Компания «Переработка по-крупному» занимается переработкой вторсырья. Собственнику не нравилось, что вся необходимая отчётность появлялась только в 20-х числах месяца. Он не понимал, как принимать решения по бизнесу, если необходимые цифры видно только в конце месяца.
Расскажем, как финдир Нескучных внедрил новые процессы учёта, которые помогли сместить отчётность на начало месяца и оперативно анализировать результаты для принятия управленческих решений.
«Переработка по-крупному» — это вымышленное название. Мы используем его для сохранения конфиденциальности клиента. А сама история — чистая правда.
Содержание
Шаг 1. Внедрили новый процесс учёта электроэнергии
Шаг 2. Ускорили расчёт заработной платы
Шаг 3. Придумали, как учесть аренду в начале месяца
Результат: сместили отчётность и выработали дисциплину
Проблема собственника
Собственника заботили следующие проблемы:
-
Отчётность есть, но полностью она собирается только в 20-х числах месяца, следующего за отчётным;
-
Получаем счета от ресурсоснабжающих организаций только к середине месяца, а хотелось бы принять их к расчёту раньше;
-
Выплата зарплаты проводится в середине месяца;
-
Как учесть аренду, если арендодатель предоставляет закрывающие документы только к 15 числу;
-
Что мне делать? Как сдвинуть отчётность на начало месяца, чтобы принимать управленческие решения пораньше?
Беспокойство по поводу поздней отчётности возрастало, поэтому собственник обратился к финдиру Нескучных.
Анализ проблем
Все правильно: своевременная отчётность помогает корректировать курс бизнеса в верном направлении. Если три недели текущего месяца уже прошли, то на их результат уже никак не повлиять. Несвоевременная отчётность = потеря денег.
Например, закончился июль, отчётность за июль предоставляется в 20-х числах августа, а с 1 по 20 августа бизнес работает по инерции, так же, как в июле. Если отчётность предоставлять к пятому числу, то можно оперативно проанализировать результаты и принять решения по улучшению ситуации. В итоге к 20-м числам августа можно прийти уже с другими результатами, которые положительно повлияют на прибыль компании.
Финдир провёл диагностику и выявил следующие ошибки, из-за которых отчётность появлялась только в 20-х числах:
-
Не назначали ответственных лиц по предоставлению данных, отсутствовали сроки выполнения.
-
Не контролировали выполнение функций по сбору и предоставлению управленческой информации.
-
Опирались только на данные бухгалтерского учёта, которые по управленческим меркам предоставляются с опозданием.
Иногда достаточно одного взгляда со стороны, чтобы увидеть то, что годами не давало развиваться вашему бизнесу
Диагностика бизнеса от экспертов Нескучных покажет:
✔ Где на самом деле теряются деньги — даже если кажется, что всё учтено.
Шаг 1. Внедрили новый процесс учёта электроэнергии
— Собственник: «Я получаю счета от ресурсоснабжающих организаций в середине месяца! Как мне их учесть раньше?»
— Финдир: «Всё просто».
Назначили ответственного сотрудника, который будет смотреть показания счётчика электроэнергии первого числа каждого месяца:
-
Ответственное лицо снимает показания 1 июля и видит 10 378 кВт.
-
Далее смотрит показания 1 августа: 11 761 кВт.
-
Определяет разницу: 11 761 − 10 378 = 1383 кВт.
-
Берёт формулу кВт × тариф = расход и считает: 1383 кВт × на тариф 7,15 руб за 1 кВт. Получается 9888,45 руб.
Всё. Не нужно ждать, пока поставщик электроэнергии всё посчитает и пришлёт счёт на оплату. Данные уже есть первого числа месяца, следующего за отчётным. Заносим данные в ОПиУ и повторяем в следующем месяце.
Шаг 2. Ускорили расчёт заработной платы
В «Переработке по-крупному» выплата зарплаты проводились 14-го числа, а не 10-го, как в большинстве компаний. Увеличенные сроки расчёта з/п — это отклонение. Тут явно что-то нечисто…
Включаем Шерлока и идём разбираться с загадочными сроками начисления зарплаты.
Главбух: «Я не знаю, мы все расходы собираем где-то числу к седьмому, мы ждём только зарплату. А собирает её учётчик зарплаты». Окей, идём к учётчику.
Учётчик: «Мне руководители подразделений долго дают информацию, потом приносят какие-то корректировки. В итоге я только в середине месяца могу посчитать зарплату». Хм, ну ладно.
Ввели внутреннее распоряжение: закрывать табель за текущий месяц с 25-го по 31-е число, а 1–2 числа вносить только корректировки, если они будут за последние дни.
Табель стал закрываться в первых числах месяца, так как 31 числа уже известно, кто и сколько отработал.
Нет, это ещё не всё. Тайну задержавшейся зарплаты мы ещё не раскрыли. Возвращаемся к учётчику.
Учётчик зарплаты: «Мне нужно 4–5 дней, чтобы проверить всех сотрудников». Странно. Почему нужно целых четыре рабочих дня, чтобы рассчитать зарплату для 100 сотрудников?
|
Провели расчёт трудозатрат |
|
|
Дано: 100 сотрудников 4 дня для проверки 8-часовой рабочий день |
Решение: 100 / 4 = 25 человек в день 25 / 8 = 3 человека в час |
|
Итого: 20 минут учётчик проверяет одного человека. Это неэффективно. |
|
↑ Вывели сотрудника на чистую воду. Главбух не вникала в расчёт зарплаты и полностью полагалась на учётчика, которая, как оказалось, вводила в заблуждение долгими сроками, чтобы её не нагружали дополнительной работой.
Заменили учётчика на нового сотрудника и стали собирать зарплату в начале месяца. Так же заносим данные в ОПиУ и повторяем в следующем месяце.
Шаг 3. Придумали, как учесть аренду в начале месяца
Что делать, если арендодатель предоставляет закрывающие документы за аренду только к 15 числу, а собственнику отразить в отчётности хочется в начале месяца? Решение есть.
Смысла ждать до середины следующего месяца нет, так как в начале текущего уже понятно, какой у нас расход за аренду в этом месяце.
Иногда бывает предоплата арендной платы за 3 месяца вперед. Тогда в ОПиУ ставим каждый месяц ⅓ от оплаченной суммы, а остаток предоплаты отражаем в балансе как дебиторскую задолженность.
Результат: сместили отчётность и выработали дисциплину
-
Отчётность теперь формируется в начале месяца, следующего за отчётным, что позволяет своевременно принимать управленческие решения без вреда для прибыли.
-
Сотрудники позитивно восприняли решение проблем, которые оставались нерешёнными в течение долгого времени. Они поняли, что многие задачи могут быть эффективно выполнены без поиска постоянных оправданий.
-
Команда освоила навыки правильного и своевременного сбора и предоставления необходимых данных, что позволило существенно улучшить процессы управления. Все функциональные обязанности были чётко регламентированы, а правила выполнения задач донесены до каждого сотрудника, что обеспечило прозрачность и последовательность в выполнении работы.
Поможем навести порядок в отчётности бизнеса
Правильная отчётность = прибыль. Финдиры «Нескучных финансов» знают, как навести порядок в цифрах, чтобы прибыль увеличилась кратно и без рисков.
Вот такую помощь мы оказали нашим клиентам:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓
