Транспортная компания: как уменьшить расходы

Расходы транспортной компании не всегда предсказуемы: штрафы за нарушение ПДД, неожиданно быстрый расход топлива, внеплановый ремонт машин. Не допустить подобных ситуаций будет легче, если внедрить учет. Как это делать — в статье.

Содержание

Как учет помогает транспортной компании

Как вести учет расходов транспортной компании: статьи затрат

Как можно оптимизировать расходы

Как оптимизировать расходы на ГСМ

Расходы на автопарк транспортной компании: лизинг, покупка, ремонт — что выгоднее

Водители: как платить, штрафовать и мотивировать

Как сократить расходы в офисе: содержание, сотрудники, процессы

Как оценить результат оптимизации

Расходы транспортной компании: частые вопросы собственников

Поможем с финансовым учетом в транспортной компании

Как учет помогает транспортной компании

Когда ведешь бизнес, главное — смотреть на цифры и доверять им, а не только интуиции. Если собственник соберет все данные о компании в одном месте, то это поможет:

• составлять отчетность и принимать управленческие решения;

• планировать развитие бизнеса и расходы на последующие периоды;

• анализировать деятельность компании в различных аспектах, например оценивать эффективность отдельных направлений и работы конкретных сотрудников;

• выявлять потери и искать резервы улучшения.

Как вести учет расходов транспортной компании: статьи затрат

Если записать все траты в столбик, то получится длинный список. Цифры хоть и будут правильными, но что с ними делать, не очень понятно. Поэтому вводят статьи затрат, то есть распределяют, на что именно уходят деньги. Отражают эти статьи в документах управленческого учета или финмодели.

У статей затрат есть несколько классификаций. Рассмотрим каждую из них.

Первая классификация — обычные и прочие расходы:

• Обычные расходы — все расходы, которые касаются основной деятельности бизнеса. В случае с транспортными компаниями это, например, топливо, зарплата и аренда.

• Прочие расходы — всё, что не относится к  основной деятельности. В идеале в финансовом отчете прочих расходов быть не должно, так как бизнес редко занимается сторонней деятельностью. Но иногда такая статья возможна. Например, расходы на подготовку документов для продажи машины из собственного автопарка. Продажа машин — не основная деятельность компании, поэтому расходы на нее нужно отнести к прочим.

Вторая классификация — переменные и постоянные расходы:

• Переменные расходы — зависят от объема услуг и от деловой активности. Больше работы выполняется — больше потенциальных расходов. Например, чем больше рейсов совершил водитель, тем больше пробег машины и тем скорее придется менять масло или заливать топливо. Сюда же относят расходы на надбавку к зарплате водителей, если она зависит от километража или отработанных часов.

• Постоянные расходы — не зависят от объема услуг. Эти затраты компания несет в любом случае: оплата аренды офиса и базы, где стоит техника, техобслуживание, зарплата сотрудников офиса, коммунальные услуги, канцтовары и связь.

Третья классификация — прямые и косвенные расходы:

• Прямые расходы — те, которые связаны с определенным объектом анализа. Например, в качестве объекта можно рассматривать внутренние и междугородние перевозки, собственный и сторонний транспорт, группы машин или единицы техники. По прямым расходам можно рассчитать, сколько компания потратила на запчасти для автомобилей, шины, топливо, зарплату.

• Косвенные расходы — те, которые нельзя связать с отдельным объектом анализа. Даже если убрать элемент, то косвенные расходы не изменятся. Например, административные расходы, аренда, связь на базе, коммунальные платежи, зарплата директора, оплата услуг обслуживающих специалистов и бухгалтера.

Как можно оптимизировать затраты 

Расходы на содержание автопарка в основном относятся к косвенным и постоянным. Они очень сильно влияют на точку безубыточности — выручку, при которой бизнес выходит в ноль. Если у компании много постоянных расходов, то выход в ноль займет больше времени, так как компании нужно выполнить больше перевозок.

Чтобы расходы не превышали доходы, есть три пути: 

• Первый — сокращать постоянные расходы. На деле этот вариант не всегда приносит результат. К тому же от некоторых расходов отказаться не выйдет. Например, от аренды склада или коммунальных платежей.

