема товаров.
Допустим, компания работает в Москве, а товар везут из Владивостока. На доставку нужен один месяц, а значит, на складе компании должен быть запас товаров на этот срок. Логистическое плечо просчитывают для всех позиций, указывают в матрице товаров и ориентируются на него при заказе.
Товарная номенклатура. Когда у компании сотни и тысячи позиций, организовать работу по каждой из них практически невозможно, а проводить анализ — малоинформативно. Поэтому нужна структурная номенклатура: в ней товары делят на группы и подгруппы и отслеживают остатки по каждой из них. В этом случае компания не окажется в ситуации, когда у нее нет в наличии целой подгруппы товаров или, наоборот, каких-то позиций слишком много. В итоге это поможет оптимизировать закупки и расходы.
А еще в товарной номенклатуре можно указывать сезонность и соотносить подгруппы товаров с ней.
Автоматизация. Вручную работать с матрицей товаров и товарной номенклатурой очень сложно, особенно если позиций много. Поэтому для управления складскими запасами используют автоматизацию, в частности программу 1C.
Инвентаризация. Инвентаризация — это базовая гигиена, которая должна быть в каждой компании. Нужно прописать периодичность инвентаризации и обязательно ее проводить. В крупных компаниях организовать полную инвентаризацию сложно, такую проводят раз в год, поэтому обычно делают частичную. В этом месяце проверяют редиску, в следующем — морковку. Что важно: этот процесс никогда не останавливается.
АВС-анализ. Чтобы деньги компании не залеживались на складе в виде запасов, нужно выяснить, какие товары продаются хорошо, а какие — неликвидны. Для этого используют АВС-анализ: изучают, какие товары приносят больше всего прибыли, а какие — никому не нужны. После этого выделяют лидеров — А, середнячков — В и аутсайдеров — С. По принципу Парето товары-лидеры приносят 80% прибыли, а середнячки и аутсайдеры — всё остальное.
Благодаря АВС-анализу можно обновить ассортимент и перестать закупать ненужные товары. Но работать с АВС-анализом нужно осторожно: если компания продает разнокалиберные товары, нельзя проводить анализ на весь ассортимент, только на подгруппы товаров. Например, не сравнивать нижнее белье и ювелирные украшения. Анализ покажет, что, конечно, нужно продавать ювелирку, но если разбираться, может оказаться, что маржинальность в процентном соотношении у белья выше. Нередко бывает, что компании проводят АВС-анализ, зачищают ассортимент, а потом сталкиваются с падением продаж.
Читать в Газете Нескучных
Как делать закупки, чтобы не забивать склад и не морозить деньги
Как рассчитать объем складского запаса
Чтобы на складе компании всегда было умеренное количество товара, которого будет достаточно для работы без перезатоваривания, нужна система планирования. Эту систему правильно выстраивать, ориентируясь на план продаж:
Посмотреть, сколько товара нужно отгрузить клиентам в этом месяце
↓
Посмотреть, сколько нужного товара есть на складе
↓
Учесть складские запасы в плане продаж на месяц
↓
Закупить оставшуюся часть товара
В этой схеме важно учесть логистическое плечо, то есть сроки доставки. Если товары едут долго, запасов должно быть больше — на время доставки и еще немного для подстраховки.
А еще важно, чтобы отдел продаж правильно выставлял план. Ориентироваться на предыдущий месяц нельзя, потому что результаты одного месяца не показательны, ведь может быть высокий сезон или, наоборот, низкий. Обычно компании смотрят на аналогичный месяц прошлого года и соотносят его с объемами текущего года.
Чтобы управлять складскими запасами эффективно, важно работать не только непосредственно над закупками, но и правильно выстраивать весь бизнес-процесс.
→ Продумать и описать этапы. Компании нужно понимать, кто закупает товар, когда он приходит на склад, кто его принимает, кто отвечает за наличие товара, кто подтверждает факт того, что товар со склада ушел. Нужно выстроить систему процессов и ответственных лиц.
→ Настроить учет. Здесь речь о формировании товарной номенклатуры и матрицы и работе с ними, а также об автоматизации учета.
→ Работать с поставщиками. Формировать пул разных поставщиков, регулярно пересматривать условия, искать выгодные предложения.
→ Мониторить объемы запасов. Здесь важно следить за сроками годности, ликвидными и неликвидными товарами, возвратами и отгрузками.
→ Настроить координацию между отделами. Работа со складскими запасами предполагает участие не только отдела закупок, но и отделов продаж, производства, коммерческого отдела и буквально всей команды.
Как оценить эффективность складских запасов
Оценить эффективность складских запасов можно с помощью GMROI-анализа.
