Управленка. Глава 1

Все знают, что надо вести какой-то учет. Кто-то заполняет записную книжку, кто-то эксель-табличку, самые продвинутые ведут учет в 1С. Но не все понимают, зачем вообще это нужно. Тупое вбивание цифр в таблички превращается в трату времени.

Это первый урок «Управленки». Мы расскажем: что такое учет, кто его ведет и что будет, если не вести. Без этих основ к практике мы вас даже близко не подпустим.

Если вы готовы внедрять учет

Наш финансовый директор может взять за это ответственность. Специалист настроит нужные отчеты, организует регулярный сбор цифр и будет анализировать показатели.

В результате, у вас как у руководителя появится настоящая панель приборов, которая отразит финансовое состояние вашего бизнеса. А это уже кладезь информации для принятия прибыльных управленческих решений.

Внедренные отчеты, решения на основе цифр и сильный специалист по финансам в команде — это наша услуга «Финдиректор на аутсорсе». Если актуально, то перед прочтением урока перейдите по ссылке за подробностями и консультацией.

Зачем, вообще, мне вести учет

У Сергея агентство недвижимости. Учет показывает каждый месяц, сколько денег тратить на рекламу: в какие каналы вкладывать больше, а в какие — меньше. Сергей знает, сколько заработает в следующем месяце, и что для этого сделать.

У Димы 4 магазина сантехники. Ему учет помогает определить, какой товар закупить, и сколько денег держать в запасах, чтобы товар был в наличии. Также учет показывает, как работают продавцы: кто халявил весь месяц, а кто заслужил бонус.

Учет — это ваш финансовый консультант. С ним вам будет проще принимать повседневные решения и знать ответы на вопросы:

• сколько вкладывать в маркетинг в этом месяце?

• что будет, если нанять еще одного сотрудника?

• попаду ли я в кассовый разрыв, если не возьму с клиента предоплату?

• сколько я могу взять денег из бизнеса и положить в карман?

А что, если не вести?

1. Принял неправильное решение — потерял

Вы захотели сделать себе сайт. Нашли веб-студию по рекомендации знакомого, заплатили им 150 тысяч. Сайт запустили за месяц без просрочки, рады до ушей.

Клиенты сами на сайт не зайдут, идете к продвиженцам. Те говорят, что клик в Яндекс-директе стоит по вашей нише 20 рублей, и чтобы получать 30 заказов в месяц надо тратить 100 000 рублей на рекламу ежемесячно. А это больше, чем с этих заявок можно заработать —
это невыгодно. Решение принято неверно, думать надо было раньше.

Еще разок перечитайте момент введения с ошибками Саши, Иры и Олега. И не допускайте их никогда.

2. Не принял правильное решение — не заработал

Нерешительный предприниматель еще хуже, чем решительный. Когда есть возможность взять быка за рога и сорвать куш, он неуверенно мнётся, и в итоге остается с носом. Сунь Цзы сказал: «Полководец медлит, потому что не видит победы». Также и предприниматель — не знает, что будет, если рискнуть. В итоге, действует наугад и часто ошибается.

Отчеты помогают составить четкий план и уверенно начать действовать. Или не начать, если действие приведет к поражению.

Зачем нужны отчеты

Кто-то думает, что отчеты нужны бухгалтеру или чтобы налоговая внезапно не забрала ваше имущество. Мы знаем три причины, по которым они нужны:

1. Увидеть прошлое

Учет показывает, как то, что вы сделали, отразилось на бизнесе. Отчеты покажут, как вы сработали в прошлом месяце, как прошел год. Сбылись ли ваши планы, и как сработала компания по сравнению с прошлым годом.

Учет — это такой дзен-инструмент. Помогает остановиться, посмотреть на бизнес со стороны, хорошенько все обдумать. Чувствуете, как раскрывается финансовая чакра?

2. Заглянуть в будущее

Учет помогает планировать и строить прогнозы. 