• Второй — поднять цены. Положительный эффект будет, но часто увеличивать безболезненно стоимость не получится — клиенты это замечают. Поэтому с таким вариантом надо быть аккуратным. 

• Третий — наращивать объем работы. Путь, который дает наибольший результат, так как бизнес сосредоточится на росте и увеличении количества клиентов и суммы среднего чека.

Кроме наращивания заказов есть еще несколько способов оптимизировать затраты. 

Отказаться от необязательных статей расходов. Собственнику нужно оценить, без чего его бизнес может обойтись, хотя бы временно. Без топлива, запчастей и водителей точно не выйдет работать. А вот, например, благоустройство базы можно отложить на потом.

Чтобы было проще отсекать категории, в Нескучных используют отдельный документ, где собственник проставляет баллы каждой статье расходов. Красные ячейки в таблице — те расходы, которые стоит сократить в первую очередь

Использовать KPI. Продумайте KPI, которые выгодны вашему бизнесу. Допустим, компания еженедельно получает десятки штрафов, значит, надо ввести такую систему мотивации, по которой водители за аккуратное вождение получают надбавку. Аналогично можно фокусироваться на показателях расхода топлива или положительных отзывах.

Отказаться от серых схем. При переходе на работу в белую бизнес уменьшает затраты на комиссию за переводы и вывод наличных, а также сокращает время на придумывание способов обойти систему. Поэтому переход на белую систему оплаты может оказаться выгоднее.

Как оптимизировать расходы на ГСМ в транспортной компании

Есть по меньшей мере пять способов не тратить лишнего. 

Вести учет. Для этого подойдут путевые листы — документы, в которых фиксируют пробег автомобиля и на его основании определяют расход. Достаточно указать, сколько топлива в баке было на начало периода, сколько было в конце и сколько залил водитель. И на основе этого можно рассчитать денежный расход.

Вводить нормы списания ГСМ. Средний расход топлива за час можно уточнить у механиков и составить регламент с нормой списания в зависимости от типа техники и сезона. Все данные из регламента фиксируют в путевых листах, а в отчете за период уже можно будет смотреть, есть ли отклонения от нормы.

Установить топливные датчики для каждой машины. Суть датчиков в том, что они практически исключают человеческий  фактор в подсчете, дисциплинируют водителей и мотивируют ответственнее относиться к правилам, в том числе  не сливать топливо.

Планировать маршруты. Машина должна приехать на точку выдачи или приема груза в назначенное окно, чтобы не стоять в очереди и не прожигать топливо. Еще лучше рассчитывать путь так, чтобы обратно водитель тоже ехал с грузом, поскольку поездка с пустым транспортом = дополнительный расход топлива, который не приносит выручку.

Использовать топливные карты. Топливные карты больше подходят для контроля транзакций и мониторинга маршрута. Но сократить расходы с ними тоже можно. Например, выбрать карты с большей скидкой или выбрать компанию, которая предлагает заправлять авто на АЗС с топливом по более низкой стоимости. Последний пункт не так критичен, потому что обычно цены у больших игроков примерно одинаковые.

Еще один плюс топливных карт — не нужно заморачиваться с наличкой и тратить деньги на комиссию за снятие. А еще с топливными картами не нужны авансовые отчеты: все данные о транзакциях за месяц можно подгрузить в пару кликов.

Расходы на автопарк транспортной компании: лизинг, покупка, ремонт — что выгоднее

Автолизинг — это аренда автомобиля, после истечения срока которой машина переходит в собственность арендатора. При выборе лизинга есть свои нюансы: стоимость аренды может оказаться невыгодной для компании, эксплуатационные риски, связанные с преждевременной порчей машины, нарушение договора купли-продажи. 

Покупка нового транспорта — это серьезная трата, на которую нужно копить либо единоразово вынимать деньги из бизнеса. При этом лучше заходить не со стороны оптимизации расходов, а с точки зрения планирования. То есть собственнику нужно создать фонд, который он будет каждый месяц пополнять из чистой прибыли.