GMROI — это рентабельность складских остатков. Другими словами, эта метрика показывает, насколько прибыльны запасы продавца. GMROI рассчитывается как соотношение маржинальной прибыли и средней стоимости запасов. Формула такая:
Допустим, 1 января на складе компании лежит редиска на 10 000 ₽, а 31 января — на 15 000 ₽, в среднем получается 12 500 ₽. Одна упаковка редиски продается за 200 ₽, из которых половина — затраты на товар и его продажу. Получается, что маржинальная прибыль с единицы товара — 100 ₽. В январе компания продала 80 упаковок редиски и получила маржинальную прибыль в 8000 ₽.
Чтобы посчитать GMROI, маржинальную прибыль в 8000 ₽ нужно разделить на среднюю стоимость запасов в 12 500 ₽. Получается, 0,64. Это значит, что компания получила 64 копейки на 1 ₽ запасов.
Если GMROI получается выше 1, у компании всё в порядке с рентабельностью запасов. Общее правило такое: чем выше, тем лучше. Если же GMROI меньше 0,8, пора волноваться: или товаров закупили слишком много, или они плохо продаются, или их отпускная стоимость слишком низкая. Но и 0,8 может быть нормально, если компания понимает, зачем ей так много запасов: допустим, она готовится к сезону и намеренно увеличивает склад.
Чем выше коэффициент GMROI, тем лучше
Общее правило такое: нужно снижать количество остатков по тем товарам, которые дают меньший коэффициент. Первым делом нужно попытаться распродать эти товары, а затем разобраться, нужно ли держать их в своем ассортименте.
Как еще оценить эффективность складских запасов
Оценить эффективность складских запасов также можно с помощью анализа оборачиваемости и оценки количества дней, когда объем товара был ниже минимальных остатков.
Оборачиваемость — это соотношение себестоимости проданного товара и «средних» остатков. И да, чем быстрее товары оборачиваются на складе, тем эффективнее работают деньги и тем выше прибыль компании. Тем меньше оборачиваемость, тем дольше деньги компании заморожены в товарах, а значит, не могут помогать генерировать прибыль.
Еще можно оценивать количество дней, когда объем товара был ниже минимальных остатков. Допустим, компания посчитала, что для обеспечения клиентов ей нужно 1000 кг огурцов на складе. В товарной матрице она видит, что в течение месяца такое количество товара было только 10 дней, а всё остальное время огурцов не хватало. Это значит, что у компании проблемы с закупками и обеспечением своих клиентов.
Управление складскими запасами: частые вопросы собственников
Эксперт Виктория Мичук
Финдир НФ
Почему важно управлять складскими запасами?
Товаров на складе не должно быть слишком много или слишком мало. В товарах компания по сути замораживает оборотные деньги, которые могла бы использовать, чтобы получить прибыль. И нужно стремиться к оптимальному количеству товаров, чтобы не заморозить слишком много денег, но и удовлетворить запросы клиентов. Кроме этого, работа со складскими запасами помогает минимизировать количество просрочки, брака, неликвида, факты воровства, а также улучшить ассортимент и поднять продажи.
Откуда берется неликвидный товар?
Неликвидный — это невостребованный товар, который залежался на складе компании. Товар становится неликвидным по разным причинам: вышел из моды, не подходит по сезону, перестал быть конкурентоспособным по цене, высокий процент брака.
Как понять, что товар неликвидный?
Неликвидный товар несложно определить: его никто не покупает, он месяцами лежит на складе. И это несмотря на попытки компании его реализовать.
Управление складскими запасами: в двух словах
-
Складские запасы — это запасы товаров или сырья, которые компания закупает для своей работы.
-
На запасах зарабатывают деньги, а если ими не управлять, это приводит к убыткам.
-
Наладить управление складскими запасами в малом и среднем бизнесе можно с помощью нескольких несложных инструментов: товарной номенклатуры, матрицы товаров, анализа складского товара, регулярной инвентаризации.
-
Чтобы на складе компании всегда было умеренное количество товара, которого будет достаточно для работы без перезатоваривания, нужна система планирования.
-
Оценить эффективность складских запасов можно с помощью GMROI-анализа. Эта метрика показывает, насколько прибыльны запасы продавца.
-
Оценить эффективность складских запасов также можно с помощью анализа оборачиваемости и оценки количества дней, когда объем товара был ниже минимальных остатков.
Поможем наладить работу со складскими запасами
Финдиры Нескучных ведут управленческую отчетность, в которой видят, как много у компании запасов и сколько денег в них заморожено. Финдиры могут помочь избавиться от лишних товаров на складе, высвободить деньги и направить их на развитие бизнеса или дивиденды собственнику.
Также они помогают бизнесу и с другими вопросами — например, с тем, как выбраться из кассовых разрывов и получать чистую прибыль стабильно и в нужном объеме. Вот как это обычно бывает:
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
- Основные задачи управления складскими запасами
- Методы управления складскими запасами: от ABC-анализа до автоматизации
- Как рассчитать объем складского запаса
- Как оценить эффективность складских запасов
- Управление складскими запасами: частые вопросы собственников
- Управление складскими запасами: в двух словах
- Поможем наладить работу со складскими запасами
Комментарии