Это похоже на шарлатанство, но вы действительно заранее можете узнать: сколько компания заработает за квартал, сколько понадобится денег, чтобы запустить новый продукт, сколько для этого нужно людей, какое оборудование, и сможете ли вы купить новый Порш Макан Турбо С. 

В малом бизнесе строят план максимум на 1 год, в крупном — на 3-5 лет. Если раньше вы ничего не планировали, план на ближайшие 3 месяца — уже хорошо.

3. Указать деньгам путь

Учет показывает собственнику, куда вложить деньги: купить склад или арендовать, нанять айтишника в штат или работать с агентством, открывать новый магазин или расширять тот, что есть. Учет нужен, чтобы вы зря не потратили деньги.

Как понять, что передо мной хороший отчет?

Отчет показывает правду. Перед вами лежат три отчета: движения денег, о прибылях и убытках и баланс. В разных отчетах есть одинаковые значения. Если цифры и там, и там сходятся до сотых — отчеты не врут.

Отчет предоставили вовремя — день в день по расписанию. Запоздалые отчеты не помогут быстро принять решение, информация в них уже просрочена.

Отчет показывает — делать или нет. Вы хотите купить новые компьютеры в офис. На это нужно 50 тысяч. Но отчет о прибылях и убытках показал, что в этом месяце вы заработали меньше на 100 тысяч, чем запланировали. Вам понятно, что покупка компов откладывается. Идете беседовать с маркетологом.

Какими должны быть отчеты, более подробно почитайте в статье «Когда можно забить на учет»

Кому вести учет?

В малом и среднем бизнесе учет ведут сотрудники компании: финдиректор, менеджер по продажам, секретарша, а отвечает за ведение — собственник. Его задача сделать так, чтобы сотрудники вовремя собирали цифры и аккуратно оформляли в отчеты. За хорошие отчеты собственник платит бонусы.

Учет ведут сотрудники, которые создают обязательства. Менеджер по продажам отвечает за учет подписанных договоров, снабженец — за остатки на складе, отдел закупа — за наш долг перед поставщиками и долг клиентов перед нами.

Финансовый директор или консультант следит, чтобы учет был верным. Он собирает цифры в одном месте, создает удобную структуру, анализирует. Потом собирает в понятные отчеты и своевременно предоставляет собственнику на стол. Собственник также может быть финдиректором. 

Бухгалтер тут не при чем. Управленческий и бухгалтерский учет — это две разные вещи. Управленческий — помогает собственнику управлять компанией, а бухгалтерский — сдавать вовремя отчеты в налоговую.

Делать вещи правильно ≠ делать правильные вещи

Есть собственники-профессионалы в каком-то деле. Один — рисует проекты домов, другой — ведет переговоры, как Джим Кемп, третий — находит надежных людей в команду. Каждый такой бизнесмен готов тратить кучу времени на то, в чем он эксперт, но к управлению компанией это никак не относится.

Быть в чем-то экспертом — хорошо, но главная задача собственника — вести бизнес к результату.

Чтобы точно знать, что делать, помогают цифры и финансовый учет. С учетом вы — автомеханик с 20-летним стажем, сразу знаете, что чинить. Чуть что застучало под капотом, ага, в карбюраторе конденсат. Не полезет же Михалыч в подвеску, если знает, что проблема не в ней.

Еще раз — управленческий учет:

1. Помогает собственнику принимать обдуманные решения.

2. Нужен, чтобы меньше ошибаться.

3. Вовремя лежит на вашем столе, а цифры — сходятся.

4. Помогает: оценить прошлое, спланировать будущее.

5. Показывает, что делать надо, а что нет.

В следующий раз

Переходим к практике. Научимся правильно считать чистую прибыль. Поймете, сколько на самом деле зарабатываете вы и ваш бизнес.

P. S.

Вести учет — не для слабонервных. Это скучно, сложно и страшно. Тут как в армии: требуется дисциплина, воля и характер. А иначе табуретами побьют. 

Правильный учет показывает: что происходит и куда идём. Это как быть осознанным в каждый момент времени. Осознанность — отдельная тема для разговора.

Специалист по финансам Саша
и уже неплохо шарящий Андрей.