Ремонт подержанных авто. При работе с подержанными автомобилями нужно учитывать расходы на ремонт, а также время, пока они будут у механиков. То есть насколько будет критичным для бизнеса остаться без одного или нескольких автомобилей на какой-то срок, не получать с них выручку.

Что еще стоит принять во внимание:

• Возраст транспорта. Чтобы расходы на технику резко не возросли, нужно учитывать реальный срок службы транспорта. Реальный — это не тот, который указывают в документах, а тот, который машина действительно прослужит. 

С одной стороны, это значит, что авто может отъездить больше положенного, но в то же время, скорее всего, вырастет расход на запчасти. Поэтому стоит взвесить, стоит ли тратить деньги на устаревшее авто — вдруг выгоднее будет продать его и приобрести новое.

• Амортизацию. Это постепенный перенос стоимости машины на несколько периодов. Например, компания купила грузовую машину за 10 000 000 ₽ со сроком службы 10 лет. Амортизация значит, что стоимость машины бизнес «размазывает» на 120 месяцев, то есть на 83 333 ₽ в месяц.

За счет амортизации можно уменьшить налог на прибыль и, соответственно, налоговую нагрузку компании. С этой задачей предпринимателю помогут два человека. Бухгалтер подскажет, какой способ амортизации лучше выбрать. Финансовый директор наложит данные бухгалтера на финмодель и посмотрит, изменится ли чистая прибыль и будет ли положительный результат.

Водители: как платить, штрафовать и мотивировать

Плата за часы, километры или число перевозок — правильного варианта нет. Подходящую бизнесу формулу выбирают в каждой компании. Главное, чтобы правила были прозрачными и едиными для всех водителей. 

Сколько поработал — столько получил. Фиксированную оплату лучше не использовать, потому что тогда зарплата станет постоянным расходом, а это увеличит точку безубыточности. Если точка безубыточности растет, то есть риск не собрать нужный объем выручки и вообще не заработать прибыль в этом месяце.

Как поработал — столько и получил. KPI всегда зависят от целей. Если нужно уменьшить штрафы за нарушение правил, стоит ввести мотивацию по этой задаче. Когда соблюдение правил придет в норму, то это можно зашить в обязанности, убрать этот KPI и внедрить новый, более актуальный. Выбрать KPI — зона ответственности собственника, а просчитать эффект от них — задача финансового директора.

Работать ради, а не вопреки. Штрафы демотивируют. Если руководитель в качестве инструмента воздействия выбирает систему штрафов, это может распугать водителей. Лучше отталкиваться от договоренностей с командой. Если сотрудники понимают правила и знают, как повлиять на свою зарплату, то становятся лояльнее к руководству и работают эффективнее.

Принимать решения на основании цифр. Сюда относится всё, о чем мы говорили выше: соблюдают ли водители маршрут, сколько топлива тратят, соблюдают ли ПДД. И уже на основе анализа принимают решение, продолжать работать с сотрудниками или обновлять состав.

Как сократить расходы в офисе: содержание, сотрудники, процессы

Расходы на офис относятся к постоянным. 

Содержание офиса. Канцелярия, оргтехника, вода — всё это кажется мелочью, пока не складывается в существенную итоговую сумму. По привычке закупку производят в знакомом месте и даже не перепроверяют цены, а ведь это может обходиться втридорога. Даже если поставщик надежный и давний, полезно раз в полгода или чаще анализировать конкурентные предложения.  

Зарплата сотрудников. Иногда бывает так: на одну функцию назначают нескольких сотрудников. Кто именно выполнил задачу — не перепроверяют, а просто оплачивают всем. Чтобы такого не происходило, нужно описать функции каждого сотрудника, свести данные в таблицу и провести анализ. Дубли исключить,  переработать систему мотивации и прописать новые задачи для каждой роли. Зарплата станет понятнее.

Например, у менеджеров по продаже зарплата обычно состоит из трех частей: фикс, процент от выполнения плана и KPI. У остальных сотрудников — фикс и KPI.

Аутсорс — подходящий вариант, когда бизнесу невыгодно содержать сотрудника в штате. Скажем, дизайн рекламы нужен раз в три месяца, еще раз в месяц нужен дизайн наклеек на машины и периодически требуются визитки. Для такого  объема задач не нужен штатный сотрудник. Значит, передать эти функции на аутсорс выгоднее. 

Бизнес-процессы. Рутинные задачи можно автоматизировать, а для собственника это возможность сэкономить. Например, чтобы снять нагрузку с менеджеров, можно внедрить CRM-системы, чат-боты, голосовые помощники. В перспективе это позволит заменить неэффективных сотрудников на инструменты автоматизации.

Как оценить результат оптимизации

Анализ может быть вертикальным или горизонтальным:

• Горизонтальный анализ — сравнивают период с периодом и смотрят, насколько выросли или уменьшились определенные статьи расходов. 

• Вертикальный анализ — оценивают, как изменилась доля статьи в выручке. Допустим, расходы на зарплаты могли вырасти, но их доля при этом не изменилась.

И горизонтальный анализ, и вертикальный можно проводить в отчете о прибылях и убытках. Там же можно анализировать, почему произошли изменения.

Например, по отчету на скриншоте видно, что за месяц производственные расходы компании выросли на 21%, но при этом их доля упала на 12%, так как во втором месяце выручка была больше

Эффективность отслеживать нужно минимум раз в месяц, но если в компании стоит план по прибыли, то целесообразно проводить анализ еженедельно. При анализе выполнения плана назначают ответственных, которые рассматривают отчеты более низких уровней по типу учета сделок, смотрят процент выполнения плана и докладывают результаты руководителю.

Расходы транспортной компании: частые вопросы собственников

Как оптимизировать налоги?

Оптимизация налогов  больше относится к бухгалтеру. Собственнику нужно только предоставить ему данные. Схема будет такая: собрать статистику → попросить бухгалтера просчитать способы снизить налоговую нагрузку → обсудить с финдиром риски.

Сколько дивидендов я могу забрать безопасно?

Это покажут документы управленческого учета. По ним можно понять чистую прибыль бизнеса, а уже прибыль скажет, забрать всё или только часть, а остальное вложить в фонд.

Альтернативный способ — провести анализ через планирование доходов и расходов. Выглядит это так: сперва понимаем, сколько собственнику нужно денег на личные цели → считаем, насколько должна вырасти выручка → планируем, как такой выручки можно достичь.

Какие есть неочевидные способы сэкономить? 

Не самый очевидный, но действенный способ сэкономить — продумать маршрут так, что в нем было как можно меньше поворотов налево. Если водитель реже поворачивает налево, то авто реже снижает скорость и, соответственно, более равномерно расходует топливо.

Расходы транспортной компании: в двух словах

• Прежде чем сокращать расходы в транспортной компании, сперва нужно понять, за счет чего. Для этого собрать все цифры бизнеса в одном месте — финансовых отчетах или финмодели. Эти инструменты покажут реальную ситуацию по всем направлениям компании, помогут планировать доходы и расходы.

• Необязательные статьи расходов и серые схемы — первое, от чего лучше отказаться. 

• Зарплату водителей лучше привязать к километражу или часам в пути. Дополнительно стоит ввести KPI и нормативы, чтобы снизить риск слива топлива и нарушений на дороге.

• Расходы на топливо сокращают за счет учета нормы списания, топливных карт и планирования маршрутов: меньше простоя в пробках и левых поворотов.  

• Топливные датчики помогают автоматизировать контроль. 

• Лизинг, ремонт подержанных авто, покупка новой машины — выбрать один из этих вариантов поможет финдиректор на основе цифр в отчете.

• Оценивать эффективность оптимизации нужно каждый месяц. Делать это можно с помощью автоматизированных таблиц или учетных систем.

Поможем с финансовым учетом в транспортной компании

Наша специализация — вести финансовый учет на аутсорсинге. Для этого мы собрали команду профессиональных финансовых директоров, которые удаленно работают с компаниями со всей России. Мы помогаем увидеть реальное положение дел компании и на основе данных решить, как можно улучшить ситуацию.

Вот лишь несколько примеров из практики наших финдиров:

• Нашли способ уменьшить отдел продаж транспортной компании в 3 раза и зарабатывать больше

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• На полмиллиона снизили расходы на собственный транспорт предприятия

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